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1、家居公司文件管理制度1.0目的为完善本集团管理文件的管理，使文件管理工作规范化、标准化、制度化，特制订本制度。1.1 适用范围本制度仅适用于XXXX国际集团及所属各部门的所有管理性文件。1.2 定义无。4. 0职责总裁：负责集团管理性文件的审批。总裁办：负责集团管理性文件的编写、修订、执行监督、发放和归档管理。 集团各部门：负责本部门管理性文件的编写、修订、管理及监督执行。集团各公司：参照本制度对管理性文件进行编写、修订、管理及监督执行。5. 0内容文件分类1.1 .1管理性文件包括制度、方法、规定、规范、流程、程序等。分为综合管理 类（企业管理和人事管理类等）、财务管理类、技术管理类、生产管
2、理类、 营销管理类、质量管理类及其他管理类。1.2 . 2质量管理体系文件的管理文件按文件、法律法规和其他要求控制程序 执行。5. 2文件编号5. 2. 1集团管理文件编号XXXX / GL一义 X X X X X XXXXXXX拼音缩写编制年份部门代号文件流水号管理文件拼音缩写5. 2. 2记录表单编号XXXX / BD XX XXX XXXX部门代号编制年份表单流水号5. 2. 3红头文件编号：集团字【XXXX】第XXX号XXXX国际集团简称编制年份文件流水号5. 2. 4人事调令编号：XXXX /DLXXX XXXX编制年份文件流水号编制年份文件流水号XXXX拼音缩写调令拼音缩写5. 2
3、. 5通知/通告/通报等编号：XXXX /TZX X X X X -X XXXXXXX拼音缩写 编制年份会议拼音缩写部门代号文件流水号5. 2. 7合同/协议等编号：XXXX /HT一义义一X X X X XXX部门代码编制年份文件流水号XXXX拼音缩写合同拼音缩写外来文件无需再编号，在归档时拼音缩写为“ WL3收/发文部门代号或分发号：部门名称部门代号分发号部门名称部门代号分发号总裁办ZC01开展改革委员会FG07人力资源中心RZ02诺贝公司NB08公共关系中心GG03古地亚公司GDY09信息管理中心XX04奢庭公司ST10财务中心CW05宝悦公司BY11营销中心（壹品尚公司）YX06优尚公
4、司YS124文件格式5. 4.1发文统一使用以上对应文件类别，并使用各类文件的编号。6. 4. 2文件头由XXXX国际集团LOGO、文件标题和文件编号等组成。各部门所发的 管理类文件、会议纪要统一使用集团的LOGO标识、文件标题及文件编号作 为文件头，标题统一使用二号或三号黑体字；文件封面、人事调令、通知/ 通报、请示/报告等文件统一使用集团的LOGO标识和集团名称作为文件头, 集团名称统一使用小初或“36”的仿宋字体；红头文件统一使用集团名称 作为文件头，使用小初或“36”的仿宋字体。7. 4.3正文，是文件的主体局部。文件制发的目的和内容，讲述什么事情，解决 什么问题以及方法和要求，都要在
5、正文中阐述清楚。8. 4.4正文中各项标题统一使用四号或“14”的宋体或仿宋字体，正文内容统一 使用小四或“12”的宋体或仿宋字体。5.4.5 管理类文件（如制度、规定等）格式，采用六/七段式，即：L0目的2.0适用范围3.0定义4.0职责5.0内容6. 0附那么7.0 附件（用于有附件文件）附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在 正文之下。如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；落款。指发文部门全称或规范化的简称。落款一般放在正文（或附件） 的右下角；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并 在其上面加注一行（此页无正文）字样；落款字体与正文相
