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1、*公司管理标准编制审核批准归口部门实施日期 绝 密 机 密 秘密文档名称：报销付款规定文档编号: DIA-05版本号8页数10NOEDND-IA-F-005目录1目的22适用范围23术语和定义23.1外来原始凭证23.2自制原始凭证3。报销3.4付款2职责权限24.1业务经办人2。2审批人24.3财务部。4综合管理部35报销的控制要求35。1时间规定35。2审批分权控制35。3报销要求3。4报销证明文件56付款的控制要求6。1一般要求6.2时间规定66.3付款流程6.4付款申请单审批流程6。5付款要求77罚则8未按规定时间履行报销手续8。2无法取得合法票据也无法收回货款88附则91付款申请单的
2、样式和说明9.2报销单的样式相关文件和记录1。1NDIA-F-0501公司报销单请款单129。2ND-I-F-05-R2差旅费报销单出差申请单129。3NDIG14 审批权限规定19.ND-IH-13-05总经理基金使用规定195I-H13007 误餐补助标准9。6NDIAH-1 差旅费管理制度129。7NDIA-H-1-00 印尼出国费用标准管理办法29。8DIAF-04 手机话费报销管理办法12.I-2 奖惩制度121 目的本文件规定了报销时限和付款时间,规范了票据的取得、粘贴和填写,办理ERP付款申请要求.2 适用范围本文件适用于海王星母子公司及其事业部。3 术语和定义3.1 外来原始凭
3、证指在经济业务发生时从外部取得，证明其业务实质的票据.如购货时取得的发票、车船机票、住宿发票、出租汽车票等正式发票和行政事业性收费统一收据。3.2 自制原始凭证指单位自行制定并由有关部门或人员填制的凭证,如报销单、请款单、付款申请单、入库单、出库单、收款收据、成本计算单等。3.3 报销指经办人使用备用金或个人款项等垫支后,取得原始凭证,按NDA-G14审批权限规定批准后,到财务冲抵借款或领取款项的行为。3.4 付款指因接受他人商品或服务,且满足NDIAG14审批权限规定和公司相关规定后,申请财务直接支付给对方款项的行为4 职责权限4.1 业务经办人4.1.1 应取得符合报销、付款要求的原始凭证
4、等资料4.1.2 应按规定履行报销、付款申请手续，不得重复申请付款。4.2 审批人应根据NDIG-14审批权限规定审核与报销、付款有关的业务的真实性、价格合理性,确认真实、合理后予以审核批准，审批人签字确认后,若有问题需要承担行政责任。4.3 财务部4.3.1 负责规范付款申请单审批权限。改成：(负责审查监督各审批人执行公司审批权限)4.3.2 在规定时间完成报销单、付款申请单等的审核及销帐付款工作。4.4 综合管理部4.4.1 应根据DAG14审批权限规定设置用友ER采购订单审批流程。4.4.2 应根据本文规定设置用友ER付款申请单审批流程。5 报销的控制要求5.1 时间规定5.1.1 办理
5、时间5.1.1.1 一月份，5日(含)以前,每天办理报销业务;日以后，每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业务。5.1.1.2 二月份至十一月份,每月27日(含)之前,每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业务,其他时间不办理报销业务。5.1.1.3 十二月份，20日以前的每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业务,日（含）以后,每天办理报销业务。5.1.2 报销时限5.1.2.1 借领支票应在一周内报销。5.1.2.2 自外来原始凭证开具之日起3天内到财务部办理报销手续。为此，异地作业的项目组,项目经理应指定经办人,以十五天为周期,每月5日、20日将报销单据递交至财务部报销。5.1.2.3
6、 跨年度的报销最迟不得超过次年的一月五日。5.1.2.4 一万元(含)以上报销需要支领现金的,应在前一天的14：3前通知出纳。5.2 审批分权控制费用实际报销人和审批人应按照分权原则，自己不能审批自己的费用,主管部门负责人发生费用,则需上一级领导审批。5.3 报销要求职责人事项要求业务经办人业务经办人原始凭证的取得1. 取得与经营活动有关的合法真实票据。发生。2所述业务，应附有证明文件。2. 应有清晰、齐全的发票专用章。税务机关代开的发票应有税务机关代开发票专用章.3. 单位台头正确,票据项目齐全一致，字迹清楚。大小写金额不得修改。其他内容发生错误,更正后应在更正位置加盖有发票章。4. 未注明
7、具体内容的商品或服务发票,如“材料一批”、“办公用品”、“食品”“日用品”“图书等，应附有加盖发票章的明细清单.材料、低耗品等实物采购的报销应随附入库单或接收单。5. 票据不慎丢失,应取得发票开具方加盖发票专用章的发票复印件。同时，应出具详细的书面报告写明原委,按照审批权限报批。6. 开票方、收款方与合同供方应一致.7. 以公司员工名义在税务局代开的发票，与业务实质不符,不得报销。8. 代开发票税务局与施工（劳务)发生地不符的，不得报销。9. 抵票一律不予报销10. 报销机票时必须附行程单。11. 报销快递费用需要附快递单。报销单据的填写1. 涉及到出差（外出)办理公务的(即交通费、住宿费、差
