西软X系统全套培训资料含财务做账!———————————————————————————————— 作者：———————————————————————————————— 日期： 12 接待1接待1第一节宾客列表11.1 本日将到11.2 当前住客列表2第二节散客接待32.1 排房32.1.1 综合排房32.1.2 逐个排房62.2 散客登记62.2.1 预订转登记62.2.2 直接上门72.3 其他82.3.1 Q-ROOM82.3.2 设置等级92.3.3 设置留言灯112.3.4 门锁接口122.3.5 换房122.3.6 本日结帐退房客人入住132.3.7 散客续住142.3.8 消费帐17第三节团队接待193.1 团队房类资源控制193.1.1 排房193.1.2 释放房类资源213.2 登记223.2.1 团队主单登记223.2.2 成员登记223.3 团队成员批量处理23接待第一节 宾客列表1.1 本日将到本日将到宾客列表默认显示本日将到预订宾客。
按CTRL+A或执行接待→本日将到，打开『本日将到宾客列表』列表的结构、使用方法与『预订宾客列表』类似，不再赘述图1.2 当前住客列表当前住客列表默认显示当前所有在住客人按CTRL+I或执行接待→当前住客，打开『当前住客档案』如下图所示列表的结构、使用方法与『预订宾客列表』类似，不再赘述图第二节 散客接待2.1 排房为预订客人排房，一般有两种方式：综合排房（批量排房）、逐个排房操作员要掌握两者之间的异同点，视具体业务需求选择最合适的方法2.1.1 综合排房执行接待→综合排房，或按CTRL+O，打开『综合排房』，该窗口与分房功能打开的窗口类似，操作员关键要掌握两者之间的区别图左边：默认显示本日将到但未排房客人列表，同时操作员可根据实际需要，通过输入不同的条件，改变查询目标系统提供条件有：到达日期、房类、名称、Only VIP、客房布置、包括已分房、包括在住，如上图所示功能按钮说明：项 目说 明〖主单〗单击，可打开当前预订记录主单〖档案〗单击，可打开当前预订记录档案〖入住〗单击，预订转入住处理〖拆分〗当某记录的房数大于等于2时，可使用该功能如，某记录预订T类房3间，单击〖拆分〗，输入拆分后的数量，如3，则系统自动生成另外2个主单。
该功能主要是便于操作员录入或更换客人档案右边：默认显示与左边选中预订记录匹配的可住房类列表同样，操作员可通过选择、输入条件，根据客人要求搜索符合要求的房类资源可使用的条件有：项 目说 明到达、离开默认与选中预订记录的抵离日期一致楼层可指定楼层，使得列表上只显示该楼层满足条件的客房特征客房特征，可输入或多选项目含义项 目说 明全部客房系统中的所有客房占用房目前在住或已预分的客房当前在住当前在住的客房干净房当前满足条件的直接可登记入住的客房只选检查房房态为IS的客房脏房空房但未打扫干净的客房OO维修房OS锁定房临时态目前有临时房态的客房功能按钮项 目说 明查找输入、选择房类资源查询条件或选择项目后，单击查找，即显示查询结果分房单击选择房号后，单击该按钮，即可分房注意：选择房数必须≤预订房数，否则系统将提示“选择房间数超过需要房数”取消分房分房后，若需取消，则选中要取消分房的记录，单击该按钮即可自动单击该按钮，系统将根据预订房数，自动分配房号该功能常用于团队排房操作步骤：（1）、『综合排房』窗口，单击选择分房目标（若即为第一条，则可直接进行步骤2）；（2）、选择符合客人要求的客房（单击房号前，使其显示），单击〖分房〗，分房即成功，该预订记录不再显示在该界面；（3）、若需查阅已经分房的预订记录，只需单击选中“包括已分房”即可。
注意：（1）、『综合排房』窗口，右边“房间列表”房号红色表示该客房在抵离时间内是在住房；（2）、主要区别在于综合排房窗口，系统默认显示本日将到宾客，操作员可通过输入条件（VIP、抵达日期、姓名等），过滤宾客列表占用标记】――“[ ]”表示时间区间，“─”表示到日或离日，“─”与“[ ]”的距离表示时间的远近标 记含 义该房当前无人住，终止日期后有预订；该房当前无人住，终止日有预订；该房当前无人住，起始日期前有预订；该房当前无人住，起始日有预订；该房当前无人住，起止日期内有预订；占用标记含义【维护】――L表示在该周期内要维修在整个系统中，有很多显示房间信息的图表，都需要用到以上这些图标熟记这些表示能帮助操作者快速有效的从图表中获取不同信息，提高工作效率2.1.2 逐个排房预订主单下，单击〖房号〗，打开『客房选择』，单击选择房号，单击〖确定〗，退出该窗口，预订单上存盘即可图2.2 散客登记2.2.1 预订转登记相关接待员业务重点，预订转登记的情况是最为常见的操作步骤：宾客预订主单下，执行状态→入住，或按F4，系统提示是否确信入住，选择是，则宾客状态由R→I注意：预订转登记后，到店时间系统自动记录。
