【企业管理制度】费用报销管理制度

1 目录第一章总则第二章费用报销基本制度第三章费用报销单填写及票据粘贴要求第四章报销时间的具体规定第五章费用报销流程第六章费用项目列支及报销规定第七章借款标准及流程第八章费用审批管理附件：附件一：出差申请表附件二：借款申请表2 第一章：总则1.1 为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，有效节约成本，特制订本制度。1.2 公司的费用报销支出包括差旅费、办公费、招待费、融资费、交通费、教育经费及培训费、会议费等，以下对费用支出具体的财务报销制度和报销流程及借款流程做出规定。第二章：费用报销基本制度2.1 报销人必须取得合法有效的报销单据（发票）。2.2 正规合法发票上环刻制“全国统一发票监制章”字样，下环刻有“税务局监制”字样，中间刻制监制税务机关所在地省（市、区）、市（县）的全称或简称，字体为正楷，印色为大红色，套印在发票联票头中央。财务人员在检验发票时应根据电话提示进行真伪查询或登录点击各地发票查询网页，输入相关信息，以鉴别发票真伪。2.3 收款收据不能当原始凭证报销，因特殊原因提供不了相对应的发票，需要跟部门主管说明原因，可以用其他发票代替，其他发票（包括：通讯发票、超市购物发票、交通发票、文具发票、图纸打印发票等）2.4 报销人所提供的报销发票，必须为国家统一发票，经营性收款收据一律不能报销入账。2.5 发票上抬头必须和报销单位一致，否则不能报销。2.6 超过现金结算限额(1000 元)的费用，应通过银行结算，特殊情况3 要使用现金必须由使用人提出申请，分管财务副总经理同意后方可支付，对数额较大应提请总经理审批。2.7 对各种报销单据，财务部必须进行审核，对不符合报销规定的单据，财务应要求更换。无法更换的，财务可拒绝报销。2.8 当年费用必须当年报销，如:通讯费、核定的业务费、书报费、核定的汽车费等，当年不报销视作自愿放弃(12月份通讯费除外)。2.9 对外签订的各种合同、协议及内部职工与公司签订的各种协议需送财务部一份，作为财务收、付款依据，对无依据的支付款项，财务部应拒绝支付。第三章：费用报销单填写及票据粘贴要求3.1 报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；3.2 报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；3.3 各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；3.4 各报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；3.5 报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；3.6 报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；3.7 报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；3.8 报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效4 批准；3.9 有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；3.10出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有领导签字确认。第四章报销时间的具体规定4.1 为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：（1）公司财务部根据实际情况在每星期集中定时进行财务报销；（2）借款不受以上的时间限制，可随时办理。第五章：费用报销流程5.1 费用报销流程图部门名称办公室流程名称费用报销5 层次2 任务概要1 单位总经理分管副总财务部负责人出纳申请部门负责人经办人节点A B C D E F 企业名称共页第页编制单位签发日期：第六章：费用项目列支及报销规定6.1 差旅费开始填写报销单审核审核或审批审 批付款安排复核经办人签字领用结 束审 核6 6.1.1 员工因公出差，必须填写出差申请单，注明出差随同人员、时间、地点、事由、交通工具及所需资金，经部门负责人、公司负责人审批签字。6.1.2 出差员工借款需持批准后的出差申请单填写借款申请单，由部门负责人批准，财务部负责人审核，分管部门的副总经理及公司负责人审批后方可借款。6.1.3 凡与出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊情况需改变线路、增加天数、人数、改变交通工具需经部门负责人、公司负责人签署意见后方可报销。6.1.4 出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签字确认。6.1.5 出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅标准填写费用报销单，后附出差申请单执行费用报销流程。6.1.6因公外出人员每人每次可享受10元的交通补助，对于超过交通补助标准的，可凭正规交通票据据实报销，但取消单日补助。补充说明：（1）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际金额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。（2）报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算。（3）伙食补助依据实际出差天数凭相应发票结算。（4）出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待，回来后补办招待申请程序。7（5）出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。差旅住宿费及伙食标准一览表职务住宿标准伙食补助副总经理、部门主管及以下员工350 元/天100 元/天总经理400 元/天100 元/天董事长450 元/天100 元/天6.2 车辆使用费包括公司使用中发生的加油费、路桥费、洗车费、车险、维修保养费等。6.2.1 路桥费、洗车费等日常费用应及时报销，如无差等特殊情况应每周报销一次。