《用于销毁机密文档的方法和设备的制作方法》由会员分享，可在线阅读，更多相关《用于销毁机密文档的方法和设备的制作方法（4页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、用于销毁机密文档的方法和设备的制作方法专利名称：用于销毁机密文档的方法和设备的制作方法技术领域：本发明涉及用于销毁机密文档的方法和设备。背景技术： 目前机密文档的销毁是通过以下步骤来实现的收集机密的文档，之后将所收集的文档放置在容器里，该容器随后被密封。因此密封的容器被送到销毁公司，之后执行实际的销毁，如切碎或者焚烧。实际上，这种存储机密档案并随后将其送呈专业公司的系统容易出现欺诈行为。毕竟，假如大量的容器被送往销毁公司，那么其中一些容器被拿走且没被销毁的可能性是存在的。因此可能认为所有的机密文档已经被销毁了，但事实并非如此。发明内容因此本发明的一个目的是提供一种销毁机密文档的设备和方法，其中
2、被欺诈的风险被降到最低。本发明的另一个目的是提供一种可在任何时间点销毁机密文档的设备和方法，其中对机密文档执行所谓的“跟踪追查”，因此使得可以在运送和销毁机密文档的过程中跟踪机密文档。本发明的另一个目的是提供一种用于销毁机密文档的设备和方法，其中为了能够确定机密文档在运送和销毁过程中多个阶段的位置，使用了如诸如计算机之类的电子存储系统。根据前述介绍中提到的方法，其特征在于包括以下步骤a)把一个或者多个机密文档保存在一个容器里；b)标识容器；c)在电子数据系统中存储与所述容器相关的身份标识数据；d)建立一个或者多个容器的身份标识；e)将在步骤d)中建立的身份标识与步骤c)中存储在电子数据系统中的
3、身份标识数据相比较；以及f)假如步骤d)中建立的所述容器的身份标识和步骤c)中存储在电子数据系统中的身份标识数据相符，则销毁容器。通过把机密文档保存在带有身份标识的容器里，所述容器在从运送到销毁的过程中可以被跟踪。而且，只在所述容器建立的身份标识和存储在电子数据系统中的身份标识相符时才执行如步骤f)中所提的容器的实际销毁。因此，欺诈的风险被最小化。另外，根据本发明，所谓的未知容器的销毁不可能发生，所述未知容器即不能被电子数据系统再跟踪的容器。因此这种情况下的欺诈风险也被降到了最低。在一个特殊的实施例中，希望在步骤c)和d)之间执行另外一些中间步骤，所述中间步骤即k)从电子数据系统生成需收集的容
4、器的列表，该列表包括与需收集的容器相关的身份标识；l)建立需收集容器的身份标识；m)将在步骤l)中建立的身份标识和与步骤k)中生成的列表中的身份标识数据相比较；n)假如步骤l)中的身份标识数据和步骤k)中的身份标识数据相符，则收集被收集的容器。根据本发明的一个优选的实施例，在步骤n)之后还执行另外的步骤o)-t)，包括o)在电子数据系统中存储步骤n)中已收集容器的身份标识数据。p)建立一个或者多个需接收的容器的身份标识；q)将在步骤p)中建立的身份标识与步骤o)中存储在电子数据系统中的身份标识数据相比较；r)假如步骤p)中的身份标识和步骤o)中的身份标识数据相符，则接收被收集的容器；s)在电子
5、数据系统中存储在步骤r)中已接收的容器的身份标识数据；t)从电子数据系统生成需分解容器的列表，该列表包括与需分解的容器相关的身份标识。现实情况是，实际操作中需被销毁的文档将从不同的位置收集，如公司或者客户。通过从电子数据系统生成需要收集的容器的列表，保证了那些需要被销毁的容器确实被送去了销毁公司。其中所述列表随后将与收集的容器的身份标识进行比较。在根据本发明的一个特殊的实施例中，在识别容器的步骤b)中优选地还包括例如通过称重、x射线、超声探测和金属探测等方式进行的内容登记，该步骤还在步骤d)中执行来确定正确的容器将被销毁。进一步优选地执行步骤e)，即在执行步骤f)中的实际销毁之前，把步骤d)中
