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1、项目管理及实例分析清华数字迎新清华大学计算机与信息管理中心清华大学计算机与信息管理中心佟秋利佟秋利http:/二五年七月提提 纲纲项目管理基本概念项目管理基本概念项目定义项目定义项目特征项目特征项目成果的制约因素项目成果的制约因素项目管理在高校信息化过程中的应用项目管理在高校信息化过程中的应用 项目生命周期项目计划与控制项目人力资源管理项目定义以一套独特而相互联系的任务为前提有效地利用资源为实现一个特定的目标所做的努力项目特征明确的目标相关的任务必要的资源独一无二&一次性客户不确定性项目成果的制约因素工作范围项目成本进度计划客户满意度项目管理在高校信息化过程中的应用信息软件的开发现场迎新的软件
2、业务的信息化改造办公自动化实施数字迎新全校的数字校园建设按建设期设立项目数字迎新项目数字迎新项目明确的目标：实现新生入学的数字化和一站式服务加强参加迎新的各个部处间的信息流通和工作配合，使迎接新生的工作流程更为有序，提高了学校各相关部门工作效率。新生数据的纵向连通，实现新生入学数据与新生在校学籍数据的无缝连接规范新生报到程序，为新生提供了方便、高效、一体的入学报到环境和服务数字迎新项目（续）数字迎新项目（续）相关的任务：录取通知书打印、下发，分班分学号迎新现场环境准备相关软件开发及现场实施迎新数据处理、下发给各部门和各院系打印密码封报到接站、接待新生照相新生检疫现场收费助学贷款安排住宿户口迁入
3、餐卡发放发放澡票组织关系转入回收录取通知书新生电子邮件帐号 数字迎新项目（续）数字迎新项目（续）必要的资源：现场迎新环境各岗位工作人员现场发卡系统新生照相系统收费设备数字迎新项目（续）数字迎新项目（续）客户：新生校方（校办）*各部处、各院系计算中心、网络中心数字迎新项目（续）数字迎新项目（续）不确定性：数据是否及时多部门协调沟通是否顺畅迎新环境的稳定性新生报到的时间提提 纲纲项目管理基本概念项目生命周期项目生命周期识别需求识别需求提出解决方案提出解决方案执行项目执行项目结束项目结束项目 项目计划与控制项目人力资源管理识别需求识别需求投入力量时间识别需求提出解决方案执行项目结束项目识别需求识别需
4、求从客户角度从客户角度识别需求项目的选择准备招标文件征集投标文件识别需求（续）识别需求（续）关键的成功因素关键的成功因素清楚地定义需求选出最大收益的项目考虑周详的评估和选择程序好的需求建议书能充分理解客户的期望公平竞争优势识别需求（续）识别需求（续）招标文件招标文件工作陈述客户要求交付物客户提供物品客户审批内容合同类型付款方式进度计划投标文件的格式和内容最后期限评价标准预算资金识别需求实例分析识别需求实例分析数字迎新对需求的识别数字迎新对需求的识别新生入校前后数据无缝连接，省市招办数据至学校学籍数据的流动各部门新生数据的集中管理，在最大范围内实现数据的共享报到现场，能够方便、快捷的完成报到手续
5、，缩短报到时间各部门明确了各自的责任，提高工作效率各部门迎新过程分为三个阶段：各部门迎新过程分为三个阶段：迎新前数据准备现场迎新迎新后部分数据处理 识别需求实例分析（续）识别需求实例分析（续）迎新前数据准备阶段迎新前数据准备阶段 迎新前数据准备阶段主要是招办对招生数据处理，导入新生库，由学籍管理部门处理相应的学籍信息，进行分班分学号等。现场迎新现场迎新现场迎新准备，开准备会议，确定参加部门，场地位置确认，会场布置等问题；现场迎新的现场迎新预演，让各个部门了解相应操作；现场迎新组织。迎新后数据处理迎新后数据处理 校医院 户口办公室 现场照相 提出解决方案提出解决方案投入力量时间识别需求提出解决方
6、案执行项目结束项目提出解决方案（续）提出解决方案（续）从投标方或客户内部的项目团队角度从投标方或客户内部的项目团队角度招标/投标前的营销策略是否投标决策提交能获胜的投标文件准备投标文件投标文件的内容*定价理由提交投标文件以及后续行动*客户评估投标方案合同类型及合同条款提出解决方案（续）提出解决方案（续）投标文件内容投标文件内容技术部分技术部分理解问题*提出方法或解决方案*客户的收益管理部分管理部分工作任务描述*交付物项目进度计划*项目组织*相关经验设备和工具*成本部分成本部分劳动力*原材料*分包商和顾问设备和设施租金差旅费文档*一般管理费物价上涨意外开支准备金奖金或利润提出解决方案（续）提出解
