初探栖霞区档案管理信息化设之路

装 订 线 福建师范大学 现代远程教育毕业论文 题目： 初探栖霞区档案管理信息化建设之路 学习中心： 江苏南京奥鹏 专 业： 行政管理 年 级： 1809 学 号： 182201603365850 学生姓名： 蔡震冬 导师姓名： 吴立明 2020年 7月 10日 【摘　要】随着电子信息技术的日新月异，以往的档案手工管理模式正渐渐被电脑技术、云技术的电子化模式所替代，档案的信息化管理是我们适应现代化信息技术发展的唯一途径，也是不断提升档案工作能更好的为广大群众服务。 档案的信息化管理是栖霞区档案馆的基本工作之一，必须予以充分重视，目录数据库整合、基础设施整合、信息资源整合以及办理人员的业务素质提高等必须加大工作力度，才能保证档案管理工作更好的适应社会发展的要求，实践传统档案能更快的发展，并且为档案的管理工作创造新的契机。 【关键词】栖霞区 档案管理 信息化 建设 目 录 引言------------------------------------------------------1 —、栖霞区档案管理信息化概述------------------------------1 （一）档案管理信息化含义----------------------------------1 （二）栖霞区档案管理的主要内容----------------------------2 （三）栖霞区档案管理信息化意义----------------------------2 二、栖霞区档案管理信息化建设现状--------------------------2 （一）各级各部门领导的重视与支持--------------------------3 （二）购置设施、搭建网络，推进档案信息化基础设施建设---------3 （三）需求出发、稳步前进，注重档案信息资源建设------------3 （四）依托平台、协调发展，着力档案管理应用系统建设--------4 （五）加强培训、提高能力，重视档案信息化人才队伍建设-------5 三、栖霞区档案管理信息化建设存在的问题---------------------6 （一）缺乏档案管理复合型人才-----------------------------6 （二）档案工作人员总体思路不明确-------------------------6 （三）档案经费紧缺制约档案信息化进程---------------------6 （四）档案门户网站建设还处在低层次的起步阶段-------------6 四、对栖霞区档案管理信息化建设的思考-----------------------6 （一）加大资金投入---------------------------------------6 （二）加强业务培训---------------------------------------7 （三）引进专业人才---------------------------------------7 五、结论---------------------------------------------------7 致谢------------------------------------------------------7 参考文献--------------------------------------------------8 引 言 档案是我们珍贵的历史资料，是新政策制定的指导依据，其重要性不言而喻。 针对社会的不断信息化给档案管理工作带来新机遇，我们档案局应势而动，在档案管理的信息化建设方面作许多探索性的工作，譬如组建单位内部局域网、建立健全档案信息网站、采用合适的档案管理网络系统，档案信息化建设向前迈出了坚实的一步。与此同时，在档案信息化建设的进程中，栖霞区档案馆既面临机遇，也存在挑战和压力，如何做好档案管理信息化建设显得尤为重要。 一、栖霞区档案管理信息化概述 （一）档案管理信息化含义 档案管理信息化是用先进的电子信息技术、网络技术，完成档案信息的采集、整理与归纳，将传统纸质化的文件运用现代电子技术将其数字化，以提高档案管理工作的效率。 （二）栖霞区档案管理的主要内容 根据上级领导单位的要求，确定栖霞区档案管理信息化建设的主要任务是：在全区构建以网络建设为基础、以加强电子文件管理为重点、以档案信息资源建设为核心，逐步实现档案管理技术现代化、档案信息利用和服务网络化、重要档案资源数字化、档案信息工作法制化，形成具有栖霞区特色的档案信息管理体系。 （三）栖霞区档案管理信息化意义 档案管理的信息化可以实现档案信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，扩大潜在的档案信息群体，提高档案管理效率。促进现行文件、政府公开信息和档案管理“三位一体”管理模式的实现。促进档案工作各个环节的现代化，实现真正意义上的“文档一体化”管理。 现在我们部门的档案管理水平还停留在以纸质管理基础之上，这并不能完全适应新时代发展。在日新月异的信息化管理时代，传统的纸质档案管理方式将会逐步被现代管理方式所替代。充分利用电脑进行档案管理，用电脑及网络进行收集、整理、编目、检索等进行信息传输，能更好地改造传统的管理体制。充分利用管理信息化、服务现代化开发档案信息，最大程度的发挥档案资源的作用，提供有效优质的科学服务，能让档案工作的技术水平更上台阶。 二、栖霞区管理信息化建设现状 （一）各级各部门领导的重视与支持 栖霞区档案信息化建设从启动伊始，就得到各级各部门领导的支持。