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1、第二章、实验室管理体系的内部审核一、内部审核概述一、内部审核概述二、二、内审的实施内审的实施 1 1、审核准备、审核准备 2 2、审核的实施、审核的实施第1页，共40页。1一、内部审核概述1、管理体系审核定义：确定管理体系及其各要素的活动和其有关结果是否符合有关标准或文件，管理体系文件中的各项规定是否得到有效的贯彻并适合于达到质量目标的系统的独立的检查。2、内审：是实验室自己进行的审核，是一种自我约束、自我诊断和自我完善的活动。第2页，共40页。23、内审的目的：n审核管理体系的符合性、有效性n为改进管理体系创造机会n有助于外部审核4、内审的性质即是“质量管理工作大检查”。第3页，共40页。3
2、（）符合性：文文；文行；过程是否被确定？过程程序是否被恰当地形成文件，是否建立了适用的文件化管理体系；（）有效性：过程是否充分展开，贯彻实施？体系文件的规定是否得到有效贯彻实施？实际活动与文件要求的一致性；（）适宜性：在提供预期的结果方面，过程有效否？也就是评价活动是否适合于达到既定的目标？第4页，共40页。45、管理体系审核的特点：（）正规化、文件化是基础。管理体系的文件化。（）系统性。审核是一正式活动，有组织有计划有步骤，按规定的程序进行。（）独立性。（）风险性。是一抽样检查过程，抽取一定数量的体系文件、质量记录，询问一定数量的人员，观察若干个过程。第5页，共40页。56、内审的时机和频次
3、：常规审核按年度计划进行。一年至少一次，覆盖质量管理体系所有要素；外审前应安排一次；出现严重不符合、重大质量事故、客户重大投诉、机构重大变化时应追加审核。7、内审依据：1）实验室质量方针、目标和管理体系文件；2）客户的要求与合同条款；3）国家或行业的有关法律、法规或标准；4）实验室资质认定评审准则第6页，共40页。6n8、内审职责：n质量负责人策划并组织实施；n内审组长负责制定审核计划；n内审员具体执行审核计划。n9、内审的输出：n发现不符合并出具不符合报告n形成审核报告；n留下审核过程和情况记录；n提出纠正措施并跟踪验证纠正措施实施情况。第7页，共40页。7n10、内审步骤 （1）审核准备
4、（2）审核实施 （3）编制审核报告 （4）制定和实施纠正措施 （5）跟踪验证第8页，共40页。8二、内审的实施1、审核准备：编制内审计划、成立内审组、指定内审组长、确定内审员、编制检查表、发放审核通知。第9页，共40页。9内审计划的编制内审计划的编制内审计划有年度审核计划和单次审核计划两种。全年审核安排全年审核安排 每一次审核的具体安排每一次审核的具体安排第10页，共40页。10（）年度计划（）年度计划:集中式集中式集中一段时间安排审核，全部门、全要素；适用体系试运行、重大变化、重大事故时；缺点：难以达到一定深度。流动式流动式每季（月）安排一个或几个部门要素进行一次审核，一年内全面覆盖一次；适
5、用于常规的例行审核、体系运行平稳后采用；缺点：不能迅速给出综合评价。第11页，共40页。11（2）单次审核计划无论例行审核还是追加审核，一份好的内审计划将使审核工作有条不紊、系统地进行，便于审核过程的控制。其内容包括：本次审核目的：/依据的文件/成员分工/日期和日程安排/审核项目方法和检查要点/报告提交方式及日期。第12页，共40页。12组成内审组n任命组长，要求受过系统培训、经验丰富的人员担任，且应在审核前对成员给以必要的指导；审核不仅是检查体系文件本身，更重要的是文件规定的要求在实际工作中真实执行的情况；在现场掌握第一手资料；考虑查看的关键点；看什么、查什么、注意什么。n审阅相关文件：程序
