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1、白山市宾馆客房部管理信息系统的战略规划一、 企业战略分析（一）摘要用户：白山市宾馆客房部 拟建系统的名称：白山市宾馆客房管理信息系统拟达到的目标：将员工从繁冗的手工作业中解脱出来，应用计算机技术将客房的各种资料分类汇总，并根据客房管理人员的需要了解一下信息：1.在第一时间了解客房的入住情况2.了解各级客房的配置及其各种备用品的准备情况3.第一时间了解顾客的订退房及其他要求（二）背景系统开发的组织者：刘恺白山市位于吉林省东南边陲，是吉林省观光旅游胜地之一。白山市宾馆建于1998年，座落在白山市中心。是一座仿古式建筑。2007年经过翻修和重建，被评为四星级旅游涉外宾馆。宾馆设有客房部、餐饮部、娱乐
2、部和营销部等一线营业部门，以及采购部、财务部等后台支持部门。共有包括单人间、标准间、行政客房、豪华套房和总统套房在内的165套;有包括零点餐厅、宴会厅和24小时营业的餐厅等共计餐位1200余个;拥有两个可同时容纳200余人的多功能会议室，两个小型会议室;并拥有各种类型的娱乐体闲设施。现有职工300余人。系统服务的对象：白山市宾馆客房部二、企业组织与功能结构分析（一）组织结构和功能分析1、组织结构分析 (见图1.1 组织结构图)2、组织功能调查分析 (见图1.2 功能结构图 )（二）组织/功能分析 组织功能联系表（见表1.1组织功能联系表）总经理人事部客房部财务部餐饮部采购部 领导与被领导关系资
3、金流动关系物资流动关系信息资料的传递关系 图1.1 组织结构图图 1.2客房管理系统的功能结构图宾馆客房系统管理结算信息管理订房信息管理客房信息管理系统管理结算信息查询结算信息修改结算信息添加订房信息查询订房信息修改订房信息添加剩余客房信息查询设置客房信息设置客房标准密码管理用户管理客房信息查询客房信息修改客房信息添加客房标准修改客房标准添加表1.1组织/功能联系表功能序号组织联系 的程 度业务人 事部客房部财务部餐饮部采购部功能与业务1结算信息查询*X2结算信息修改*3结算信息添加*4订房信息查询*5订房信息修改*6订房信息添加*7剩余客房信息查询*8设置客房信息*9设置客房标准X*X10密
4、码管理*X11用户管理*X 注: * 表示业务对应组织部门主要业务 X表示参加协调辅助单位 表示该项业务相关单位 空格表示该单位与对应业务无关三、企业主要业务流程分析（一）业务流程的调查与分析1. 业务流程：业务流程图 (见图1.3 和 图1.4、图1.5)2. 表格分配图 (见图 1.6)客房登记处客人挂帐个人表 订金客人预定信息表收银客人预订金入帐帐 已预订订房订金收据图1.3 预定房间的管理业务流程图客人预订信息表客房预订信息表客人客人消费信息表押金收据收银客房实际现余收入表客人结算发票或多于押金 图1.4 客人离开时的业务流程图客房登记处客人 查阅欢迎下次预定客人预定信息表 否是预收订
5、金收据现金退款客人收银图1.5 取消预定房间的管理业务流程图 财务部 客房部 客户付款结算处理登记入住信息应收帐款处理住宿押金单付款单应收帐款单据 收款 存档报销凭证 图1.6 表格分配图四、企业信息化的必要性和可能性（一）必要性分析随着宾馆规模的扩大，宾馆管理模式的弊端严重影响宾馆管理现代化的进程及宾馆的效益。现有宾馆管理模式使宾馆客房部无法保持高度的实时性管理。现举例加以说明: 1.查询住客时间长。总台小姐必须一张张地翻阅大量的住宿登记单，寻找 符合条件的信息。书写不规范或客人已换房以及电话占线等等问题都会使得查询的时间延长。2.结账易出现错、跑账。3.重要客人不重要。在内部协调与管理方面
