Word 2010文档处理案例教程08长文档编排

项目八 长文档编排使用大纲视图组织文档编制目录编制索引使用脚注和尾注一、在大纲视图下创建文档结构二、改变标题级别任务一 使用大纲视图组织文档三、大纲视图的其他操作一、在大纲视图下创建文档结构 进入大纲视图后依次输入文档的各级标题二、改变标题级别通过改变文档的标题级别可以为提取多级标题目录做准备。默认情况下，在大纲视图中输入的标题均为1级，我们也可为文档的任意段落重新设置标题级别。选中要调整级别的标题内容，或将插入符置于该段落中，然后在“大纲级别”下拉列表中选择所需级别三、大纲视图的其他操作 在大纲视图下还可以进行展开或折叠标题下面的内容，移动标题（标题下的所有内容也一起被移动）等操作。将插入符置于标题中，然后单击相应按钮。折叠标题 展开标题移动标题要显示到某级标题，可在“标题级别”列表中选择要显示的标题级别一、插入目录二、更新目录任务二 编制目录目录的作用是列出文档中的各级标题及其所在的页码。一般情况下，所有的正式出版物都有一个目录，其中包含书刊中的章、节及各章节的页码位置等信息，方便读者查阅。所以，编制目录是编辑长文档中一项非常重要的工作。有了目录，用户就能很容易地知道文档中有什么内容，如何查找内容等。一、插入目录Word具有自动创建目录的功能，但在创建目录之前，需要先为要提取为目录的标题设置标题级别（不能设置为正文级别），并且为文档添加了页码。在Word中主要有三种设置标题级别的方法：（1）利用大纲视图设置；（2）应用系统内置的标题样式；（3）在“段落”对话框的“大纲级别”下拉列表中选择。确定要放置目录的位置后在“目录”列表中选择一种目录样式在此对话框可自定义目录的样式选择该项，可删除插入的目录二、更新目录Word所创建的目录是以文档的内容为依据，如果文档的内容发生了变化，如页码或者标题发生了变化，就要更新目录，使它与文档的内容保持一致。一、标记索引项二、插入索引任务三 编制索引索引的主要作用是列出文档的重要信息及其所在页码，方便读者快速查找。创建索引就是将文档中出现的重点词汇提取出来，按笔画或拼音顺序分类，并为每个词汇标记它在文档中的页码。这样，当我们想要查找某个词汇时，就可以根据索引查到它出现的位置。三、更新索引一、标记索引项要创建索引，首先要将文档中作为索引项的文本标记出来。选中要作为索引项的文本，可以是某个词或短语，打开“标记索引项”对话框，设置索引项，单击“标记”按钮，可标记选中的索引项；单击“标记全部”按钮，文档中所有与选中文本完全一致的文本都将被标记可在保持“标记索引项”对话框的打开状态，标记其他索引项二、插入索引标记了索引项之后，就可以创建索引了。由于索引标记也占用文档空间，所以在提取索引前，一定要单击“开始”选项卡“段落”组中的“显示/隐藏编辑标记”按钮 隐藏索引标记，否则会导致索引中的页码错误。确定放置索引的位置后打开“索引”对话框，设置各选项后确定即可三、更新索引在更改了索引项或者索引项所在的页码发生了改变后，应更新索引以适应所作的改动。要更新索引，可在希望更新的索引中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”项。或者将插入符置于索引中后按【F9】键。一、添加脚注与尾注二、查看与编辑脚注与尾注任务四 使用脚注与尾注脚注和尾注的作用完全相同，都是对文档中文本的补充说明，如单词解释、备注说明或提供文档的引文来源等。通常情况下，脚注位于页面底端，用来说明每页中要注释的内容。尾注一般列于文档结尾处，用来集中解释文档中要注释的内容或标注文档的参考文献等。一、添加脚注与尾注脚注和尾注都由两个关联的部分组成，即注释引用标记及相应的注释文本。注释引用标记出现在正文中，一般是一个上标字符，用来表示脚注或尾注的存在。Word会自动对脚注或尾注进行编号，在添加、删除或移动注释时，Word将对注释引用标记重新编号。单击要插入脚插入脚注引用标记的位置，然后单击“插入脚注”按钮，在脚注编辑区输入需要的注释文本单击要插入尾注引用标记的位置，然后单击“插入尾注”按钮，在尾注编辑区输入需要的注释文本在此对话框可设置脚注或尾注的格式二、查看与编辑脚注与尾注若要查看脚注和尾注，可将鼠标指针移至脚注或尾注标记上，此时鼠标指针变为“”形状，并且标记旁将出现浮动窗口，显示注释内容。查看下一条脚注查看下或上一条脚注或尾注若要编辑脚注或尾注的内容，可双击文档中的脚注或尾注标记，跳转至该脚注或尾注内容所在的位置，然后对脚注和尾注的内容进行编辑，编辑方法与编辑正文完全一样，并且可以使用各种格式来格式化脚注或尾注文本。若要删除脚注标记和脚注内容，或尾注标记和尾注内容，可选中脚注或尾注标记后按【Delete】键。