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1、系统项目，用户需求分析报告XXXXXX项目用户需求分分析报告告文件状态： 草草稿 正式发发布 正正在修改改文件标识：iABCDD-ECCM-05-007当前版本：1.0作者：完成日期：2015-05-07版本历史版本/状态态作者参与者起止日期备注目录1.合同管管理项目目现状调调研和需需求分析析的目标标61.1调研研现状661.2需求求分析的的目标662.现状调调研和需需求分析析的范围围和方法法82.1现状状调研的的范围882.2现状状调研的的方法883.需求分分析点-组织机机构93.1企业业组织机机构及角角色93.1.11 ABBCD组组织机构构图93.1.22 总部部机构图图103.1.33
2、独立事事业部机机构图1103.1.44分子公公司机构构图1113.2合同同业务部部门1113.3合同同审核岗岗位1553.4合同同用户角角色及权权限1663.4.11角色及及权限分分析1773.4.22功能说说明1774.需求分分析点-合同业业务1774.1现有有合同类类别1774.2现有有合同模模板1884.2.11合同模模版1884.2.22合同模模板分析析194.2.33条款及及款项1194.2.44条款及及款项分分析2004.3现有有合同内内部管理理规定2215.需求分分析点-合同业业务流程程225.1合同同业务相相关流程程225.1.11国内销销售物流流管理流流程2225.1.22国
3、内采采购流程程235.1.33国外销销售流程程255.1.44国外采采购流程程265.1.55重大合合同论证证流程2275.1.66重大合合同审核核流程2285.1.77整套合合同文件件审核及及交接流流程2995.2合同同管理流流程分析析305.2.11合同创创建3005.2.22合同协协商3115.2.33合同审审批3115.2.44合同执执行3225.2.55合同变变更3225.2.66合同关关结3225.2.77合同续续签3225.2.88其它3226.需求分分析点-主数据据维护3326.1 供供应商信信息3226.2 产产品信息息327.系统集集成需求求33本文档中用用到的简简称对照照
4、表全称简称有限公司XXXXEmptooriss Coontrractt Maanaggemeent（合合同管理理软件）ECM1. 合同管理项项目现状状调研和和需求分分析的目目标1.1调研研现状随着业务国国际化、信信息化的的发展，XXXX在传统国际贸易模式中融入电子商务元素，于2011年推出全新的，面向全球的电子商务平台易单网，后台支撑易单网的为ERP系统。但是随着公司业务量的扩大，XXXX在2014年下半年，企业管理部调研公司3649个销售、3806个采购的合同评审、付款审批流程、权限，通过数据分析发现公司合同管理权限职责分工不合理、部分环节执行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部
5、分环节存在失控、执行不到位的问题。而且当前XXXXXX国际贸贸易有限限公司的的合同都都是线下下审核，虽然有流程规定说明审核步骤及审核条款的说明，但审核人不能第一时间摘取出自己职责范围内的条款，且选择审核内容时可能会有疏漏，在会审的业务上，或者出现层层重复审核的情况，或者出现大家都认为对方审核过而实际上无人审核的情况。加之合同签订后在落实执行上也需要通过信息化提升管理效率，避免人为失误的控制漏洞。1.2需求求分析的的目标需求分析的的目标是是为了通通过对合同管管理软件件系统及及ERPP系统改改造优化化，通过过合同的的结构化化管理、标标准化管管理，订订单的系系统排程程、进度度提醒和和控制，实实现合同
6、同的在线线制作、变变更、审审批与在在线控制制，固化化合同管管理全流流程，最最终达到到系统防防控合同同管理风风险的目目的。合同管理软软件项目目要实现现的目标标为：1、降低风风险：通过合同标标准化，条条款款项项结构化化管理，实实现合同同文本的的规范，降降低制作作、审核核过程中中的差错错和遗漏漏；通过合同的的在线管管理，有有效保存存合同执执行过程程中的历历史痕迹迹记录，避免有人随意变更条款但却没有说明，审核人没有审核变更条款的情况；避免审核版本混乱不清的情况；合同审批通过之后才能出现打印按钮，避免线上线下内容不一致；通过系统对对合同的的分类分分级、风风险点的的组合判判断，触触发不同同审批流流，降低低
7、合同管管理风险险；通过合同管管理，有有效的实实现风险险预警管管理，包包括：应应收账款款逾期、逾逾期收货货、增值值税票未未收等，从而实现从事后的坏账预警跟踪处理到事前的有效防范及事中的有效控制。2、提高效效率：（1）通过过合同标标准化，条条款款项项结构化化管理，审审核内容容按岗位位进行区区分，大大大降低低审核时时间，提提高审核核效率；审批权权限合理理下放，减少领导层审批瓶颈。（2）审批批及审核核合并；减少审审批、审审核中的的重复环环节；（3）合并并重大业业务论证证、审核核到合同同管理平平台中，实实现重大大业务管管理的在在线化；（4）通过过合同在在线对比比功能，审审批人可可将变更更的条款款及原条条