6、,当有VIP(重要客人)入住时,总台就要填写多联通知单分送各部门,安排摆放鲜花、水果、总经理名片以及用餐要求等具体事宜若有一个部门收到信息晚一点,就会把VIP 当成普通客人对待,将会造成不利影响。宾馆作业是一个实时系统,假如对数据不能进行及时的处理,就会造成走单,从而造成管理上的混乱,给宾馆的经济方面和信誉方面带来损失。 一个成熟的客房管理系统不仅仅是记录客人的信息，提供查询、报表打印等一系列简单的工作，它应该可以让工作人员从烦琐的手工操作中解脱。随着客房管理系统的深入，将带动企业的运做，为管理和决策提供支持。为了达到这个要求，它必须依靠高起点的硬件环境和软件开发工具来保证系统的稳定和正常运行
7、。宾馆电脑系统要求24小时连续运行，数据量大，可靠性要求高，以便保障整套系统的正常运行。因此，在经过对市场深入细致的分析和研究后，结合白山市宾馆的实际特点，开发宾馆客房管理信息系统是很必要和有意义的。（二）可能性分析1技术上的可行性。目前，信息技术和计算机硬件发展已经完全满足本系统的技术要求，从技术上说是可行的。2经济上的可行性。该系统规模小，资金的投资不大，宾馆可以承担，从经济上说是可行的。另外使用此系统可以减少失误，还会带来其他经济效益。另外，本系统使用后，虽然要对组织结构产生一定的影响，要有人员变动，但这些变动是局部的，不会影响整个组织。本软件界面友好，帮助信息详尽，易学易用，因此，对现
8、有人员只需进行少量培训。所以，对本系统的开发是有可能性的。五、企业信息化的阶段划分 数据类功能押金财务房间标准物资配置安全入住统计客户客户资料结算信息查询uuuu结算信息修改CuC结算信息添加Cuu订房信息查询uu订房信息修改uuuC订房信息添加uCuC剩余客房信息查询uuu设置客房信息uu设置客房标准uCu密码管理uC用户管理uu 数据类功能入住统计押金财务客户房间标准客户资料物资配置安全结算信息查询uuuu结算信息修改CCu结算信息添加uCu订房信息查询uu订房信息修改uuCu订房信息添加uCCu剩余客房信息查询uuu设置客房信息uuu设置客房标准uuuC密码管理uC用户管理uuU/C矩阵
9、通过U/C矩阵的划分，分为四个子系统，且它们之间的关系由下图所示订房信息管理子系统客房信息管理子系统结算信息管理子系统系统管理子系统图1.7信息系统结构图白山市宾馆客房部管理信息系统的可行性分析一、新系统方案（一）系统的目标在原有的客房应用软件的基础上，新系统将员工从繁冗的手工作业中解脱出来，应用算机技术将客房的各种资料分类汇总，并根据客房管理人员的需要了解一下信息：1.在第一时间了解客房的入住情况2.了解各级客房的配置及其各种备用品的准备情况 3.第一时间了解顾客的订退房及其他要求（二）系统规划及初步方案鉴于现存问题，新系统将从以下方面着手：1.根据客户的反馈意见，找出现行系统的问题所在。2
10、.应用新系统解决现行系统遇到的问题。3.进一步完善现行系统，在解决现行系统的同时，增加安检部门和保安部门。（三）系统的实施方案管理系统以WINDOWS XP为网络环境，以Win9x,win2000,winxp,win2003等中文操作系统为软件支撑环境，本系统的网络是星型结构，具有较好的可靠性和安全性，采用客户机/服务器结构，以便减少数据通讯量，运行覆盖酒店各主要职能部门管理业务的酒店管理软件。本系统由服务器，前台管理终端，后台管理终端联网构成，当客人入住酒店时先在前台建立账户，制门卡、分房，输预付款，录入客人档案等信息，之后客人在酒店所有消费全部挂在该帐户下（包括电话费，餐厅餐费，房费，洗衣费，房间酒水费，损坏费等）,客人离店时调出客人账户，该账户下客人的所有消费全部显示于屏幕上并可打印汇总及细目。（四）投资方案 服务器一台 配置：CPU 2.0G 以上 内存 1G 以上 硬盘 120G 以上，最好是两块，便于数据备份 其他配置不限 价格：4000元5000元客户机若干台 配置：可以是二手电脑 CPU1.0G ，内存 128M
