机关公文写作与处理知识培训PPT课件

机关公文写作与处理 ‖公文的定义、特点、作用、分类 ‖ 公文的文体、格式 ‖ 公文的行文规范 ‖ 各类公文详解 ‖ 讲述人：某某某日期：20××.××.××  目 录 C o n ten ts 公文的定义、特点、作用、分类 01 公文的文体、格式 02 公文的行文规范 03 各类公文详解 04  公文的定义、特点 作用、分类 01  是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实 施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字 材料 公 文 是传达和贯彻党的路线、方针和国家政策发布、行政 法律和规章实施、行政措施指示答复问题、指导与布 置和商洽工作报告情况，交流经验的重要工具。 公 文 公 文公务文书公务文件 公文的涵义  公文的涵义 广义公文 通用公文 专用公文财经、外交、军事、司法 等 法定公文 事务文件 计划、总结、调查报告、简报 等 狭义公文法定公文 《国家行政机关公文》、《中国共产党机关公文 》  公文的特点 12345 文字必须庄重、朴 实、准确、精炼。 是特定的作者制定 和发布的。 具有法定的现行执 行效用。 具有规范的文体、 结构和格式。 需要履行法定的 程序。  公文的作用 决策与领导作用 （最主要的作用） 01 强制执行和处理 的作用 02 依据和凭证作用 03 公务联系与沟通 作用 04 宣传与教育作用 05  公文的分类 按照行文关系和行文方向按公文的来源按公文的职能 •上行文：报告、请示 •平行文：函 •下行文：命令、决定、 批复、通告、通知、 通报 •收进公文 •外发公文 •内部公文 •法规性公文 •指挥性公文 •报请性公文 •知照性公文 •实录性公文 按公文内容的处理要求按公文的秘密等级按公文的紧急程度 •参阅性公文（阅件） •承办性公文（办件） •秘密公文 •机密公文 •绝密公文 •特急公文 •急办公文 •常规公文  公文的种类 命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通 报、报告、请示、批复、函、会议纪要等 《国家行政机关公文处理办法》 （13种） 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、 请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 《中国共产党机关公文处理条例》 （14种）  公文的种类 文种共27个 相同：9个 不同：9个 决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、 会议纪要； 属党的机关的5个：公报、指示、决议、条例、规定； 属行政机关有4个：命令（令）、议案、通告、公告 由于这18个文件是党和国家在公 文管理法规中明确规定的，一般 称为法定文种。 法定文件  公文的文体、格式 02  公文的文体：公文的表达方式 公文的用纸规范 三种 表达方法 0102 03 说 明叙 述 议 论  公文格式的组成要素 01发文机关标识（版头、红头） 02公文份数序号 03发文字号 04密级 05签发人（主要用于请示） 06标题 07主送机关（内发可省略） 08正文 09附件 10发文机关署名 11成文日期 12印章 13附注 14主题词 15抄送单位 16印刷机关和印刷时间  公文格式示例 0000123 机 密 23年 XX省教育厅文件 浙教〔 2023 〕2号 ————————————————————————————— XX省教育厅关于省教育厅关于XXX的通知的通知 各市教育局： × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × 特 急  公文格式示例 各市教育局： × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×。 一、 × × × × × × × × × × × ×。 （一）、 × × × × × × × × × ×。 1、 × × × × × × × × × × × 。 （1）、 × × × × × × × × × ×。 ①、 × × × × × × × × × × 。 ②× × × × × × × × × × × ×× × × × × × × × × × × ×× × × × ×× × × × × × ×。 附件：1. × × × × × × × × × 2. × × × × × × × × × XX省教育厅 二○二三年十月十三日  公文格式规范 公文格式的具体项目 发文机关标识、发 文字号、签发人 眉首：（文头，在 红色反线上方） 印制份数顺序号 密级和保密期限、 紧急程度  公文格式的具体项目 01公07文份数顺序号 7位数（机密、绝密件才标注） 02密级07和保密期限 秘密、机密、绝密、年份 03紧急程度 特急、急件；（电报：特提、特急、加急、平急） 04发文机关标识 《XXX人民政府文件》 05发文字号 发文机关代字：（沪府发）, 年份〔 1998〕,序号（联合行文只标 主 办机关的发文字号） 06签发人 只有上行文才标注，（请示应在附注处注明联系人姓名和电话）  公文格式示例 0000123 机 密 20年 上海市人民政府文件 沪府发〔 2023 〕2号 ————————————————————————————— 上海市人民政府上海市人民政府 关于关于的通知的通知 各区县（自治县、市）人民政府： × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × 特 急  公文格式示例 上海市人民政府文件 沪府文〔〔2023〕〕3号 签发人：某某某 上海市人民政府上海市人民政府 关于关于× × × × × 的请示的请示 国务院国务院： × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × _________________________________________ _________  公文的主体 标 题 01 主送机关 02 正 文 03 附 件 04 发文机关 05 成文时间 06 印 章 07 附 注 08  标题、主送机关和公文正文 主送机关 （全称或规范化简称、统称） 02 注：通告、公告等属周知性的 公文，无主送单位 。 标 题 （位于红色反线空两行之下） 01 三要素：发文机关、事由（关 于的）、文种文章的标题除法 规、规章名称可加书名号外一 般不用标点符号。 公文正文 03 首页必须显示正文  附件和成文时间 行政机关公文用汉字党委系统用阿拉 伯数码标识 成文时间 附件是正文内容的组成部分与公文正 文一样具有同等效力。 附 件  示 例 （正文略） 附件：XXX （上海市人民政府印） 二O二三年一月九日 （联系人：XXX 电话：XXXXXX） 主题词：XX XX 请示 抄送：国家发改委，财政 部。 市政府办公厅2023年1月10日印发  公文生效标识和附注 请示、用作上行文的意 见、函需在此处标明联 系人姓名、电话 公文生效标识 公文除会议纪要、以电 报形式发出外均要盖印 章 附 注  版 记 1 2 3 主题词 印发机关和引发日期 抄送机关 除类别词外，最多不 超过5个类别词——类属 词——文种 抄送单位之间用逗号停 顿,结尾用句号 党的机关公文才有份 数  公文的行为规范 03  公文的行文关系 01 隶属（上下级）关系 国务院—上海市人民 政府—闵行区人民政 府—吴泾镇人民政府 02 指导关系 人事部—市人事局— 区人事局 03 平级关系 市人事局—市卫生局 ;区交通局—镇政府 04 不相隶属关系 某大学—区政府  公文的行文方式 纵向行文 —— 横向行文 根据受文对象划分 单独行文 —— 联合行文 根据发文机关划分  公文的行文规则 01依据隶属关系行文的规 则 党政分开行文 02上行文的规则 •要单头主送，不要多头主送 •要逐级行文，不要越级行文 •要向机关行文，不要向领导者个人行文 •请示的行文规则：一文一事不能一文数事  公文的行文规则 03下行文的规则 •按照职权范围行文，部门之间应当经过协 商一致，方可就有关问题向下行文 04联合行文的规则：同级或准同级 •同级政府、同级政府各部门、上级政府部 门与下级政府可以联合行文； •政府与同级党委和军队机关可以； •政府部门和相应的党组织和军队机关可以； •政府部门与同级人民团体和具有行政职能 的事业单位可以  公文中运用数字的规范 成文时间、部分结构层次序数和词、 词组（短语）、惯用语、缩略语、 具有修辞色彩语句中作为词的数字 必须使用汉字 汉 字  公文的语言规范 庄 重 严 谨 简 洁 平 实 规 范 准 确  公文的语言规范 准 确 概念准确，避免歧义； 措词得体，防止误用； 把握分寸，褒贬得当； 前后照应，杜绝矛盾； 细心检查，排除错漏。 