科学的工作方法概述(PPT 97页)

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1、 集团内训课程系列教材集团内训课程系列教材科学的工作方法科学的工作方法员工基本职业素质培训员工基本职业素质培训1第第1章章使你的工作系统化使你的工作系统化 在旁观者看来，不整在旁观者看来，不整洁的工作场所除了反映出洁的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不工作者头脑混乱以外，不再代表其他。再代表其他。21.1 你的工作需要系统化你的工作需要系统化 办公室的办公室的5S运动：运动： 5S起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（）、整顿（SEITON）、）、清扫（清扫（SEISO）、清洁（）、清洁（SETKETSU）、素养（）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗

2、马拼音均以五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为开头，简称为5S。 5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，的倡导者相信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。大程度地提高工作效率。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。31.2 开始系统化你的工作开始系

3、统化你的工作提醒：提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境：试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东西。西。 系统化你的工具系统化你的工具 （1）基本工具。）基本工具。 （2）复印机。）复印机。 （3）传真机。）传真机。 （4）电脑。）电脑。41.2

4、 开始系统化你的工作开始系统化你的工作 系统化你的文件系统化你的文件（1）工作档。）工作档。什么是工作档？什么是工作档？ 工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。工作档有什么？工作档有什么？ A.立即可用的资料。立即可用的资料。 B.“待议待议”的项目。的项目。 C.固定职务。固定职务。 D.目前的专案目前的专案 E.问题档问题档51.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作教你一招：教你一招：（1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手理你的

5、文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。可取。（2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。（3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。清楚地贴上标签。（4）建立问题档，一部分编号）建立问题档，一部分编号0112，代表每年的每一个，代表每年的每一个 月；另一部分编号月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。号，代表一个月的每一天。61.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作 系统化你的文件系统化你的文件（2）资料档。）资料档。列出你的资料档项目

6、清单。列出你的资料档项目清单。建立资料档时需要考虑的两件事：建立资料档时需要考虑的两件事： A.怎样的资料才有保存价值？怎样的资料才有保存价值？ B.你的资料档方便查阅吗？你的资料档方便查阅吗？帮助你将自己资料档结构化的做法：帮助你将自己资料档结构化的做法： A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。以成为你资料档的类别。 B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。查现存的档案，然后去掉没用的档案。

7、D.一个抽屉存放一个或多个类别。一个抽屉存放一个或多个类别。 E.将档案按字母顺序排列。将档案按字母顺序排列。 F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。71.2 开始系统化你的工作开始系统化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别

8、用不同 颜色标示。颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。）为大型的资料建立索引。8本章小结本章小结开始系统化你的工作：开始系统化你的工作： （1）系统化你的工具；）系统化你的工具； （2）系统化你的文件；）系统化你的文件； （3）建立你的工作档。）建立你的工作档。 9第第2章章学会用学会用PDCA循环法循环法 P D C A 它是一种很科学的管理它是一种很科学的管理程序，同时也是一种很科程序，同时也是一种很科学的工作程序。学的工作程序。102.1 认识认识PDCA循环法循环法什么是什么是PDCA？这是四个英文字母，分别代表计划（这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（）、执行（Do

9、）、检查（）、检查（Check）、修正再执行（）、修正再执行（ Action）。）。计划计划（Plan）修正修正 再执行再执行 执行执行(Action) (Do) 检查检查(Check)PCDA循环循环112.2 PCDA循环法四大要素循环法四大要素计划（计划（Plan）执行（执行（Do）检查（检查（Check）修正再执行（修正再执行（Action） 在工作程序在工作程序Plan Do Check Action过程中：过程中： Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； Do即执行实施，并加以控制；即执行实施，并加以控制； Check即确认或评估执

10、行状况与目标之差距；即确认或评估执行状况与目标之差距； Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正即执行结果与目标值之差距探讨，并修正 采取措施。采取措施。12PDCA循环工作步骤表循环工作步骤表阶段阶段步骤步骤计划阶段（计划阶段（P）设定目标设定目标搜索与目标相关的信息搜索与目标相关的信息找出最佳方案找出最佳方案制订计划工作表制订计划工作表执行阶段（执行阶段（D）按计划工作表执行工作按计划工作表执行工作检查阶段（检查阶段（C）检查执行情况检查执行情况修正再执行阶段修正再执行阶段（A）对检查结果做出修正对检查结果做出修正修正后再执行修正后再执行13PDCA循环工作步骤图循环工作步骤图A

