现代企业秘书实务下1课件

商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务现代企业秘书实务( (下）下）下）下） 秘书培训资料秘书培训资料 1  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 目录目录目录目录    ¨时间管理和旅行时间管理和旅行 ¨会议安排会议安排 ¨信息管理信息管理 ¨人际交往人际交往 2  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行五、时间管理和旅行 时间管理时间管理 ¨时间管理是效率的保障。时间管理是效率的保障。 ¨爱迪生说：爱迪生说：“世界上最重要的东西是时间。世界上最重要的东西是时间。” ¨马马克克思思说说：：“可可支支配配的的时时间间，，就就是是财财富富本本身身。。 ”  3  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作    ¨1、、     开门前后：开门前后：         a、取邮件报纸、取邮件报纸              b、开门，定格观看办公室（有，无）、开门，定格观看办公室（有，无）         c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器 4  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作 1、、   2、、  常规工作：（迅速按优先顺序排列）常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒、查阅日志（准备、提醒-----）） B、、处处理理邮邮件件、、来来件件（（拆拆封封、、分分类类、、呈呈送送、、发发出出邮邮件件---- -）） C、聆听上司指示（笔记、聆听上司指示（笔记----）） D、接打电话、收发传真、电子邮件、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订）打印、装订） F、接待访客、接待访客    G、安排会议、约会、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票） 5  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作 1、、    3、、 日志项目：（当日必完成）日志项目：（当日必完成） A、为上司、为上司——外出，会议，会客等（准备，参与外出，会议，会客等（准备，参与--结束）结束） B、为自己、为自己——外出，会议，会客等（准备，参与外出，会议，会客等（准备，参与--结束）结束） 2、、   4、新增内容：、新增内容：        （立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱）（立即调整先后次序，张而有序，忙而不乱） A、新加工作、新加工作——   B、应急工作、应急工作——   C、突发事件、突发事件—— 6  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作秘书一天的工作 ¨5、关门前后：、关门前后： A、查看日志（提醒上司，自己清晰）、查看日志（提醒上司，自己清晰） B、回顾当日（是否结束，加班否）、回顾当日（是否结束，加班否） C、、离离前前必必做做（（清清理理办办公公桌桌，，存存放放信信息息，，关关闭闭机机 器，器，               切切断断电电源源，，保保密密检检查查，，柜柜屉屉上上锁锁，，关关窗窗 关门）关门） 7  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 秘书：化平凡为伟大秘书：化平凡为伟大秘书：化平凡为伟大秘书：化平凡为伟大 每日记录，一周统计，周志显示：每日记录，一周统计，周志显示： 接电话接电话500次，打电话次，打电话380次，接访客次，接访客70位，做文位，做文 件件36份（份（5万字），万字）， 出外访出外访17家，参加会家，参加会14个，处理事务个，处理事务68件件------ 再加入分析、评价，送交上司再加入分析、评价，送交上司   结论：结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，自己小结获鼓舞，上司清楚受感动，             加强沟通近感情，平凡工作有伟大加强沟通近感情，平凡工作有伟大 8  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 如何管理时间如何管理时间如何管理时间如何管理时间    ¨明确目标明确目标 ¨建立计划，写成清单建立计划，写成清单 ¨设定先后顺序，分清轻重缓急设定先后顺序，分清轻重缓急 ¨遇事马上做，现在就做遇事马上做，现在就做 ¨第一次就做好，次次做好第一次就做好，次次做好 ¨专心致志，不要有头无尾专心致志，不要有头无尾     ¨ 珍惜今天，当日事当日毕珍惜今天，当日事当日毕  ¨养成整洁和有条理的习惯养成整洁和有条理的习惯    ¨养成快速的节奏感养成快速的节奏感  ¨设定完成期限设定完成期限 ¨善用零碎时间善用零碎时间 9  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 