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1、项目沟通计划项目沟通计划周 立 新 博士北京大学软件与微电子学院北京大学软件与微电子学院内容提纲内容提纲1.1.项目沟通管理概论项目沟通管理概论2.2.项目沟通管理内容项目沟通管理内容 2.1 2.1 沟通计划编制沟通计划编制 3. 3. 项目沟通技巧项目沟通技巧1.1 为什么沟通如此重要为什么沟通如此重要？人类是沟通的动物人类是沟通的动物管理者管理者70%的时间用于与人沟通的时间用于与人沟通项目经理需要花费项目经理需要花费90%或更多的时间来沟通或更多的时间来沟通“伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通”“我们两个人在场上的沟通相当重要，我们相互从我们两个人在场
2、上的沟通相当重要，我们相互从对方眼神、手势、表情中获取对方的意图，于是我对方眼神、手势、表情中获取对方的意图，于是我们传、切、突破、得分；但是，如果我们失去彼此们传、切、突破、得分；但是，如果我们失去彼此间的沟通，那么公牛的末日来临了。间的沟通，那么公牛的末日来临了。”Why?为什么要沟通为什么要沟通建议：目的是改变人们的行为方式，建议：目的是改变人们的行为方式， 如如 “我建议你在需求评审后再做测试用例我建议你在需求评审后再做测试用例”影响：用积极或消极的方式激发、劝说或影响：用积极或消极的方式激发、劝说或是鼓励他人，如是鼓励他人，如“你的程序再增加你的程序再增加10%的的注释就更好了。注释
3、就更好了。Why?提供信息：提供信息： -事实事实 “我们的开发成本控制在预算的我们的开发成本控制在预算的90%以以内内” -意见意见 “为什么我们不采用模糊查询技术为什么我们不采用模糊查询技术” -解释解释 “我迟到的原因是时间变化没有人通知我迟到的原因是时间变化没有人通知我我” -感受感受 “显而易见我们应该改善界面管理显而易见我们应该改善界面管理”获取信息：获取信息： -提问提问 “你用什么方法过滤掉作废的你用什么方法过滤掉作废的IP地址地址” -需求需求 “我想知道你周三的安排我想知道你周三的安排” -表白表白 “我很想听听你对我的看法我很想听听你对我的看法”Why?对项目经理的最大挑
4、战：对项目经理的最大挑战：如何迅速建立起一个团如何迅速建立起一个团结高效和富有战斗力的结高效和富有战斗力的团队？！团队？！Why?项目经理的角色项目经理的角色整合者整合者沟通交流人：沟通交流人：团队领导团队领导决策者决策者氛围营造者氛围营造者 提供项目指导提供项目指导决策决策分配工作分配工作指导行动指导行动谈判谈判参加会议参加会议市场销售市场销售处理公共关系处理公共关系报告、记录、备忘录报告、记录、备忘录/ 简讯、说明书简讯、说明书编制合同文件编制合同文件Why?项目经理的素质项目经理的素质领导：领导：确定方向确定方向团结群众团结群众激励与动员激励与动员沟通沟通谈判谈判u问题解决：问题解决：问
5、题识别问题识别决策决策u对组织施加影响：对组织施加影响：权力的运用权力的运用政治手段政治手段1. Why?1.2 什么是沟通什么是沟通The exchange of thoughts, messages, or information, as by speech, signals, writing, or behavior.通过通过说话、信号、书写或行为说话、信号、书写或行为来交换来交换思想、消息思想、消息或信息或信息A process through which information is exchanged among persons using a common system of s
6、ymbols, signs, or behaviors.是指信息通过预先设定好的符号系统在个人间传递是指信息通过预先设定好的符号系统在个人间传递的过程。的过程。是为了设定的目标，把信息、思想和感情在个人或是为了设定的目标，把信息、思想和感情在个人或群体间传递的过程。群体间传递的过程。项目沟通项目沟通项目需要有效的沟通以确保我们在适当的时间以低项目需要有效的沟通以确保我们在适当的时间以低代价的方式使正确的信息被合适的人所获得。代价的方式使正确的信息被合适的人所获得。沟通目的：沟通目的：保持项目进展保持项目进展识别潜在问题识别潜在问题征求建议以改进项目绩效征求建议以改进项目绩效满足客户需求满足客户
