螺钉项目管理手册

泓域/螺钉项目管理手册 螺钉项目 管理手册 xx有限公司 目录 一、 实施定性风险分析 4 二、 规划风险管理 6 三、 管理沟通 7 四、 项目沟通管理概述 18 五、 项目整体管理概述 19 六、 制订项目管理计划 20 七、 公司简介 27 八、 产业环境分析 28 九、 行业面临的机遇与挑战 29 十、 必要性分析 32 十一、 进度规划方案 33 项目实施进度计划一览表 34 十二、 项目经济效益 35 营业收入、税金及附加和增值税估算表 36 综合总成本费用估算表 37 利润及利润分配表 39 项目投资现金流量表 41 借款还本付息计划表 44 十三、 投资估算及资金筹措 45 建设投资估算表 47 建设期利息估算表 47 流动资金估算表 49 总投资及构成一览表 50 项目投资计划与资金筹措一览表 51 一、 实施定性风险分析 风险的分析活动就是对被识别的风险的两个特征进行评价：风险发生的概率和发生风险后对项目产生的影响。根据评价的手段和方法，风险分析有风险定性分析和风险定量分析两个过程。其中，定量分析是在定性分析的基础上进一步的量化。而通常在项目运作过程中，运用最普遍的还是定性分析，所以本文着重讲解风险定性分析。 所谓定性分析，就是对这两个因素进行定性的判别，这大都是一种主观性的活动。 风险概率是指风险发生的可能性。风险概率一般可以分为极高、高、中等、低、极低五个等级。对风险概率通常可以用三种方式进行描述：百分比、自然语言、数字等级。 百分比描述相对精确，如某风险发生的概率是30%或者80%；—般来说，风险概率必须大于0，否则风险不可能发生，也同时必须小于100%，否则就是一个既定要发生的事实，不是风险。 自然语言则用简洁平实的语言对风险概率进行描述，如极不可能、不太可能、可能、非常可能、几乎肯定等。 数字等级则采用连续的整数对风险从极低到极高进行进一步的细分。如“1级”代表概率最低，“5级”代表概率最高，或者反之也可以，只要预先定义好即可。 风险影响是指风险一旦发生后，对项目产生负面后果或损失的估计，它反映的是一种严重程度。描述风险发生后的影响可以采用类似于风险概率的描述方法，以数字等级排序（1到10）或者用自然语言排序（极低、低、中、高、极高）。 一般通过一个“转换表”，把风险的后果描述和风险影响数值排序进行对应关联。表9—5所示的例子非常直观地列出了风险发生后的损失及对应的影响级别。 除了财务上能够准确度量的风险后果外，项目的其他一些因素也可以作为风险影响估计的参照，并且制定出相关的转换表，这些因素可以是成本、人力资源、进度、质量、技术等。 我们通过评价风险的“发生概率”和“影响”，就可以确定我们需要关注哪些风险，是关注那些“发生概率高的”还是关注那些“影响程度大的”，这应该综合考虑。一般来说会定义：风险值=概率x影响。风险值是对风险进行排序的主要依据，即风险值高的风险，被列为优先考虑的风险，反之亦然。 在经过了充分的风险识别和风险分析以后，项目组可以获取一个经过排序的风险清单，称为“风险排序表”。 风险排序表通常包括风险的优先顺序（以风险值从高到低排序）、风险描述、风险概率、风险影响和风险值。风险排序表是一个需要动态维护的表，即随着项目进展到不同的阶段（计划、执行、监控和收尾等），需要实时地根据最新情况进行更新。 二、 规划风险管理 项目风险管理计划的目的是定义项目的风险管理过程，确定项目风险管理活动所用的方法和标准，为各项活动分配相应的资源，明确各项活动的人员角色和责任。项目风险管理计划是项目实施风险管理活动的指导性文件。一般来说，它往往融合在项目的整体管理计划当中。一个组织往往有统一的风险管理策略和方法，虽然项目内容不同，但是项目的风险管理计划却可能相同或相近。 