如何管理时间如何管理时间如何管理时间如何管理时间             ABCD法则：法则：                                         急迫急迫                                          ¨先做先做A  既重而急既重而急 ¨次做次做B  重而不急重而不急 ¨再做再做C  急而不重急而不重 ¨不做不做D  不重不急不重不急                            重要重要 A BD C 10  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 如何制定计划如何制定计划如何制定计划如何制定计划 行行动动计计划划和和时时间间表表——是是用用于于管管理理时时间间和和任任务务的的 文件，包括：文件，包括： ¨ 任务的名称和摘要；任务的名称和摘要； ¨ 衡量进度的目标、最终期限和阶段任务；衡量进度的目标、最终期限和阶段任务； ¨需要来完成该工作的物质资源的信息；需要来完成该工作的物质资源的信息； ¨任务的分配任务的分配——已经分配特定任务的人员和已经分配特定任务的人员和                               部门的细节；部门的细节； 11  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 如何制定计划如何制定计划如何制定计划如何制定计划 ¨意外情况的处理意外情况的处理——万一有时间拖延如何处万一有时间拖延如何处                                     理，例如设备发理，例如设备发 生故障生故障 ¨  进展信息报告进展信息报告——报告何人、何时和怎样报告何人、何时和怎样                                      报告报告 ¨监督和管理监督和管理——何人、如何监督工作的进展何人、如何监督工作的进展                               和质量；和质量； ¨当目标实现时，有明确的标记的方法，例如当目标实现时，有明确的标记的方法，例如                                在方框打勾在方框打勾 12  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 如何进行日志管理如何进行日志管理如何进行日志管理如何进行日志管理 日志管理要做到：日志管理要做到： ¨ 输入会议的完整准确的信息，最终期限等，输入会议的完整准确的信息，最终期限等，      立即标上开始和结束的时间立即标上开始和结束的时间 ¨ 在每月或年的开始，输入固定的会议，约会在每月或年的开始，输入固定的会议，约会 ¨在一周的开始和一天的开始查看日志，及时在一周的开始和一天的开始查看日志，及时      更新更新 ¨需要取消时，清楚和立即输入取消记号。需要取消时，清楚和立即输入取消记号。 ¨安排隔开假日安排隔开假日 13  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 如何安排旅游如何安排旅游如何安排旅游如何安排旅游 ¨计计划划：：包包括括 日日期期、、时时间间、、地地点点、、交交通通工工具具、、具具 体工作和活动、相关信息、联络方法体工作和活动、相关信息、联络方法 ¨交交通通工工具具：：包包括括选选择择、、如如何何订订票票、、再再确确认认以以及及 国际旅行中的国际时差换算国际旅行中的国际时差换算 ¨ 订宾馆：包括宾客要求、选择、确认订宾馆：包括宾客要求、选择、确认 ¨办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件 14  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 六、会议安排六、会议安排六、会议安排六、会议安排 ¨会前筹备会前筹备 ¨会中职责会中职责 ¨会后任务会后任务 15  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议安排会议安排会议安排会议安排————会前筹备工作：会前筹备工作：会前筹备工作：会前筹备工作： ¨ 确确立立议议题题：：（（多多由由领领导导定定））主主题题、、内内容容、、时时间间、、会会期期、、 方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。 ¨选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 ¨发送请柬和通知。发送请柬和通知。 ¨ 准准备备资资料料 ：：会会议议日日程程、、各各类类文文件件、、声声像像资资料料、、广广告告、、 报导、证件类、表格、材料袋等。报导、证件类、表格、材料袋等。 ¨会会务务工工作作：：会会场场布布置置、、设设备备物物资资准准备备、、车车辆辆安安排排、、报报 到登记、餐饮安排、安全保卫等。到登记、餐饮安排、安全保卫等。 ¨经费预算：来源、计划、审批等。经费预算：来源、计划、审批等。  