初识PowerPoint 2010

1.1.1为什么要用 PowerPoint初识 PowerPoint 2010PowerPoint 是行业办公方面应用最为广泛的软件，但很多人会问：使用 PowerPoint 软件制作出来的效果并不比专业软件制作的效果强，那为什么越来越多的人都选择使用 PowerPoint 软件呢？原因主要有以下几个方面。效率最高的软件：PowerPoint 是现在动画制作效率最高的多媒体，因为使用 PowerPoint 为不同内容设置相同文本格式和动画时，可直接通过幻灯片母版或使用格式刷快速设置相同的效果，提高制作的效率。成本最低的软件：现在使用 PowerPoint 软件制作演示文稿、动画等已被越来越多的客户接受与认可。因为使用 PowerPoint 软件制作速度快，花费时间少，制作成本比其他软件低。应用最广的软件：PowerPoint的应用领域正呈爆炸式增长，政府、企业、团体、个人等都在使用。PowerPoint 在工作总结、项目介绍、会议会展、项目投标、项目研讨、工作汇报、企业宣传、产品介绍、咨询报告、培训课件以及竞聘演说等方面发挥着重要作用。修改最容易的软件：使用 PowerPoint，还有一个好处就是容易修改，用户可根据需要随时对制作的演示文稿进行修改。演示最方便的软件：使用 PowerPoint 制作的演示文稿演示非常方便，根据不同的需要选择不同的演示方式，可自动、手动播放，可用鼠标、键盘操作，可在电脑里对着客户面对面沟通，可投到幕布上向众多观众介绍，还可以发到邮箱里让客户自由浏览。互动性最强的软件：使用 PowerPoint 制作的演示文稿，最大的一个特点就是互动性强。它强调与观众间的互动，使观众融入其中，营造一个良好的氛围。1.1.2PowerPoint在办公方面有什么作用随着电脑的不断普及，PowerPoint 在行业办公方面应用越来越广。它是制作公司简介、会议报告、产品说明、培训计划和教学课件等演示文稿的首选软件，深受广大用户的青睐。PowerPoint 在行业中各部门的应用介绍如下。人力资源部：招聘、培训和员工考核标准等都可以通过 PowerPoint 制作的演示文稿来完成。它既能清楚地展示出要培训的内容，又能吸引员工的注意力提高讲解效果，如图 1-1 所示。行政部：使用 PowerPoint 来记录会议要点，不仅可用动态的幻灯片来辅助开会，而且还能打破沉闷的会议气氛，如图 1-2 所示。图 1-1“礼仪培训”演示文稿图 1-2“年终会议”演示文稿销售部：销售计划、销售报告等都可用 PowerPoint 制作成演示文稿，这样不仅能使传递的内容形象化、直观化，还能让演示文稿中的内容以动态的方式展现，吸引大家的注意力，如图1-3所示。策划部：策划方案的内容都很多，如果将其制作成 Word 文档，查阅起来比较麻烦，而且阅读性不强。但将其制作成演示文稿就会达到截然相反的效果，不仅浏览起来非常方便，而且还能以动态的形式展示想法，让你的策划方案脱颖而出，如图 1-4 所示。图 1-3“销售统计”演示文稿图 1-4“推广方案”演示文稿宣传部：产品、公司形象宣传以及企业文化建设等都离不开生动活泼的宣传手段，使用PowerPoint 制作的演示文稿集文字、图形、动画、声音于一体，可以使宣传画面生动活泼，是理想的宣传手段，如图 1-5 所示。国家机关：PowerPoint 在国家机关部门也发挥着重要作用，使用 PowerPoint 制作的演示文稿可进行各种活动、知识、法规的宣传，如制作交通安全宣传等演示文稿，如图 1-6 所示。图 1-5“新品上市宣传”演示文稿图 1-6“交通安全宣传”演示文稿1.1.3演示文稿与幻灯片之间是什么关系演示文稿由“演示”和“文稿”两个词语组成，这说明它是用于演示某种效果而制作的文档，其主要用于会议、产品展示和教学课件等领域。演示文稿是由多张幻灯片组成的，而演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。