办公室讲稿：公文写作与公文处理——公文案例解析

办公室讲稿：公文写作与公文处理——公文案例解析 大家好，这一讲选了一些公文的真实的案例跟大家做一个讨论和分享。我按照公文当中经常会遇到的一些问题，我们把案例分为四类。 从比较常见的一个问题开始讲，就是逻辑关系。公文的逻辑关系，也是公文质量的一个重要的一环。然后我们再说一下公文的行文关系，也举几个案例。第三个是公文语言的表达，最后说一下公文格式标识的案例。所有这些案例都是有真实的样本的，但是有一些考虑到可能会涉及到单位人员，我们做了一些变更处理，但是内容是一样的。 一、公文逻辑关系案例 （一）范例一 首先我们说一下公文逻辑关系，举三个文件的例子。这是真实的文件，对格式我们重新做了编排，便于解读。 这是最近发的国务院文件，时间不长。这是国发201419号文，下发了以后要求普遍贯彻执行的。标题叫做国务院关于加快发展现代职业教育的决定。文种的使用是一种比较典型的决定，是一个比较重要的事项了。 抬头是各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。这就是一个标准抬头，我们国务院向下行文，一直是这样。这里我们注意，没有什么副省级层次等其它的机构。所以，依照抬头，我们各个部委一般行文会在抬头之上再加一个专业部门，比如要是民政部就加一个民政部门，或者叫民政厅局。 主要分析第一段。第一段有一段文字。我们把它读一遍，看看它的结构，抬头一开始就是这样一句话，近年来，我国职业教育事业快速发展，体系建设稳步推进，培养培训了大批中高级技能型人才，为提高劳动者素质、推动经济社会发展和促进就业做出了重要贡献。 然后接下来，同时也要看到，当前职业教育还不能完全适应经济社会发展的需要，结构不尽合理，质量有待提高，办学条件薄弱，体制机制不畅。这一段说的是问题。然后接下来第三段。加快发展现代职业教育是党中央国务院作出的重要战略部署，对于深入实施创新驱动发展战略，创造更大人才宏利，加快转方式，调结构，促升级，具有十分重要的意义。这是解释了一下加快发展现代职业教育的这种重要意义是什么。然后接下来一句话，现就加快发展职业教育做了以下决定，是一个开头。 然后接下来又解释了一下，现代职业教育是什么？是党中央国务院作出的重大决策，对于什么具有十分重要的意义。然后就事情做了决定。这是一个逻辑关系排列问题了。我们这次讨论，当然我们现在正式发的文就是这段文字，不会影响我们去理解贯彻。但是，这种排列组合是不是就是最好的了？还有没有说是更好的一种方式。我们可以做一个讨论，我们把这段原封未动的文字挪到上边来，然后做一个文字调整。 红的这段话从后头给移到前头来了，为了衔接后头这句话，我们补了一句话，就是蓝色的，就是为了促进改变。我们按照结构我们再顺一遍看看，和刚才那个结构比哪个可能感觉更清晰，更顺一些。 所以以往的思想家和哲学家们，往往注意到，在社会历史中，人们的思想、动机、观念，人们的精神因素在社会历史发展过程中的作用，而忽视了去寻找，在人们精神动力后面的物质动力。 这段话的描述，文件上来应该是这样。加快比较现代职业教育，是党中央国务院作出的重要战略部署，对于深入实施创新驱动发展战略，创造更大人才宏利，加快转方式，调解决，促升级，具有十分重要的意义。我们文件标题就是关于现代职业教育决定，上来就说加快发展现代职业教育是什么，给一个定义。 再接着，近年来，我国职业教育事业快速发展，体系建设稳进推进，培养培训了大批中高级技能型人才，为提高劳改者素质推动什么，做出重要贡献。同时，也要看到，当前职业教育还能，还不能完全适应经济社会发展的需要，结构不尽合理，质量有待提高，办学条件薄弱，体制机制不畅。这就是讲了原因。然后衔接上怎么办计划，为了促进改变我国职业教育工作的落后的局面，现就加快发展现代职业教育，作出以下规定。 我们是不是觉得后一种结构能够比前一种结构，从逻辑关系上来说，就更加地清楚一些，这是国务院文件。我们这是斗胆去点评国务院文件，目的就是为了就是研讨我们的公文机构。 