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1、本文格式为Word版，下载可任意编辑秘书人员接待工作的程序 秘书人员接待工作的程序 客人到达后应做好以下服务工作： 1.接站； 2.根据客人概括处境安置住宿； 3.与来宾负责人谈判活动日程安置，实时将结果报告负责接待的领导； 4.根据客人特点协调有关部门做好各项活动安置； 5.随时征求客人观法，实时调整活动安置。 客人离去时应做好如下收尾工作： 1.征求来宾对接待工作的观法；2.将订购的返程票交到来宾手中；3.辅助来宾结算住宿费等； 4.落实返程安置及送行车辆，送站；5.通知来宾单位接站； 6.将接待工作中的有关文字材料整理归档。 接待工作的一般程序:接待前的打定工作 接待前的打定工作很重要，
2、它是整个接待工作的根基，抉择着接待工作的质量和效果。 1平日的打定工作 （1）思想心理的打定 诚实恳切的态度 不管来访者是有预约的还是没有预约的，是易于沟通的还是难以沟通的，性格是内向的还是外向的，脾气是平和的还是急躁的，都要让对方感到自己是受接待和受重视的。对客人的到来要有“感谢光临”心态。当自己手头事情好多而接待的客人又难以应付时，要全力示意自己：“不要慌张，一件一件解决，确定能做好的”。当客人心绪过于冲动时，不要受其影响，若问题出在自己身上或是单位的问题，那么向对方致以歉意；若问题出在客人身上，那么不能针锋相对，责骂或欺凌对方，而要等对方冷静下来后，再把事实说领会。 团结合作的工作精神
3、接待工作是单位共同的事情，因此，在接待客人时，要有主动辅助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬或是态度冷漠。 （2）业务学识和才能的打定 作为领导的助手，代表单位门面的秘书人员，不仅要熟谙自己的本职工作，而且务必全面了解本单位的各方面处境，如企业的进展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的处境；手边务必占有较完备的资料，概括包括单位内部职员的电话号码、本市其他公司和企业单位的电话号码、国外自动拨号的密码，当地宾馆名胜古迹、游览路线、消遣场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等处境。 （3）物质和环境的打定接待 接待环境物件的摆放理应整齐、美观、清洁，光线充沛，空气新
4、颖。前台、办公室、会客室设置要协调，物品齐备。如前厅里理应为客人打定座椅，会客室里要打定茶具（包括茶叶、饮料等，普遍客人可以用一次性茶杯，重要客人用正规茶具为佳）、烟灰缸、空调设备，还应由电话、复印机、传真机等（即是没有，也不要离会客室太远）。做到办公室里的文件、文具、电脑、电话等物品各归其位，摆设美观、感激。常用的、不常用的及私人用品理应放到适合、固定的地方，需要时能连忙找到。 会客室要实时清理，勤换空气。客人走后，清洗烟灰缸、茶具，为下一批客人的到来做好打定。每天下班前整理好全体的办公用品，上班提前到达，清洁、整理、检查接待环境，做到有备不乱。 、采纳任务后的接待打定工作 一般处境下，来宾
5、来前会事先通知，接到通知后，秘书接待打定工作 一般程序如下。 （）、了解来宾的处境 秘书在接到通知时要了解来宾的根本处境，包括来宾的来访意图、目的和要求，包括来宾的单位、人数、身份、性别、民族、年龄和健康状况，还包括抵离的时间、乘坐的交通工具和车次航班等，并将上述处境向主管部门领导报告，同时通知有关部门和人员。 （）、确定接待规格 由于来宾的身份和来访的目的不同，接待的规格也不尽一致。接待规格是从主陪人的角度而言的，即来什么客人由什么人陪伴的规格问题。接待的规格分为高格接待、对等接待和低格接待3种。 、高格接待 高格接待是指主要陪伴人员比主要来宾的职位或职称高的接待。它说明对被接待一方的重视和
6、友好。主要有几种处境： A、上级领导或上级领导机关派一般工作人员向下级领导口授观法，下级领导要出面作陪； B、兄弟单位领导或派人商谈重要事宜，本单位领导要出面接见，必要时还应陪伴座谈； C、下级领导来访，领导理应出面做陪； D、接待公司的重要客户。 、对等接待 对等接待，就是指主要陪伴人员与主要来宾的职位或职称大体相当的接待。在接待工作中，这种接待最为常用。 、低格接待 低格接待，是指主要陪伴人员比主要来宾的职位和职称低的接待。这种接待多用于基层单位或业务性联系的接待。 采用那一种规格接待，除了客人的身份影响因素外，还有其他因素的影响。如：对方的关系，当对方的来访事关重大和我方梦想进展与对方的
7、关系的，往往采用高格接待；突变处境，如领导临时有事，只能让他人代替；老客人的接待，客人曾经来过，那么接待最好按上次规格。 总之，不管采用哪一种接待规格，秘书拟定后，由领导抉择。一旦定下来，秘书应当把主要陪伴人的处境和日程安置告知对方，征求观法，加以确认。 （）、制定接待工作筹划 “凡事预那么立”，接待来访者，制定接待筹划很有必要，第一是可以合理地安置各项接待工作，使之有条不紊地开展；其次是可以使有关人员提前安置好自己的时间，保证接待工作顺遂开展。 接待工作的筹划一般包括三个方面的内容：确定接待规格、拟定日程安置和开列接待经费。 涉及的概括内容有：来宾的单位、来访的目的、要求、人数、性别、身份、
8、生活习惯、抵离的日期；工作日程的安置；负责这次接待的高级管理人员和专职陪伴及接待人员的安置；来宾的住宿地点、标准、房间数量等；会见、会谈的时间、地点和加入的人员、人数，承担主谈判的人员，其他谈判人员、翻译、后勤服务人员名单， 大的工程还要有律师和会计的名单；宴请的时间、地点、规格、人数、次数；参观游览和消遣等活动的时间、地点、人数、次数及陪伴人员；接待期间的交通工具的安置；接待期间的安好保卫工作，包括饮食卫生、人身、财产安好等；接待经费主要包括住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、工作经费、参观考察消遣费、纪念品费、其他费用等。 若来宾的住宿费、交通费等一切费用由来宾自己承受的，就务必把所需费用数目与日程安置提前通知对方（用电话或信函等）。若由两个或两个以上单位联合接待的，那么双方要明确经费的承受问题。接待筹划制定好后，送交领导批准，一经批准，按照方案组织人力、物力、财力做好接待打定工作。同时，制定并填写表格，印发各有关人员，使有关人员明确自己在此次接待工作中的任务和责任，提前安置好工作，确保接待工作圆满告成。 6