6、文件、作业指导书、标准等，以便熟悉情况。第13页，共40页。13编制检查表解决“查什么”，“怎么查”的问题，起备忘录的作用。（）抽什么样本、抽多少数量、如何抽样；（）规范审核活动，减少想到什么查什么的随意性和盲目性；（）使审核目标始终保持明确；（）保持审核内容的周密和完整；（）掌握进度；（）树立内审员的职业形象。第14页，共40页。14n编制检查表应抓住重点、典型的问题，如：上次审核的有关问题、管理的重点或薄弱环节、客户反馈的重要信息、实验室内部日常反馈信息。n可以对照标准和手册的要求编写；结合受审核部门的特点来编写；选择典型的质量问题等。n质量负责人应编制一套完整的检查表供内审员参考,内审员
7、准备自己内审工作范围内的详细检查表。第15页，共40页。15发放审核通知n可以内部审核通知的形式或直接将审核计划下发到各部门及人员n各部门及人员作好准备。n如遇时间安排问题，应及时联系沟通。第16页，共40页。162、审核的实施、审核的实施n首次会议：n参加人：技术、质量主管，部门负责人，五大员（内审员、监督员、档案员、设备管理员、样品管理员）。n会议议程：领导讲话，强调内审目的和重要性；组长介绍评审日程、分工及要求；会议应签到并记录。第17页，共40页。172、审核的实施、审核的实施现场审核：主要任务是调查取证，如：面谈、查阅文件和记录，观察现场情况、考核等方式收集符合、不符合的记录。第18
8、页，共40页。18注意事项：（1）寻找体系有效运行的客观证据，着眼点应是符合性和有效性，而不是专挑毛病。（2）组长控制全过程，包括计划、进度、气氛、客观性和结果的控制。（3）随机抽样要有代表性（量、均衡）。（4）要依靠检查表，即不轻易偏离，也不过于约束。第19页，共40页。19（5）要从问题的各种表现形式去寻找客观证据。有的不符合项客观证据明显，不符合项就可成立而有的不符合问题比较复杂，需从多方面取证。（6）当发现不符合项有疑问时，应调查到必要的深度。（7）应关注影响检测校准过程质量的关键因素，人员技能、设备准确度、消耗性材料的质量、样品处理方法、检验方法、环境条件等。第20页，共40页。20
9、审核结果评价：（1）主要包括确定不符合项、提出不符合项、认可不符合项、审核结果评价汇总分析。（2）内审员填写不符合项报告，对不符合事实进行描述。要求准确描述所观查的事实，包括时间、地点、人物、现象、关键的细节。清楚说明违背的什么要求。（3）不符合项报告事实的描述应与受审核方沟通并签字确认。第21页，共40页。21制定和认可纠正措施制定和认可纠正措施n 纠正措施在内部管理体系审核中具有特别重要的意义，因为内审的根本目的在于发现体系的问题，加以纠正，使管理体系得到不断改进。纠正与纠正措施的区别：n“纠正”只是对已存在的不合格现状进行处置、补救；“纠正措施”是针对产生不合格、缺陷的原因，为消除这个原
10、因、防止问题再发生而采取的根本性措施。第22页，共40页。22纠正措施的跟踪检查纠正措施的跟踪检查内审员对纠正措施的实施情况进行跟踪，即关心和过问措施完成情况，如有问题及时向质量负责人反映，验证的内容包括：计划是否按期完成？各项措施是否都已完成？完成后的效果如何？是否还有类似的不合格项发生？实施情况是否有记录可查？内审员对跟踪的情况进行准确评价，并填入“不符合项纠正报告”中，如验证纠正措施没有达到预期效果，则应要求受审核方重新分析原因，重新制定适宜的纠正措施，实施后再次进行验证。第23页，共40页。23未次会议：主要目的是向受审核方说明审核情况，宣布审核结果，报告审核组结论，提出对纠正措施的要
11、求，商定完成时间，领导讲话，会议签到、记录归档保存。第24页，共40页。243 3、审核报告编制、审核报告编制审核报告是说明审核结果的正式文件，对审核发现的问题统计、分析、归纳和评价，内容包括：（）、审核目的和范围（）、依据的标准和文件（）、实施概况（日期、小组组成、过程概况、简述与谁谈话，看了多少记录、做了哪些试验等）（）、审核结果：a.对管理体系运行情况的评价；b.发现的主要问题摘要及分析；c.前次审核后纠正措施的执行情况及效果；d.改进工作的目标和措施。第25页，共40页。25管理体系内审形成记录如下：（1）审核计划；（2）检查表；（3）首末次会议签到和记录；（4）不符合项报告；（5）审
