合同档案管理岗位职责（多篇）

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1、合同档案管理岗位职责（多篇）推荐第1篇：合同档案管理 公司合同档案管理办法 年 月 日发布（）法合档案字第 号 1.总则 1.1为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法（司合字第号）的规定，制定本办法。 1.2合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。 1.3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。 同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，

2、并制作副本一份交法律顾问室。 2.3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。 4.诉讼与仲裁 4.1发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。 4.2诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在10日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。 5.责任 5.1主办单位未能按本办法第2.1、

3、2.2条规定，办理归档手续的，对直接责任人扣发1个月的奖金。 5.2借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金的处罚。 6.实施 6.1本办法经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。 6.2本办法自年 月 日起施行。 附： 合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等

4、。 制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。 推荐第2篇：合同档案管理规定 合同档案管理规定 一、总则 第一条 为加强合同档案管理工作，特制定本办法。 第二条 各部门职工均有保护合同档案的义务。 第三条 为确保合同档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步推行电子化管理。 二、合同档案管理范围 第四条 各部门对外签订的合同均属于本办法管理范围。 第五条 每一份合同包括合同

5、正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议，均应妥善保管。 三、立卷归档 第六条 专人负责收集、管理合同档案。 第七条 归档时间：发生法律效力的合同档案，按工作阶段性进行归档： 1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。 2、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。 第八条 归档要求 1、材料完整齐全。立卷时，要求将合同的正件与附件等统一归档。 2、系统、条理、保持有机联系。合同分类准确、立卷合理。 3、公司内合同实行统一编号，便于分类归档。 四、合同档案的管理 第九条 归档办法 1、方法：以合同编号分类，并核

6、定合同档案的机密程度，一份合同一卷，按时间顺序排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。 2、步骤： 收集整理分类立卷 第十条 过程管理： 1、预立卷：应及时做好日常的预立卷工作，将需归档的预立卷的文件整理好。合同档案管理人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。 2、保管： 设立专用文件库保存合同档案。从合同档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类合同档案的保管期限，编制成表。 3、销毁：合同档案的销毁时应有至少一人以上负责监销，并在清单上签字。 第十一条 合同档案的调阅 1、因工作需要调阅合同档案，须填写“合同档案查阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、密级、查阅人等。依

7、据查阅权限和档案密级，经合同档案管理负责人签批后方能查阅。 2、任何人不得随意外借归档的合同文件材料，确因工作需要外带，须办理合同档案外借手续，经有关负责人批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 推荐第3篇：档案管理岗位职责 档案管理岗位职责 一、在档案管理职能部门的直接指导下，负责做好档案室的管理工作。 二、不断提高业务技术和管理水平，使档案管理标准化、系统化、规范化，争取档案室升级达标。 三、负责公司材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作。 四、及时收集资料，进行系统整理、编排、立卷，并根据标准分

8、类法进行加工和保管。将永久、长期、短期分类存放，编写案卷目录、专题索引、卡片、分类汇编。 五、做好档案的保密工作，不得使档案内容外泄，未经公司批准，任何人不得私自调档，不准外来人员进入档案室。 六、经公司同意出借的档案，要做好登记工作，并督促其限期归还，严防丢失。 七、负责档案室清洁卫生、消防安全工作。 推荐第4篇：合同档案管理的几点认识 工程合同档案管理的几点认识 工程合同档案是工程建设档案的重要组成部分，工程合同档案的完备程度将直接影响到工程项目的竣工验收和项目后评价。实际上，在工程建设过程中，工程合同档案的收集、整理、归档和移交等工作贯穿于合同管理的全过程。因此，工程合同档案管理也同样是

9、工程建设合同管理的一项重要内容。 一、对工程合同档案管理工作必须高度重视 各有关部门对工程合同档案管理工作必须高度重视。 第一，应指定专人负责，对收集上来的各类合同文件资料，严格依据国家及项目法人有关规定进行整理和归档，从源头上做好合同档案管理工作。同时，各部门应不定期开展合同档案管理工作的自查自纠，发现问题，及时纠正，防患于未然。 第二，合同归口管理部门要利用开展合同管理监督检查的机会，加强对合同档案管理工作的检查，并把这项工作列为一项常态化的工作。 第三，档案管理部门要加强对合同档案管理工作的业务指导，切实帮助各有关单位强化档案意识，提高档案管理的工作水平。 二、各类工程合同档案文件资料必

10、须真实完整 合同档案是工程建设档案的重要组成部分，是反映工程建设真实情况的基本资料，是工程项目竣工验收的重要依据。为此，在合同档案的收集、整理和归档过程中，必须确保各类合同文件资料的完整性和真实性。这就要求各有关单位的所有合同档案管理专职人员，必须牢固树立法律意识，认真学习领会档案法及有关档案管理规定，在合同档案管理工作中加强责任意识，努力提高业务水平和去伪存真的能力，认真做好各自的工作。 三、工程合同档案管理工作必须规范有序 合同档案管理是一个环环相扣的过程化管理，任意一个环节不规范就可能造成档案的失实或缺失。为此，相关专业管理部门应通力协作，共同做好相关的工作。 第一，合同履约责任部门负责

11、收集、整理合同履行过程中的各类原始资料，建立合同档案，合同履行完毕或合同的权利义务终止后，及时将全套合同资料提交合同主管部门归档。 第二，合同主管部门按规定及时将合同档案移交档案管理部门存档。合同档案资料包括合同协议书、合同条款、有关纪要等文件。招标项目还应包括招投标的全套档案资料。 第三，合同文件存档后，正本不得外借，副本外借时，要按规定办理好借阅手续，并及时回收，以免档案遗失或损毁。 推荐第5篇：合同档案管理制度 合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业

12、务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料等。 二、合同档案管理原则 1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、办公室应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 三、合同档案管理的移交 1、公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交办公室存档。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层

13、次分明，符合其形成规律。 3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各部门员工可在主管领导同意的情况下，到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导、总经理签字同意后，方可在办公室办理相关借阅手续，以影

14、印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。 推荐第6篇：企业合同档案管理办法 合同档案管理制度 为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不 包含劳动合同）。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和 有效利用。 2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同 文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部 门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。 三、合