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1、城际铁路公司文件资料管理制度一、 质量管理体系运行记录控制程序(一) 目的为确保设计产品提供过程及质量管理过程的可追溯性，提供质量管理体系运行的客观证据，制定本程序。(二) 范围本程序用于控制质量管理体系运行记录。记录的种类和名称见附录A、B。(三) 职责1. 编制、收集记录的各有关部门的职责按质量手册或有关程序文件规定要求填写、标识、收集和保管记录，并在规定时间内送信息中心归档。2. 信息中心的职责负责按规定要求将归档的记录整理编目、标识贮存和借阅，对保管期满的记录按规定进行清理处置。(四) 程序1. 产品实现过程记录控制（1） 产品实现过程记录的收集部门、归档保存部门以及保存年限应符合公司
2、要求。（2） 各生产部门应按有关程序文件的规定，由设总负责组织相关专业技术人员填写记录并收集记录。记录的填写应清晰，易于识别，设总负责检查记录的标识、收集和传递有关记录。（3） 工程项目设计过程中的记录应及时客观填写。记录可在管理信息系统上填写。对于纸质记录，应暂存于各生产部门的工程设计项目文件袋中；机电所、造价所负责收集、保管本专业填写或传递至本部门的相关记录，其他记录均由设总及所在设计所收集、保管；在设计过程中有关设计人员需借用记录时应在资料袋目录上记录去向，使用完后应及时归还到资料袋中，防止丢失或损坏。（4） 设计出图后，相关的纸质记录应随设计技术文件一道按有关规定要求及时送信息中心归档
3、，见设计技术文件控制程序（QMS202）。（5） 信息中心应按设计技术文件归档目录表（见QMS409）查收纸质记录，并进行分类、标识、编目、贮存及保管。如果记录是在综合管理系统上填写，应对照设计技术文件归档目录表（见QMS409）检查记录是否缺项。对于记录缺项的情况，信息中心应予以记录，并通知技术发展部。2. 其他过程记录控制（1） 其他过程记录的收集部门、归档保存部门以及保存年限符合公司要求。（2） 各职能管理部门应按质量管理体系有关的程序文件要求，派专人负责填写、标识、收集、贮存及保管有关记录，需送信息中心归档的记录应及时归档，需部门保管的记录，要由专人负责，在保存期内不得丢失或损坏。3.
4、 记录的填写所有的记录均应认真填写，确保字迹清晰、内容完整，工程项目名称、编号、签名及日期应准确无误，易于识别和检索。4. 归档记录的借阅记录一般不对外提供查阅，但顾客要求时，可在商定的范围和期限内提供给顾客查阅；CSADI有关技术人员因工作需要查阅时，须经查阅部门的负责人批准，并到信息中心办理有关手续，方可查阅。5. 记录的清理与处置信息中心及各记录保存部门，对保管期满的记录可自行销毁处理，确需长期或永久保存的记录应由信息中心按档案管理的相关规定要求办理。二、 设计技术文件控制程序(一) 目的为保证工程设计技术文件在设计过程中和工程的设计年限内的系统性和完整性，有效地控制设计技术文件的使用、
5、归档和调用，制定本程序。(二) 范围本程序适用于所有设计技术文件的控制，设计技术文件包括：1. 各阶段设计输出文件，如可行性研究报告、设计说明书、概（预）算书、设计图纸（包括设计更改图纸）、工程设计变更单等文件。2. 工程设计计算文件，如各专业设计计算书。3. 设计过程中的作业文件，如提供校对、审核的设计文件，各专业的互提资料等文件。4. 由CSADI对外发出的与设计、服务有关的文件，如对外发出的工作联系函、有关事项（问题）确认函等文件。5. 外来的与设计、服务有关的文件，如设计招标书、委托书、设计要求、红线图、审批文件、工程设计合同、勘察资料、改（扩）建资料、工艺使用功能资料、图纸审查意见书
6、、工作联系函、有关事项（问题）确认函、会议记录、试验报告、需经CSADI确认的工程联系单和工程验收资料等文件。(三) 职责1. 生产部门的职责（1） 负责按质量管理体系有关程序文件要求编制、评审、收集、登记、标识、传递、使用和保管设计技术文件。（2） 督促本部门设计人员在工程项目设计出图、工程竣工验收后收集、整理本部门保存的所有设计技术文件，并及时送交信息中心归档。2. 技术发展部的职责（1） 负责收集在技术发展部盖章的有关设计技术文件，定期送信息中心归档。（2） 负责协助信息中心对超过保存期的设计技术文件的保存价值进行鉴定。3. 信息中心的职责（1） 负责对归档的设计技术文件进行分类、编目、