8、旅补助等)，应填写差旅费报销单，其他情况下使用公司报销单。2. 差旅费报销执行公司N-AH-14差旅费管理规定.差旅费报销单上应注明出差任务、时间、地点、行程安排、交通工具、出行人数等信息，两人以上出差时,差旅费报销单应列明每个人的费用明细,如周末出差，则需要写明周末出差原因,并由部门经理签字；差旅费报销涉及交通费、住宿费，应填写差旅费报销单附表一，写明交通费和住宿费明细;差旅费报销时应附出差申请单。住:出差补助应与交通费、住宿费同时报销，不得单独报销各项补助。3. 使用黑色签字笔，字迹工整,不得涂改、刮挖补擦。4. 同时用于多个部门或项目的，应根据每个部门或项目应负担的比例将费用分摊,明确注
9、明,分行填列。报销时无法区分归属部门的，按照谁签字谁暂时负担的原则，月末5日暂时负担的部门应向财务部提供当月领用(耗用）统计表，列明领用部门、领用金额等重要信息。5. 大小写金额必须一致,合计小写金额前加注币值符号。大写金额除有分的，后面一律加“整或“正”字.6. 每月固定发生的费用应注明所属期间。公司自有车辆每年固定发生的费用（交强险、商业险、年检费、验车费、车船使用税等)应注明所属期间和车牌号。7. 招待费报销时须另附5纸张大小明细，明细报告招待的客人单位、人员、人数及陪同人员、人数及工作任务,报销餐费需要附点菜单。8. 加班报销餐费经考勤管理者签字确认后,由主管（副）总经理审批,报销金额
10、参照出差误餐补助标准报销，随附A纸张大小用餐人员明细表.9. 公司报销单经办人处应填写实际报销人员,不能由其他人代填.报销单据的粘贴1. 所有报销的原始单据应另附粘贴纸,使用胶水一张张错落有致地按照报销单所列时间顺序粘贴（粘贴纸为二分之一A4纸大小).2. 粘贴时单据不应颠倒放置，不应覆盖金额等重要信息。在粘贴纸上应注明所贴单据的张数及金额3. 如原始单据背面为蓝绿色或紫色自动复写的，粘贴时应将单据的正面粘贴在粘贴纸上，以防日久脱落。4. 增值税专用发票不要粘贴折叠，应保持整洁、平整。5. 不得使用订书钉、回形针、大头针等装订单据。发票粘贴方式如下图:备案1. 总经理基金报销执行NA-1305
11、总经理基金使用规定。业务经办人持审批后的单据,到人力资源部指定人员处备案,然后到财务部会计处稽核。2. 通讯费报销执行NDIAF004手机话费报销管理办法。业务经办人持审批后的单据,到综合管理部指定人员处备案,然后到财务部会计人员处稽核。3. 差旅费报销执行NA-H4差旅费管理规定,业务经办人持审批后的单据,到人力资源部指定人员处备案，然后到财务部会计处稽核。会计财务稽核1. 合规性审核（1） 是否符合ND-IAG14审批权限规定。涉及委托授权的,是否有授权文件。邮件进行审批时，应抄送财务报销审核人员,不能将审核同意后的邮件转发给财务审核人员。（2） 是否符合公司相关管理规定，如ND-IH-1
12、4差旅费管理规定、NIH-05总经理基金使用规定等.（3） 财政专项资金补助项目必须在预算内报销,且符合国家有关制度办法。（4） 报销费用标准高于公司制度规定的标准,或公司制度未做规定的，则需总经理特批。2. 完整正确性审核。（1） 外来原始凭证是否符合要求.（2） 报销单据的填写是否符合要求。（3） 开票方、收款方与合同供方是否一致，如不符，则不予报销。出纳付款出纳人员根据会计审核后的报销单据予以报销;基地出纳人员收到报销单应先由总部财务部进行审核，审核无误后才能予以报销。5.4 报销证明文件5.4.1 会议费，应有会议通知、地点、会期、会议纪要、参会人员的签到单等资料5.4.2 向非金融机
13、构或个人借款而支付的利息，须有借款合同(或协议)、付款单据;在按照合同要求首次支付利息并进行税前扣除时,应提供“金融企业的同期同类贷款利率情况说明”。5.4.3 根据法院判决、调解、仲裁等发生的支出，应有法院判决书、裁定书、调解书，以及可由人民法院执行的仲裁裁决书、公证债权文书。5.4.4 向员工及家属支付的赔偿费,应有赔偿协议、相关部门出具的鉴定报告（或证明)、法院文书以及当事人签收单。5.4.5 因产品(服务)质量问题发生的赔款和违约金等支出，应有质量赔款协议、质量检验报告(或质量事故鉴定）、相关合同、法院文书.5.4.6 水电费应有水表、电表的抄表记录。与其他企业、个人共用水电的，应有盖
14、章(或签字）确认的水电分割单、水电部门开具的水电发票的复印件。5.4.7 运费的合同或佐证应有以下信息(1）实际受票方(甲方）；(2)承运人（乙方);（)收货人；(）发货人；(5）起运地、经由、到达地;(6）费用项目及金额；(7）运输货物信息；（8）车种车号；()车船吨位.6 付款的控制要求6.1 一般要求6.1.1 以下常规业务在报销时能同时提供完整原始凭证,且无未了应付款项,可不通过用友ER办理付款手续,填制纸质报销单据即可。6.1.1.1 工资、五险一金;6.1.1.2 体检培训费、人身安全保险费；6.1.1.3 专利费等行政事业性收费;6.1.1.4 投标、履约等保证金、押金;6.1.1.5 对外投资、归还
