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1、 浅析信息时代下档案管理工作的创新 罗燕华摘 要：社会经济与技术在不断发展，人类也步入了信息化时代，科技发展就要求各个领域的档案信息实现更高效、信息化、数据化的管理。目前我国档案管理工作中也处在许多问题，比如档案管理人员专业知识匮乏、管理制度不完善等，所以传统模式的档案管理系统已经无法满足工作的需求。本文通过对传统档案管理存在的一些问题进行分析，并阐述了创新档案信息化管理模式的意义以及实现途径。Key：信息时代;档案管理;创新举措引言近年来，社会经济不断发展，企业的发展也需要吸收更多的人才。这也就增加了人员的流动性，给企业带来人才的同时，也增加了档案管理工作的复杂度。所以，在信息时代下对档案管
2、理工作的创新与进步，顺应时代发展，应用信息技术不断完善档案管理工作是至关重要的。一、为何要实现档案管理工作的创新信息化时代的发展离不开高效的信息处理方式，档案管理工作作为人民信息服务的重点，更需要实现管理模式的创新。通过对档案管理工作中发现的问题及时解决，不断更新管理系统，利用信息技术进行档案信息的录入、查找等工作，实现档案信息管理工作的创新1。例如，档案信息管理时需要各部门对档案进行接收、处理、存储与保管，如果档案缺乏信息化管理，就会造成各部门处理业务速度慢，档案使用者不能及时获取档案信息，就会降低工作效率。二、档案管理中存在的问题（一）档案管理制度不完善档案管理制度是保证档案管理工作有秩序
3、、高效率运行的前提。现如今仍存在一些地区的计算机设备与系统不能够得到及时的应用与更新，仍采用传统的人工手记的方法，缺乏档案管理的统一流程，并且使用纸质版档案封存，在寻找相关档案信息时又需要大量时间来查找，就会导致档案管理工作的运行效率跟不上日益增长的档案流动工作。就会造成档案管理效率低下、出错率较高，档案管理工作就更赶不上当前信息化、高效化以及网络化的时代步伐。（二）档案管理人员能力不够档案管理人员是档案管理工作的主体，管理人员的业务水平直接影响管理工作的质量。当前管理人员专业素质较差，缺乏合理的人员管理与奖惩制度，相关部门也缺乏对员工技能的重视，管理人员缺乏系统的、流程化的技能培训。信息化时
4、代不断发展，就需要档案管理工作中应用信息技术来完成工作，许多管理人员缺乏计算机基础知识，并且对部门组织的信息技术教育培训不加以重视，工作理念得不到及时更新与进步，档案管理工作就难以实现创新。（三）档案的保管工作不到位传统档案管理中，常采用人工手写、纸质档案密封并保存的模式，纸质档案在保存与管理时可能会出现文件遗失问题，实现纸质档案长期保存的可能性较小。随着信息化时代的到来，档案管理也都实现了信息化，许多档案是以文档形式进行编辑储存的，信息文档一般存放在计算机设备中。计算机录入文档给管理工作带来了便利，但同时也增加了信息数据被篡改或者被盗取的可能性。如果出现不法分子将档案信息进行拷贝或者修改，这
5、样就无法保证档案信息的安全性与保密性。并且计算机主机等设备很可能会出现故障，或者遭到病毒感染，这些都可能会造成档案信息的丢失。三、实现档案管理工作创新的举措（一）建立并完善档案信息库由于信息化发展速度不断加快，档案管理工作实现创新的重要途径就是建立档案信息数据库2。通过信息技术的应用，建立信息数据共享平台，对人们的档案信息进行合理归类，并设立数据库目录，方便管理人员寻找与查阅。互联网时代的发展，也使得人们能够实现信息共享，将档案信息上传至综合信息平台，为异地档案调取提供了便利。由于数据库包含着人们的隐私信息，所以要设定查阅权限，只有相关档案管理人员才可以实现档案的上传、查阅以及调动，以确保信息
6、不被泄露。为确保数据平台的平稳运行，要加大对网站的维护，增加计算机设备与技术人员的数量。（二）提高管理人员能力，建立良好的人才管理系统为实现档案管理工作的创新与发展，需要不断提高管理人员的能力。首先，在人员招聘时，要聘用专业技能强的员工，可以通过知识点笔试、相关工作内容测试等方式来选取专业知识储备强、实践经验丰富的员工，择优录取。其次，在员工实习期间，每个档案管理人员都要接受信息技术与档案管理方面的培训，不仅要明确信息管理人员的责任与义务，还要学会利用电子数据进行档案录入、检索与保管等工作。第三，员工任职期间，定期举办业务能力竞赛与培训大会，通过培训心得分享会、名人讲座等方式，提高管理人员的技
7、能。第四，建立信息交流平台，员工可以将自己在档案管理工作中遇到的问题以及建议发布在交流平台上，促进员工与员工、员工与管理者之间的交流与沟通，部门领导要及时采纳员工的意见与建议，不断发现并解决问题，使管理工作更符合实际，实现部门与个人共同发展。（三）健全档案管理制度完善的管理制度是档案管理工作有序运行的重要前提3。首先，在档案信息整理时，若出现政策变动，对于新加的信息项目要及时向当事人联系并获取相关信息，并及时保存至单位保管;第二，相关材料取出存入时要进行出入登记，保证档案材料的完整与安全，并且要定期开展阶段性经验总结会议，解决近期出现的档案问题，并确保此类情况不再发生;第三，对人员档案进行分类
8、汇总，便于查阅，若使用纸质档案封存，要保证字迹清晰，装订整洁;第四，统一档案登记录入流程，为保证档案的安全性与保密性，对信息的保存、查阅、调离等环节设置相应的保护措施。四、结束语在信息时代形势下，各行各业只有不断发展与创新才可以跟上时代的步伐，满足社会与人类发展的需求，信息服务行业也是如此。要通过对档案管理工作的现状进行探究，发现并解决其中的问题，通过对档案信息管理制度的完善，加强对档案管理人员技能的重视，提高档案管理人员的专业素质，应用网络技术建立并完善档案数据库，便利人们的生活，实现档案管理工作的创新。Reference1李雪净.浅析信息时代背景下档案管理工作的创新J.神州，2017（25）：260-260.2楊彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新J.办公室业务，2016（18）：126-126.3吴鹏.浅析信息时代事业单位档案管理工作的创新J.人才资源开发，2017（8）：9-10. -全文完-