其实讲公文结构，国务院的文件也是说由我们各个部门起草的。我们也可以看出来这是哪部门。在没有大的原则、方向问题没有很大的毛病的时候也就通过了，但是是不是还有修改的空间？怎么样使我们的公文精益求精，逻辑关系按照是什么、为什么、怎么办的顺序去捋，更加顺畅。我想这是一段，我们是都是点评的个人意见，我们可以讨论这种结构。 我们再来看，下面分成6大部分，共20多条的内容，按照一种法规性质的描述写法，现在决定、规定、意见基本上是按照这一种写法。法规是章节条款项目，但是里面最基准的是条。你在引用的时候，直接引用条就行了。而且条在法规文件里头是是一个系列贯下来的。比如第一章第一节123条，然后第二节接下来不是123条，是456条，第二章第一节下来可能就是789条。它一直到最后是一个顺序贯下来的。法规类文件又不是法律，不使用章节条款项目，我们用大于1小于1排列，但是在条目当中，就是在二级标题下是一次贯下去的。近年来国务院党中央的法规类的这些决定，我们注意写法都是按照一个顺序下去的。 将来要说这一个文件是多少条，就答工业60条、农业多少条等，容易记忆，容易上口。引用的时候也是说根据决定的第多少条就行了，不用说中间的一级标题的目录了，我想这是一个结构问题。 第二，按照分类，先说什么后说什么。先是挂总的，这种写法中，涵盖全局的放在帽子里的。但是我们有的文件内容比较庞大，也可以把第一条作为挂的总体要求，把所有的属于这种就是准则性质的都放在这里面，其特点是每一条都和后面的内容有关联。 如果只和后面某一项内容有关联的，它就不作为准则了，就放到后头了。比如说强化职业教育，技术技能积累作用，在整个的我们决定当中，它就不挂种，它是一个分类下面的一个问题，就不适合于放在总体要求当中。要进行一种梳理，也就是你不能够把萝卜放在大的分类里，要放在小的分类里。 我们再看顺序，第一个总体要求有三条，指导思想，基本原则，任务目标，都是挂总的，我们讲都是说是总控全局的，就是公文总控全局的。我们把它纳入总体要求当中。然后按照我前面的，先大后小，先虚后实，先宏观后微观，我们按照看看理理，看看对不对。 接下来的第二，第二部分讲的是体系问题。体系问题是宏观的，因此在准则之后讲的宏观的问题是合理表述。还有比体系更大的吗？我们再往后看，比如说第三部分，激发职业教育办学活力，提高人才培养质量，提升发展保障水平，这都大不过体系，所以体系放在第二位没错，这样排列是好的。 第三个叫做激发职业教育办学活力，相比来说又比提高人才培养质量和提高、提升发展保障水平，更有就是宏观性和全局性。它的范围更宽，涉及面更广，所以依次把放在第三，我觉得也是可以的。这里还有一种想法，应该把提高人才培养质量放在前面，但是在整个决定当中，提高人才培养质量是指的是我们现代教育的结果。当然它指的也是为了保障提高，它也是方法，是一个过程。但是相比之下，引导和支持社会理想兴办职业教育，比它更宏观，更基础。所以说，把人才培养质量放在社会力量兴办后面，这是合理的。 第五个就是提高发展保障水平，保障性的要在政策性的之后。包括组织领导都是保障性的，要放到最后。所以大的顺序是一级标题的这种排列，是非常规整的，逻辑化关系也是非常地清楚的。 下面，对于条目的一级一级我就不细讲了。基本上条目和大部分标题都是对应的，都是属于内容之下的，安排很好。我们再注意一个，我们经常搞公文的时候喜欢搞四六句，中央的、国务院的文件，有没有四六句？显然是没有。第一部分总体要求四个字。第二部分加快构建现代职业教育体系，这多少字了。第三部分激发职业教育办学活力，字又少了。第四部分，提高人才培养质量这是八个字，又少了。到了第六个，加强组织领导六个字。所以，我们经常写公文的同志说我非得说每一个标题，字数一样长短，我认为没必要。把意思说准就好了，你追逐了字的多少、长短，最后会影响公文的真实的内涵和质量。所以得不偿失，不要去变成公文的奴隶，我们要做公文的主人，公文是我们手里的工具，这是我们要就是要领会的，要理解的。