7、需求避免意外避免意外项目早期，高度的面对面沟通对促进团队建设发展项目早期，高度的面对面沟通对促进团队建设发展项目早期，高度的面对面沟通对促进团队建设发展项目早期，高度的面对面沟通对促进团队建设发展良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的！良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的！良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的！良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的！2. 2. 项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理这一知识领域包括保证及时与项目沟通管理这一知识领域包括保证及时与恰当地生成、收集、传播、存储、检索和最恰当地生成、收集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程。终处置项目信息所需的过
8、程。 . uu工作内容：包括项目信息的工作内容：包括项目信息的生成、收集、发布、储存、检索、最终处置生成、收集、发布、储存、检索、最终处置要点：及时适当要点：及时适当PMBOK体系图示体系图示 项目集成管理项目集成管理项目集成管理项目集成管理 项目范围管理项目范围管理项目范围管理项目范围管理 项目时间管理项目时间管理项目时间管理项目时间管理 项目成本管理项目成本管理项目成本管理项目成本管理 项目质量管理项目质量管理项目质量管理项目质量管理 人力资源管理人力资源管理人力资源管理人力资源管理 项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理 项目风险管理项目风险管理项目风险管理项目风险管理 项目采
9、购管理项目采购管理项目采购管理项目采购管理 启动启动计划计划执行执行控制控制结束结束启动启动计划计划执行执行控制控制结束结束可行性可行性研究研究保修保修施工施工试运行试运行设计设计PM9大知识领域与项目管理过程大知识领域与项目管理过程启动启动计划计划执行执行控制控制结束结束项目集成管理项目集成管理项目范围管理项目范围管理项目时间管理项目时间管理项目成本管理项目成本管理项目质量管理项目质量管理人力资源管理人力资源管理项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理沟通沟通沟通沟通计划计划计划计划信息信息信息信息发布发布发布发布绩效报告绩效报告绩效报告绩效报告管理项目干系人管理项目干系人管理项目干
10、系人管理项目干系人项目风险管理项目风险管理项目采购管理项目采购管理2. 项目沟通管理项目沟通管理2.1. Communications Planning 沟通计划沟通计划2.2. Information Distribution信息发布信息发布2.3. Performance Reporting 绩效报告绩效报告2.4. Manage Stakeholders 管理项目干系人管理项目干系人项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理项目沟通管理10.1 沟通规划沟通规划.1 输入输入 .1 事业环境因素事业环境因素 .2 组织过程资产组织过程资产 .3 项目范围说明书项目范围说明书 .4 项目管理计划