11、PC D修正后再执行修正后再执行对检查结果对检查结果做出修正做出修正设定设定目标目标搜索搜索信息信息拟定方案拟定方案制作计划工作表制作计划工作表检查执行情况检查执行情况按计划工作表按计划工作表执行工作执行工作14 矿泉水产品市场研究调查实施步骤矿泉水产品市场研究调查实施步骤 Plan: 本阶段你要明确六个问题。这六个问题简称为本阶段你要明确六个问题。这六个问题简称为5W1H。 （1）为何制定此计划？）为何制定此计划？ （Why?） （2）计划的目标是什么？）计划的目标是什么？ （ What?） （3）何处执行此计划？）何处执行此计划？ （Where?） （4）何时执行此计划？）何时执行此计划？

12、 （When?） （5）何人执行此计划？）何人执行此计划？ （Who?） （6）如何执行此计划？（）如何执行此计划？（How?） Do:计划做好之后，着手将项目一步一步向前推进。计划做好之后，着手将项目一步一步向前推进。 Check:在进行市场调研过程中，一定要记得检查，看项目的推在进行市场调研过程中，一定要记得检查，看项目的推进是否按原先的计划进行？当中有无纰漏和出现偏差？进是否按原先的计划进行？当中有无纰漏和出现偏差？ Action:针对你的检查结果确定你的行动。针对你的检查结果确定你的行动。 如果在市场调研过程中，发现已经偏离原先的计划了，或者发如果在市场调研过程中，发现已经偏离原先的计

13、划了，或者发现原先的计划考虑不够周全，那你就要及时弥补、调整，以确保现原先的计划考虑不够周全，那你就要及时弥补、调整，以确保任务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差，当然是皆大欢任务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差，当然是皆大欢喜，那你可以继续一如既往地进行。喜，那你可以继续一如既往地进行。实例实战实例实战15本章小结本章小结一切按一切按“PDCA”循环图循环图 P （Plan）计划）计划 D （Do）执行）执行 C （Check）检查）检查 A （Action）修正再执行）修正再执行16第第3章章计划化你的工作计划化你的工作 他每天早晨都要计划一天的具体事务，他每天早晨都要计划一天的

14、具体事务，并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他并认真加以贯彻。这犹如一条红线，引导他走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排走出生活中繁忙的迷宫。有条理的时间安排就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没就像一线光明，冲破他生活的樊篱。哪里没有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就有计划，哪里的时间配置就不合理，混乱就会降临到哪里。会降临到哪里。 维克多维克多 雨果雨果173.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 未了解目的港口的人未了解目的港口的人无法一帆风顺。无法一帆风顺。 塞内卡塞内卡183.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 有效目标的有效目标的“SMART”原则：原则： 明确的（明确的（Spec

15、ific）；）； 可量化的（可量化的（Measurable）；）； 切实可行的（切实可行的（Achievable）；）； 注重结果的（注重结果的（Result-oriented）；）； 有时间限制的（有时间限制的（Time-limited）。）。 19出差目标设定出差目标设定 出差的目的出差的目的明确化。明确化。 费用的预算目标费用的预算目标可量化。可量化。 时间目标时间目标有时间限制的。有时间限制的。 可以实现的目标。可以实现的目标。 注重结果的。注重结果的。 实例实战实例实战小测试小测试203.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 剥洋葱法剥洋葱法长期目标长期目标剥剥 洋洋 葱葱 图图即时目标

16、即时目标大目标大目标中期目标中期目标大目标大目标即时目标即时目标更小目标更小目标小目标小目标设定目标设定目标实现目标实现目标213.1 锁定工作的目标锁定工作的目标 目标多杈树目标多杈树树干代表目标；树干代表目标；每一根树杈代表子目标。每一根树杈代表子目标。叶子代表实现子目标的因素。叶子代表实现子目标的因素。在目标多杈树中，目标与子目标的关系：在目标多杈树中，目标与子目标的关系：A、子目标是实现目标的策略；、子目标是实现目标的策略；B、目标是子目标的结果；、目标是子目标的结果；C、子目标实现之、子目标实现之“和和”一定是目标的实现。一定是目标的实现。描绘目标多杈树的技巧：描绘目标多杈树的技巧：首先，写下你的目标；首先，写下你的目标；然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里；然后，思考实现目标有哪些策略，列出并添加到子目标框里；最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。最后，考虑完成每个子目标的因素，添加到叶子代表的框里。223.1 锁定工作的目标锁定工作的目标目目标标子目标子目标子目标子目标子目标子目标实例实战实例实战在今年的在今年的6月月30日前为公司完成销日