会计电算化总账系统的日常业务处理培训教材(PPT 53页)

会计电算化Accounting Computerized南昌商学院南昌商学院总账系统的日常业务处理要求掌握总账系统日常业务处理的凭证处要求掌握总账系统日常业务处理的凭证处理和记账的方法。理和记账的方法。完成实训所要求的内容。完成实训所要求的内容。教学目的与要求教学目的与要求2 3.1 3.1 总账系统的任务总账系统的任务 总总账账系系统统的的任任务务就就是是利利用用建建立立的的会会计计科科目目体体系系，输输入入和和处处理理各各种种记记账账凭凭证证，完完成成记记账账、结结账账以以及及对对账账工工作作，输输出出各各种种总总分分类类账账、日日记记账、明细账和有关辅助账。账、明细账和有关辅助账。3基本功能结构基本功能结构 43.2日常业务处理日常业务处理 在在总总账账管管理理系系统统中中，当当初初始始化化设设置置完完成成后后，就可以开始进行日常账务处理了。就可以开始进行日常账务处理了。日日常常业业务务处处理理的的任任务务是是通通过过输输入入和和处处理理各各种种记记账账凭凭证证、审审核核凭凭证证、记记账账，查查询询和和打打印印输输出出各各种种凭凭证证、日日记记账账、明明细细账账和和总总分分类类账账，进进行行月月末末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。53.2.1填制凭证填制凭证 记记账账凭凭证证是是登登记记账账簿簿的的依依据据，是是总总账账系系统统的的唯唯一一数数据据源源，填填制制凭凭证证也也是是最最基基础础和和频频繁繁的的工工作作。在在实实行行计计算算机机处处理理账账务务后后，电电子子账账簿簿的的准准确确与与完完整整完完全全依依赖赖于于记记账账凭凭证证，因因而而在在实实际际工工作作中中，必必须须确确保保准准确确完完整整地地输输入入记记账账凭证。凭证。填填制制凭凭证证过过程程中中，出出现现错错误误凭凭证证在在所所难难免免。为为更更正正错错误，系统提供了对错误凭证修改或删除的功能。误，系统提供了对错误凭证修改或删除的功能。61.增加凭证增加凭证记账凭证一般包括两部分：记账凭证一般包括两部分：一一是是凭凭证证头头部部分分，包包括括凭凭证证类类别别、凭凭证证编编号号、凭凭证日期和附件张数等；证日期和附件张数等；二二是是凭凭证证正正文文部部分分，包包括括摘摘要要、科科目目、借借贷贷方方向向和金额等。和金额等。如如果果输输入入会会计计科科目目有有辅辅助助核核算算要要求求，则则应应输输入入辅辅助助核核算算内内容容；如如果果一一个个科科目目同同时时兼兼有有多多种种辅辅助助核核算算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。7输入凭证头部分输入凭证头部分 填填制制记记账账凭凭证证时时，应应先先完完成成凭凭证证头头部部分分的的录录入入。此此项项操操作作对对于于录录入入各各种种类类型型的的凭凭证证，其其操操作作步骤都是类似的。步骤都是类似的。凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进 行编号。行编号。采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期。采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期。注意注意8 在在“附附单单据据数数”处处可可以以按按EnterEnter键键通通过过，也也可以输入单据数量。可以输入单据数量。凭凭证证一一旦旦保保存存，其其凭凭证证类类别别、凭凭证证编编号号均均不不能修改。能修改。9 输入凭证正文部分输入凭证正文部分 凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文部分，这是填制凭证的部分，这是填制凭证的重要环节重要环节，企业应根据，企业应根据具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证，具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证，而且每张凭证要求借贷平衡。而且每张凭证要求借贷平衡。10正正文文中中不不同同行行的的摘摘要要可可以以相相同同也也可可以以不不同同，但但不不能能为为空空。每每行行摘摘要要将将随随相相应应的的会会计计科科目目在在明明细细账账、日日记记账账中中出出现现。新新增增分分录录完完成成后后，按按回回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。会计科目通过科目编码或科目助记码输入。会计科目通过科目编码或科目助记码输入。科目编码必须是末级的科目编码。科目编码必须是末级的科目编码。金额不能为金额不能为“零零”，红字以，红字以“”号表示。号表示。注意注意11 凭证管理凭证管理填制凭证（增加凭证）填制凭证（增加凭证）例：例：20092009年年1 1月月1 1日，出纳用票号为日，出纳用票号为100001100001的现金支票，从工的现金支票，从工行提取现金行提取现金50005000元备用。单据元备用。单据2 2张张现金支票，票现金支票，票号号100001将光标移至将光标移至银行存款科银行存款科目这一行目这一行12 凭证管理凭证管理填制凭证（增加凭证填制凭证（增加凭证外币科目）外币科目）1 12 23 313 凭证管理凭证管理填制凭证（增加凭证填制凭证（增加凭证数量科目）数量科目）1 12 23 34 414 凭证管理凭证管理填制凭证（增加凭证）填制凭证（增加凭证）1、收到客户宏加公司原欠款、收到客户宏加公司原欠款30000元，银行转帐支票元，银行转帐支票,转帐支票结算转帐支票结算,票号票号100003，单据，单据2张。张。2、从天源公司采购商品，金额、从天源公司采购商品，金额50000元，款项未付，元，款项未付，单据单据3张，税率张，税率17%。3、职工孙伟翔借支差旅费、职工孙伟翔借支差旅费1000元，以现金支付。