6、建立的身份标识和步骤c)中的电子数据系统中的身份标识进行两次比较。出于降低现有方法易于被欺诈的考虑，这样的双重检查是特别有价值的。毕竟，下面的情况是可能发生的一旦建立了对应电子数据系统中的身份标识数据的所述容器的身份标识之后，需要销毁的容器被从销毁的过程中拿出来，从而置于容器中的机密文档没有被销毁。第二次身份识别操作的结果是，再不可能移走已经被标识的容器，从而被标识的容器将确实被销毁。本方法中使用的身份标识码包括条形码、射频ID标记、二维矩阵码、三维条形码和图形码，或者它们的组合，这些识别码包含一项或者更多项关于序列号、日期、容器的尺寸、容器的重量、容器的颜色、容器的外部特征、位置、部门和个人
7、的数据。容器的重量是一个用于判定容器在从识别到销毁的处理过程中是否未经授权地被打开过的重要参数。但是应该理解，本发明决不受限于这个识别码列表。本发明还涉及一种设备，该设备包括用于把一个或者多个机密文档保存在一个容器里的装置；用于标识容器的装置；用于在电子数据系统中存储与所述容器相关的身份标识数据的装置；用于建立一个或者多个容器的身份标识的装置；，用于将建立的身份标识与电子数据系统中的数据相比较的装置；以及用于销毁容器的装置。在一个特殊的实施例中，所述设备还包括用于从电子数据系统生成需收集的容器的列表的装置，所述列表包括和需收集的容器关联的身份标识；用于建立需收集的容器的身份标识的装置；用于将需
8、收集容器的身份标识和与需收集容器相关的身份标识数据列表中的身份标识数据相比较的装置；用于收集容器的装置。优选地，所述设备还包括用于在电子数据系统中存储已收集的容器的身份标识数据的装置，以及用于产生容器的可视记录的装置。在一个特殊的实施例中，所述设备还优选地包括用于判定容器重量的装置。在一个优选的实施例中，所述设备还包括用于建立一个或者多个需接收容器的身份标识的装置；用于将身份标识与电子数据系统中的身份标识相比较的装置；用于接收容器的装置；用于在电子数据系统中存储与已接收容器相关的身份标识数据的装置；用于从电子数据系统生成需分解的容器的列表的装置，该列表包括与需被分解的容器相关的身份标识。在一个
9、优选的实施例中，所述设备还包括用于给容器分配唯一的身份标识码的装置，其中身份标识码包括条形码、射频ID标记、二维矩阵码、三维条形码和图形码，或者它们的组合。尤为具体地，所述识别码包含一个或者更多的关于序列数、日期、位置、部门和人等数据。在一个特殊的实施例中，本发明还包括用于例如通过称重、x射线、超声探测和金属探测等方式登记容器内容的装置，这些手段作为附加步骤用于在处理的开始标识容器并在随后在销毁之前再次识别容器，并将测量数据相互比较，从而确定涉及的是一个并且是同一个容器。用于销毁容器的装置还包括用于传送容器的装置和用于粉碎所传送容器的装置。具体实施例方式本发明将在下文中举例说明，但是应当理解其
10、中的关系，本发明决不限于这个特殊的实施例。将机密文档放置在一个容器中，如一个安全信封。将身份标识码(如条形码)置于所述信封上。当信封被密封后，它再不可能被打开而不明显地破坏该信封。这也被称为“篡改证据(tamper evident)“。随后，操作者把信封的序号从他/她的电脑输入到电子数据系统。在那可以添加和文档相关的数据(信封从其那里收集的个人的名字、所述收集的位置、重量、尺寸、颜色等)。操作者输入到系统的数据随后被送到操作员的PC(个人计算机)。而且，信封的内容可以通过执行一些适当的分析方法如x射线法来确定，这些内容也被输入数据系统。当文档收集者决定收集信封(这可能一天发生几次)时，他/她将
11、第一次需要从工作PC把和需被收集信封相关的信息下载到合适的设备，如条形码终端。而且，可以通过操作者的PC打印一个或者多个列表，这些列表包含需被收集信封的所有数据。例如列表可以包含信封被收集人的名字(可能还有照片)、所述收集的位置和信封的数量。优选地，涉及信封内容的信息不会呈现在列表上，但是无论如何这些信息和文档收集者无关。现在文档收集者可以开始基于所述列表收集信封。一旦收集者到达工作场所，就通过条形码终端对信封进行扫描以将其读入终端中。完成所述扫描后，文档收集者可以在一个显示设备如显示屏上观察问题信封的信息(但不涉及它的内容)。通过在条形码终端输入确认完成该处理过程，然后文档收集者可以继续他/