7、决方案（续）关键成功因素关键成功因素招标/投标前的努力很重要；在客户准备提出招标文件之前就与潜在客户联系；尽可能多的了解客户的需求、问题以及决策过程*；根据客户的需求、要求和期望准备重点突出的投标文件；实事求是的评价自己准备投标文件的能力；简明扼要地书写投标文件；投标文件必须实事求是；建立精确的、完善的成本预算。提出解决方案实例分析提出解决方案实例分析数字迎新解决方案的技术部分数字迎新解决方案的技术部分理解问题：通过对数字迎新项目的分析，了解迎新过程涉及到的各个部门，明确各部门的工作内容，协调各部门有序的进行迎新活动，保证整个迎新的过程顺利的进行。解决方案：从项目管理的观点出发，将整个迎新过程
8、，进行部门的划分，工作流程的划分，有效的配置各种资源，根据多年来的迎新相关经验，制定相应的项目进度计划，使得数字迎新项目应用最少的人力物力资源，再最短的时间内顺利完成迎新任务的准备工作、现场迎新以及迎新后的数据处理等工作。提出解决方案实例分析（续）提出解决方案实例分析（续）数字迎新解决方案的管理部分数字迎新解决方案的管理部分工作任务描述迎新前数据准备现场迎新迎新后部分数据处理 项目进度计划迎新前数据准备（7月上旬开始现场迎新）现场迎新（新生报到时间）迎新后部分数据处理（新生报到后到正式开学）项目组织：根据不同部门划分工作任务，建立矩阵型的项目组织结构设备和工具：计算机，迎新系统，相关的人员提出
9、解决方案实例分析（续）提出解决方案实例分析（续）数字迎新解决方案的成本问题数字迎新解决方案的成本问题劳动力按照工作内容分配的各个部门的人员设备计算机准备迎新系统开发和维护文档新生入学通知书交费收据学生证制作等等执行项目执行项目投入力量时间识别需求提出解决方案执行项目结束项目执行项目（续）执行项目（续）项目计划项目计划定义项目目标工作分解结构界定具体活动绘制网络图时间估计成本估算项目进度计划及预算执行项目执行项目控制项目控制项目定期搜集有关项目绩效的资料，把实际绩效与计划绩效相对比，对绩效差的部分采取适当的纠正措施。执行项目（续）执行项目（续）关键成功因素关键成功因素制定周详的计划；制定周详的计
10、划；项目执行人参与项目计划的制定工作；项目执行人参与项目计划的制定工作；经常与客户交流；经常与客户交流；经常询问客户对项目进度的满意度；经常询问客户对项目进度的满意度；及时向客户和项目团队通告项目进展情况和潜在问题；及时向客户和项目团队通告项目进展情况和潜在问题；及时对比实际进度并同计划；及时对比实际进度并同计划；项目结束时进行评估项目绩效，总结经验。项目结束时进行评估项目绩效，总结经验。结束项目结束项目投入力量时间识别需求提出解决方案执行项目结束项目结束项目（续）结束项目（续）结束项目结束项目目的：从项目学得经验，改善未来项目的工作绩效目的：从项目学得经验，改善未来项目的工作绩效组织和存档项
11、目文件组织和存档项目文件处理应收应付帐款处理应收应付帐款项目团队成员的绩效评估项目团队成员的绩效评估承约商及客户组织内部举行项目后评估会议承约商及客户组织内部举行项目后评估会议内部的项目后评估内部的项目后评估客户反馈客户反馈提前结束项目提前结束项目结束项目（续）结束项目（续）内部的项目后评估会议内部的项目后评估会议团队成员之间的个人会议团队成员之间的个人会议个人对项目工作绩效的认识个人对项目工作绩效的认识未来项目的改进工作未来项目的改进工作成员合作工作情况成员合作工作情况项目团队的小组会议项目团队的小组会议技术绩效（工作范围，质量，管理变更）技术绩效（工作范围，质量，管理变更）成本绩效成本绩效
