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1、教学规划教学规划教学目的教学目的 1 1、掌握文书行文制度、掌握文书行文制度 2 2、能够按规范进行收、发文办理、能够按规范进行收、发文办理; ; 3 3、能够按规范进行文书传阅。、能够按规范进行文书传阅。教学重点教学重点 1 1、发文处理、发文处理 2 2、收文处理、收文处理 3 3、文书传阅、文书传阅教学难点教学难点 1 1、发文处理流程、发文处理流程 2 2、收文处理流程、收文处理流程教学方法教学方法 讲授、讨论、实训讲授、讨论、实训教学手段教学手段 多媒体多媒体教学时数教学时数 1010课时课时 项项目目构构成成任务一：发文办理任务一：发文办理任务二：收文办理任务二：收文办理任务三：文
2、书传阅任务三：文书传阅 发文处理是公文形成的重要阶段发文处理是公文形成的重要阶段, ,是指各种社会是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮动。具体环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。印、用印、登记、分发等环节。任务一：发文办理任务一：发文办理情景任务情景任务 （秘书办公室内）（秘书办公室内） 王俐（对刚招聘进来的王俐（对刚招聘进来的秘书）：小胡，最近正值秘书）：小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，紧缺，可又不能招人太多
3、，所以经常要加班，按照李所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。家相关法律法规来写。胡：好的，我马上就写。胡：好的，我马上就写。第二天：第二天：王俐：小胡，昨天让你写王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？的通知草稿写怎么样了？小胡：哦，早完成了，昨小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上晚我就放到李总办公台上了。了。王俐：放李总那去了？这王俐：放李总那去了？这么快？
4、么快？小胡：有什么不对吗？不小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发是说李总看过同意了就发吗？吗？王俐：那你的底稿还有吧王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。？拿来我先看一下。小胡：你也要看？对不起，小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你我不知道，喏，这是，你看吧。看吧。风光公司关于加班费计算方法的通知风光公司关于加班费计算方法的通知各位同仁：各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公
5、家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。少一位同事口头或书面证明。 办公室办公室二五年六月二日二五年六月二日情景思考情景思考 小胡的发文程序有问题
6、吗？按照你的理小胡的发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。解，说说她应当如何做。以本单位名义制以本单位名义制发公文的过程发公文的过程一、发文办理的含义一、发文办理的含义温故而知新温故而知新发文发文办理办理2.2.发文记录了本单位内发文记录了本单位内外工作活动过程，为本外工作活动过程，为本单位积累档案奠定了基单位积累档案奠定了基础础 1. 1. 通过发文行使法定的通过发文行使法定的职权、表达意图、传递职权、表达意图、传递信息。信息。发文发文办理办理3.3.单位发文的形成与过单位发文的形成与过程是由众多工作人员共程是由众多工作人员共同参与的组织行文。同参与的组织行文。二、发文办理的实质
7、二、发文办理的实质草拟草拟审核审核签发签发复核复核缮印缮印用印用印登记登记分发分发三、发文办理的流程三、发文办理的流程(P19)(P19)发文发文办理办理4 4修修改改文文稿稿 3.3.会稿与会稿与会商会商 1.1.领受领受任务与准备任务与准备 2 2. .起起草草 引用公文应当先引标题，引用公文应当先引标题，后引发文字号。后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日日期应当写明具体的年、月、日结构层次序数，结构层次序数，第一层为第一层为“一、一、”第二层为第二层为“（一）（一）”第三层为第三层为“1 1”第四层为第四层为“(1)(1)”公文中的数字，除成文日期、公文中的数字，除成文日期、部分结
8、构层次序数和在词、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字阿拉伯数字形成形成文稿文稿 1、拟稿、拟稿 小胡按照王俐的意思草拟文稿：小胡按照王俐的意思草拟文稿： 1）交拟环节：领会领导意图）交拟环节：领会领导意图 2）准备环节：收集组织材料）准备环节：收集组织材料 3）构思：提纲）构思：提纲 4）撰文：初稿形成）撰文：初稿形成（进行必要的会商）（进行必要的会商） 情景任务情景任务小胡该如何拟稿呢小胡该如何拟稿呢 （1 1）核稿的范围与内容）核稿的范