演示文稿和幻灯片之间是说明与被说明的关系。如图 1-7 所示为演示文稿。如图 1-8 所示为幻灯片。图 1-7演示文稿图 1-8幻灯片1.1.4“好”的演示文稿应该是怎样的很多人都会制作演示文稿，但什么样的演示文稿才算“好”呢？“好”的演示文稿并不是想象出来的，需要制作者长时间地积累经验和不断摸索、学习。“好”演示文稿不仅从字体的搭配、配色等方面都能清晰易读，而且整个演示文稿的主题要明确、设计风格要符合主题、动画要适宜，不能喧宾夺主，且能给人一种视觉冲击力。如图 1-9 所示为“好”演示文稿所具备的条件。图 1-9“好”演示文稿具备的条件1.2认识 PowerPoint 2010PowerPoint 2010 是 Office 2010 办公软件的组件之一，要想使用 PowerPoint 制作出漂亮的演示文稿，就必须先对 PowerPoint 2010 有所了解。1.2.1启动与退出 PowerPoint 2010在使用 PowerPoint 2010 制作演示文稿前，必须先启动 PowerPoint 2010。当完成演示文稿制作后，不再需要使用该软件编辑演示文稿时就应退出 PowerPoint 2010。1启动 PowerPoint 2010启动 PowerPoint 2010 的方式有多种，用户可根据需要进行选择。常用的启动方式有如下几种。通过“开始”菜单启动：单击“开始”按钮，在弹出的菜单中选择【所有程序】/【MicrosoftOffice】/【Microsoft Office PowerPoint 2010】命令即可启动。通过桌面快捷图标启动：若在桌面上创建了 PowerPoint 2010 快捷图标，双击图标即可快速启动。技技 巧巧 点点 拨拨为 PowerPoint 2010 创建桌面快捷图标在“开始”菜单的 PowerPoint 2010 启动选项上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【发送到】/【桌面快捷方式】命令，即可在桌面上创建快捷图标。2退出 PowerPoint 2010当制作完成或不需要使用该软件编辑演示文稿时，可对软件执行退出操作，将其关闭。退出的方法是：在PowerPoint 2010 工作界面标题栏右侧单击“关闭”按钮PowerPoint 2010。或选择【文件】/【退出】命令退出1.2.2PowerPoint 2010 工作界面启动 PowerPoint 2010 后将进入其工作界面，熟悉其工作界面各组成部分是制作演示文稿的基础。PowerPoint 2010 工作界面是由标题栏、“文件”菜单、功能选项卡、快速访问工具栏、功能区、“幻灯片/大纲”窗格、幻灯片编辑区、备注窗格和状态栏等部分组成，如图 1-10 所示。“文件”菜单功能区快速访问工具栏标题栏功能选项卡“幻灯片/大纲”窗格幻灯片编辑区状态栏图 1-10PowerPoint 2010 工作界面备注窗格PowerPoint 2010 工作界面各部分的组成及作用介绍如下。标题栏：位于 PowerPoint 工作界面的右上角，它用于显示演示文稿名称和程序名称，最右侧的3 个按钮分别用于对窗口执行最小化、最大化和关闭等操作。“撤销”按钮和“恢复”按钮快速访问工具栏：该工具栏上提供了最常用的“保存”按钮、，单击对应的按钮可执行相应的操作。如需在快速访问工具栏中添加其他按钮，可单击其后的 按钮，在弹出的菜单中选择所需的命令即可。“文件”菜单：用于执行 PowerPoint 演示文稿的新建、打开、保存和退出等基本操作；该菜单右侧列出了用户经常使用的演示文档名称。功能选项卡：相当于菜单命令，它将PowerPoint 2010 的所有命令集成在几个功能选项卡中，选择某个功能选项卡可切换到相应的功能区。功能区：在功能区中有许多自动适应窗口大小的工具栏，不同的工具栏中又放置了与此相关的命令按钮或列表框。“幻灯片/大纲”窗格：用于显示演示文稿的幻灯片数量及位置，通过它可更加方便地掌握整个演示文稿的结构。