12、进度绩效进度绩效项目计划与控制项目计划与控制客户关系客户关系团队关系团队关系交流交流识别问题和解决问题识别问题和解决问题对未来项目的建议对未来项目的建议项目绩效和建议方面的书面总结结束项目（续）结束项目（续）客户反馈客户反馈目的目的确定项目是否为客户带来了预期的收益确定项目是否为客户带来了预期的收益评估客户满意度评估客户满意度获得将来对客户开展业务联系有帮助的反馈信息获得将来对客户开展业务联系有帮助的反馈信息参与者参与者项目经理项目经理关键的项目团队成员关键的项目团队成员与项目有关的客户组织的主要代表与项目有关的客户组织的主要代表反馈方法：项目后客户评估调查表反馈方法：项目后客户评估调查表结束
13、项目（续）结束项目（续）提前结束项目提前结束项目出现特殊情况，未完成而被迫结束出现特殊情况，未完成而被迫结束由于客户不满意而终止由于客户不满意而终止*项目期间要持续不断地监控客户的满意度项目期间要持续不断地监控客户的满意度及时采取纠正措施及时采取纠正措施提提 纲纲项目管理基本概念项目生命周期项目计划与控制项目计划与控制项目计划项目计划进度安排进度安排进度控制进度控制资源配置资源配置成本计划和绩效成本计划和绩效项目人力资源管理项目计划项目计划项目目标项目目标明确、可行、具体和可以度量，通常用工作范围、进度计划和明确、可行、具体和可以度量，通常用工作范围、进度计划和成本来表示成本来表示在一定期限和
14、预算内完成这项工作。在一定期限和预算内完成这项工作。工作分解结构工作分解结构将项目分解成易于管理的几个部分或几个细目，有助于识别完将项目分解成易于管理的几个部分或几个细目，有助于识别完成项目工作范围所需的所有工作要素。成项目工作范围所需的所有工作要素。责任矩阵责任矩阵用表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任的方用表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任的方法，表明个人在整个项目中的角色和地位。法，表明个人在整个项目中的角色和地位。界定活动界定活动由每个工作包的责任人或责任小组来界定。由每个工作包的责任人或责任小组来界定。制定网络计划制定网络计划应用于计划、进度安排和控制工作中
15、很有用的一项技术。应用于计划、进度安排和控制工作中很有用的一项技术。项目计划实例分析项目计划实例分析项目计划实例分析（续）项目计划实例分析（续）项目目标项目目标顺利进行迎新活动，实现迎新过程的数字化，顺利进行迎新活动，实现迎新过程的数字化，即留存数字化信息并为今后信息化管理提供即留存数字化信息并为今后信息化管理提供基础数据。基础数据。项目计划实例分析（续）项目计划实例分析（续）工作分解结构工作分解结构项目计划实例分析（续）项目计划实例分析（续）迎新前数据准备责任矩阵（迎新前数据准备责任矩阵（P P主要责任；主要责任；S S次要责任）次要责任）项目计划实例分析（续）项目计划实例分析（续）现场迎新
16、责任矩阵现场迎新责任矩阵项目计划实例分析（续）项目计划实例分析（续）迎新后数据处理责任矩阵迎新后数据处理责任矩阵项目计划实例分析（续）项目计划实例分析（续）1.8网络管理界定活动网络管理界定活动保证迎新现场（综体）跟其他业务部门的网络畅通保证迎新现场（综体）跟其他业务部门的网络畅通备份数据的处理备份数据的处理向迎新现场的业务系统分配向迎新现场的业务系统分配IP地址地址实时监控网络带宽以检查机器中毒情况并进行及时处实时监控网络带宽以检查机器中毒情况并进行及时处理理确定迎新现场所需网口数量确定迎新现场所需网口数量准备足够的系统安装盘准备足够的系统安装盘项目计划实例分析（续）项目计划实例分析（续）1.111.11确定提前入校新生名单界定活动确定提前入校新生名单界定活动获得新生基本数据获得新生基本数据确定提前入校新生名单确定提前入校新生名单将提前入校新生名单传递给社区服务中心协将提前入校新生名单传递给社区服务中心协作，饮食服务中心，户口管理中心等部门作，饮食服务中心，户口管理中心等部门 项目计划实例分析（续）项目计划实例分析（续）1.131.13场地安排界定活动场地安排界定活动确定迎新各系、各