16  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议安排会议安排会议安排会议安排————会中责任会中责任会中责任会中责任 ¨提提前前到到会会，，检检查查设设备备和和安安排排（（设设施施、、座座位位、、标标 签、存衣架等）签、存衣架等） ¨需需要要时时，，实实施施备备用用方方案案（（如如人人员员、、地地点点、、设设备备 等出现意外）等出现意外） ¨ 做做好好迎迎客客、、签签到到工工作作（（迎迎接接佳佳宾宾和和与与会会者者、、办办 理签到手续等）理签到手续等） ¨做做好好会会议议记记录录、、录录音音、、录录象象工工作作（（摘摘要要记记录录、、 详细记录、代表名册等）详细记录、代表名册等） 17  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议安排会议安排会议安排会议安排————会中责任会中责任会中责任会中责任 ¨辅辅助助会会议议正正常常进进行行（（提提供供材材料料、、复复印印，，协协助助主主 持持人人掌掌握握会会场场情情况况、、控控制制会会议议进进程程、、观观注注会会议议 动态、做好联络协调、处理电话应急等）动态、做好联络协调、处理电话应急等） ¨ 安安排排好好会会中中的的后后勤勤服服务务（（会会议议休休息息、、饮饮料料、、用用 餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等）餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等） ¨集集会会议议的的信信息息（（发发新新闻闻、、写写简简报报、、会会议议调调查查、、 反馈等）反馈等） ¨妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等）妥善做好送客工作（购票、车辆、留宿等） 18  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会中责任会中责任会中责任会中责任————会议会议会议会议   简报简报简报简报 ¨目目的的----反反映映会会议议情情况况、、进进程程，，介介绍绍会会议议讨讨论论、、 争争论论的的问问题题，，摘摘录录会会议议发发言言要要点点（（规规模模大大、、会会 期长的常编发简报以交流信息）期长的常编发简报以交流信息） 类别类别--- ¨摘摘要要式式—将将有有代代表表性性、、启启发发性性的的发发言言摘摘录录整整理理，， 让其他组了解。让其他组了解。 ¨ 概概括括式式---根根据据会会议议记记录录分分析析综综合合，，概概括括大大会会、、 小组情况，供阅。小组情况，供阅。 ¨ 综综合合式式---包包容容上上两两式式，，加加上上其其他他，，如如上上级级指指 示、贺信、花絮等。示、贺信、花絮等。 19  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会中责任会中责任会中责任会中责任————简报写作要求简报写作要求简报写作要求简报写作要求 ¨快快---抢抢时时间间，，不不拖拖拉拉，，边边听听、、边边记记、、边边分分析析、、 边整理，满足时限性。边整理，满足时限性。 ¨新新---提提出出新新情情况况、、新新问问题题、、新新经经验验，，引引人人注注 目，满足交流性和指导性。目，满足交流性和指导性。 ¨实实---内内容容真真实实准准确确可可靠靠，，数数字字、、事事实实核核对对清清 楚，不夸大缩小。楚，不夸大缩小。 ¨短短---行行文文简简明明扼扼要要，，开开门门见见山山，，朴朴实实无无华华，， 一语中的一语中的  20  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议会议会议会议   简报简报简报简报 目的目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的 问题，摘录会议发言问题，摘录会议发言     要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）    类别类别--- ¨摘要式摘要式—将有代表性、有启发性的发言摘录整理，将有代表性、有启发性的发言摘录整理，                     让其他组了解。让其他组了解。 ¨ 概括式概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组根据会议记录分析综合，概括大会、小组                     情况，供与会者阅。情况，供与会者阅。 ¨ 综合式综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、                      会中花絮等。会中花絮等。 21  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议会议会议会议   简报写作简报写作简报写作简报写作 ¨快快---抢时间，不拖拉，边听、边记、抢时间，不拖拉，边听、边记、             边分析、边整理，满足时限性。边分析、边整理，满足时限性。 ¨ 新新---提出新情况、新问题、新经验，提出新情况、新问题、新经验，              引人注目，满足交流性和指导性。引人注目，满足交流性和指导性。 ¨ 实实---内容真实、准确、可靠，数字、内容真实、准确、可靠，数字、               事实核对清楚，不夸大缩小。事实核对清楚，不夸大缩小。 ¨ 短短---行文简明扼要，开门见山，朴实无华，行文简明扼要，开门见山，朴实无华，               一语中的，不过千字。一语中的，不过千字。 