12、核报告。审核报告审核报告第26页，共40页。26第三章、管理评审第三章、管理评审一、管理评审的定义一、管理评审的定义二、管理评审的目的三、管理评审的性质、频次四、管理评审的意义和作用四、管理评审的意义和作用五、内审与评审的区别五、内审与评审的区别六、管理评审会议内容六、管理评审会议内容七、评审的实施步骤七、评审的实施步骤第27页，共40页。27一、管理评审的定义一、管理评审的定义 “由最高管理者就质量方针和目标，对管理体系的现状和适应性进行的正式评价。”它是实验室的最高管理者就质量方针和质量目标的适宜性、充分性、有效性进行有计划、有规则的系统评价。适宜性：体系适应内外环境变化的能力；充分性：体
13、系满足市场客户潜在需求的能力；有效性：体系运行结果达到所设定目标的程度。第28页，共40页。28二、管理评审的目的1、评审管理体系的充分性、适宜性、有效性；2、为持续改进管理体系创造机会；3、有利于外审。三、管理评审的性质、频次“质量管理工作大总结”定期一年一次，不得超过12个月；出现重大质量事故及重大变化，可增加评审。第29页，共40页。29四、管理评审的意义和作用四、管理评审的意义和作用1、意义：体系运行的优劣决定于两大品质因数有效发现和适应性，能动地调控这两大品质因数是管理评审的任务。以高层管理职责的力度为体系的运行提供支持和保障，才能满足体系的适应性和有效性的要求，并进而为体系的改进和
14、发展提供可靠的依据。第30页，共40页。302、作用：（1）检查质量方针和质量目标的实现情况，确保持续不断地满足客户和社会的期望（2）发现管理体系的薄弱环节，识别改进的需求；（3）评估管理体系因应市场变化而改进的需求；（4）当管理体系发生重大变更后，评价体系的有效性和适应性；（5）向上级机构汇报管理体系的运行情况。第31页，共40页。31五、内审与评审的区别：五、内审与评审的区别：1、目的不同。内审目的在于证实管理体系运行的符合性和有效性，评审目的在于确保管理体系的持续适应性。2、对象不同。内审对象是管理体系各要素，评审则是管理体系整体及质量方针和目标。3、行为主体不同。内审员，最高管理者。第
15、32页，共40页。32、方式不同。内审小组按计划实施，提出审核报告。评审以召开会议的形式进行。、结果不同。内审结果是提出审核报告，提出建议。评审结果是评审报告，往往形成一系列决议性意见，对管理体系改进发出指令，提出要求，对体系的改进起决定性作用。第33页，共40页。33六、管理评审会议内容六、管理评审会议内容1、体系运行的充分性和适宜性 包括质量方针和目标，体系文件、组织机构、职责、权限、人力资源和培训教育、设备、环境、方法、监督和控制等；2、体系运行的有效性评价四个主要过程的有效性和体系的有效性质量方针、目标的实现情况，资源实现过程，分析改进过程，检测/校准实现过程3、检测结果的质量和服务是
16、否符合规范和客户要求4、市场变化需求，是否需要调整检测项目等；5、内外环境变化的影响，是否需要改革；6、日常管理会议的议题，包括人员任命、资源调整、文件修订、质量监督等。第34页，共40页。34管理评审的输入：4.11条内容政策和程序的适应性；管理和监督人员的报告；近期内部审核的结果；纠正和预防措施；由外部机构进行的评审；实验室间比对和能力验证的结果；工作量和工作类型的变化；申诉、投诉及客户反馈；改进的建议；质量控制活动；资源以及人员培训情况等。第35页，共40页。35七、评审的实施步骤七、评审的实施步骤1、制定计划。收集评审输入信息后进行分析整理，列出评审议题，形成评审实施计划，提前发给参加评审的人员。内容应包括：评价过去一年取得的业绩是否达到、完成或超过质量方针和目标的要求；评审管理人员和监督人员一年来管理和监督的状况是否达到了预期要求；最近内审的结果表明实验室的管理体系运行是否受控、是否有效；预防措施和纠正措施执行情况如何分析实验室之间比对和能力验证结果；分析实验室工作师长工作类型是否有较大变化；分析人力资源的充分性及员工培训的状况；客户的反馈意见，客户的抱怨等。第36页，共40