2.2.2 直接上门X5系统中，上门散客的处理集中在Walk-in功能中操作步骤：（1）、预订主窗口下，执行接待→直接上门，或按CTRL+W，打开电脑预订单图注意：Walk-in电脑单据与普通散客预订单据的一个重要区别是，单据右下角，Walk-in选项是自动选上的系统通过这个参数，统计饭店的Walk-in数据2）、输入客人【姓名】，回车，与普通散客预订一致，系统将自动与客史档案匹配如果该客人有客史，系统将自动匹配客史，待操作员确定后，调出客人的客史信息，提高预订效率；如果客人在酒店没有客史，退出『档案查找窗口』后，系统将自动产生【姓】、【名】、【姓名2】3）、确定【国籍】、【语种】4）、输入【抵离时间】5）、选择【房价码】、【房类】，输入【房数】（如果是直接入住，则需分配房号）6）、确定【房价】7）、确定客人的【来源】、【市场】8）、确定客人的其他要求，如【客房布置】、【客房特征】等9）、基本信息输入完整后，单击工具栏上的存盘按钮，弹出提示框“当前Walk-In宾客是否马上入住”，单击〖是（Y）〗，直接入住，单据状态显示I，反之则单击〖否（N）〗，则状态为R图2.3 其他2.3.1Q-ROOM饭店房类资源紧张时，可能会出现这样的情况：预订宾客到店了，但是客房还是脏房，这种情况下，接待员就可以使用Q-Room功能，向客房中心传达紧急打扫客房的信息。
即Q-Room功能的实现，涉及到前台和客房中心两个部门，系统中关于Q-Room的业务流转图如下F/O本日预订宾客到店，客房还是脏房F/O安排客人休息等待……设置Q-Room，通知客房中心紧急打扫系统开始记录等待时间Housekeeping根据前台提供房号，紧急打扫Housekeeping打扫完毕，通过取消Q-Room，通知前台客房打扫完毕F/O通知客人，请客人进房……设置Q-Room操作步骤：（1）、执行接待→本日将到，或CTRL+A，打开『本日到达宾客列表』2）、按ALT+A，使光标至快速查询处，输入查询条件，回车，显示查询结果3）、双击打开目标主单，执行状态→Q-room，弹出确认框，单击〖是（Y）〗，设置Q-Room成功执行接待→Q-Rooms，打开『Q-Room』窗口，如下图所示操作员能查询到当前所有的Q-Room，及等候时间，也能做一些基本的处理：预订转入住、取消Q-Room、取消预订、查阅主单、调用档案图2.3.2设置等级许多星级酒店等级、叫醒服务、免打扰、VOD、Internet开关都是由前台员工来控制的，等级、最醒服务、免打扰等，在客人入住时可以根据酒店的要求设置成默认开国内长途或内线，退房时自动关到内线。
设置等级操作步骤：（1）、执行接待→当前住客，打开『当前住客列表』2）、找到任一宾客主单，双击打开目标主单如下图所示）图（3）、在主单其它→接口，打开『宾客住店信息接口』窗口如下图所示）图（4）、选择【（P）】等级，单击〖确认（O）〗即可5）、如客人要求2007年7月27日早上07：20叫醒，在【叫醒服务（W）】里选择“打开”，录入叫醒时间07/07/27再单击〖确认（O）〗即可图(6)、如客人要求免打扰，我们也可以在前台系统里设置，在【免打扰（D）】里选择“打开”，再单击〖确认（O）〗即可7)、VOD和Inetrnet开关操作与等级控制操作相同，请参照等级操作步骤2.3.3设置留言灯留言就是客人在入住过程中，酒店把客人需要接受的信息通过留言灯传达给住店客人设置留言灯操作步骤：（1）、执行接待→当前住客，打开『当前住客列表』2）、找到任一宾客主单，双击打开目标主单3）、在主单其它→留言，打开『宾客留言』窗口如下图所示）图（4）、单击〖增加〗，单击左边的的留言模版增加留言内容或直接录入留言信息，单击〖保存〗，再单击〖打开〗按扭，房间留言灯会自行打开5）、如要关闭留言灯，则单击〖收到〗按扭即可。
2.3.4 门锁接口门锁接口：（1）、执行接待→当前住客，打开『当前住客列表』2）、找到任一宾客主单，双击打开目标主单3）、在主单其它→门卡发行，打开『门卡发行』窗口如下图所示）（4）、门卡插入到发卡槽里，单击〖发卡〗按扭即可图四2.3.5换房换房就是客人从一个房间转到另一个房间，客人的帐号和帐务都不会发生变化，只是房号变了住店散客的换房操作很简单，步骤如下：操作步骤：（1）、『宾客登记单』【房号】处，单击，打开『客房选择』窗口，选择新的房号；（2）、单击〖存盘〗，弹出『选择换房理由』窗口，单击选择相应的理由，换房完成图团体成员换房必须要注意该房类团体房价定义对于不同房类的换房情况应特别留心房价，换房类后，系统将自动显示该房类的房价，需要操作者根据实际情况进行修改换房时还必须留心客人的VOD、等开关，注意保持设置的一致2.3.6 本日结帐退房客人入住酒店业务中经常会出现因飞机、火车等其它原因而重返酒店的客人要求入住对于这种情况，X5利用已有的客人信息，提供了多种灵活、快捷的处理方法，为便于操作者的理解，下面逐个说明方法一：撤消客人的结帐状态，恢复入住操作步骤：（1）、当前住客列表下，结帐状态中，找到已结帐的目标客人。
2）、打开该客人帐务主单，执行帐务处理→重新入住图（3）、系统提示“确信要重新入住？”，单击〖是（Y）〗会。