22  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议会议会议会议   简报例简报例简报例简报例 ¨格式格式---报头报头          XXX会议简报（第会议简报（第X期）期）                XXX会议秘书处编会议秘书处编                XXXX年年X月月X日日 ¨ 正文正文                  XXXXXX（标题）（标题）                 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX                XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ¨  报尾报尾   送：送：XXXXXXX（上级）（上级） ¨             发：与会代表发：与会代表                        （共印（共印XX份）份） 23  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象     会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要 ¨定义定义---按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报                 和下达贯彻执行。和下达贯彻执行。 ¨写作写作---1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。                 2、、突突出出会会议议中中心心，，内内容容概概括括，，有有取取有有舍舍，，有有主主 有次，言语精练。有次，言语精练。                 3、、逻逻辑辑条条理理清清楚楚，，观观点点鲜鲜明明，，不不堆堆砌砌拼拼凑凑，，必必 要时加理论说明。要时加理论说明。                 4、、及及时时印印发发，，作作为为依依据据，，起起到到指指示示、、指指导导、、协协 调、约束作用。调、约束作用。    24  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要 ¨格格式式---列列为为法法定定公公文文，，版版面面编编排排由由版版头头、、本本体体、、版版尾尾 三部分，可不盖公章。三部分，可不盖公章。 ¨  本本体体：：标标题题---公公文文式式或或简简式式（（会会议议名名称称+纪纪要要））         时时间间---标标题题下下写写纪纪要要印印发发时时间间，，署署名名下下写写成成文文时时间间         正文正文---概况：概况：                 会会期期、、会会址址、、主主持持、、参参会会、、议议题题、、结结果果六六要要素素                            主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。     ¨ 结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希                   望、望、  号召号召 ¨签署签署---正文右下方署明主办单位或会议名称正文右下方署明主办单位或会议名称 25  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要 主主体体：：具具体体反反映映会会议议的的主主要要情情况况、、内内容容与与成成果果。。 表达方式有表达方式有: ¨  概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用                      小型会议小型会议                    ¨条块式；规模大，议题多的会根据不同内容条块式；规模大，议题多的会根据不同内容                    分块表达独立意思，或分条列项归纳分块表达独立意思，或分条列项归纳        会议内容，或先块后条混合使用，层次明确会议内容，或先块后条混合使用，层次明确 ¨ 记记录录式式：：有有重重要要讲讲话话时时用用记记录录方方式式构构成成记记要要主主 体体 26  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议安排会议安排会议安排会议安排————会后工作会后工作会后工作会后工作 1、、  收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备收回所有单位（部门）物品（文件材料、设备        文具物品等）文具物品等） 2、、   清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移清洁、检查会议地点、场所（借用还回、移          动恢复等）动恢复等） 3、、  向有关提供帮助者告辞致谢向有关提供帮助者告辞致谢 4、、 结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮、服务、结请帐目（场地、住宿、设备、餐饮、服务、        文具复印费等与预算比较，并检查订金最后结文具复印费等与预算比较，并检查订金最后结        算。现金、支票、信用卡算。