[计算机软件及应用]Excel初级教程

Excel初级教程.2第一部分建立与使用电子报表.2第二讲建立第二张工作表.5第三讲设置单元格的格式.7第四讲设置货币符号.12第五讲预览和调整报表外观.13第六讲加入标题.16第七讲调整列中的文字位置.17第八讲添加“总计”单元格.21第九讲制作员工工资图表.22第二部分使用公式查询数据.26第一讲 认识中文Excel 2000的计算公式.26第二讲创建计算公式.28第三讲认识中文Excel 2000的运算符.31第四讲应用计算公式.33第五讲 认识TEXT工作函数.35第六讲 认识SUMIF工作函数.35第七讲注意公式中的数值转换.36第 三 部 分 管 理 数 据 清 单.38第一讲创建数据清单.38第二讲编辑与查询数据记录.42第三讲排序数据记录.43第四讲设置排序条件.45第五讲自动筛选数据.47第六讲高级筛选数据.49E x c el 初级教程 第一部分建立与使用电子报表中文Office 2000软件包中提供了一个名为中文Excel 2000软件，这是一个用于建立与使 用电子报表的实用程序，也是 利 数据库软件，用于按表格的形式来应用数据记录。专 业数 据库管理系统软件Visual FoxPro也能建立电子报表，但中文Excel 2000却是一个电子报 我的专、也软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表 格。开始语：中文Excel 2000是 Microsoft Office 2000软件包中文版的组成部分。按启 动 Windows应用的方法运行它后，屏幕上就会显示其操作窗口，并且打开一张名为Book 1（1 作 薄 1）的电子报表，但没有任何内容，而是等待着您来建立它，本教程将从此开始讲述。&Fh or030ft Exc*l-Bokl图 1 进入中文Excel 2000的操作窗口注：“工作簿”在 Microsoft E x cel中是处理和存储数据的文件，每个工作簿都可 以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在 屏幕上的，由表格组成的一个区域，参 见 图 1.此区域称为“工作表区”各种数据将通过它 来输入显示。中文Excel 2000也使用“字段”、“记录”等 Visual FoxPro中的对象，但应用方法 却大不一样，下面将以建立一张员工工资表的操作来说明这一点。步骤一、参 见 图 2,单击A1单元格。中文Excel 2000操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。位于工 具栏下方的就是建立电子表格的 工作表区”，它提供了 系列的单元格，各单元格也各有 一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，参 见 图2。工具栏下方标记 的A、B、C、D.分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C 3,就表示C列 中的第三行单元格。在中文Excel 2000操作窗口中，所提供的单元格数目非常大，但全部 被应用的情况将是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。尽Microsoft Excel-BooklS j文件（X）编辑也）视图笆）插入Q）格 亍D方 融 昌 A zl图2 单击A l单元格注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签 构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。!司 文件（）编辑 视图9 i3 Microsoft Excel-Bookl图3在这里输入“姓名”步骤二、输 入“姓名”，参 见 图3,在电子表格中，“列”与数 据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字 段。&Microsoft Excel-Bookl固 文 件 g 编辑（E）视图a o插入d）格 式 ）工具d）数据也）ED 一 =互 一 A B C D I r J姓名 年龄 取务 i工 资 额12图4第一行各列中的内容步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在 位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”，参 阅 图4 o使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元 格，从而让您在各单元格中输入文字信息。步骤四、参 见 图5,移动鼠标单击A 2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格 中的内容，结果参见图6 oExcel-Bookl图5单击A2单元格Microsoft Excel-Bookl；司 文件（）稿辑如 视图9 插入Q）格 式 ）口 苏IS毒 鼠 c，加&？D8=6801X78 9ABCD名伟伟伟伟伟伟伟 姓王李张兰刘钟唐T-工 务安安员员长运运 职保保店店店搬搬龄 年额 资 工1 22 24 7 9 0 12 2 2 3 3o o o o O 0 0 0 5 0 7 7 7 7 8图 6编制也这份“员工工资表”完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如 图 6 所示。在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，现在就能这样 制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、每 II 收益，等等。顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。注意：中文Excel 2000与中文Visual FoxPro 6 不同,关闭当前操作窗口时不会自动 保存操作结果，因此必须先执行“文件”F拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。