9、围与内容1）是否确需行文）是否确需行文2）文种是否恰当）文种是否恰当3）内容是否合法）内容是否合法2 2、审核、审核4）措施和办法是否切实可行）措施和办法是否切实可行5）涉及多个部门的事项是否协商一致）涉及多个部门的事项是否协商一致6）拟办的公文用语是否恰当）拟办的公文用语是否恰当 经经审审核核发发现现属属于于总总体体方方面面的的问问题题，应应提提出出原原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。 （2 2）审核工作的分工）审核工作的分工 业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中业务部门负
10、责人审核，审改的重点是文稿中涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情况是否如实、所作结论是否恰当。况是否如实、所作结论是否恰当。（3 3）核稿的结果）核稿的结果情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作：审核：小胡将完成的初稿交由王俐审核审核：小胡将完成的初稿交由王俐审核就情景案例而言王俐审核的要点有：就情景案例而言王俐审核的要点有：1、有无行文的必要：刘俐应首先权衡有无下发该通知的必要，以及就公司、有无行文的必要：刘俐应首先权衡有无下发该通知的必要，以及就公
11、司实际情况对公司支付加班费的能力及基本数据进行评估。实际情况对公司支付加班费的能力及基本数据进行评估。2、文种：文种适当，但标题不能达意。改为：、文种：文种适当，但标题不能达意。改为：关于发放加班费的通知关于发放加班费的通知。3、文稿内容：不合法。、文稿内容：不合法。4、措施、办法是否切实可行：、措施、办法是否切实可行：1）用语不当，影响可行性（公司所有员工、）用语不当，影响可行性（公司所有员工、八小时以外）；八小时以外）；2）缺少必要的附件支撑，导致模糊混淆不易落实；）缺少必要的附件支撑，导致模糊混淆不易落实；3）需设计制作工作用表，并以附件形式加入：加班费申请表；加班证明。需设计制作工作用
12、表，并以附件形式加入：加班费申请表；加班证明。5、公文用语：过于口语化，需修改。、公文用语：过于口语化，需修改。1-3-26、由于是公司内部发文，且为制度性文件，不涉及其他单位，故无须会签。、由于是公司内部发文，且为制度性文件，不涉及其他单位，故无须会签。 情景任务情景任务王俐该如何审核呢王俐该如何审核呢 3 3、签、签 发发签发内容务必明确、签发内容务必明确、完整、规范，明确签完整、规范，明确签署核准意见，完整地署核准意见，完整地签上姓名与时间。签上姓名与时间。签发的分工签发的分工 以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签
13、发；以本单位（部责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 联合行文联合行文的会签的会签 联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签单位依次会签 签发是绝大多数公文生效签发是绝大多数公文生效的必要程序，文稿只有经的必要程序，文稿只有经过签发后方能成为定稿，过签发后方能成为定稿，具有正式文件的效用。具有正式文件的效用。情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作：签发：王俐将审核通过
14、的文件发文稿纸交由分管领导签发：王俐将审核通过的文件发文稿纸交由分管领导签发。签发。总经理在签发意见栏明示：总经理在签发意见栏明示：同意发文同意发文签上自己的姓名签上自己的姓名填写日期填写日期1-3-2 情景任务情景任务领导该如何签发呢领导该如何签发呢 4 4、复、复 核核复核的含义复核的含义 公文在正式印制前，秘书部门进行的再次公文在正式印制前，秘书部门进行的再次审核工作。审核工作。复核的内容复核的内容 处理程序：审批、签发手续是否完备？处理程序：审批、签发手续是否完备？附件材料：是否齐全？附件材料：是否齐全？文件格式：是否统一、规范？（按照文件格式：是否统一、规范？（按照国家行政机关公文格
15、式国家行政机关公文格式）文件的形式：是否有错字漏字、标点文件的形式：是否有错字漏字、标点情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作： 复核：王俐对文件定稿进行再次审核。经审核，签发手续已复核：王俐对文件定稿进行再次审核。经审核，签发手续已完备；附件材料已齐全，公文格式规范，可送交缮印。完备；附件材料已齐全，公文格式规范，可送交缮印。 情景任务情景任务王俐该如何复核呢王俐该如何复核呢 5 5、印制文件印制文件 P26P26缮印缮印校对校对校对内容和校对格式：包括发文的用纸校对内容和校对格式：包括发文的用纸大小、版面设置、行距、字距、公文中大小、版面设置、行距、字距、公文中各组成部分的标识
16、等是否符合有关规定各组成部分的标识等是否符合有关规定。缮印的种类：打印、胶印、铅印和复印缮印的种类：打印、胶印、铅印和复印校对的要求校对的要求1 1 1 1、人员组织上注意弥补个人局限性。、人员组织上注意弥补个人局限性。、人员组织上注意弥补个人局限性。、人员组织上注意弥补个人局限性。2 2 2 2、正确使用校对符号。、正确使用校对符号。、正确使用校对符号。、正确使用校对符号。3 3 3 3、用另色笔工整、清晰标示。、用另色笔工整、清晰标示。、用另色笔工整、清晰标示。、用另色笔工整、清晰标示。4 4 4 4、签署意见和注明校对人。、签署意见和注明校对人。、签署意见和注明校对人。、签署意见和注明校对人。缮印，指根据发文定稿进行排版印制文件正本的过程。缮印，指根据发文定稿进行排版印制文件正本的过程。要求：准确、规范、及时、美观要求：准确、规范、及时、美观情景任务草拟环节规范动作：情景任务草拟环节规范动作：就情景案例而言缮印与校对的要点有：就情景案例而言缮印与校对的要点有：1、将签发稿送到公司文印室进行缮印；、将签发稿送到公司文印室进行缮印；2、缮印过程中将印制出来的文本清样与定稿再次进行字、