现金、支票、信用卡——索要发票凭证）索要发票凭证） 27  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会议安排会议安排会议安排会议安排————会后工作会后工作会后工作会后工作 5、、 会议分析和评估（统计、分析调查、问卷会议分析和评估（统计、分析调查、问卷        等，包含对会议内容、展示、管理、地点等，包含对会议内容、展示、管理、地点        设施、材料、服务等评估）设施、材料、服务等评估） 6、、 整理会议文件材料（如记录的整理、会议整理会议文件材料（如记录的整理、会议        材料的存档）材料的存档） 7、、 编制会议报告、纪要、通讯编制会议报告、纪要、通讯 8、、 进行会议催办和备忘（执行催办会议交办进行会议催办和备忘（执行催办会议交办         决定，整理待做工作表等）决定，整理待做工作表等） 28  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会后工作会后工作会后工作会后工作————会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要 定定义义---按按会会议议宗宗旨旨，，精精练练准准确确记记述述其其要要点点，，以以上上报报和和下下 达达             贯彻执行。贯彻执行。 写作写作---       1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。       2、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次、突出会议中心，内容概括，有取有舍，有主有次             言语精练。言语精练。 3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时       加理论说明。加理论说明。 4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、       约束作用。约束作用。 29  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会后工作会后工作会后工作会后工作————会议纪要格式会议纪要格式会议纪要格式会议纪要格式     列列为为法法定定公公文文，，版版面面编编排排由由版版头头、、本本体体、、版版尾尾三三部部分分，， 可不盖公章。可不盖公章。 ¨本体：本体： ¨标题标题---公文式或简式（会议名称公文式或简式（会议名称+纪要）纪要）         ¨时间时间---标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间        ¨正正文文---概概况况：：会会期期、、会会址址、、主主持持、、参参会会、、议议题题、、结结果果 六六要要素素              主主体体：：具具体体反反映映会会议议的的主主要要情情况况、、内内容容 与成果。与成果。           30  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会后工作会后工作会后工作会后工作————会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要 ¨表达方式有：表达方式有：   ¨概概述述式式；；综综合合原原始始材材料料，，围围绕绕议议题题概概述述多多用用小小 型型会会议议                   条条块块式式；；规规模模大大，，议议题题多多的的 会根据不同内容分块表达会根据不同内容分块表达 ¨独独立立意意思思，，或或分分条条列列项项归归纳纳会会议议内内容容，，或或先先块块 后条混合使用，层次明确后条混合使用，层次明确 ¨              记记录录式式：：有有重重要要讲讲话话时时用用记记录录方方式式构构 成记要主体成记要主体 31  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 会后工作会后工作会后工作会后工作————会议纪要会议纪要会议纪要会议纪要 ¨结结尾尾：：可可用用简简短短、、明明确确、、有有力力的的语语句句提提出出要要求求、、 希望、号召希望、号召 ¨签署签署---正文右下方署明主办单位或会议名称正文右下方署明主办单位或会议名称 32  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 七、信息管理七、信息管理七、信息管理七、信息管理 -国国家家机机构构、、社社会会组组织织、、个个人人从从事事政政、、军军、、经经、、 科科、、技技、、文文、、宗宗等等活活动动中中直直接接形形成成的的对对国国家家、、 社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录 （（行行政政管管理理类类、、经经营营管管理理类类、、科科研研类类、、工工艺艺技技术术 类、法律类、财会金融类、类、法律类、财会金融类、    基建设备类、人事类等）基建设备类、人事类等） 33  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 信息管理信息管理信息管理信息管理 ¨档案特点档案特点--- 1、社会实践中的原始记录；、社会实践中的原始记录； 2、是有条件转化来的文件、是有条件转化来的文件 3、、    