秘书基础知识资料课件

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1、第一章 职业道德第一节 职业道德本节要点：了解道德与职业道德的内涵、职业道德的要素与特征等。一、道德道德的含义二、职业道德1.职业道德的内涵2.职业道德的基本要素（1）职业理想（2）职业态度（3）职业义务（4）职业纪律（5）职业良心（6）职业荣誉（7）职业作风3.职业道德的特征第二节 秘书职业守则本节要点：了解秘书职业守则的内容。秘书职业守则（1）鲜明的行业性（2）适用范围上的有限性（3）表现形式的多样性（4）一定的强制性（5）相对的稳定性（6）利益相关性1.谦虚谨慎，文明礼貌2.办事公道，热情服务3.实事求是，讲究时效4.兢兢业业，甘当无名英雄5.忠于职守，自觉履行各项职责6.钻研业务，掌握

2、秘书工作各项技能7.奉公守法，不假借上司名义以权谋私8.树立承诺意识、时限意识、精准意识、保密意识、责权意识、服务意识第二章 文书基础第一节 应用文书的概念与制发程序本节要点：了解应用文书的含义与分类。一、应用文书的概念1、应用文书的定义2、应用文书的特点二、应用文书的类型常用的应用文书类型主要有法定公文、事务文书和商务文书3类。1.目的实用化2.结构格式化3.文体简约化1.法定公文（1）根据党政机关公文处理工作条例规定，党政机关公文主要有15种，具体包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。（2）其他的划分方式2.事务文书（P12）

3、事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。（传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等）3.商务文书（P13）商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。（意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等）第二节 应用文书的制发程序本节要点：理解事务文书、商务文书的制发程序，掌握通用公文的制发程序等。一、通用公文的制发程序1.公文拟制程序：公文起草 审核 签发2.发文办理程序：复核 登记 印制 核发草拟公文的主要要求草拟公文的主要要求（1 1）符合国家的法律、法规及其他

4、有关规定。）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（2 2）符符合合事事实实、实实事事求求是是、内内容容简简洁洁、主主题题突突出出、观观点点鲜鲜明明、结结构严谨、表述准确、文字精炼。构严谨、表述准确、文字精炼。（3 3）文文种种正正确确、格格式式规规范范。人人名名、地地名名、数数字字、引引文文准准确确。引引用用公公文文应应当当先先引引标标题题，后后引引发发文文字字号号。引引用用外外文文应应当当注注明明中中文文含含义。日期应当写明具体的年、月、日。义。日期应当写明具体的年、月、日。（4 4）结构层次序数，第一层为）结构层次序数，第一层为“一一”、第二层为、第二层为“（一）（一）”， 第三层第三层“

5、1 1”，第四层为，第四层为“（1 1）”。（5 5）应当使用国家法定计量单位。）应当使用国家法定计量单位。（6 6）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（7 7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词词组、）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（二）审核：对公文文稿进行审查核定。送负责人签发前由办公厅（室）进（二）审核：对公文文稿进行审查核定

6、。送负责人签发前由办公厅（室）进行审核。行审核。重点：行文方式、行文规则、拟制要求、公文格式。重点：行文方式、行文规则、拟制要求、公文格式。（三）签发：负责人对已审核的文稿予以审定、签字、准予印发。（三）签发：负责人对已审核的文稿予以审定、签字、准予印发。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。他负责人签发。（四）复核：再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。

7、公文正式印制前，（四）复核：再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。秘书部门应当进行复核。重点：看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。重点：看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。经复核需要对文稿进行实质性修改的，复核是发文过程的最后一道把关环节。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复核。应按程序进行复核。（五）（五）登记：由文秘部门将待发公文登记造册，为待发文件注册、编注发文登记：由文秘部门将待发公文登记造册，为待发文件注册、编注发文字号，确定印制数量和发送范围等（

8、机密文件还要确立公文份数序号）以备字号，确定印制数量和发送范围等（机密文件还要确立公文份数序号）以备存查。存查。（六）印制（六）印制：根据：根据国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式，缮写或打印又签发的文稿，缮写或打印又签发的文稿，并由文秘人员负责校对。并由文秘人员负责校对。（七）分发：由秘书把用印并登记的公文通过适当方式（邮寄、传真、电报、（七）分发：由秘书把用印并登记的公文通过适当方式（邮寄、传真、电报、电子邮件、专人递送）传递给收文单位或个人。电子邮件、专人递送）传递给收文单位或个人。二、事务文书、商务文书的制发程序不像法定公文具有严格缜密的制发程序，但也有起草、审核、定稿、公布及操作