停车费、过桥费报销时应注明费用发生的日期：报销时应注明车号，不得将几辆车的费用合并报销；6.2.2 车辆若维修保养时需提交保修单给经理审批，批示后方可维修，报销时也需提供批示的保修单，报销时需附修理单位打印并盖章的物料及工时结算单；6.2.3 车辆使用费发生后必须在当月及时报销，延期报销的票据不予受理；8 6.2.4 因个人原因造成的车辆的交通违章罚款一律不予报销；6.2.5 汽油费由办公室统一购买、集中报销；6.2.6 车辆负责人应按车辆及费用项目等级使用台帐。6.3 交通费原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况经公司领导事先批准，可以乘坐出租车。报销凭证需注明时间、路程起始点、外出工作内容。6.4 办公费报销公司办公室负责办公用品统一采购，填写购买办公用品借款单，后附“办公用品请购单”，执行公司借款流程。公司办公室相关人员在借款之后5 个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。6.5 业务招待费6.5.1 公司的公务接待行为必须按照纪委的要求，一定要有公函，否则不予接待，在报销时也必须备齐“四件套”：财务票据、派出单位公函、公务接待事前审批单和公务接待清单等。6.5.2 部门因公需招待时，应事先向办公室申请，报部门分管领导审批后，经公司负责人批准后方可招待。6.5.3 进行招待申请时应填写“业务招待申请单”，应详细注明招待时间、地点、对方人员、乙方陪同人员等信息。6.5.4 其它非公招待客人一律由个人承担。6.6 教育经费及培训费6.6.1 教育经费及培训费由公司办公室统一预算、管理和安排。9 6.6.2 费用发生前使用部门应向办公室申报员工的培训计划、培训时间、所需经费，经办公室审核后传一份至财务部门。6.6.3 费用使用部门应严格按照计划在申请范围内使用经费。培训费标准单位：元/人天住宿费（公司内部原则上不提供）伙食费（公司内部原则上不提供）场地费资料费、交通费和其他费用合计120 90 70 30 310 6.7 会议费6.7.1 各部门因工作需要参加各种会议，应填写“参会申请单”，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费。6.7.2 参会人员应严格控制其费用金额，不得无故超支。6.7.3 会议结束后 5 日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附“参会申请表”及“会议邀请函”或相关会议文件。会议费标准单位：元/人天会议类别住宿费伙食费其他费用合计跨省域会议270 130 70 470 10 省内会议220 120 50 390 市内会议160 110 40 310 6.8 餐补费为了体现公司的福利政策，提高员工福利待遇和方便员工生活，鼓励员工更加积极投身于本职工作，根据公司会议决定，特制定本补助方法。6.7.1 该补助是指因工作需要在食堂就餐的员工，按食堂伙食标准规定的每餐开支标准给与补助。6.7.2 该补助适用于城发市政工程有限公司所有员工。6.7.3 该补助只限于公司员工在食堂就餐，其他形式的就餐，公司不予以补助。6.7.4 餐补按平均没月22 天计算，每人每月共计餐补280元。6.7.5 公司不补助现金，实行一人一月一卡制。11 6.9 员工出差及生活补贴管理制度目的为确保公司施工项目保质保量完成，进一步激励施工人员工作的创新精神，形成公司高效率的团队合作氛围。公司特制定施工相关补助规定。自施工项目签订合同，以施工人员正式进场施工名单为准。1、施工管理员工地补助标准：50 元/人/天2、施工人员工地补助标准：30 元/人/天（包括餐饮、通讯）3、施工人员的高温补助标准：100 元/人/月4、施工人员的交通补助标准：公司针对工地施工所需调派车辆，不再额外进行交通补助，车辆在工地产生的燃油费，过路费等一律按要求审核报账，特殊情况下，施工人员所发生的交通费用，凭发票实报实销。5、各部门应切实加强出差费用的管理，对确应工作需要的出差人员应做到“五定”，即定任务、定人数、定时间、定地点、定线路。以提高办事效率，节约费用。6.10员工加班管理制度6.10.1 目的为提高效率，兼顾公平，对员工正常工作外劳动进行合理补偿，保证公司经营有序进行，特制定本制度。6.10.2 原则6.10.2.1 效率至上原则。各部门须有计划的组织生产经营、开展各项12 工作提高工作效率，对加班加点从严控制。6.10.2.2 调休优先原则。员工加班后，应优先安排调休，确因工作需要无法调休的，方可计算加班工资。6.10.3、加班申报程序6.10.3.1 所有的加班须以部门名义申报，经公司有关领导批准后方可加班。6.10.3.2工作日加班，应于加班当天下午17：00 前将部门的加班情况汇总至加班审批表，报公司领导审核批准，送办公室备案。6.10.3.3周末加班者，应于周五下午 17：00 前将部门的加班情况汇总至加班审批表，报公司领导审核批准，送办公室备案。6.10.3.4 非计划或紧急抢修需加班的，可电话向公司领导申请加班，事后补填加班审批表。6.10.3.5派工出差在外的，按派工单上实际发生的加班回来后补填加班审批表，五个工作日不补填加班审批表，将视自动放弃，公司将不给与任何加班补偿。6.10.3.6 办公室根据各部门的加班情况，做好有关调休和加班统计工作。6.10.3.7公司安排加班人员补休而不休息的作自动放弃补休。6.10.4、加班考勤纪律各部门要严格控制加班。严肃加班纪律，不得弄虚作假，不得消极怠工，如有一下情况出现则按公司有关规定严肃处理：6.10.4.1 因工作需要而被指派加班的，无特殊理由推诿者，按旷工情13 节论处。6.10.4.2 在加班期间迟到、早退者，按正常工作时间的迟到、早退情节处理。6.10.4.3 加班期间消极怠工，在指定加班时间内未完成交付的应完成工作者，取消加班补偿，并视情节轻重处罚。6.10.4.4 为获取加班补偿，采用不正当手段（如“正常工作时间故意降低工作效率”、“虚增工作任务”等）取得加班机会进行加班者，一经发现并核实，取消加班补偿，并视情节轻重处罚。14 第七章借款标准及流程7.1 借款标准为加强企业财务管理，合理使用资金，提高办公效率，根据公司有关规章制度和实际情况，制定本制度。7.2 借款流程（1）借款人填写借款单。（2）部门负责人签字同意。（3）经理签字同意。（4）财务部考核预算收支情况。（5）出纳符合并付款。（6）经办人领款并签字。借款流程部门名称办公室流程名称费用报销15 层次2 任务概要1 单位总经理分管副总财务部负责人出纳申请部门负责人经办人节点A B C D E F 企业名称共页第页编制单位签发日期：第八