来源广泛、内容丰富、形式多样来源广泛、内容丰富、形式多样 ¨档案作用档案作用--- 1、凭证作用；、凭证作用； 2、参考及情报作用、参考及情报作用 34  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 信息管理信息管理信息管理信息管理————档案业务档案业务档案业务档案业务6 6个环节个环节个环节个环节 1、、 收集工作收集工作---获取积累档案的手段，统获取积累档案的手段，统         一管理的措施，力求丰富完整高质一管理的措施，力求丰富完整高质  2、、 整理工作整理工作---按一定原则分类、组合、按一定原则分类、组合、         排列、编号、编目的有序化过程排列、编号、编目的有序化过程 3、、鉴鉴定定工工作作---对对库库存存进进行行鉴鉴别别、、挑挑选选、、 去去 粗取精，最佳优化，发挥价值粗取精，最佳优化，发挥价值 35  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 档案业务档案业务档案业务档案业务6 6个环节个环节个环节个环节 4、、 保管工作保管工作---采取保护措施，妥善管理采取保护措施，妥善管理        延长寿命，加强保密，确保安全延长寿命，加强保密，确保安全 5、、 统计工作统计工作---进行收进、移出、利用数进行收进、移出、利用数        量登记、统计和分析，掌握情况量登记、统计和分析，掌握情况 6、、提供利用提供利用---开发和直接提供档案，为开发和直接提供档案，为       事业服务，达到建档根本目的事业服务，达到建档根本目的 36  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 信息管理信息管理信息管理信息管理————分类分类分类分类 ¨按按字字母母排排列列---以以英英文文姓姓氏氏顺顺序序排排，，同同姓姓再再按按 名的首字，中文按拼音名的首字，中文按拼音             如客户名单李如客户名单李L在前，张在前，张Z在后在后 ¨按按主主题题内内容容---同同类类内内容容的的文文件件归归在在一一起起，，建建 立一个易区分的主题立一个易区分的主题             如建立供应类文件和销售类文件不同主题如建立供应类文件和销售类文件不同主题 ¨按按形形成成时时间间---文文件件形形成成时时间间年年、、月月、、日日的的先先 后，看发展变化后，看发展变化             如将财务发票本按年、月分类如将财务发票本按年、月分类 37  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 信息管理信息管理信息管理信息管理————分类分类分类分类 ¨按按地地区区范范围围---业业务务活活动动以以地地区区更更显显重重要要和和方方 便时，确定地区名便时，确定地区名                如西北分公司、东北分公司如西北分公司、东北分公司 ¨按按数数字字规规律律---按按规规律律用用数数字字给给文文件件编编号号归归档档，， 便于增添和查找便于增添和查找                如人事档案的编号，病历，微机管理如人事档案的编号，病历，微机管理 38  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 信息管理信息管理信息管理信息管理————分类分类分类分类 ¨按按档档案案来来源源---保保持持文文件件形形成成的的来来源源地地的的清清晰晰，， 不随意拆散、搬家不随意拆散、搬家                如市办公厅文件、市经贸委文件如市办公厅文件、市经贸委文件 ¨按载体形式按载体形式---根据档案载体的不同而分类根据档案载体的不同而分类                如纸质类，音像类，电子类，缩微胶卷如纸质类，音像类，电子类，缩微胶卷 ¨综合应用各类综合应用各类，如先时间，后主题，再地区，如先时间，后主题，再地区  39  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 七、人际交往七、人际交往七、人际交往七、人际交往 ¨人际关系人际关系 ¨气质类型气质类型 ¨约哈里窗户约哈里窗户 ¨与同事相处与同事相处 ¨与上司相处与上司相处 40  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 人际关系人际关系人际关系人际关系 ¨人际关系是指人际关系是指在社会活动中，人们相互间所结在社会活动中，人们相互间所结 成的各种关系，也可以说是反映人与人之间心成的各种关系，也可以说是反映人与人之间心 理上的距离。理上的距离。 ¨人际关系图人际关系图 我我 主管主管 朋友朋友 同事同事 家人家人 客户客户 供应商供应商 41  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 促进人际吸引的形式促进人际吸引的形式促进人际吸引的形式促进人际吸引的形式 ¨接近性吸引接近性吸引——空间距离近，见面机会多空间距离近，见面机会多 ¨相似性吸引相似性吸引——处事态度相似，感情融合处事态度相似，感情融合 ¨互补性吸引互补性吸引——满足需要，我无换他有满足需要，我无换他有 ¨报答性吸引报答性吸引——他对你好，报之以琼瑶他对你好，报之以琼瑶 ¨仪表性吸引仪表性吸引——仪表诱人，第一印象好仪表诱人，第一印象好 42  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 气质类型图气质类型图气质类型图气质类型图 过敏 内向外向 稳定 抑郁质抑郁质 （弱型）（弱型） 胆汁质胆汁质 （不可抑制型）（不可抑制型） 粘液质粘液质 （安静型）（安静型） 多血质多血质 （活泼型）（活泼型） 43  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 约哈里窗户图约哈里窗户图约哈里窗户图约哈里窗户图 44  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 情商图情商图情商图情商图 情商 EQ 智商 IQ 怀才不遇型怀才不遇型春风得意型春风得意型 平庸一生型平庸一生型贵人相助型贵人相助型 45  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 与人相处之道与人相处之道与人相处之道与人相处之道 ¨尊重他人尊重他人 ¨感谢他人的帮助感谢他人的帮助 ¨关心他人，提供帮助、配合与支持，表现温情与爱心关心他人，提供帮助、配合与支持，表现温情与爱心 ¨不强加于人，体谅他人不强加于人，体谅他人 ¨谦虚谨慎，戒骄戒躁谦虚谨慎，戒骄戒躁 ¨准确扮演自己的角色准确扮演自己的角色 ¨保持沟通与交流保持沟通与交流 ¨正确对待他人的成绩正确对待他人的成绩 46  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象     与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价   ¨l l   每天上班见了同事，你主动问好，表示致意吗？每天上班见了同事，你主动问好，表示致意吗？ ¨l l   你能细心察觉同事的情感变化，主动询问表示关你能细心察觉同事的情感变化，主动询问表示关           切吗？切吗？ ¨l l 在与同事共同工作时，你采取：齐心协力、漫不在与同事共同工作时，你采取：齐心协力、漫不          精心、推委、拆台？精心、推委、拆台？ ¨l l  同事遇到困难，你是：热心帮助、表面应付、不同事遇到困难，你是：热心帮助、表面应付、不          闻不问？闻不问？ ¨l l  遇到难以分清的工作，你是主动去做，还是推给遇到难以分清的工作，你是主动去做，还是推给          别人？别人？ 47  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价 ¨l l   当你需要同事的帮助，你能礼貌的提出请求吗？当你需要同事的帮助，你能礼貌的提出请求吗？ ¨l l   你认为同事帮助你是应该的，而不需要感谢吗？你认为同事帮助你是应该的，而不需要感谢吗？ ¨l l   同事外出，有访客找他，你能代同事热情接待和同事外出，有访客找他，你能代同事热情接待和 ¨      处理事由吗？处理事由吗？ ¨l l   同事外出，有电话找他，你是怎样接应电话的？同事外出，有电话找他，你是怎样接应电话的？ ¨l l 当你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮当你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮 ¨     兮，还是共同分享？兮，还是共同分享？ ¨l l  你怎样给同事留言和写备忘条？你怎样给同事留言和写备忘条？ 48  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价与同事关系的自我评价 ¨l l      当你取得一些成绩时，你会在同事面前流露、当你取得一些成绩时，你会在同事面前流露、 ¨          炫耀，甚至吹嘘吗？炫耀，甚至吹嘘吗？ ¨l l       对待同事的缺点或毛病，你是看笑话、夸大对待同事的缺点或毛病，你是看笑话、夸大 ¨          喧扬，还是真诚帮助？喧扬，还是真诚帮助？ ¨l l       看到同事取得成绩或上司表扬，你是祝贺、看到同事取得成绩或上司表扬，你是祝贺、 无无 ¨          所谓，还是有些嫉妒？所谓，还是有些嫉妒？ ¨l l       工作中，你能与同事相互切磋、共同商量、工作中，你能与同事相互切磋、共同商量、 交交 ¨         流体会吗？流体会吗？ 49  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）与上司相处之道（一） ¨尊重上司：尊重上司： – 上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人 – 上司承担的责任比你大，向家中长子，既要完成上司承担的责任比你大，向家中长子，既要完成        父母交给的任务又要管理好弟妹，实属不易父母交给的任务又要管理好弟妹，实属不易 1、了解上司工作职责、侧重点，了解性格、爱好、、了解上司工作职责、侧重点，了解性格、爱好、        习惯，调整自己适应他习惯，调整自己适应他 2、体谅上司苦衷，他们担子更重、工作更艰巨、竞争、体谅上司苦衷，他们担子更重、工作更艰巨、竞争 更激烈，也有难与苦更激烈，也有难与苦 50  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）与上司相处之道（一）与上司相处之道（一） 