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1、行政办公用品采购管理制度1.0目的1.1为了规范行政采购行为，在兼顾质量和成本、保证公司正常运行的前提下提高材料（设备）质量，降低成本，提高对供应商的谈判能力，保证采购较优性价比的物资，特制定以下制度。2.0范围 2.1本公司所有人员必须遵循本管理制度执行采购流程的操作。3.0职责 3.1行政中心负责本管理制度制定、修改、废止之起草； 3.2总经理负责本管理制度制定、修改、废止之核准。4.0采购方式及供应商分类4.1一般行政办公用品：主要指日常行政办公中使用的低值易耗品。依单价的高低可分为低价消耗品、一般消耗品及管制消耗品三种类型。鉴于该类商品在企业使用具有较强的时间规律性，故采用集中定点采购
2、的方式选择大型购物商场作为供应商，各部门负责人月底25日之前将下个月的产品使用数量做个初步预算，行政采购统计安排备货。4.2 特殊种类行政办公用品：主要指用于特殊用途的办公用品，如IT类产品，办公设备及相关耗材、配件，油料等。由于需求产生时间的不确定性，该类用品适用分散或临时采购，供应商主要选择和公司有长期业务合作关系的企业。4.3大中型办公设备/固定资产类用品：主要指用途特殊，单价较高的办公类或办公辅助类用品，如电话插转系统，大中型电脑服务器、车辆、大件办公家具等。该类产品的采购应在进行广泛市场调研的基础上选择专业实力雄厚的企业或采用招投标方式选择供应商。4.4特殊服务类产品：专指提供服务类
3、商品的供应商，如办公设备的维修机构或车辆的维保，酒店、餐饮服务、保险服务、工程装修服务等。该类服务商选择的标准主要参考以往与公司业务往来中的服务质量。5.0采购流程控制5.1采购审批5.1.1采购需求的提供与识别：任何部门因工作需要均可提出采购需求，相关需求提出前，本部门应对现有的资源进行盘点，确认无法满足需求时可以提出采购申请。5.1.2采购需求的二次识别：部门采购需求经相关中心总监（最高负责人）或经中心最高负责人书面授权审批的负责人审批通过后正式进入行政采购审核流程，针对申购产品的不同，由相应的责任部门在盘点资源后对采购或资源调剂（调拨）进行必要性分析及意见审核。如确认必须进行采购，则将审
4、核意见提交后续流程接口部门。5.1.3采购需求的三次识别和审批：财务部门接收到采购申请后，依公司当时财务状况结合部门实际需要及预算执行情况在审批权限内予以批复，或报请公司总经理审批。5.2采购执行5.2.1物料询价：行政采购接单后进行询价工作。了解部门所需求产品的市场品质、价格等行情，同时寻找产品供应来源，对所需产品的供货渠道加以调查。5.2.2督促报价：选择和公司有长期业务合作关系的企业要求报价，如无长期合作的供应商，则选择3家以上供应商同时提供报价，议价之后进行比较，同时进行质量和履约能力评估。5.2.3.订立供货合同或协议文本：确定供应商后如系大宗采购应订立相关合同文本，明确供应商责任，
5、合同文本由供应方或采购部门拟定，总金额超过三万元应经过公司法务部门审定。5.2.4供应商履约监督：合同生效后，采购人员应对供应商的备货过程进行必要的监督，如过程中发现供应商履约能力出现变化应及时通报并采取补救措施以减少损失。5.2.5验收及付款手续办理：供应商提交商品后，采购人员应根据产品的类别及时办理验收或入库手续，验收单位应核对数量、质量无误后，采购人员可以办理付款或报销手续。6.0付款时审核事项6.1核对各种手续是否完备：固定资产包括发票、固定资产购置审批单、固定资产领用单；一般的领用包括发票、物品请购单、及入库单；6.2发票抬头与内容是否相符；6.3发票额与订单金额或合同金额是否有出入
6、；6.4是否有预付款或暂借款；6.5是否需要扣款。7.0供应商管理选择合适的供应商可以确保公司行政办公顺畅，使工作不会因产品的短缺而滞待、降低成本、提高办公效率。供应商管理按以下原则进行： 7.1供应商选择7.1.1搜集供应商明细:采购人员应根据行政用品需求的分类,搜集各类供应商和服务商名录,每类产品在35家左右；7.1.2调查评估:根据公司各使用部门对供应商所提供商品质量及服务的反馈,按价格、质量、履约时间等基本指标进行分类,制表存档； 7.1.3比价议价:按每单项商品的合格供应商资料评定品质等级,并进行比价和议价,确定一个最优的价格性能比；7.1.4追踪考核:每季度对供应商的交期、品质、售
7、后服务等项目进行统计,并提供评估表.每半年或一年进行综合考核评分一次,按评分等级分成优秀、好、一般、较差几个等级；7.1.5供应商筛选: 对于综合履约能力较差之供应商,应予以淘汰,将其入候补名单,重新评估；对于一般的供应商,应予以减少采购量,并重点加以辅导.对于优秀之供应商,应加大采购.并确立长期供货关系。7.2供应商日常考核7.2.1价格:对照市场同类产品市场平均价与供应商报价，估算出一个较为标准、合的价格。7.2.2品质:退货:根据某固定时间内(一季)的退货来判定品质的好坏；平均合格:根据每次交货的合格,再计算出某固定时间内合格的平均值来判定品质的好坏。7.2.3交期：逾期=逾期批数交货批数100%；7.2.4交量：交货=送货数量订购数量100%；7.2.5服务配合:使用部门对该产品的售后服务满意度。
