Office 2010办公软件高级应用09使用Excel查看、保护和打印表格

第1页Office 2010办公软件高级应用第2页项目九使用Excel查看、保护和打印表格第3页项目描述对大型工作表进行编辑和对比时，由于行、列数太多，往往无法同时看到工作表左右或上下的数据，并且在查看右侧或下方的数据时，也无法看到列标题或行标题，此时可利用Excel的拆分或冻结窗格功能将标题冻结。工作表建好后，为了防止重要数据被他人修改或删除，可以通过设置密码对工作簿、工作表或单元格进行保护。工作表制作完毕，为了将其按要求打印出来，一般都会在打印前进行一系列的设置。本项目中，通过查看、保护和打印员工人事工资管理表，来学习相关知识。第4页目录 Content1任务一 查看员工人事工资管理表2任务二 保护员工人事工资管理表3任务三 打印员工人事工资管理表4Excel高效办公技巧第5页学习要点1学习通过拆分或冻结窗格查看、比较行列较多的工作表的方法2学习通过设置密码保护工作簿和工作表，以及隐藏/显示单元格内容的方法3学习将工作表按要求进行打印的方法第6页目录 Content1任务一 查看员工人事工资管理表2任务二 保护员工人事工资管理表3任务三 打印员工人事工资管理表4Excel高效办公技巧第7页任务一 查看员工人事工资管理表小东制作了一个大型的员工人事工资管理表格，想上下或左右比较一下数据，往往需要来回拖动滚动条；有时查看下方数据时，又无法看到行标题，真是麻烦，请你想办法帮他解决一下这个问题吧。情景引入第8页任务一 查看员工人事工资管理表任务描述本任务拆分和冻结窗格后的工作表效果如图所示。案例的最终效果参见本书配套素材“素材与实例项目九”中的“员工人事工资管理表（拆分窗格）”和“员工人事工资管理表（冻结窗格）”。第9页任务一 查看员工人事工资管理表第10页任务一 查看员工人事工资管理表打开素材文件0101冻结工作表行，方便在向下拖动滚动条时始终显示列标题0303对工作表窗格进行上下左右拆分，以方便比较数据0202制作本案例的大致思路为：第11页任务一 查看员工人事工资管理表冻结窗格在查看大型报表时，往往因为行、列数太多，而使得数据内容与行列标题无法对照。此时，虽可通过拆分窗格来查看，但还是会出错，而使用“冻结窗格”命令则可解决这个问题。拆分窗格在对大型表格进行编辑时，由于屏幕所能查看的范围有限而无法做到对数据的上下左右对照，此时可对表格进行“横向”或“纵向”分割，以便同时查看或编辑表格的不同部分。相关知识第12页任务一 查看员工人事工资管理表拆分的作用主要是进行数据的比较，而冻结的作用主要是始终显示想要的行标题和列标题。第13页任务一 查看员工人事工资管理表任务实施一、拆分窗格窗口右下角的水平拆分框窗口右上角的垂直拆分框拖动水平拆分框第14页任务一 查看员工人事工资管理表二、冻结窗格定位单元格后选择“冻结拆分窗格”选项第15页目录 Content1任务一 查看员工人事工资管理表2任务二 保护员工人事工资管理表3任务三 打印员工人事工资管理表4Excel高效办公技巧第16页任务二 保护员工人事工资管理表小东制作了一个员工人事工资管理表格，他不想别人查看籍贯和联系电话列数据，也不想别人对工作簿的结构进行调整，更不想别人修改有重要数据的工作表，同事告诉他可以通过隐藏单元格和保护工作表来解决这些问题。情景引入第17页任务二 保护员工人事工资管理表任务描述本任务隐藏单元格内容后的效果如图所示。其他设置效果请查看“项目九”文件夹中相应的效果文件。第18页任务二 保护员工人事工资管理表隐藏不想显示内容的单元格0101保护有重要数据的工作表0303对工作簿的结构进行保护0202制作本案例的大致思路为：第19页任务二 保护员工人事工资管理表为防止他人对整个工作表或工作表中的部分单元格进行修改，用户可通过设置密码的方式对其进行保护。保护工作表隐藏单元格内容，是指对单元格的格式做一些处理，使其显示为空白，待需要时再将其显示。在隐藏单元格内容后，数据从视图中消失，但并没有从工作簿中删除。隐藏/显示单元格内容为防止他人在工作簿中添加或删除工作表，或改变工作簿窗口的大小和位置等，用户可为工作簿设置密码进行保护。保护工作簿相关知识第20页任务二 保护员工人事工资管理表任务实施一、隐藏和显示单元格内容选择单元格区域 在“类型”编辑框中输入3个英文分号第21页任务二 保护员工人事工资管理表隐藏单元格内容效果 编辑栏中显示内容第22页任务二 保护员工人事工资管理表二、保护工作簿密码区分大小写，它可以由字母、数字、符号和空格组成选择“结构”复选框后输入密码 确认密码第23页任务二 保护员工人事工资管理表不可用的右键菜单选项 “撤销工作簿保护”对话框第24页任务二 保护员工人事工资管理表三、保护工作表输入密码并选择保护选项 确认密码第25页目录 Content1任务一 查看员工人事工资管理表2任务二 保护员工人事工资管理表3任务三 打印员工人事工资管理表4Excel高效办公技巧第26页任务三 打印员工人事工资管理表小东想把制作好的员工人事工资管理表格居中打印在一页A4纸上，并且希望打印稿上显示页码和作者等信息，请你帮他把这些设置搞定。