中文Excel 2000速成教程建立与使用电子报表第二讲建立第二张工作发在同本中文Excel 2000工作薄中，可以同时建立三份工作表，而且这些表中的内容 与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列操作就将说明这个问题:注意：中文Excel 2000的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开 展。步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容，参 见 图 7。这一步操作与在Microsoft Word中选定文字的操作相类似，选定的结果也将突出显示 在屏幕上，参 见 图 7。顺便说一句，操作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一 个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。E 3 M i c r o s o f t E x c e l -B o o k l图 文件 翁辑 视图9 插入d）格式）工具任:百R 昌 1|E足 才下Al zT=姓名C123*龄 年凭 职8钟唐212224Av 1X3 3工工700750800680680工 资 额G700700图7选定第一行中的所有内容步骤二、按下键盘上的Ctrl C组合键。这是您已经熟悉的了操作，用于将选定的内容复制在Windows剪切板中。与之相应的 Ctrl X（剪切）、Ctrl V（粘贴）组合键也可以在中文Excel 2000工作表中应用。注：若用鼠 标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命 令。1 R .M Sheet 1/Shi选定目标区域，然后按E NT E葭或选择“粘贴”.图8单击Sheet 2标签步骤三、单击左下方的Sheet 2标签，参 见 图8所示。Sheet 2是另一张工作表（Work Sheet）的标签，也是位于工作簿窗口底端的三张标签之 一。“工作表标签”用于显示工作表的名称。单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。注：位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或操作进程的 信息，您可据此了解当前可做的操作。在此信息的右侧将显示CapsLock、Scroll Lock.Num Lock等键盘按键的当前状态。若这些键处于打开状态，那么它们的名称就会在此显示 出来。步骤四、进入表格2后按下键盘上Ctrl V组合键，结果参见图9。0Microsoft Excel-Booklj图 文 件 国）编辑也）视图W）口卢O昌 G 插入9 格式）工具d）A1 二 =梃名I A I B I C I D1 I姓占 年龄 职务 工资额2了这些行!此插图中省去-1-1-1-L年,、_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7j z 及 外 随 回？而A l l 二J =5 2 2 3 0 82I A B-G I 5-2345&7员工工资表姓名 年龄王 伟 一广218钟伟9唐伟图2 9在“行1”3 0搬运工3 1搬运工 中书写好标题“工资额 7 0 0.0 0 7 0 0.0 0 7 0 0.0 0 7 5 0.0 0 8 0 0.0 0 6 8 0.0 0 6 8 0.0 0 员工工资表”2 4 7 92 2 2 2注意：调整电子表格某些单元格中的数字或者文字的位置是一种重要的操 作，因这可以使得阅读更容易，减少出错率。第七讲调整列中的文字位置由 图2 9可见，在 这 份“员工工资表”中，仅使用了当前工作表中的部分 列，在调整标题文字的位置之前，有必要清除那些并没有使用的列，以便于将标 题放置在报表的中央，请按下列步骤进行操作：步 骤、使用拖动的方法选定那些没仃使用的列，结 果 如 图3 0所小。在中文E x c e l 2 0 0 0中，通常是从A l开始使用各单元格的，这样那些没有使 用的列就会是靠后面的列了。在本例中操作时，应当单击列标E后进行拖动，否 则就不能选择这些列中所有单元格。也只有这样，标题行中没有使用的那些列也 才会被选定。也是说，选定的结果才会如图3 0所示。步骤二、右击鼠标，然后从快捷菜单中选择“隐藏”命令。这样，报表中 就会隐藏（不同删除）没有使用的列，只显示那些已经使用了的列，如 图3 1所示。注：若从快捷菜单中选择“删除”命令，删除的将是单元格中的内容，而不 是单元格本身。这与上述“隐藏”是不一样的。删除后单元格仍然存在，或者填 入新的内容，隐藏后则不会出现在屏幕上。员工工资表ABC1112年 名匕伟伟伟ft将华M王季施拦刘f*l l22保安24店员27店员29店长30撒运工3 1阳运工T S?oo.oo 700.00700,00Y750.00 800.00 680.00 680.00图3 0选定那些没有使用的列员工工资表B312512345678伟伟伟伟伟伟伟1 T 务支支员员长运运 职保密店店店撤帔 2122泊2T293O31I 700.00Y 700.00 700.00 750.00 800.00 680.00 680.00图 3 1 隐藏没有使用的列步骤三、选定所有行与列右击鼠标进入快捷菜单后，选 择“设置单元格格 式”命令。接 着 选 择“对齐”选项卡，并 单 击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列 表中选择“居中”项，参 见 图 32o图 3 2 选 择“居中”项这一个选项的功能是迫使文字在单元格中居中，而不管它的长度是否与单元 的显示长度相同。步骤四、检 查“合并单元格”检测框是否处于关闭状态。若处于打开状态,就关闭它，然后单击“确定”按钮。注意：由于前面的操作曾经打开过此检测框，而这里的操作乂选定了所有填 充了内容的单元格，所以这里务必检查一下，看看是否处于关闭状态，这是一个 很关键的问题！否则表格中的各单元格将合并一个单元格，表格也就不存在了。名伟伟伟伟伟伟 姓王李张兰刘钟员工工资表职务神21222427293031工工 运运 搬搬工贲额 7 0 0.0 0 7 0 0.0 0 7 0 0.0 0 7 5 0.0 0 8 0 0.0 0 6 8 0.0 0 6 8 0.0 0图3 3让各单元格中的文字居中此后，各单元格中的文字就会居中，如 图3 3所示。这种居中的作用很显然,目的就是要让各列的栏目名与内容对齐，阅读时不容易出错。顺便说一句，拖动 列标间的分隔线，可以调整各列的显示宽度，并带动单元格中的内容移动显示位 置，但不能将此位置固定在