风险管理计划的内容包括两大部分：一部分是项目风险管理的过程计划，也就是约定项目如何实施风险管理活动；另一部分则是针对具体的项目风险所作的分析，应对和监控活动的内容。如果项目所处的环境变化很快，风险管理的内容也会需要经常更新和变化，我们建议两个部分采用各自独立的文档。第一部分是相对稳定的风险管理计划，第二部分是记录和跟踪项目风险内容，是经常需要更新的文档。 三、 管理沟通 管理沟通是项目中沟通活动的主要实施过程。根据目的的不同，它主要包括两大类活动： •获取项目的实施状态信息。 •分发项目的实施绩效报告。 这一方面可以有效地促进项目内部各方协作，另一方面则是让管理者及项目干系人真实而准确地了解项目实施状态，判断项目是否处于正常的轨道，以便及早发现和解决问题。 在具体实施当中，根据信息发送的内容、目的和发送对象可以选择各种不同的沟通方式，并且还会经常组合应用各种方式。虽然项目沟通可以以正式的和非正式的两种方式进行，但沟通管理计划中的预定活动几乎都是正式的沟通模式，其中又以书面沟通和多对多的会议沟通为主。 （一）正式沟通的模式 项目成员为了完成项目工作，在明确规定的组织系统内部进行沟通和协调工作，这种沟通是通过一种正式的明确的渠道进行的。在这个过程中，信息发送者和接收者并不一定直接交流，中间可能要经过某些人的转发，这就形成了一定的沟通渠道和沟通网络。同样，沟通的结构形式也会对沟通的效率产生影响。 （二）正式的书面沟通 这是项目中最广泛存在的沟通形式。例如，项目在实施过程中所产生的各种文档，既包括有关产品工程活动的结果，诸如产品规格、设计文档等，也包括项目管理活动所产生的文档，诸如项目章程、项目计划、反映项目实施状态的绩效报告等。这些文档的目的之一就是传递某种信息。之所以把它定义为正式的书面文档，是因为它们还代表着某种约定和承诺，也可以说担负了“某些管理职能”。 在使用文档这种书面的沟通形式的时候，应该注意以下几点： •必须事先约定统一的“符号系统”，这样就使得沟通双方在提供和获取信息的表示形式上达成一致，避免信息传递偏差。 •使用事先约定的文档模板。模板的作用除了使文档看起来统一而美观外，更重要的目的是使沟通双方在沟通前对要沟通的内容和展现形式达成双方认可的约定和默契，这将非常有助于提高后续沟通活动的有效性和实施效率。 •表述上应该使用简练而准确的语言和文字，避免传递“非字面因素”以外的信息。因为后者非常容易产生不同人在理解上的差异，从而在项目中造成混乱，引起不必要的麻烦。 •正式的书面沟通主要用于项目中的约定、承诺和可预测的信息发布。采取的实施方式通常表现为文档，例如利用MSOffice系列的Word、Excel和PowerPoint所产生的书面文档，有时还需要事先约定这些文档存放的地点和更新的过程，因为它们体现了某种管理作用，必须方便项目团队获取和使用。这就是项目整体管理中所提到的配置管理的作用。 •随着信息技术的渗透，也有很多组织采用基于Web的信息创建和发布。例如，建立组织内部统一的项目管理信息系统，所有需要的信息都可以从Web上获取，信息的录入也是通过Web。这样做会大大降低实施项目管理后引入的额外成本，而同时又能够创造管理效益，提高项目管理的投资回报率。 （三）会议沟通 在项目实施当中，经常会利用会议的形式来实现和促进项目团队就一个特定主题进行充分沟通和交流。从沟通原理上来说，这种形式大多表现为一对多或者多对多的沟通。根据会议目的的不同，通常会有三种不同的会议沟通类型：项目状态评审会议、项目问题解决会议、项目技术评审会议。 按照会议沟通的参与方来划分，会议沟通可以划分为项目内部会议和项目干系人两种。前者在更多意义上是一种内部的集体决策或者交流，后者则更多地体现在调和干系人之间的不同诉求和矛盾之上。 1、项目状态评审会议 项目状态评审会议定期对项目当前的实施状态进行汇报，分析和总结当前项目的状态是否正常，引入高层管理者和干系人来了解项目的真实情况并帮助解决部分问题。