所以，国务院文件可以当做一个范本。但是即便是范本，我们也可以有一些讨论和推敲。做到一个文件一点挑不出毛病来，真是非常地难。这就是一个文件，我就想看是不是和我前面讲的这些大的原则都对应。 （二）范例二 第二个文件是国务院办公厅紧接着发的，文号可能有错，是一个示意。国务院办公厅关于印发2014到2015年企业能减排降碳发展行动方案的通知，这是标题。 我们注意标题当中，关于印发方案上面没有书名号，而且是2014到2015，中间有扩折号。我们可以讨论一下，没有书名号标题通不通。这应该是通的，没什么毛病。 既然是通着，书名号就尽量地不要使用，我想这也是使用书名号的一个原则。但是你要是没有书名号就说不通了，那就非加不行了。像我们14号文，就是中共中央办公厅、国务院办公厅关于印刷党政机关公文条件，我们还是加了书名号了。如果不加能行，那也可以不加，这是一种。 再有一个，我们公文一般要求是不允许使用破折号或者其它的标点符号的。但是这里你不这么使用会影响大局，我想也不能僵死的理解，所以用的话也是可以的。这就是一个例子。标题当中如引号是不能用的，但是有的时候涉台文件当中如台湾财政部，那么要加上引号表示它不是一个国家的财政部，甚至表示一种伪财政部的意思，所以要给它加引号。 但是它标题当中回避不过去怎么办？有时候引号你也得用，所以我们讲原则上标题当中不使用标点符号，但是说有个别情况、特殊情况、实在躲不开的，也不是说坚决不能用。这些东西都是为公文服务，为我们解决问题服务，不要变成了我们做公文的奴隶，这是一个。 我们规定的文种当中没有方案。按说，像过去就是叫做就是关于xx行动、进行工作的意见的方式，没有一个是方案。我们在印发的时候，也不拘泥于这个。我去印发方案，意思上能够行的通，也都是可以的。如果说是我们要是较真，好像说怎么是印发一个方案，没有说不行。 我们看到这也是一个典型标题，是一个值得大家注意的地方。再有，我们看国务院办公厅文件的抬头是各省、自治区、直辖市、人民政府、国务院各部委、各直属结构。我们再看国务院抬头，各省、自治区是完全相同的。那你是国务院和国办发文，为什么抬头都是一样的，而且是都是通知，都是下行文，你决定也是下行文？我们注意前边这一段话下边，一定有这句话，xx方案已经国务院同意，现印发你们。没有这句话的不行，有这句话就可以。 办公厅和我们省部是行政级别齐。所以经国务院同意，这句话是一定会有的。现印发给你，这就没问题。然后请结合本地区，本部门实际，认真贯彻执行。前面是一个通知，后面是印发的东西不是附件，没有附行动方案没。翻过篇来直接就是行动方案。 我们看行动方案，第一段话是这样的，加强节能减排，实现低碳发展，是生态文明建设的重要内容，是促进经济，提制增效升级的必由之路。 这段话是什么意思？我们看到的大部分这种文件，上来第一句话都是什么样的？都是非常清楚的说我搞这么个方案，具体方案是什么。都是先跟你讲是什么，说了然后再讲为什么。 十二五规划纲要，明确提出了，单位国内生产总值GDP能耗和二氧化碳排放量降低，主要污染物排放总量减少的约束性目标。但11到13年部分指标完全落后，落后于实践进度要求，实行过程是十分严峻的。为了确保全面完成十二五节能减排，降碳目标，制订本行动方案。这就是为什么。先是是什么，然后是为什么，衔接的特别紧密，非常清楚。 这个方案有一点点和其它一些文件不一样的创新之处。它是把工作目标单提出来一个自然段，不是像第一个文件，单有一个第一部分，叫总体；方案不是这样，它是单提出来的。下头一个自然段，工作目标，2014到2015年单位GDB能耗、化学需氧量、二氧化硫、氨氮化物、排放量分别逐年下降百分之多少以上。单位GDB二氧化碳排放量，两年分别下降百分之多少以上，就是目标。排列也是挺有意思的。按说目标，就是应该有一个总体描述，总体要求，放在第一章，它一个特点是目标不多，篇幅不大，另外就是纯粹数字组成，非常的简单明了，所以说放到这儿以后，起到一个更加醒目的作用，我觉得这种安排，就是