8、款做出出清晰的的比对；（5）通过过系统自自带的报报表功能能，可快快速配置置内部所所需报表表。有限公司，2015Page 60 of 602. 现状调研和和需求分分析的范范围和方方法12.1现状状调研的的范围合同管理项项目调研研的范围围包括企企业组织织机构，合合同涉及及的业务务部门，及及合同用用户角色色及职责责，权限限管理；合同类类别，合合同模板板及合同同的内部部管理规规定；合合同全生生命周期期（合同同起草，合合同协商商，合同同审批，合合同签订订，合同同变更，合合同终止止，合同同续签，其其他）的的合同业业务流程程及功能能描述；主数据据（供应应商，物物料，合合同模板板，合同同条款等等）维护护流程和
9、和功能需需求；EERP系系统与EECM系系统关系系及集成成需求。表格总结如下：调研项备注企业组织机机构，合合同业务务部门，合合同用户户角色及及职责，合合同用户户权限4项合同类别，合合同模板板，合同同内部管管理规定定3项合同全生命命周期的的业务流流程及功功能描述述7项主数据维护护流程和和功能需需求4项ERP系统统与ECCM系统统关系及及集成需需求1项需求调研涉涉及到的的部门为为信息技技术部，各各个事业业部，市市场部，风风控部，企企管部，供供应链部部，法务务部，物物流部，财财务部，人人力资源源部等各各大部门门。2.2现状状调研的的方法现状调研的的工作方方法主要要依据IBBM提供供的合同同管理项项目
10、需求求调研模模板，采采用问卷卷调查法法进行。问卷调查是一种结构化的调查，其调查问题的表达形式、提问的顺序、答案的方式与方法都是固定的，是一种文字交流方式，且问卷调查的结果便于统计处理与分析。但是也存在一些潜在的问题，如问卷调查经常由客户自己填写问卷，所以调查结果的质量会有一些得不到保障。此次的问卷调查我们滚动式的进行，将信息点分开收集，信息收集上来以后经过多次整理并发给客户确认，最后输出XXXX合同管理调研信息整理文档。XXXX合同管理项目需求调研分析过程如下：3. 需求分析点点-组织织机构3.1企业业组织机机构及角角色3.1.11ABCCD组织织机构图图【点击拖动动可看大大图】3.1.22总
11、部机机构图【点击拖动动可看大大图】3.1.33独立事事业部机机构图【点击拖动动可看大大图】3.1.44分子公公司机构构图【点击拖动动可看大大图】3.2合同同业务部部门合同管理相相关的业业务部门门及岗位位信息如如下表：分支机构部门合同相关业业务部门门相关岗位一分公司副总经理塑料事业部部塑料事业部部客户经理销售经理销售助理业务部门经经理事业部总经经理助理理装饰材料事事业部瓷砖部销售经理业务项目经经理装饰材料事事业部灯具项目组组销售经理业务部门经经理装饰材料事事业部吊顶及隔墙墙部销售经理销售助理销售助理（专专）业务部门经经理业务项目经经理装饰材料事事业部人造板材部部销售经理业务部门经经理业务项目经经
12、理装饰材料事事业部五金制品部部销售经理销售助理销售助理（专专）业务部门经经理装饰材料事事业部装饰材料事事业部事业部总经经理事业部总经经理助理理二分公司副总经理独立事业部部燃料分公司司燃料分公司司事业部总经经理事业部总经经理助理理销售经理销售助理业务部门副副经理业务部门经经理业务项目经经理燃料分公司司业务总监独立事业部部冶金煤分公公司冶金煤分公公司客户经理事业部总经经理事业部总经经理助理理销售经理销售助理业务部门经经理业务总监一分公司钢材事业部部钢管部采购经理销售经理销售助理销售助理（专专）业务部门经经理业务项目经经理钢材事业部部卷板部采购经理采购助理销售经理销售助理销售助理（专专）业务部门经经
13、理业务项目经经理钢材事业部部型钢部采购经理销售经理销售助理销售助理（专专）业务部门经经理业务项目经经理钢材事业部部钢材事业部部事业部总经经理事业部总经经理助理理二分公司建材事业二二部防水材料部部采购经理销售经理业务部门经经理业务项目经经理建材事业二二部家居产品部部销售经理业务项目经经理建材事业二二部金属工程部部销售经理销售助理业务部门经经理业务项目经经理建材事业二二部再生材料部部采购经理销售经理业务部门经经理业务项目经经理二分公司建材事业二二部建材事业二二部业务部门经经理独立事业部部建材事业四四部电线电缆项项目组销售经理业务部门经经理建材事业四四部复合材料部部销售经理业务部门经经理业务项目经经理建材事业四四部冶炼材料项项目组销售经理销售助理业务项目经经理建材事业四四部建材事业四四部事业部总经经理事业部总经经理助理理一分公司建材事业一一部采购部采购经理采购助理建材事业一一部节能产品部部销售经理销售助理销售助理（专专）业务部门经经理业务项目经经理建材事业一一部铝箔部销售经理销售助理销售助理（专专）业务部门经经理业务项目经经理建材事业一一部铝材部销售经理销售助理销售助理（专专）业务部门经经理业务项目经经理建材事业一一部数码产品项项目组销售经理业务部门经经理建材事业一一部建材事业一一部事业部总经经理事业部总经
