电力工程采购内部控制解析

电力工程采购内部控制解析 一、引言 随着经济社会的不断发展，电力企业供电负荷迅猛增长，大批电力设施需要新建改建或者更新换代。在电力施工成本中，材料采购占有较大的比重，一般会达到总成本的50%左右，甚至达到60%以上。材料费用成本控制的优劣直接影响着整个施工成本，关系到项目的盈利能力。因此，工程前期采购在电力企业经营中扮演着举足轻重的角色。如何降低项目采购成本，增强盈利能力，成为电力企业实现大发展的前提。在这样的背景下，合理完善的内部控制应当成为电力工程采购中重要的、必不可少的管理方式和监督机制。 二、当前电力工程采购内部控制存在的问题 当前，电力施工企业在内部控制方面存在意识淡薄、制度滞后、缺乏预算、审计不力等问题。由于缺乏明确细致的流程指导，导致项目物资采购存在盲目性、随意性的现象。项目采购阶段随意性大、重复采购、采购的材料无法满足建设需要，造成了极大的浪费。在电力工程采购工作中，由于内部控制不足而导致的问题主要体现在以下方面。 （一）电力工程采购合同管理不规范 合同订立双方未严格按照相关法律法规执行，导致合同管理存在诸多风险。1.不加审核，与不具有合同主体身份的供货方签订采购合同，可能使企业合法权益受损。2.不经协商谈判，违反自愿公平原则，未对采购合同文本进行严格审核，导致采购合同条款存在重大欺诈或者疏漏。3.不按规定的权限和程序与对方签署采购合同，没有经过企业法定代表人的授权或者签字盖章。4.对金额巨大或者法律关系复杂的采购合同，不经分析研究，草率签订，为日后合同纠纷埋下隐患。甚至导致企业诉讼失败、经济利益受损。5.采购合同管理不严格，合同编号混乱、合同信息任意泄露，合同专用章无专人保管。 （二）电力工程采购价格相差悬殊 同一套设备，当不同的采购部门在市场上购买时，供应商利用采购部门有些人员不熟悉行业情况，有意抬高并操纵设备价格，使采购价格相差很大。而且经常出现工程师或者上级领导提供供应商的情况，单一供应商频频出现，利用其特殊地位，将采买价格垄断在高价位，而实际市场价格则可能是中低价位。 （三）采购计划安排不科学，采购申请制度缺失 采购人员对市场供应形势缺乏准确的判断，直接形成库存量积压或者短缺，导致企业施工停滞，形成资源浪费。 （四）电力工程采购不能与技术更新同 电力自动化的发展使产品的更新周期越来越短，由于设计建设与采购计划脱节，往往造成采购的物资不能满足工程技术要求，被迫来回换货，人为地延长工期，加大了采购成本和建设成本。 （五）缺乏严格的采购验收制度，检验方式落后 没有专门的验收机构对购买物资的数量、品种、规格、技术等各项指标进行严格地审核和验收。对验收过程中出现的以次充好、货不对路等情况视而不见。采购记录、仓储记录和会计记录不能核对一致。 三、加强电力工程采购内部控制的对策措施 鉴于上述电力工程采购中暴露出的种种弊端,电力工程企业应按照内部控制的具体要求，根据内部控制理论，针对具体的问题，采取相应举措，对电力工程采购流程加以规范。具体措施主要包括如下方面。 （一）注重内部控制制度的设计和创新内部控制制度的设计关键是要因地制宜，要结合电力采购行业的实际做出有针对性的设置。 1.采购合同订立前，必须了解对方的经营资格、保障能力、诚信记录等有关资质，确保对方具备履约能力。涉及数额重大、技术性强或法律关系复杂的合同，应组织专家组参与谈判。 2.制定采购申请制度，根据采购规模大小明确规定采购人员的职责权限及相应的授权审批程序。 3.完善供应商评估和准入规则，建立合格供应商数据库，对供应商提供的物资和劳务的质量、规格、供货及时性、经营状况等信息进行综合评估。对提供质次价高材料的供货商采取一票否决制度。 4.加强供应链管理，确保采购业务的可追溯性，形成倒查追踪机制，确保采购中出现的问题能追究到具体责任人。5.加强与采购活动有关的会计系统控制。严格审核采购预算，完善付款流程。发现不正常情况，应当拒绝付款，避免资金和信用受损。 （二）全面发挥预算控制作用,确保预算在电力工程采购中的控制力和约束力预算控制的内容覆盖企业采购活动的全过程。