这种会议的形式很多，但都是周期性进行，并且事前就作好详细的会议计划。会议大都是一对多的沟通形式，追求实施效率。会议根据汇报的内容和层次选择不同的参与者和实施周期。例如：对项目组内部的状态评审可以每周进行，这就是通常所说的“周例会”。内容主要包括： •上阶段原计划的工作完成情况。 •工作出现的偏差，导致偏差产生的原因以及应对策略。 •评估风险状况，识别新出现的风险。 •综合考虑当前状态，从而预测项目工作的发展趋势，判断是否需要变更。 •下阶段的工作计划。 对项目的高层领导，则可能每月进行一次较正规的项目评审会，主要内容包括： •项目总体目标的完成情况。 •和项目的基准计划之间存在的偏差，偏差产生的原因和解决办法。 •对项目工作未来的发展进行预测。 •项目遇到的问题和风险。 •需要的干系人支持。 每个组织应该为这种会议作好通用的会议模板。 2、项目问题解决会议 当项目出现严重影响进展及危害实现预定目标的问题时，需要立即召开问题分析和解决会议。这种会议大都是事件驱动的，并根据问题的大小和严重程度，有选择地邀请所涉及的干系人。一般在会议之前几天内才发出会议通知和会议的详细进程安排。为了保证会议进行的相对有效，需要在会议前就把项目所出现问题的相关信息通知会议参与者，以便参与者可以事先做些准备。一般情况下，该种类型会议会有如下的内容和进度安排： •描述和说明项目存在的问题。 •分析问题产生的根源。 •提出可行的问题解决方案。 •制订详细的问题解决实施计划，并明确责任人和进度要求。 •判断是否出现项目变更要求。 这种会议在问题分析和寻找解决方案的过程中，经常会采用“头脑风暴”来寻找答案。所以，它是一种典型的多对多的沟通形式。会议的组织者这时候需要承担起协调和组织作用，避免“思维过度发散”从而造成“偏离主题”，否则会极大地降低会议的效率。 3、项目技术评审会议 项目中存在着大量需要集体讨论和决策的技术问题，可以通过技术评审会议来完成。同时，技术评审也是实施产品质量控制的一种有效手段。在大多数情况下，技术评审会议是一种事先计划好的，有明确目标和目的的会议。会议主要针对产品的某一技术文档进行评审。由于技术文档本身的内容具有一定的深度，需要参与者保持较好的精神状态才能有效地实施所要求的“脑力劳动”，所以对技术评审会议非常注重实施的过程要求。 首先，要求组织者提前将技术文档发给参与者。这样参与者可以有充足的时间来了解有关的背景知识。一个很好的建议是：技术文档的作者可以举行一个小型的介绍会议，以帮助参与者更快速而准确地理解，提高效率。总之，如果仅仅在会议进行当中才开始逐步理解文，档的内容将是极其低效率的，而且不会产生好的效果。 其次，在会议进行过程中要特别注意控制会议的实施进程。技术评审会议需要大量的“脑力活动”，这种活动实施的效果和精神状态有着直接的关系。研究表明，人脑保持精神集中的持续时间在1小时左右，所以我们经常发现过长的技术评审会议会在会议的后半程中有效性大大地降低。我们建议会议时长不超过1个小时，必要的话将其分解成多个小型的会议来进行。 最后，会议会对被评审的技术文档产生大量的修改建议，这些建议必须被有效地记录，以便于后续的跟踪活动来确保会议所体现的效果。 （四）非正式沟通活动 除了正式的沟通活动外，项目中间还存在着大量的非正式沟通活动。这些非正式沟通活动并不局限于某种传播形式，它既可以通过口头形式，也可以通过书面形式，但有着共同的特点： •没有事先的计划，经常属于突发性的需求，且大多是一方产生的需求。 •双方在沟通前并没有就沟通的范围、内容和所使用的“共同语言”达成一致，经常会产生理解上的“偏差”，所以经常不是很有效率。 •传播的内容可能非常广泛，也不具有正式沟通中所体现的“约定”和“承诺”，所以其产生的作用不可预测。 •非正式沟通往往伴随着人际关系的目的，所以经常用于和人力资源管理相关的活动