9、等特定的制发程序。简报：从调查、草拟、审核到编发（选稿、改稿、加写按语、版面编排）均有其特定的制发过程。计划：从调查征询、草拟、审核、修订到公布，也有固定的制发过程。合同：从订立合同前的确定要件、订立合同到确认合同成立及生效，也有固定的制发过程。第三节 应用文书的格式本节要点：了解事务文书、商务文书的格式，理解通用公文用纸和印装规格，掌握通用公文中各要素标识规则、通用公文的特定格式。一、通用公文的格式1、通用公文用纸和印装规格2、通用公文中各要素标识规则3、通用公文的特定格式1.通用公文用纸、版面及印装要求（1）公文用纸一般采用国际标准4型 其成品幅面尺寸：（210mm297mm）。 （2）页

10、边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）（3）公文文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。（4）公文应左侧装订，不掉页；后背平整、不空。 （5）字体和字号，一般采用3号仿宋字体。公文文字颜色均要求为黑色。A4型公文用纸页边及版心尺寸图示型公文用纸页边及版心尺寸图示： 2.通用公文中各要素标识规则格式要素：版头（眉首）、主体、版记。 （1）版头 由公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）和红色反线（分割线）等要素。联合行文时应使主办机关名称

11、在前，联合行文时应使主办机关名称在前，“文件文件”二字置于发文机关名称右二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号 。重点：发文字号重点：发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。例如，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。例如，“国办发国办发200620065 5号号”。发文机关标识下空发文机关标识下空2 2行，用行，用3 3号仿宋体字，居中排布；年份、序号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿

12、拉伯数码标识；年份应标全称（号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（19951995不能简写成不能简写成9595，20042004不能写成不能写成0404），用六角括号），用六角括号“ ”括入；序号不编虚括入；序号不编虚位（即位（即1 1不编为不编为001001），不加），不加“第第”字。字。联合机关只标主办机关字号。联合机关只标主办机关字号。注意：用直角中括号注意：用直角中括号“茂茂200410200410号号”，用小括号，用小括号“茂茂（20042004）1010号号”都是不规范的。都是不规范的。 2、主体公文主体部分包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。（1）标题

13、红色分割线下空2行，用2号小标宋体字，可分1行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号。公文的标题有三要素，即发文机关+（关于）事由+文种。（2）主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 在通常情况下，上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复、通知）、平行文（如函），只写一个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报、意见）写数个主送机关；周知性公文（如公告、通告）等可以不写主送机关。 主送机关在标题下空1行，用3号仿宋体字标识，左侧顶格，回行时仍顶格。其标点符号的用法是：同类机关、单位之间

14、用顿号，不同类别机关、单位之间用逗号，末端标全角冒号。 联合行文时，主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列。 （3）正文位于主送机关名称下一行，采用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 每自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行）。 （4）附件：指附属于公文正件的有关文件或材料。 公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。附件如不止一分，则用使用阿拉伯数字编列序号，上下排布；附件名称后不加标点符号。 如： 附件：1. 2. 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附

15、件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”或者“附件”及序号。 附注就是附带说明，是用来著名文件的阅读、传达范围和行文有关的事项。所谓阅读、传达范围，是指公文发至的机关级别和传达对象的范围，如“（此件发至县、团级，传达到全体党员）”。在一般情况下，上行文、平行文、周知性公文无须标注阅读和传达范围，而具有密级的下行文则必须标识；有的文件需要广泛宣传，普遍实施，就注明“（此件可以登报、广播）”。 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下1行。“请示”应当在附注处注明

16、发文机关联系人的姓名和电话号码。公文正文公文正文联合行文末页公文版式联合行文末页公文版式 3 3、版记、版记 版记部分包括版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等版记中的反线等要素。要素。 （1）主题词：）主题词： 主题词是指经过规范处理的用来标引公文主体内容的词主题词是指经过规范处理的用来标引公文主体内容的词或词组。或词组。 目的是便于计算机对公文检索和管理。目的是便于计算机对公文检索和管理。 公文应当标注主题词。主题词上行文按照上级机关的要公文应当标注主题词。主题词上行文按照上级机关的要求标注主题词。求标注主题词。 “主题词主题词”用用3 3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用词目用3 3号小标宋体字；词目之间空号小标宋体字；词目之间空1 1字。（请看下页）字。（请看下页） 主题词标引主题词标引1 1）一一份份文文件件的的标标引引，除除类类别别词词以以外外，最最多多不不超超过过5 5个个主主题题词。应坚持词。应坚持“谁办文，谁标引谁办文，谁标引”的原则。的原则。2 2）标标引引顺