3、对上司的期望值要适当，你无论有多大成绩，在、对上司的期望值要适当，你无论有多大成绩，在 物质和精神方面不苛求物质和精神方面不苛求 4、善为上司保守工作中和私人的秘密，对他忠诚可、善为上司保守工作中和私人的秘密，对他忠诚可 靠是必备的素质靠是必备的素质 5、适时以适当方式与上司沟通、消除误会，表示敬、适时以适当方式与上司沟通、消除误会，表示敬 重，加强感情重，加强感情 6、在公众中给上司留足面子，如艺术的拒绝工作、、在公众中给上司留足面子，如艺术的拒绝工作、 委婉的提出意见委婉的提出意见 51  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 与上司相处之道（二）与上司相处之道（二）与上司相处之道（二）与上司相处之道（二） 提醒自己：提醒自己： –自己是下属，认清角色和地位，上司是指挥，自己是下属，认清角色和地位，上司是指挥， 自己干具体事自己干具体事 –上司常有理，下属被上司斥责是理所应当上司常有理，下属被上司斥责是理所应当 1、、  服从上司，按上司指示办事，不自作主张服从上司，按上司指示办事，不自作主张 2、、  自觉有效地工作，不靠上司监督催促，主动汇自觉有效地工作，不靠上司监督催促，主动汇 报，争取指导报，争取指导 52  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 与上司相处之道（二）与上司相处之道（二）与上司相处之道（二）与上司相处之道（二） 3、、 善待上司的批评指教，能虚心聆听，仔细分析，善待上司的批评指教，能虚心聆听，仔细分析， 认真反思认真反思 4、、 努力学习，提高自己的业务水平和工作能力，作努力学习，提高自己的业务水平和工作能力，作 上司的得力助手上司的得力助手 5、、 不背后议论、指责、嘲笑上司，不讲上司的闲话、不背后议论、指责、嘲笑上司，不讲上司的闲话、 怪话怪话 6、、 工作中的问题不到不得已的时候，不越级汇报和工作中的问题不到不得已的时候，不越级汇报和 处理处理 7、作好工作是应当的，取得成绩也是上司领导的好，、作好工作是应当的，取得成绩也是上司领导的好， 不凌驾于上司之上不凌驾于上司之上 53  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 与上司相处之道（三）与上司相处之道（三）与上司相处之道（三）与上司相处之道（三） ¨了解上司的类型与特性了解上司的类型与特性 1、喜欢独断专行，不相信部属、喜欢独断专行，不相信部属 2、见机行事，变化多端、见机行事，变化多端 3、总爱指责别人，不严以律己、总爱指责别人，不严以律己 4、爱管小事、闲事，唠叨不停、爱管小事、闲事，唠叨不停 5、无主见，摇摆不定、无主见，摇摆不定 6、草率粗心，大事小事不过问、草率粗心，大事小事不过问 7、脾气暴躁，爱发牢骚、脾气暴躁，爱发牢骚 54  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 现代企业秘书课程结束现代企业秘书课程结束现代企业秘书课程结束现代企业秘书课程结束      由衷感谢全体人员由衷感谢全体人员                      55  商务礼仪与职业形象商务礼仪与职业形象 ¨勤检查，重整改，除隐患，保安全。勤检查，重整改，除隐患，保安全。10月月-2210月月-22Monday, October 3, 2022 ¨爱惜原料一点一滴，包装很重要。爱惜原料一点一滴，包装很重要。18:35:4018:35:4018:3510/3/2022 6:35:40 PM ¨实施实施ISO9000标准，规范企业管理行为。标准，规范企业管理行为。10月月-2218:35:4018:35Oct-2203-Oct-22 ¨疏忽一时痛苦一世。疏忽一时痛苦一世。18:35:4018:35:4018:35Monday, October 3, 2022 ¨安全的本质是生命，安全的意义是效益。安全的本质是生命，安全的意义是效益。10月月-2210月月-2218:35:4018:35:40October 3, 2022 ¨安全来于警惕事故出于麻痹。安全来于警惕事故出于麻痹。2022年年10月月3日日6:35 下午下午10月月-2210月月-22 ¨潮水没过礁石终究要暴露，麻痹掩盖隐患早晚要伤人。潮水没过礁石终究要暴露，麻痹掩盖隐患早晚要伤人。03 十月十月 20226:35:40 下午下午18:35:4010月月-22 ¨安全第一，预防为主，生命宝贵，安全第一。安全第一，预防为主，生命宝贵，安全第一。十月十月 226:35 下午下午10月月-2218:35October 3, 2022 ¨精益求精，铸造品质典范。精益求精，铸造品质典范。2022/10/3 18:35:4118:35:4103 October 2022 ¨贯标九千，飞越二千。贯标九千，飞越二千。6:35:41 下午下午6:35 下午下午18:35:4110月月-22 ¨信誉来源于质量，质量来源于素质。信誉来源于质量，质量来源于素质。10月月-2210月月-2218:3518:35:4118:35:41Oct-22 ¨人类生活在质量的呵护之下。人类生活在质量的呵护之下。2022/10/3 18:35:41Monday, October 3, 2022 ¨注意机械伤害，提防行车伤人，树立法制观念，坚持安全生产。注意机械伤害，提防行车伤人，树立法制观念，坚持安全生产。10月月-222022/10/3 18:35:4110月月-22 谢谢大家！谢谢大家！