一八年以来，区政府、区委更是在物力、财力、人力等各个方面给予大力支持。几年来，区政府、区委投入资金一百余万元，用于区档案馆基础设施的提升，为我区档案信息化建设打好基础。与此同时，栖霞区政府信息中心设定了专门的网络地址，用于栖霞区档案信息系统内部局域网建设。一九年，区政府、区委面向全区各街道、部门及企事业单位转发了区档案馆制定的《南京市栖霞区档案信息化实施意见》，为全区档案信息化建设提供了全面的制度保障。各机关部门、街道、企事业单位，积极响应区政府、区委档案信息化建设的号召，做到人员到位、资金到位、设备到位、场所到位，最终实现与区档案馆信息化建设共同设计、共同实施、共同达标。 （二）购置设施、搭建网络，推进档案信息化基础设施建设 1.加大硬件设施投入，实现档案管理现代化和办公自动化 几年来，栖霞区档案馆加大硬件设施投入，主要购置服务器伍台、计算机伍拾叁台、投影仪贰台、交换机贰台、显示屏贰台、触摸屏贰台、刻录机肆台、扫描仪肆台、打印机伍台、复印机叁台、计算机自动控制温湿度记录设备贰套，以及摄像机、照相机、电视机、录音机等多种硬件设施，极大方便数据传输与资源共享。初步实现档案管理现代化和自动化。区内各个机关部门、街道、企事业单位的档案室也配套购置相应设备，截止一九年底，栖霞区应用计算机管理档案的普及率已达百分之百。 2.强化软件设施建设，搭建档案信息化网络平台 二零一七至二零一九年，栖霞区政府先后投入经费贰百多万元，为档案馆设立独立门户网站、搭建文档一体化档案综合管理系统、构建全区档案信息系统局域网。区内所有街道、部门、企事业单位档案管理新系统也同步建成，并通过专有网络与区档案馆通联，实现档案录入和管理的数字化、集成化、网络化。 （三）需求出发、稳步前进，注重档案信息资源建设 自八十年代年栖霞区档案馆建馆以来，已累计收入各类档案九十个全宗九十多万条。馆藏资源的不断增加与丰富，档案信息资源的开发利用也呈现出多途径、多样化的特点。栖霞区档案馆打破固有的条块结合管理体系，一切从实际需求出发，在传统模式的基础上尝试构建档案信息资源复合动态模式。 1.建立档案目录数据库 档案管理信息化建设的首要工作就是建立完备的档案目录数据库。今年来我馆完成了所有卷宗的案卷目录和文件级目录的数据录入工作，实现了全馆所有文件目录百分百数字化。同时做到各个部门档案文件及时进馆、目录及时入库，实行数据库动态管理。 2.推进档案全文数据库和多媒体数据库建设 近年来我馆配备专业人员，专门负责组建档案的数字化加工，及时拍照、录像、录音等等多媒体资料的管理工作。对以往的纸质档案文件及时进行数字化加工，并通过现有的电子平台及时发布，提高档案的利用率。 （四）依托平台、协调发展，着力档案管理应用系统建设 在档案管理的信息化系统的建设进程中，栖霞区档案馆不断创新，努力做到档案资源能为广大群众所共享。 1.搭建文档一体化档案综合管理系统，加快电子文件中心建设 二零一八年，与软件公司合作，开发栖霞区文档一体化档案综合管理系统， 通过与区电子公文交换系统的对接，利用自动采集与数据挖掘技术，实现区电子公文网入网单位自动分类、自动归档、网内收文、发文自动记录，初步构建起栖霞区电子政务平台的电子文件中心。同年，栖霞区档案馆开通网上“现行文件利用中心”，通过定期收集区机关各部门可公开的政务文件，建成动态文件数据库，在网络上尝试提供现行文件分类检索查询服务。 2.开通栖霞区档案门户网，拓展档案信息化服务新渠道 二零一八年七月，栖霞区档案馆开通自己的门户网站──栖霞档案网(域名为)。网站上开放了多个便民版块，收录了上万条政府公务信息。访问人数与日俱增，初步显现档案门户网站社会效益。 （五）加强培训、提高能力，重视档案信息化人才队伍建设 栖霞区档案馆在全区档案人员自动化办公效率不高的情形下，高度重视档案信息人才建设，加大了对档案人员信息化管理水平的培训力度。经过持续信息化培训，大部分人员都通过了计算机应用技能考试，完全掌握了信息化基础知识。随后又组织部分人员参加政府信息化领导小组举办的计算机网络技术培训、协同办公系统培训及信息安全培训等；定期对本区档案人员开展计算机基础、文字处理、网络基础、电子邮件使用、数据处理、电子文档管理、档案管理系统操作运行等方面的知识与技能培训，从根本上提高了他们的信息化管理及应用水平。 三、栖霞区档案管理信息化建设存在的问题 （一）缺乏档案管理复合型人才 首先人员结构老化，专业人才严重缺乏，急需专业人员来加强档案信息化建设与管理。另外在用人机制上，上级领导虽然对档案工作十分重视，但由于档案工作的特殊性和单一性，档案工作专、兼职人员默默无闻，社会接触面较小，地位待遇相对偏低，较难得到社会的承认和领导的认同，因而重用概率很低。加之，一部分从事档案管理的人员，其传统知识和技能相对扎实，但对先进的数字化、信息化档案管理业务不熟练，有些也未进行系统学习过。因此，存在缺乏一定的复合型档案管理人才。 （二）档案工作人员总体思路不明确 档案工作人员对档案信息化建设总体思路稍显杂乱，目标尚不明确，缺乏规划、管理、认识，对资源共建与共享意识不强，仅仅局限于档案资料的一般收藏、贮存。 （三）档案经费紧缺制约档案信息化进程 档案事业是回报周期较长，投入相对较高的一项社会公益事业，其成功与否，在一定程度上取决于经费的保障和落实。经费短缺、资金不足是困扰档案事业发展的主要原因！如果经费紧缺，加之档案硬件设施更新速度缓慢，馆藏档案也难于大规模开发利用，许多珍贵档案不能及时进馆，无法进行档案信息资源的深挖掘。