第05讲文秘的时间管理课件

第五讲 行政文秘的时间管理 广东众行管理顾问有限公司提供课程程序课程程序 1分析时间分析时间2诊断工作环境，提高工作效率诊断工作环境，提高工作效率3立即改变立即改变4.跨越时间管理陷阱跨越时间管理陷阱一一.分析时间分析时间n每天留出时间进行回顾，调整优先次序，每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作舍弃无效的工作n分解困难的任务，逐个击破分解困难的任务，逐个击破n在上班的路上大致计划一下当天的工作在上班的路上大致计划一下当天的工作n将工作日以将工作日以30分钟进行分割分钟进行分割n及时更新工作日志及时更新工作日志记忆往往是不可靠记忆往往是不可靠的。的。诊断工作环境，提高工作效率诊断工作环境，提高工作效率办公室里弥漫的办公室里弥漫的4大效率毒素：大效率毒素：1.声音干扰声音干扰2.职能干扰职能干扰3.空间干扰空间干扰4.设备干扰设备干扰讨论：n如何排除办公室如何排除办公室4大效率毒素？大效率毒素？办公室办公室“排毒排毒4味丸味丸”第一味：根据工作需求和程序从新安排办第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌公桌第二味：保障公共空间和私人空间的独立第二味：保障公共空间和私人空间的独立第三味：有效利用办公设备第三味：有效利用办公设备第四味：利用设备和训练减少声音的干扰第四味：利用设备和训练减少声音的干扰小办公室排毒案例小办公室排毒案例n办公室面积：办公室面积：14平方米平方米n办公室人员：办公室人员：n主管主管1人人n秘书秘书1人人n下属下属3人人n办公设备：办公设备：n文件柜、公用电脑、文件柜、公用电脑、5张办公桌等张办公桌等小办公室排毒案例（续）小办公室排毒案例（续）个人办公需求：个人办公需求：n主管：多项（个人任务、给秘书安排任主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）务、接待访客）n秘书：两项（个人任务、接受主管安排秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）的）n下属：单项（个人任务）下属：单项（个人任务）小办公室排毒案例（续）小办公室排毒案例（续）n主管：主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰接待空间，以保证不会给下属造成干扰n秘书：秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事不会影响其他同事n下属：下属：不受干扰的个人办公空间不受干扰的个人办公空间 效率专家挑错办公室效率专家挑错办公室n（图（图1）80分分n错误错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明证照明，最好给每人配备照明用台灯。，最好给每人配备照明用台灯。n错误错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人他人效率专家挑错办公室效率专家挑错办公室n（图（图2）60分分n错误错误1 公共通道和私人空间交叉公共通道和私人空间交叉n错误错误2 接待空间在办公室尽头接待空间在办公室尽头n错误错误3 秘书与主管座位离开太远秘书与主管座位离开太远n错误错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光电脑显示器朝向不对，造成反光n错误错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重办公室没有隔板，声音干扰严重n错误错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据占据效率专家挑错办公室效率专家挑错办公室n（图（图3）70分分 n错误错误1 公共通道过长公共通道过长n错误错误2 主管个人空间失去接待功能主管个人空间失去接待功能效率专家挑错办公室效率专家挑错办公室n（图（图4）满分）满分n优点优点1 充分利用有阳光的窗口位置充分利用有阳光的窗口位置n优点优点2 私人空间和公共空间交叉减少私人空间和公共空间交叉减少n优点优点3 利用隔板阻断过多噪音利用隔板阻断过多噪音n优点优点4 主管与秘书沟通方便主管与秘书沟通方便 n优点优点5 减少访客对其他人的干扰减少访客对其他人的干扰办公室排毒办公室排毒DIYn自我检测问题：自我检测问题：1.我的办公桌为什么要放在这个位置？我的办公桌为什么要放在这个位置？2.我的工作空间和公共通道是否过近？我的工作空间和公共通道是否过近？3.我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高？4.我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？n提出办公室改善建议。提出办公室改善建议。二二.时间管理的陷阱时间管理的陷阱 1.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 3.“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 4.文件满桌病文件满桌病5.喋喋不休的喋喋不休的“电话粥电话粥”6.源源不断的信息源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪滑到哪里是哪里里是哪里 n没时间做计划没时间做计划n工工作作是是程程序序化化，规规律律化化，根根本本没没必必要要做做计划计划n计划常常被打断计划常常被打断 n不喜欢被计划束缚不喜欢被计划束缚n“船到桥头自然直船到桥头自然直”2.不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托者从而拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝我不懂得如何拒绝 3“反正时间还早反正时间还早”拖拖延延 帕金森定律帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。