电力企业通过采购预算的编制和执行情况对比，可以查出采购单位未完成预算的原因。预算编制不论采取何种方式，其决策权都应由企业管理的最高层来实施。在全面建立采购预算体制的前提下，基于担心材料价格持续上涨，采购部门在年度材料数量预算范围以内，往往会提出了增加库存的采购请求。当然由于材料价格上涨因素，年度材料金额预算会被突破很多。按照公司采购权限的规定，超预算的这批材料采购申请需要公司总经理审批。总经理在审批这批材料采购申请的时候，要特别要注意两个问题：1.材料价格上涨因素，是否会影响电力工程造价上涨？如果是，客户或者业主方会接受吗？2.年度材料采购预算被突破，预算控制的作用体现在哪里？当初准备预算的时候，为何没有考虑到这种因素？还是考虑了材料价格上涨的因素，但目前是属于一种极端情况下的材料价格持续上涨风险？如果是这样，需要采取哪些应对举措？ （三）加强内部审计作用的发挥加强内部审计作用的发挥,把采购审计的对象扩大到供应商与相关部门，促进内部审计质量水平的提高。对电力工程采购进行内部审计，有以下几个关键点。1.审计部门要熟悉审计对象主要构成、生产工艺、主要原料、辅助材料、五金工具、包材名称、规格、品牌、使用范围、化验标准等。2.了解原材料的供应渠道。审计人员应当能准确知道材料是从哪些供应商处采购，能准确记录当前或者最近一次采购价格。3.供应商无故变动需要警惕，有无依照规定的流程，是否存在领导一句话更换供应商的现象，这些都是价格走高的前兆。大宗原料的涨幅要有调价函，并且要对调价进行市场调查。4.单一原材料一家供应商垄断价格局面。在内审中经常能发现此类问题，但是采购人员会以各种理由搪塞内审人员，所以需要内审人员进行市场询价。询价可以先从网上筛选本地区的商家，通过百度地图搜索“XX变压器”等，会出现很多公司，电话也有很多。或者从淘宝、京东等渠道找商家，进行市场询价。5.市场询价如有所获，要保留证据。要注意询价都是同品牌、同厂家来询价，防止采购人员和工程经理以品牌不同影响工程建设质量为借口。只要采购不是从厂家、省级代理或者市级代理拿货，价格都是有一定水分的。可以拔打厂家电话索要省市级代理电话了解真实价格，挤出不合理加价的水分。6.采购物品的质量是最重要的因素，查看公司检验单据，与物料使用人员、库管人员沟通，往往都会有很大的收获。总之，通过内部审计，对采购部门进行审查，核对与制衡，避免一个部门或者一个人控制一项交易的各个环节，从根本上防范采购人员的舞弊行为。 （四）加强对物资采购进行绩效考核，建立有效评价采购绩效的指标体系对物资采购进行绩效考核，把绩效度量范围扩大到采购的整个业务流程，建立有效评价采购绩效的指标体系。 （五）鼓励内控人员多方式自学,重视内控人员的选用,坚持岗位定期轮换制度内控人员在内部审计部门的领导下，具体执行对采购业务的内审工作。内控人员的素质决定着内审工作的有效性。应当选拔具有独立性、专业性、热爱内审工作的人员，具体执行内部控制审查工作。同时也要吸收企业里面熟悉电力工程采购业务流程的业务骨干参加。相关内控人员要定期接受专业培训，培训内容应包括内控专业理论和相关条例规章，审计评价方法、缺陷认定标准、内控人员的职责权限、如何编制报告等。内控人员应当遵循客观公正原则，如实反映检查中发现的问题，如实上报。在内审业务的执行当中，坚持不相容岗位相互分离原则，定期进行工作岗位轮换，对特殊岗位实行资格认证制度。 （六）注重法制教育,采取严惩与重奖相结合的内部激励机制电力物资采购由于其行业特点存在的风险很多，采购计划不合理、市场供求趋势预测不准确、供应商选择不当、付款审核不严格等都会给企业造成重大损失。同时，巨大的采购金额又会让一部分采购人员利欲熏心，在采购中违犯采购计划、破坏定价机制、破坏采购验收制度、中饱私囊。对这些人，完善的内控制度已经起不到约束作用，必须运用法律进行严厉制裁。对那些任劳任怨、讲原则讲立场的采购人员，则要进行适当奖励。只有多管齐下，综合治理，才能让电力工程采购工作走上正确轨道。 4