在“幻灯片”窗格下，将显示整个演示文稿中幻灯片的编号及缩略图；在“大纲”窗格下列出了当前演示文稿中各张幻灯片中的文本内容。幻灯片编辑区：是整个工作界面的核心区域，用于显示和编辑幻灯片，在其中可输入文字内容、插入图片和设置动画效果等，是使用 PowerPoint 制作演示文稿的操作平台。备注窗格：位于幻灯片编辑区下方，可供幻灯片制作者或幻灯片演讲者查阅该幻灯片信息或在播放演示文稿时对需要的幻灯片添加说明和注释。状态栏：位于工作界面最下方，用于显示演示文稿中所选的当前幻灯片以及幻灯片总张数、幻灯片采用的模板类型、视图切换按钮以及页面显示比例等。1.2.3PowerPoint 的视图切换为满足用户不同的需求，PowerPoint 2010 提供了多种视图模式以编辑查看幻灯片，在工作界面下方单击视图切换按钮中的任意一个按钮，即可切换到相应的视图模式下。下面对各视图进行介绍。“幻普通视图：PowerPoint 2010 默认显示普通视图，在该视图中可以同时显示幻灯片编辑区、灯片/大纲”窗格以及备注窗格。它主要用于调整演示文稿的结构及编辑单张幻灯片中的内容，如图 1-11 所示。幻灯片浏览视图：在幻灯片浏览视图模式下可浏览幻灯片在演示文稿中的整体结构和效果，如图 1-12 所示。此时在该模式下也可以改变幻灯片的版式和结构，如更换演示文稿的背景、移动或复制幻灯片等，但不能对单张幻灯片的具体内容进行编辑。图 1-11普通视图图 1-12幻灯片浏览视图阅读视图：该视图仅显示标题栏、阅读区和状态栏，主要用于浏览幻灯片的内容。在该模式下，演示文稿中的幻灯片将以窗口大小进行放映，如图 1-13 所示。幻灯片放映视图：在该视图模式下，演示文稿中的幻灯片将以全屏动态放映，如图 1-14 所示。该模式主要用于预览幻灯片在制作完成后的放映效果，以便及时对在放映过程中不满意的地方进行修改，测试插入的动画、更改声音等效果，还可以在放映过程中标注出重点，观察每张幻灯片的切换效果等。图 1-13阅读视图图 1-14幻灯片放映视图备注视图：备注视图与普通视图相似，只是没有“幻灯片/大纲”窗格，在此视图下幻灯片编辑区中完全显示当前幻灯片的备注信息。技技 巧巧 点点 拨拨通过命令进行视图切换选择【视图】/【演示文稿视图】组，在其中单击相应的按钮也可切换到对应的视图模式下。1.2.4设计个性化的工作界面在 PowerPoint 2010 中可根据个人的工作、生活习惯将工作界面设置成方便操作的界面模式，这样不仅使 PowerPoint 工作界面与众不同，还能大大提高工作效率。定制个性化的 PowerPoint 工作界面包括自定义快速访问工具栏、最小化功能区、调整工具栏位置以及显示或隐藏标尺、网格和参考线等。下面将在打开的空白演示文稿中自定义快速访问工具栏，然后将隐藏的标尺和网格线显示在工作界面中。其具体操作如下：Step0101启动 PowerPoint 2010 的同时打开一个空白演示文稿，单击快速访问工具栏右侧的 按钮，在弹出的菜单中选择“其他命令”命令，如图 1-15 所示。打开“PowerPoint 选项”对话框，在其中选择“自定义”选项卡，在“从下列位置选择Step0202命令”下拉列表框下的列表框中选择“打开最近使用过的文件”选项，单击该选项将被添加到右侧列表中，单击Step0303按钮，按钮，如图 1-16 所示。单击快速访问工具栏右侧的 按钮，在弹出的菜单中选择“在功能区下方显示”命令，返回幻灯片工作界面，此时可看到快速访问工具栏已经位于功能区下方。选择右侧列表中的命令后，单击该按钮，可将其从当前快速访问工具栏中删除。图 1-15选择命令图 1-16添加选项Step0404选择【视图】/【显示】组，选中网格，如图 1-17 所示。和复选框，在幻灯片编辑区中可显示标尺和Step0505Step0606在幻灯片中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“网格线和参考线”命令。打开“网格线和参考线”对话框，取消选中复选框，单击按钮，如图