情景引入第27页任务三 打印员工人事工资管理表任务描述本任务对工作表进行页面、打印区域和分页符设置后的打印预览效果如图所示。可看到设置的页眉和页脚，工作表内容居中显示在一页中。案例的最终效果参见本书配套素材“素材与实例项目九员工人事工资管理表（设置）”。第28页任务三 打印员工人事工资管理表为工作表添加页眉和页脚0101预览工作表，满意后将其打印0303设置打印区域，调整分页符位置0202制作本案例的大致思路为：第29页任务三 打印员工人事工资管理表工作表的页面设置包括设置打印纸张大小、页边距、打印方向、页眉和页脚等。其中，设置纸张大小是指设置将工作表打印到什么规格的纸上；页边距是指工作表与纸张边沿之间的距离；页眉和页脚分别位于打印页的顶端和底端，通常用来打印表格名称、页码、作者名称或时间等。如果工作表有多页，为其设置页眉和页脚可方便用户查看。设置工作表页面相关知识第30页任务三 打印员工人事工资管理表默认情况下，Excel会自动选择有文字的最大行和列作为打印区域。如果只需要打印工作表的部分数据，可以为工作表设置打印区域，仅将需要的部分打印。设置打印选项如果需要打印的工作表内容不止一页，Excel会自动在工作表中插入分页符将工作表分成多页打印；如果这种自动分页不是用户所需要的，可在打印前查看分页情况，并对分页符进行调整，或重新插入分页符，从而使分页打印符合要求。分页预览与分页符设置第31页任务三 打印员工人事工资管理表对工作表进行页面、打印区域和分页调整等设置后，便可以将其打印出来了，在打印前，用户还可对工作表进行打印预览，以便对不符合要求的地方进行修改，避免浪费纸张。预览工作表第32页任务三 打印员工人事工资管理表任务实施一、设置页面设置纸张方向 设置页边距和对齐方式第33页任务三 打印员工人事工资管理表自定义页眉 自定义页脚第34页任务三 打印员工人事工资管理表二、设置打印区域第35页任务三 打印员工人事工资管理表三、分页预览和设置分页符分页预览视图第36页任务三 打印员工人事工资管理表四、预览和打印工作表在此下拉列表中选择打印机在此可设置只打印工作表的部分页在此预览打印效果在此设置打印份数打印预览工作表第37页目录 Content1任务一 查看员工人事工资管理表2任务二 保护员工人事工资管理表3任务三 打印员工人事工资管理表4Excel高效办公技巧第38页Excel高效办公技巧打印指定页若制作的工作表有多页，而只要打印其中的几页，可进入打印预览状态后在“设置”区的“页数”编辑框中输入要打印的起始页和终止页，如图所示。第39页Excel高效办公技巧在制作的多页工作表中，如果要将标题行重复打印，可在“页面设置”对话框进行设置，即在“工作表”选项卡“打印标题”设置区的“顶端标题行”编辑框中输入要作为标题的单元格绝对引用，如“$1:$1”，如图所示。打印标题行在此处也可设置打印区域第40页Excel高效办公技巧提示：也可在“顶端标题行”编辑框单击，然后在工作表中选择要作为标题的工作表行。“左端标题列”的设置与其类似。第41页Excel高效办公技巧打印选定区域要打印工作表的选定区域，可先选定要进行打印操作的单元格区域，然后进入打印预览状态，再在“打印活动工作表”下拉列表中选择“打印选定区域”选项，如图所示。第42页Excel高效办公技巧打印选定区域要打印工作表中的公式，需要先将工作表中的公式显示，然后再执行打印操作。方法是：在“公式”选项卡的“公式审核”组中单击“显示公式”按钮，如图所示。此时Excel工作表中含有公式的单元格即可显示出具体公式，此时执行打印操作，即可将公式打印出来。第43页Excel高效办公技巧一次打印多个工作表要一次打印多个工作表，可首先设置每个工作表的打印区域（也可省略此项），然后按住“Ctrl”键单击要打印的工作表标签，使它们组成一个工作组，之后再执行打印操作。第44页Excel高效办公技巧打印行号和列标要打印工作表的行号和列标，可打开“页面设置”对话框，在“工作表”选项卡的“打印”设置区选中“行号列标”复选框，如图所示。第45页项目总结1324工作表的页面设置包括设置打印纸张的大小、页边距、打印方向、页眉和页脚等。对于大多数设置，都可利用“页面设置”对话框或“页面布局”选项卡进行。如果需要打印的工作表内容不止一页，Excel会自动在工作表中插入分页符将工作表分成多页打印。要进入分页预览设置，可单击“视图”选项卡“工作簿视图”组中的“分页预览”按钮。通过设置打印区域可只打印工作表中指定的单元格区域。利用“页面布局”选项卡“页面设置”组中的“打印区域”按钮可设置打印区域。掌握进入打印界面预览工作表打印效果，以及设置打印份数、打印范围并打印工作表的方法。第46页课后实训为“新增自选图书表”设置页面，将其打印到6张A4纸上，每一页都打印标题行。最终效果参考本书配套素材“素材与实例项目九自选书目（设置）”。见本书第261262页。