举 例 没有能源的开发和交通运输业的发展，工业的发展是不可想象的。01 这些谬论在铁的事实面前是雄辩不了的。02  公文的语言规范 庄 重公文语言必须文雅庄重，严肃认真 把握文体特点，把准 文章语言基调 01 命令、决定、决议——庄重严肃； 法规——讲求严谨、确切、利落。 注意接受心理02 行文——尊重而不阿谀讨好； 下行文——谦和但不失度； 平行文——以诚以礼相待，多商量，不 打官腔，互相尊重。  公文的语言规范 语言简洁明快、干净利落、言简意赅。 •可不可以，请马上批示意见——可否，请即批示 •在处理公务的记录里——在案 •收到了，知道 了——收悉 •为了这个目的——为此 简 洁  公文的语言规范 严 谨 不仅指具体语句的严 谨还包括整篇文章的 结构表达上的严谨 平 实 语言平直自然，通俗 易懂 规 范 讲“普通话”，不说“ 方言”；使用规范的现 代书面语言；正确使 用标点符号  各类公文讲解 04  行政机关公文类型 命 令 议 案决 定意 见通 告通 知 通 报 报 告请 示函 会议 纪要 批 复  命 令 01 02 03 主要使用范围 发布行政法规和重要规章、采取重 大强制性措施、奖励有关人员、撤 销下级机关适当的决定等 有权使用命令的机关 全国人民代表大会的常务委员会、 委员长，国家主席，国务院、国 务院总理，国务院各部委及其部 长、主任，地方各级人民政府和 各级人民代表大会 定 义 法定的领导机关或领导人对下级 发布的一种具有强制性、领导性、 指挥性的公文。  命 令 04 05 06 •任免令：任免国家行政机关的 负责人 •公布令：公布法律法规 •行政令：实施重大强制性措施 •嘉奖令：奖励有突出贡献的人 员或集体 •令的异同（表格） •文头：标题+编号 •正文： •结尾：发文人签名+发文日 期  命 令 写 法 （1）标题：《中华人民共和国国 务院关于发行新版人民币的命令 》（发令机关+主要内容+文种） ,《中华人民共和国主席令》（发 令机关名称或发令人身份+文种） （2）正文特点：内容简短 （3）结尾：由和单位负责执行, 从何时起负责执行等 注 意 （1）是最具有强制性的公文文种， 必须经法定代表人签署。 （2）NO：党的机关、企事业单位、 人民团体  议 案 定 义 01 各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代 表大会常务委员会提请审议事项。 特 点 02 制作主体的法定性：只有各级政府和少数法定机构才可 提出议案 内容的特定性：议案的内容必须在（）职权氛围之内超 出氛围，不予（）接受（）会议期间提出。（各级人代 会）（是重要事项，并且切实可行，才可能获得通过）  议 案 《国务院关于提请审议< 中华人民共和国著作法 （草案）>的议案》 《国务院关于提请审议 兴建长江三峡工程的议 案》 《国务院关于提请王维 刚同志职务任免的议案 》 以行政部门的身份向权 力部门提出建议供人代 会审议、采纳的议案 类 型 立法性议案 任免性议案 决策性议案 建议性议案 03  议 案 注意事项06 写 法 05 结 构 04标题+主送机关+正文（+附件）+签署+成文日期 5.1 标题： •《上海市人民政府关于提请 审议国庆7天假期的议案》 •《关于提请审议修改后国务 院机构改革方案的议案》 5.2 正文： •案据=提出议案的根据 •方案=对提请审议的事项提出 解决的方法 •结束语=“请审议”  决定（指令性 下行文） 01 定 义 对重大事项或重大行动做 出安排、奖惩有关单位及 人员、变更或撤销下级机 关不适当的决定事项的公 文 02 适用范围 行政机关、企事业单位、 人民团体 （凡是有立法 权+决策权的，均可使用） 03 特 点 决策性：体现领导机关的 指挥意志、处理意图、政 治倾向;制约性：体现对决 策内容的不可动摇性，要 求下级机关必须遵照执行  决定（指令性 下行文） 类 型 04 结 构 05 写 法 06 补 充 07 •安排性决定：着眼于工作部署。 •奖惩性决定：奖励决定、惩戒决定 •变更性决定： •标题+主送机关+正文（+附件）+落 款+成文日期 •标题：发文机关+事由+文种 •正文：发文缘由（写明发文意义、 根据、背景。）、决定事项（定义 中的2点） •结尾：提出要求（决定实施日期）  意 见 01定 义 对重要问题提出见解和处理办法的公文（只有“重要问题”，才可以使用“意见”） 发文机关 •上级机关：表明主张，做出计划阐明处理问题的办法和要求 •下级机关：提出工作见解和建议 •平行机关：提出与对方协商的参考性意见 02适用范围 行政机关、企事业单位、人民团体。  意 见 03特 点 针对性 对某个问题提出具体的处理办法，有鲜明的 指向性。 多问性 作为上行文：可报上级机关 作为下行文：可发给下级机关 作为平行文：可送平行机关和不相隶属机关 多属性 作为上行文时，像请示 作为下行文时，像批复 作为平行文时，像函 实施性 作为上行文，使上级了解情况，供决策时参 考 作为下行文时，使下级感到有法可依 作为平行文时，使之感到理由充分，切实可 行  意 见 04类 型 协商性意见 采用信函式格式，较“函”：内容更具体，篇幅更长，主 要针对具体问题提出见解和处理办法 建议性意见采用上行文格式，若经上级机关批转，具有行政约束力。 指导性意见 采用下行文格式，具有行政约束力。  意 见 05写 法标题标题：：发文机关+事由+文种 正文正文：：发文缘由： •开头：发布意见的背景、根据、目的、意义等（上行、平行：充分 说明依据、意义，获取支持和批准； •下行：充分说明依据、意义，便于执行） 末尾末尾：“特提出如下意见” 意见事项意见事项：分条列项，条理清晰（采用大、小标题形式） 结尾结尾：： •上行文：请求批准 •下行文：具体执行的相关事宜 •平行文：帮助和支持  通 告 定 义适用范围通 告类 型结 构 01 02 03 04 05 公布社会各个方面 应当遵守或周知的 事项的公文 行政机关、企事业 单位、人民团体 公 告 制约性通告：带有强 制性的行政措施、以 保证某一事项顺利执 行或处理 告知性公告：不具有 行政约束力、仅供人 们知晓 标题+主送机关+正 文+落款+成文日期  公文的涵义 06 写 法 •发文机关+事由+文种，编号=发布文 号：行政公文：（）《上海市人民政 府关于进一步加强烟草市场管理的通 知》 沪政 [2023] 12号 标 题 •发文缘由、通告事项 正 文 •特此通告 •本通告自发布之日起施行 •本通告自2023年1月1日起施行 结 尾 •发文机关名称 落 款  通 知 定 义01 •用于批转下级机关的公文 •转发上级机关和不相隶属机关的公文 •传达要求下级机关办理 •需要有关单位周知或执行的事项 •任免人员 •=用于批转、转发、传达、任免的下行公文 特 点02 •使用范围最广 •使用频率最高 •时效性强  通 知 类 型03 讲上级机关和不相隶属机关发 来的公文加转发语后转发给其 他机关的通知《国务院办公厅 转发财政部等部门关于推动我 国动漫产业发展若干意见的通 知》（转发机关+原发文单位+ 事由+文种） 转批通知 对下级机关报送的公文 加批 语后转发给其他下级机关的通 知 《国务院批转环保总局 关于太湖水面漂浮物清理方案 的通知》（批转机关+原发文 单位+事由+文种） 转发通知  通 知 类 型03 传达要求下级机关办理需要有关单位周知或执行的通知。传达通知 印发通知：作用在于“公布”。 事项通知：周知：只要求知道，无强制性执行（带有指 示性、规定性，要求无条件遵守） 会议通知：关于召开会议的通知。 任免通知任命+免除 工作人员职务 的通知。（任免权限：省有 权任免的，由省发任免通知。