单据元，以现金支付。单据1张张4、以现金购买财务部办公用品、以现金购买财务部办公用品500元。单据元。单据1张张5、为在建工程、为在建工程1号楼花费号楼花费1000元，以库存现金支付元，以库存现金支付.15 凭证管理凭证管理填制凭证（增加凭证填制凭证（增加凭证供应商往来）供应商往来）1 12 23 34 416 凭证管理凭证管理填制凭证（增加凭证填制凭证（增加凭证部门核算）部门核算）1 12 23 34 417 凭证管理凭证管理填制凭证（增加凭证填制凭证（增加凭证个人往来）个人往来）1 12 23 34 418 凭证管理凭证管理填制凭证（增加凭证填制凭证（增加凭证项目核算）项目核算）2009年年1月月3日，一批专用材料工程物资日，一批专用材料工程物资50000元入库，该工程物元入库，该工程物资属于为修建资属于为修建1号楼的物资。附单据号楼的物资。附单据1张张19 输入辅助核算信息输入辅助核算信息 当当输输入入具具有有辅辅助助核核算算的的科科目目时时，要要求求输入相应的辅助信息。输入相应的辅助信息。当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。20 当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不输入输入“部门名称部门名称”只输只输“个人名称个人名称”时，系统时，系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。其他辅助核算科目可以参照录入。其他辅助核算科目可以参照录入。注意注意21凭证管理凭证管理填制凭证（常用凭证填制凭证（常用凭证-生成常用凭证）生成常用凭证）必填项必填项凭证摘要增加具体增加具体分录分录22凭证管理凭证管理填制凭证（常用凭证填制凭证（常用凭证-调用常用凭证）调用常用凭证）进入填制凭证窗口将凭证补充完整即可，若不需保存则点“放弃”235.查询凭证查询凭证在制单过程中，我们可以通过在制单过程中，我们可以通过“查询查询”功能功能对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。况，保证填制凭证的正确性。在“填制凭证”窗口中，单击“查看”菜单中的选项可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账及查找分单等。注意注意24 凭证管理凭证管理查询凭证查询凭证筛选条件框，筛选条件框，什么都不选，什么都不选，默认全部凭证默认全部凭证双击可查看双击可查看253.3.2审核凭证审核凭证审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会审核凭证是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。其目的是防止错误及舞弊。检查。其目的是防止错误及舞弊。凭证审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上凭证审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。26 在确认一批凭证无错误时可以在在确认一批凭证无错误时可以在“审核审核”菜单中的菜单中的“成批成批审核凭证审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。作废凭证不能被审核，也不能被标错。作废凭证不能被审核，也不能被标错。审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。不能被审核，需先取消标错后才能审核。执行审核后，系统将自动翻页，或单击执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张首张”、“上张上张“、“下张下张”、“末张末张”按钮翻页或按按钮翻页或按“查询查询”按钮重新输按钮重新输入条件查找其他待审核凭证。入条件查找其他待审核凭证。注意注意27 凭证管理凭证管理审核凭证（以审核凭证（以“WRWR王瑞王瑞”的身份重新注册）的身份重新注册）不设任何筛选条件，默认全部凭证，直接确认审核完直接跳入下一张，继续点“审核”检查是否都已经审核28例题例题（25）v资料：资料：v以王瑞的身份登录注册，审核以王瑞的身份登录注册，审核1 1月份填月份填制的凭证。制的凭证。293.3.3出纳签字出纳签字出纳签字是指由出纳人员通过出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字出纳签字”功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字，是否正确，如果凭证正确则在凭证上进行出纳签字，经审查如果认为该张凭证有错误或有异议，则不予经审查如果认为该张凭证有错误或有异议，则不予进行出纳签字，应交给填制人员修改后再核对。进行出纳签字，应交给填制人员修改后再核对。出纳签字方法和审核一样，不再演示出纳签字方法和审核一样，不再演示 30 出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。已签字凭证仍有错误，则需单击已签字凭证仍有错误，则需单击“取消取消”按钮，取消签字，再按钮，取消签字，再由制单人修改。由制单人修改。出纳签字时，可以单击出纳签字时，可以单击“签字签字”菜单下的菜单下的“成批出纳签字成批出纳签字”选选项；取消签字时，则可以单击项；取消签字时，则可以单击“签字签字”菜单下的菜单下的“成批取消签字成批取消签字”完成相应的操作。完成相应的操作。凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以凭证一经签字，不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。进行修改或删除，取消签字只能由