6、同。5. 4.7日期。一般写发文日期。文件内容顺序号采用阿拉伯数字，按顺序、逐级排列。如：1. 01. 11. 1. 11. 1.21. 1. 2. 11. 1.2. 1. 15. 5工作程序5. 5.1文件的编制、审核和批准集团管理性文件由集团总裁办组织相关部门编写，并由撰写部门组织相 关人员讨论和评审，评审修订后由总裁办主任审核，总裁批准，最后发 各相关部门负责人会签。5. 5.1. 2各部门文件由相关人员或主管编写，并由撰写部门组织相关人员讨论和 评审，评审修订后由部门主管审核，副/总经理批准，最后发各相关部 门负责人会签。5. 5.1. 3所有文件自公布之日起生效，并以最新版本为准，旧
7、版本予以回收处置。5. 5. 2文件的发放和管理各类文件编号统一按序编号，各部门建立“文件发放/回收登记表”，规 定发放范围，对版本号、最新修改情况进行控制。5. 5. 2. 2集团级文件的发放由总裁办进行统一发放和管理，各部门文件由各部门自行发放和管理。5. 5. 2. 3文件发放时办理登记手续，签字领用。5. 5. 2. 4文件控制状态分为受控、非受控和作废三类。在文件封面位置对控制状态 进行标识。5. 5. 2. 4. 1对受控文件应标注分发号和受控印章，对更改进行控制，以便追溯受 控文件；如有旧版本文件必须在回收旧版本文件后才能发放新版本文件，保证各使用 现场得到的文件是文件的有效版本
8、。受控文件包括管理文件、红头文 件、人事调令、会议纪要等。5. 5. 2. 4. 2对受控文件应通过有效文件清单进行标识，保存的作废文件应在封面 醒目位置加以标识。5. 5. 2. 4. 3对非受控文件只对发放进行登记，不负责更改控制。5. 5. 3文件的更改5. 5. 3. 1部门级文件的更改，由更改申请人填写文件更改申请单经部门主管 批准；技术文件与集团级文件经总裁批准；体系文件经总裁、管理者代 表批准。5. 5. 3.2公司文件更改的方式有:换页、换版。文件修改三次以内的无须换版本， 原来的版本号不变，只需要更改版本号，如发文的版本号是A/0,那么 第一次修改那么是A/1,以此类推。如文
9、件修改三次以上且影响使用时, 须换版本，用A、B、等表示，换页的方式同上。5. 5. 3. 3文件更改时，更改部门要按规定做好更改记录，保存更改单。5. 5. 4文件的保存及销毁5. 5. 4. 1质量管理体系文件、外来文件、技术文件和标准，管理性文件等应分类 进行存放。5. 5. 4. 2集团所有的文件原稿及其发放签收后的“文件发放/回收登记表”交总 裁办保存；部门文件由各部门自行保管，须建立“文件目录清单”。5. 5. 4. 3作废文件由各部门回收后，加盖“作废”章，并在原发放清单上注明。 需作资料保存的旧文件应加盖“留用”印章，并与有效文件隔离保存。5. 5. 4. 4需销毁文件时,应填
10、写“文件/记录处理审批单”，体系文件由管理者代表、 技术文件与集团级文件由总裁办批准后销毁。5. 5. 4. 5各部门定稿或修改后的电子文件需传送至总裁办统一存档。5. 6外来文件的管理1收到外来文件的部门，应识别其适用性，并控制分发以确保其有效；5. 6. 2各部门负责相关外来文件的登记、编号及发放、回收工作，须建立“外来 文件目录清单”。5. 7文件的复制7.1任何单位或个人，未经文件主管部门领导或其授权人批准，不得私自外借 或向外单位人员提供受控文件及其复印件。5. 7.2受控文件或需要借阅查看的，需统一至总裁办复印或借阅，并做好登记, 须建立“文件借阅/复印登记表”。6. 0附那么1本制度解释权归总裁办。6. 2本制度自公布之日起生效，原类似文件自行废止。7. 0附件文件控制流程图7.1 公司统一发布的作业文件格式红头文件格式7. 4人事调令格式5内部通知/通报/通告格式7. 会议纪要格式申请/请示/报告格式8. 各部门内部表单目录清单文件/记录评审单9. 0文件发放/回收登记表11文件/记录更改申请单10. 12 （受控）文件目录清单3作废文件目录清单11. 14外来文件目录清单15文件/记录处理单12. 16文件借阅/复印登记表
