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1、 浅析现代企业会议管理效能的提升 摘要：随着现代企业的发展，现代企业会议管理发挥着重要的作用，为企业解决实际问题、实现良好的内部沟通提供了重要的渠道，而会议管理工作的效率、质量将直接影响会议的高效开展。因此，为了现代企业的良好发展，应当加大对会议管理工作的重视。关键词：现代企业；会议管理；效能；提升1企业会议存在的问题1.1企业会议过于频繁会议是企业开展本单位工作的重要方式，对于维持企业各项工作的顺利开展意义重大。但是在实际的企业会议开展过程中，企业会议过于频繁，往往会出现会期拉长、议程繁冗、会而不议、议而不决、决而不行、行而不果的现象。1.2企业会议目标不明确很多企业领导或管理者往往心血来潮
2、就贸然组织召开会议，参会者甚至都不了解开会的目的和内容就来参加会议，或者会议组织者还没有思虑周全，会议目标和议题都没有确定就召开会议，会议的具体流程也就不能得到有效的控制，导致会议的召开既浪费了时间，还不能达到应有的效果。1.3企业会议准备不足目前现代企业在开展会议时，存在参加会议的人员在接受会议通知的时间，往往是在会议召开前的几个小时，导致其不能够深入的了解会议安排等内容，会议召开的具体流程参加会议人员也是不清楚，于是参加会议人员不能够对所需的材料进行充分准备，也不能对会议提出切实可行的建议，直接影响了会议的质量。1.4企业无法准时开会闭会由于会议主持者在实际的会议安排过程中，没有与与会者进
3、行沟通，没有做好会议时间与内容的安排，使得企业会议时间与与会者日程安排冲突。这就形成一种常见的现象，往往到了开会的时间，还有一部分与会者没有到场，直接使得企业会议受到拖延，使得企业会议信誉与会议效率逐步丧失。2提升会议管理效能的策略2.1制定会议明确的目标在会议开始前确定会议的组织目的、要解决的问题、可以实现的管理优势和可以实现的效果。通过会议可以实现对企业重要问题的讨论，通过各方发表见解也可以使问题得到解决，并在会议的实行阶段可以体现出企业对会务人员的管理职责，并发挥出人员的主观能动性，体现出会议的价值，实现了会议的最终目标。2.2制定会议清晰的书面议程会议主持人应控制会议的进度、议程、小组
4、进度。在现代企业会议管理中要制定清晰的会议书面议程，通过对会议的组织过程和组织步骤的精确管理，使会议的整个布局都能得到有效的控制。在会议开始前要用书面的形式对会议的各阶段进行明确的规划，对会议的重点步骤要进行详细的计划，对会议中容易出现的问题要进行详细的演练和模拟，确保会议可以顺利地开展下去，对会议中存在的细小环节也要规划好，保证小细节不出现错误，大环节能够达到预期的效果。对会议所要议论的问题要把握好，确保通过各个环节的准确实施可以发挥出议题的重要作用，使程序可以围绕着议题得到有效的扩展。2.3会议准时准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制
5、，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。2.4有效控制会议议程企业的会议能否高效的开展，在很大程度上取决于会议流程能否按计划开展。理论上来讲，企业会议最好控制在两个小时内，会议主持人要控制好会议的进度，对每一个环节都要进行严格的把握，确保各环节占用合理的时间，每个议题都能在有限的时间内得到有效的解决。另外，在会议召开的过程中，会议主持人要注意把握会议的方向，不要跑题，并做好相应的会议记录，尤其是对于没有达成共识的部分要做好标记，以备后续讨论。这样可以有效地提高会议的科学性和规范性。2.5完善规章制度，明确职责，构建保障机制公司深入开展自查自纠活动，梳理会议和会议室的分
6、类，健全会议监督考核、会议规定执行情况等考核制度，明确分管领导负责会议管理工作，并指导所属单位建立健全相关管理制度，有效提升会议管理效能。2.6注重实际，落实措施，强化会议管控标准严格执行年初发布的年度会议活动计划，加强例外性会议活动控制。以解决实际问题为出发点，严格审批流程，杜绝无明确主题和无内容会议活动，尽量做到不开会、少开会、开短会。凡是计划外会议须经本单位分管领导严格审批，有效减少不必要的计划外会议。2.7加强信息沟通信息沟通是企业处理重要事务、实现科学决策的重要途径，高效的信息传递有助于企业各部门工作的全方位协调。而会议则是企业各部门之间进行信息沟通的重要渠道，因此，会议管理者应该采
7、取多种手段来加强会议中的信息沟通，提高会议效率，从而保证企业政令畅通，各项工作协调开展。为了加强信息沟通，在会议当中可以适当采取多媒体等辅助工具，将会议内容制作成PPT、视频、动画等形式，使所要讨论的会议议题和内容变得更为直观形象，还能有效活跃会议氛围，使会议讨论的目标和方向更为明确，也能增加与会者参与会议谈论的积极性，进而提高会议的整体效果。此外，还可以将会议的内容、决策及相关材料放到公司内部网站上供大家参考和学习，使信息的沟通更加流畅，从而促进会议决策的高效落实。2.8做好会后总结工作高效的企业会议管理工作除了充足的会前准备工作、明确的会议目标及科学的会议流程作为保证之外，会后总结反馈工作
8、也很重要。为了保证会议的质量和效率，相关人员要在会议结束之后及时做好会议文件的整理工作，对必要的会议资料要进行合理的保存，秘书人员的会议记录也要作为重要资料进行归档整理。此外，相关人员还要加强对会议决策和精神的执行情况的监督，做好会后反馈工作，使会议切实达到期望的效果。3完善会议管理效能的考核手段3.1严格会议签到制度参会人员必须提前到达会场，原则上提前10分钟，履行会议签到手续，超时进入会场或提前离开会场的人员，一律视为迟到或早退。因特殊情况需推迟进入会场或提前离开会场的，要向主持会议的领导和会议主办部门请示，批准后方可。没有履行签到手续又未及时说明原因的，按缺席会议处理。3.2严格会议请假
9、制度对公司召开的各类会议，各单位、各部门必须按照会议通知的要求安排人员参加，未经许可任何人不准请假，不准安排他人代替。确有特殊情况不能参加会议者，必须在会前向组织会议的部门负责人报告，必要时向公司主管领导请示。未经批准不参加会议或委派他人代替的，一律视为旷会。3.3严肃会场纪律保持会场安静，关闭通讯工具或设为静音，不准在会场内拨打或接听电话；严禁随意起立走动、长时间滞留会场外、闭目、交头接耳、坐姿不正，特别是电视电话会议严禁不端庄行为，不得在会场内阅读与会议主题无关的报刊杂志；任何人不得进入会场办理与会议无关的文件和事项；严格按照会议着装要求着装，保持整洁、端庄。4结语总之，在很大程度上，会议管理就是企业的命脉，企业想要进步，会议管理就需要变的更加的有效。无论如何企业都要正式会议的重要性，在发现问题的时候及时解决。Reference：1韦逸.试析如何做好企业职能部门绩效管理工作J.中国井矿盐，2011（01）.2张瑞华.如何做好现代企业的安全管理基础工作J.河南科技，2010（07）.3胡海清.企业会议管理J.产业与科技论坛，2017（03）.4任韵蓁，浅谈改革企业会议管理的措施J.企业技术开发，2018（04）.李惠龙，1979.10.03，男，宁夏石嘴山人，本科学历，政工师单位：国网宁夏电力有限公司石嘴山供电公司 -全文完-