地、市有权的…例：《关于 王维刚任职的通知》）  通 知 结 构04 •标题 •主送机关 •正文（+附件） •落款 •成文日期 写 法05 •标题： 发文机关+事由+文种 主送机关：＜3个时，直接写；≥3 个时，用“，”“、”隔开 •正文： 发文缘由：开头（发布通知的意义、根据）、 结尾 （“现通知如下”） 通知事项： 结尾：本通知自下发之日起施行、请“遵照= 贯彻=参照”执行、特此通知，望认真执行 •附件：批转通知、转发通知、印发通知 均有附件。  通 报 01 定义 02 特点 03 类型 •表彰先进 •批评错误 •传达重要精神或情况 •指导 性 •交流 性 •时效 性 •表彰通报 •批评通报 •传达通报  通 知 04 结 构 标题+主送机关+正文（+附件）+落款+成文日期 正 文 异 同 发文缘由：发文的意义、根据，机关对事件的态度 通报事项：不是新闻报到，也不是文学作品。不要过多描写。 分析：中肯，有说服力 决定：表彰通报、批评通报有而传达通报没有 要求：学习 或 引以为戒；提出指导意见， 以指导全局工作。 通报有表彰先进、批评错误的功能VS决定的表彰与惩处功能  报 告 定 义 01 特 点 02 类 型 03 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 汇报性、陈述性：（表达方式：叙述和说明） 3.1汇报工作报告： 内容（汇报例行工作，成绩经验，问题教训，今后打算，汇报上级交办的事 项的完成情况，进度） 分类：综合报告（多方面的）、专题报告（某一问题） 3.3答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项。 3.2反映情况报告：报告特殊、重大、突发事件，（多运用专题报告的形式） 结 构 04 标题+主送机关+正文+落款+成文日期  通 知 写 法 05 标 题：发文机关+事由+文种 主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门。Only one。如需要呈送其他 机关，应采用抄送形式。 正 文发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。尾：“现将有关情况报告如下” 报告事项： 结 尾：今后工作的意见；对事件原因的总结；特此报告=请审阅=请指正。 •汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训。上级交办的事 项的完成情况，进度。 •反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议。 •答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。 框 架 06 情况+问题+建议；情况+原因+做法  请 示 01定义 •下级机关向上级机关请求指示、批准的公文。 02适用范围 •遇到新问题，无执行依据：说明新问题，提出建议 •遇有困难，无力解决：说明具体困难 •提出拟解决方案：财、物、人 •超越职权范围，无权解决：说明具体问题，提出办法 •意见分歧，难于工作：说明具体分歧，提出建议 03特点 •一事一文：只提出一个事项，解决一个问题 •请批对应：请示——批复，一一对应 •事前行文：不可先斩后奏。 04类型 •求示性请示：要求对请示问题给与指示（态度） •求批性请示：要求对请示问题给与批准、认可（手续）  请 示 05定 义 标题 主送机关 正文+落款 成文日期 附注 06写 法 标题：发文机关+事由+文种（标题中不能出 现：申请、请求，以免重复） 主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上 级业务主管部门。Only one。如需要呈送 其他机关，应采用抄送形式。 正文： •发文缘由：请示的意义、根据或背景 （下功夫） •请示事项：可行性、可操作性 •明确、具体的陈述请示事项 结尾： •求式性请示：无需肯定性要求（例） •求批性请示：提出肯定性要求：“以上要 求，请批准” 附注：联系人姓名、电话。  请 示 06写作要求 •主送一个机关，不可多头主送（防止推 诿，延误工作） •不可直接呈送领导个人， •不可抄送同级或下级机关。 •若单位属双重领导，可主送一个机关， 抄送一个机关。 •逐级请示，不可越级行文。