7、归档保存。（2） 负责设计技术文件的借阅和管理工作。（3） 定期清理归档的设计技术文件，识别超过保存期的文件，并组织对其保存价值进行鉴定；处理超过保存期且无保存价值的设计技术文件。(四) 程序4. 设计技术文件的编制和收集（1） 由CSADI编制的设计技术文件应符合以下要求：1）各阶段设计输出文件、工程设计计算文件、设计过程中的作业文件应按相关程序文件规定要求编制，标识、传递与收集。2） 由CSADI对外发出的与设计、服务有关的文件应由文件编制人签署、责任部门的有关责任人批准，加盖技术发展部章（必要时可盖公司章）标识后方可对外发出；发出时应作发文登记或记录。（2） 外来的与设计、服务有关的文件
8、应做收文登记，其适用性、合法性、与合同规定的符合性应予以评审，其中工程地质勘察报告的控制见工程地质勘察报告使用管理办法QMS319。外来技术文件应及时传递至相关岗位，传递的方式可以是传阅纸质文件，或在管理信息系用上共享电子文件。对于传阅的纸质外来文件，评审后应在文件上标识，标识包括文件是否能用于设计或服务的意见、评审人签署以及评审日期；如果文件上只有评审人的签名，没有写明具体意见，则视为评审人确认文件可以使用。对于共享的电子文件，应通知到各相关岗位，如果没有人提出异议，则视为所有评审者确认文件可以使用。5. 设计技术文件在使用过程中的保管（1） 在使用过程中应妥善保管设计技术文件，不得丢失、损
9、坏。文件上除了可以做评审、校审、确认等标识外，不得随意涂画。（2） 来往的与设计、服务有关的设计技术文件应在设总所在部门集中保管，文件应按项目建立“工程设计项目文件袋（资料袋）”。需调用时，应予以登记或复制副本。（3） 工程设计计算文件、设计过程中的作业文件由设总或相关专业负责人保管。6. 设计技术文件的归档及保存（1） 设计技术文件归档保存的责任部门及保存期限见附录。（2） 设计技术文件的归档时机：1）各阶段需盖出图专用章的设计输出文件（包括设计变更文件、工程设计变更单）的底图或原件由技术发展部收集，定期（每月一次）送信息中心归档。2） 所有盖技术发展部章、竣工验收章的来往文件和设计文件审查
10、意见书，除不需归档保存的验收记录表格外，均留存技术发展部一份，并送信息中心归档。设计文件审查意见书在完成了年度信息统计后归档，其他文件每月归档一次。3）除1）、2）所述文件外，其他文件由各生产部门送信息中心归档。在设计过程中形成或收集到的文件，应在出图之后的15个工作日之内归档（最后一轮方案可随初步设计一同归档）；在服务过程中形成或收集到的文件，应在办理竣工验收备案表相关手续后的15个工作日之内归档。（3） 设计技术文件的归档管理：1） 由各生产部门统一保存的设计技术文件，如：各专业配合资料与记录，互提资料图、文，提供校对、审核的图文资料，各生产部门应指定专人保管，统一保存到出图之后一年（对于
11、工程变更或停止建设而造成资料失效的情况，应及时清理，撤出工作现场）。2） 送信息中心归档保存的工程项目设计技术文件由信息中心接收人员与归档人员一道对归档技术文件进行清点登记，填写设计技术文件归档目表（QMS409）并签字确认。3） 信息中心对已归档的工程项目设计技术文件按有关规定要求进行按项目分类、登记、编目，并装订成册，物帐相符、方能入库。对于陆续收到的归档文件，要求收齐后装订成册。7. 设计技术文件归档后的借阅和清理（1） 归档设计技术文件的借阅执行科技档案管理规定（QMS315）。（2） 清理归档设计技术文件的过程和要求如下：1）信息中心应定期清理归档的设计技术文件，识别超过保存期的文件，列出其名录。2）完成清理后，信息中心会同技术发展部对文件的保存价值予以鉴定。鉴定范围除了上述名录中的文件外，还应包括此前鉴定为有保存价值的超过保存期的文件。3）鉴定为无保存价值的文件应列入处理文件清单。处理文件清单应经信息中心和技术发展部负责人签名确认。4）信息中心将处理文件清单报送总工程师批准后，负责将清单中所列文件按有关规定作销毁处理。5）文件清理和销毁处理的记录应予以保留。（3） 对于保留的超过保存期的设计技术文件，信息中心应予以标识、隔离存放以防止误用；办理借阅时应经信息中心负责人批准。