12、她的工作到一个新的位置。这个处理过程不断重复直到操作者完成所有的列表。一旦文档收集者完成信封的收集，信封被拿到接收处。交付信封后，文档收集者回到接收PC，条形码终端已经被读出。现在数据已经由系统处理。在接收处，文档接收者通过条形码终端逐封地扫描信封并且称重。将信封的数据和接收PC中的数据进行比较。当数据匹配时，可以将信封放置在容器中。将唯一的身份标识码(如条形码)置于所述容器上。所述处理之后，可以打印出列表，并且检查是否所有的信封都已经被收集。所述处理之后，在进一步将容器运送去销毁室之前，可以将容器放置在安全的储藏室或者保险库中。管理员可以从需被鉴别的安全存储处选择容器来创建一个批量。现在，释
13、放所述批量以进一步传输给鉴别室。所有的批量数据都是操作者的PC可以访问的。现在，释放信封的数据是系统可访问的，操作者可以开始销毁处理。在操作者可以开始装载存储传送装置之前，他必须首先解锁存储传送装置的盖子(机械锁)，之后，他可以打开盖子。接着，风扇、预压碎机、粉碎机和传送带顺序启动。然后操作者使用条形码终端逐个扫描信封并且必要时对信封称重，对信封数据和操作者的PC中的数据进行比较。当数据匹配时，信封可以被放置在存储传送装置上。但是所述放置信封必须以如下方式执行，照相机可以记录信封的图像并且条形码读码器可以读取信封的条形码。假如操作者扫描到一个数据和系统里的数据不符(例如条形码未被识别或者信封的
14、号码没有列在系统中)的信封，系统将生成一个该结果的消息，操作者需要把问题信封放置在一边。第二个人需要找出为什么信封会被拒绝。只有消除错误后，信封才能被重新扫描并且放置到存储传送装置上。同时，操作者将正常地继续扫描下一个信封并且把它们放置到存储传送装置上，直到所有的信封都被扫描并且置于存储容器。传送带使得信封最终落进预压碎机，但是在这之前，信封的条形码再一次被读取。再次读取信封条形码的原因是为了防止放置信封到存储传送装置时的欺诈。在传送带的开始部分，存在发生下面情况的可能性已经通过条形码终端扫描了信封的操作者把信封从传送带上拿走或者把另外一个信封(或者根本没有信封)放到它的位置。通过在传送带的末
15、端、一个没人可以接触的位置布置条形码读码器，系统能探测任何的欺诈企图，并且生成该结果的消息。假如这种情况发生了，系统将生成一个错误消息。一种附加的检查是在传送带的末端对每个信封照相。一旦所有的信封都被销毁，可以停止机器，关上并锁上存储传送带的盖子。随后，操作者可以从操作者的PC打印包含销毁处理过程的数据的报告。所述报告可以包括以下数据销毁信封的数目、已被放置在传送带上但没在系统登记的信封的数目和在系统里登记了但没有销毁的信封的数目。报告还可以包括许多处理数据，如批量数目、销毁过程的日期和时间、销毁过程的持续时间、操作者的名字、安全官的名字和所有销毁信封的总重量等。该报告随后移交给管理员用于确认
16、。权利要求1.一种用于销毁机密文档的方法，包括步骤a)把一个或者多个机密文档保存在一个容器里；b)标识所述容器；c)在电子数据系统中存储与所述容器相关的身份标识数据；d)建立一个或者多个容器的身份标识；e)将在步骤d)中建立的身份标识与步骤c)中电子数据系统中的数据相比较；以及f)假如步骤d)中建立的所述容器的身份标识和步骤c)中存储在电子数据系统中的所述容器的身份标识数据相符，则销毁所述容器。2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于在步骤c)和d)之间执行另外一些中间步骤，即k)从电子数据系统生成需收集容器的列表，该列表包括与所述需收集容器相关的身份标识数据；l)建立需收集容器的身份标识；m)将在步骤l)中建立的身份标识与步骤k)中生成的列表中的身份标识数据相比较；n)假如步骤l)中的身份标识数据和步骤k)中的身份标识数据相符，则收集被收集的容器。3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于在步骤n)之后