（遇到紧急 情况，必须同时抄送被越过的上级机关） •语气温和谦恭；  批 复 01 定 义 上级机关 答复 下级机关 请示事项的公文 02 特 点 03 类 型 04 结 构 被动性：先有请示，后有批复。被动制发。 针对性：内容（只能针对请示内容，请示什么，批复什么）、机关（只能针 对请示机关，不能针对其他机关。（只能：抄送）） 权威性：有行政约束力，受文机关必须执行。 指示性批复：对请示问题给与指示（态度） 审批性批复：对请示问题给与批准、认可（手续） 批复内容：同意、原则同意、不同意 标题+主送机关+正文+落款+成文日期  通 知 05 写 法 标 题 •发文机关+表态用语+请示机关+ 事由+文种 •发文机关+表态用语+事由+文种 •（主送机关=原发文机关） 正 文 •引语：你单位+请示标题+发文字号+收 悉；批复请示的政策或理论依据 •批复事项：指示性批复：无需批准具体 事项仅给与政策、认识上的解答 •审批性批复: 明确给予答复 a.同意：同意的原因+如何做 b.原则同意：同意的原因+指示性意见 c.不同意:不同意的原因+进行解释疏通 结 尾 •特此批复  函 01含 义 •不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题 、请求批准和答复审批事项，以不相 隶属机关为主送机关的平行文。 •不相隶属机关：在行政组织系统上 没有领导与被领导、在业务系统上， 没有 管辖与被管辖 02特 点 •使用的广泛性：应用于平行机关和不相隶属机关之间 •性质的多属性： a.有的具有：请示性质，可以“请求批准”事项 b.批复性质，可以“答复审批”事项 c.通知、通报性质，可以告知事项、传达情况 •写法的灵活性：原因、篇幅（短小）、内容（单一）、语气（请批函谦恭；批答函 庄重；商洽函亲切 ）  函 0 3 类 型 商洽 函不相隶属机关间商洽工作的函。就问题进行沟通联络、讨论处理某事的意见、 洽谈公务等（特点：无需答复） 不相隶属机关间询问和答复问题的函。询问函—答复函是一一对应的。去函为 问，复函为答。去函的目的明确，复函的回答具体。 问答 函 不相隶属机关间请求批准和答复审批的函。（二者是一一对应）。请批函：向 有关部门请求批准的函；批答函： 向有关部门批复、回答事项的函 请批函、批答函 0 4 结 构 标题+主送机关+正文+落款+成文日期  函 0 5 写 法 •《国务院办公厅关于同意成立奥林匹克运动会 组委会的复函》 •《人事部关于人事调动的函》 •《关于人事调动的函》 •去函（无论商洽函、询问函、请批函都要说 明发函背景、根据和意义。） •复函（无论答复函、批答函，都要有引语） 标 题 正 文 写 法 •你单位+来函标题+发文字号+收悉  通 知 0 6 正 文 函事项 复 函 结 尾 去函：说明具体事项、商谈事宜、通报信息、要求解决的问题等 回答相应的问题。（如果无法回答，应加以解释） 礼节性的尾语。 •商洽函：“不知贵方意见如何，请函告”、 “望大力协助，盼复” •询问函：“请速回复”、“盼复”、“请予复函 •请批函：“请审查批准”、“当否，请审批” •答复函、批答函：“特此函复”、“专此函告” 0 7 函的格式信函式格式——文件式格式：行政公文  会议纪要 1定 义 •可上：报告会议精神 •可平：与不相隶属机关联系 •可下：指导工作 •会议纪要：总结性文件——会议记录： 原始记录 2特 定 •纪实性：基点 •提要性：提炼会议要点、总结会议 情况、概括会议精神 •指导性：其议事事项，一经下发， 便具有权威性。 3类 型 •情况会议纪要——议定事项会议纪要 4结 构 •标题+成文日期+正文  会议纪要 5写 法 标 题 正 文 结尾：提出希望、号召对会议 进行评价+对会议主持单位表 示感谢 会议概况：简要概括会议情 况（类似导语） 会议事项：陈述会议主要精 神、讨论具体问题、交流的 经验、提出的意见、领导的 指示、今后的任务与决定事 项等  WR IT IN G A N D PR O C E SSIN G O F O FFIC IA L DOCUMENTS 谢谢大家 欢迎提问！ ‖公文的定义、特点、作用、分类 ‖ 公文的文体、格式 ‖ 公文的行文规范 ‖ 各类公文详解 ‖ 讲述人：某某某日期：20××.××.××