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1、公司视频会议管理办法 视频会议管理办法为贯彻集团公司精简会议、厉行节约的要求,解决公司地处两省四市，交流、管控力度薄弱的问题，进一步加强视频会议管理,提高会议效率,特制定本办法。第一章 视频会议系统管理与维护第一条：公司视频会议系统覆盖两省四市共九处会场，点多面广。各有关单位和部门要指定专门的熟悉电脑操作的视频会议系统管理员负责本会场的维护和调试工作。第二条：系统管理员须坚持每周一次对设备的例行检查和清理工作。内容包括：各会议室电源、灯光、麦克风、音箱、调音台、摄像头等会议设施，监测网络状况是否良好、有无网络大量包丢失，音箱与麦克风是否出现干扰等现象。在正式会议开始前一小时要求一切准备就绪，防
2、止开会时出现技术问题。第三条：参加视频会议的各分会场提前一天与主会场联网调试，调好后冻结为会议状态，无特殊情况不再调试，各分会场如因不可抗力无法参会，须提前说明及请假，可在会后学习观摩录制资料。如召开紧急会议，各参会单位系统管理员应在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并在联调后立即开始值机。第四条：各会场须保持整洁、干燥、通风，避免线路和设备受潮、损坏。摄像头用毕应将镜头封盖。第五条：各单位如经常性遇有网络、电力问题，应提前做好应对准备。如：使用高速无线网卡、备用发电设备等。第六条：视频系统及各单位账户由管理员负责操作使用，严禁无关人员操作。第二章 会议
3、期间的服务保障与注意事项第七条：各参会会场管理员须提前一小时到达会场，开启电源、灯光、麦克风、音箱、调音台、摄像头等会议设施，确保会议提前进入使用状态。第八条:视频会议连接后，主会场采用如下方式点名：“我是主会场，现在进行会议点名，会场听到请回答”。各分会场应答时采用如下方式：我是分会场，主会场点名已听到，设备一切正常，完毕。第八条：会议主摄像镜头固定后，严禁移动、插拔摄像头及线路。系统管理员应随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面。严禁随意更改设备的系统设置。第九条：根据会议内容，提前把需要在会议上演示的讲演稿、图片等上传到HAO会议系统演讲稿选项中。第十条：各分会场如果发
4、言，可以 “申请发言”来实现发言（注：在没有得到主会场同意的情况下，不能使用“我来主讲”功能（在主席权利没有被释放之前，其它分会场不得申请获得主席权限）。各分会场不发言时，应将话筒调至静音状态第十一条：会议期间，管理员根据会议发言情况，切换画面，收授发言权。会议中场休息时间由主会场播放音乐，各分会场不得播放。 第三章 会场纪律与会议记录第十二条：会议期间，各个会场与会人员手机开到静音或震动。必须接电话时，禁止因出门穿越、触碰摄像头连接线。无特殊情况不得中途退场。第十三条：与会人员须保持着装整洁、坐姿端正，不得喧哗。第十四条：会议系统具备会议录制功能，各会场根据需要将相关会议资料形成会议纪要或有关文件，入档备案。第十五条：各会场系统管理员要做好视频会议资料的保密工作。未经批准,不得对外公布有关信息。第十六条：各会场管理员认真记录会议期间设备、系统运行情况，做好记录，及时发现问题，并在会议结束后针对问题查找原因，着手解决。附件：会议调试情况记录表3 / 33 / 3