的节奏以使用掉所有分配的时间。4文件满桌病文件满桌病 n安全感安全感n犹豫的个性犹豫的个性n半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯n个人的喜好个人的喜好 5喋喋不休的喋喋不休的“电话粥电话粥”n不分优先顺序打电话不分优先顺序打电话n没有充分准备就打重要电话没有充分准备就打重要电话n电话的谈话离题电话的谈话离题n与与喜喜欢欢的的人人打打电电话话，容容易易失失去去对对时时间间的的控制控制6源源不断的信息源源不断的信息 n纸纸张张的的形形式式：邮邮件件、传传真真、备备忘忘录录、报报纸、杂志、期刊、报告纸、杂志、期刊、报告n电子的形式：电子邮件、互联网电子的形式：电子邮件、互联网n声音的形式：面谈、电视、广播、电话声音的形式：面谈、电视、广播、电话三.如何跨越时间陷阱如何跨越时间陷阱 1.要事第一要事第一 2.以最终的结果来开始行动（以终为始）以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说学会说“NO！”4.办公桌上的办公桌上的“5 S”运动运动 5.恰当、有效地使用电话恰当、有效地使用电话6.筛选信息筛选信息1.要事第一要事第一n“大石头大石头”理论与理论与“二八二八”定律定律 nABC法则法则 n办事的优先次序办事的优先次序 n并行工作法并行工作法 2.以终为始以终为始 n是必须要做的吗？是必须要做的吗？n不完成会怎样？不完成会怎样？n是自己想要的吗？是自己想要的吗？n和目标直接相关吗？和目标直接相关吗？n回报及收益高吗？回报及收益高吗？3.学会说学会说“NO！”1.耐心倾听耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你还如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间要考虑长点时间3.显示慎重显示慎重4.表情应和颜悦色表情应和颜悦色5.态度坚定态度坚定3.学会说学会说“NO！”6.指出拒绝的理由指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝切忌透过第三者来拒绝4办公桌上的办公桌上的“5 S”运动运动 n整理整理 整顿整顿 清扫清扫 清洁清洁 修养修养 n整理废纸篓的作用整理废纸篓的作用n文件存档系统文件存档系统n“各就各位各就各位”的摆置的摆置n集中精力做一件事集中精力做一件事n不要总是重复处理同一文件不要总是重复处理同一文件n不要为了表面的整洁而塞入一处不要为了表面的整洁而塞入一处n下班前的清理下班前的清理5有效、恰当地利用电话有效、恰当地利用电话n选择打电话的时间选择打电话的时间n按照优先顺序打电话按照优先顺序打电话n清楚每个电话要讨论的要点清楚每个电话要讨论的要点n对于自己花在每个电话的时间，做对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数到心中有数6 筛选信息筛选信息n迅速处理迅速处理n妥善存放妥善存放n没有保存价值的资料就销毁没有保存价值的资料就销毁运筹他人的时间运筹他人的时间时间管理矩阵图时间管理矩阵图 危机危机紧急的问题紧急的问题有限期的任务、会议有限期的任务、会议准备事项准备事项 准备事项准备事项预防工作预防工作价值观的澄清价值观的澄清计划计划关系的建立关系的建立真正的休闲充电真正的休闲充电授能自主管理授能自主管理 干扰，一些电话干扰，一些电话一些信件、报告一些信件、报告许多紧急事件许多紧急事件许多凑热闹的活动许多凑热闹的活动 细琐、忙碌的工作细琐、忙碌的工作一些电话一些电话浪费时间的事浪费时间的事“逃避性逃避性”活动活动无关紧要的信件无关紧要的信件看太多的电视看太多的电视 紧急紧急不紧急不紧急重要重要不重要不重要五、时间管理的工具五、时间管理的工具 1月历月历2 行事历与甘特表行事历与甘特表3 效率手册效率手册4 商务通与订房卡商务通与订房卡5 闹钟闹钟6.其它工具其它工具 六六.你的计划你的计划 确立目标确立目标 探寻达成目标之各种途径探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之编排每周或每日的行事次序并执行之 定期检讨定期检讨 谢谢大家！n关口前移，防患于未然。10月-2210月-22Tuesday,October 4,2022n防火比救火更重要。04:55:27 04:55:27 04:5510/4/2022 4:55:27 AMn违章违纪不狠抓，害人害已害大家。10月-2204:55:27 04:55Oct-2204-Oct-22n质量企业亘古不变的制胜之道。04:55:27 04:55:27 04:55Tuesday,October 4,2022n安全就是节约，安全保障生命。10月-2210月-2204:55:27 04:55:27 October 4,2022n安全在你脚下，安全在你手中，安全伴着幸福，安全创造财富。2022年10月4日4:55 上午10月-2210月-22n科学管理、施工规范。04 十月 20224:55:27 上午04:55:27 10月-22n人人知防火，户户齐欢乐。十月 224:55 上午10月-2204:55October 4,2022n优质产品-走向世界的桥梁。2022/10/4 4:55:2704:55:27 04 October 2022n全员参与改善，持续环保社区。4:55:27 上午4:55 上午04:55:27 10月-22n管理不善，事故不断。10月-2210月-2204:5504:55:27 04:55:27 Oct-22n立优质精神，构世界蓝图。2022/10/4 4:55:27Tuesday,October 4,2022n巩固强项，缩减弱项，把握机会，避免危机。10月-222022/10/4 4:55:2710月-22谢谢大家！谢谢大家！