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1、某某公司文件档案管理制度前言本文件是某某公司制订的文件档案管理制度，旨在规范公司文件档案的创建、保存、使用和销毁等方面的管理工作，保证档案的完好性、真实性和保密性。档案管理的基本概念1. 档案的定义档案是指电子或纸质文书、图片、声像资料等记录及其它载体，反映机构或单位的历史、现状和活动的社会文化遗产。2. 档案的分类按照内容和形式，档案可以分为公文、合同、报表、决策文件、人事档案、财务档案、技术档案、图书资料档案等。按照载体，档案可以分为电子档案、纸质档案、磁盘档案、光盘档案、影像档案等。3. 档案管理的理念档案管理的理念是以保护档案、管理档案、利用档案和服务于社会为出发点，遵循规范管理、信息
2、化建设、合理布局、便捷查阅和安全保密的原则。档案管理的具体措施1. 文件档案管理 新文件的建立：每一个新的文件都应该具有独立的编号，并登记在公司的文件档案管理系统中。 文件的保存：文件按照一定的工作流程进行归档，严格遵守文件保密和借阅的管理规定，所有文件必须在文件管理系统中备有影印本或电子备份，以便备查。 文件的销毁：对那些过期的、无用的文件及时进行销毁，并生成相应的销毁记录。2. 电子档案管理 文件分类：将电子文件根据其种类、重要性和保存期限进行分类。 存储位置：在网络管理系统中设置备份服务器，将电子档案按照一定的规则进行备份。 所有操作的严格记录：将所有对电子档案的操作记录在管理系统中，以
3、便需要时可快速查询。 安全措施：加密关键电子档案，并设置访问权限，防止恶意人员的非法操作。3. 纸质档案管理 文件的分类存储：根据文件的种类、文件号、保管期限、机构名称等因素，对文件进行分类存储。 档案室的环境管理：保持档案存放室的环境清洁、干燥、通风、无尘以及防潮等。 借阅记录：所有借出的文书均需在借阅记载表上书写详细的借阅者、借阅时间、借阅期限等内容，并由批准人员签字后方可进行借出。4. 档案销毁 成文文件：按照工作流程、收文时间、文件号等因素进行分类，对已经过期、无用的文件进行销毁，并按照规定进行登记。 电子档案：由专人对过期、无用电子文件进行统一销毁，将销毁情况记录在档案管理系统中。档案管理的责任公司的领导对档案管理工作负主要领导责任，对档案管理工作进行监督和检查，并组织对档案的保管、使用和防护进行培训。档案管理员负责具体的档案管理工作，在约定的期限内，定期提交档案管理工作报告，保证档案管理工作的规范化。结论本文件对公司文件档案的管理提出了一系列的要求和措施，意在规范公司的档案管理工作，保证档案的完好性、真实性和保密性，最终提高了公司的管理水平。