11、项目管理计划 . 约束约束 . 假设假设 .2 工具和技术工具和技术 .1 沟通需求分析沟通需求分析 .2 沟通技术沟通技术 .3 输出输出 .1 沟通管理计划沟通管理计划10.2 信息发布信息发布.1 输入输入 .1 沟通管理计划沟通管理计划 .2 工具和技术工具和技术 .1 沟通技能沟通技能 .2 信息收集和信息收集和 检索系统检索系统 .3 信息发布系统信息发布系统 .4 经验教训总结过程经验教训总结过程 .3 输出输出 .1 组织过程资产组织过程资产 (更新更新).2 请求的变更请求的变更10.3 绩效报告绩效报告 .1 输入输入 .1 工作绩效信息工作绩效信息 .2 绩效度量绩效度量
12、 .3 完工预测完工预测 .4 质量控制测量质量控制测量 .5 项目管理计划项目管理计划 . 绩效度量基准绩效度量基准 .6 批准的变更需求批准的变更需求 .7 可交付成果可交付成果 .2 工具和技术工具和技术 .1 信息演示工具信息演示工具 .2 绩效信息收集和汇总绩效信息收集和汇总 .3 状态审查会议状态审查会议 .4 工时汇报系统工时汇报系统 .5 成本汇报系统成本汇报系统.3 输出输出 .1 绩效报告绩效报告 .2 预测预测 .3 请求的变更请求的变更 .4 推荐的纠正措施推荐的纠正措施 .5 组织过程资产组织过程资产(更新更新)10.4 管理项目干系人管理项目干系人 .1 输入输入
13、.1 沟通管理计划沟通管理计划 .2 组织过程资产组织过程资产 .2 工具和技术工具和技术 .1 沟通方法沟通方法 .2 问题日志问题日志 .3 输出输出 .1 问题得以解决问题得以解决 .2 批准的变更请求批准的变更请求 .3 批准的纠正措施批准的纠正措施 .4 组织过程资产组织过程资产 (更新更新) .5 项目管理计划项目管理计划 (更新更新) 2.1 编制沟通计划编制沟通计划输入输入工具及技术工具及技术输出输出.1 事业环境因素事业环境因素.2 组织过程资产组织过程资产.3 项目范围说明书项目范围说明书.4 项目管理计划项目管理计划 . 约束约束 . 假设假设 .1 沟通需求分析沟通需求
14、分析 .2 沟通技术沟通技术.1 .1 沟通管理计划沟通管理计划uu是项目管理计划中的一部分：是项目管理计划中的一部分：是项目管理计划中的一部分：是项目管理计划中的一部分：包含各种收集和存储信息手段的细节的文档结构包含各种收集和存储信息手段的细节的文档结构信息发布结构：信息种类、流向、发布方式信息发布结构：信息种类、流向、发布方式与与OBS要有所对应要有所对应信息描述：格式、内容、详细程度、定义信息描述：格式、内容、详细程度、定义信息生成进度计划信息生成进度计划已计划信息的获取方法已计划信息的获取方法项目沟通计划更新和深化的办法项目沟通计划更新和深化的办法沟通模型沟通模型发送者 编码者信息解码
15、者 接收者个性滤网理解力滤网理解力滤网个性滤网发送者的经验区域接收者的经验区域反馈干扰干扰Xx会展中心建设领导小组xx中心投资建设有限公司董事会xx投资建设有限公司总经理总经理办公室副总经理副总经理业主代表（对工程建设的业主代表）会展中心经营部会议中心经营部商务综合楼经营部餐饮娱乐经营部计财部开发部人事部物资部经营部企划部物管会投资控制部质量控制部进度控制部合同管理部信息管理部总工室财务室工程部会展之星经营部业主代表办公室XXXX会展中心会展中心会展中心会展中心建设组织机构建设组织机构建设组织机构建设组织机构沟通技能书面和口头、听和说。书面和口头、听和说。内内部部的的（项项目目内内）和和外外部
16、部的的（与与顾顾客客、媒媒体体、公众等）。公众等）。正正式式的的（报报告告、摘摘要要等等）和和非非正正式式的的（备备忘忘录、专题谈话等）。录、专题谈话等）。纵向的（组织上下）和横向的（与同级）。纵向的（组织上下）和横向的（与同级）。沟通的技巧沟通的技巧传媒的选择传媒的选择写作风格写作风格积极或被动的口吻、词汇选择积极或被动的口吻、词汇选择表达技巧表达技巧体态语言、直观手段的设计体态语言、直观手段的设计会议管理技术会议管理技术准备议程，处理时间冲突准备议程，处理时间冲突 3. 沟通工具和技术沟通工具和技术3.1. 沟通技巧3.2. 信息处理技术3.3. 知识管理项目沟通管理项目沟通管理3.1. 沟通技巧沟通技巧非语言沟通：身体语言（非语言沟通：身体语言（手势、眼神、空间和触摸）手势、眼神、空间和触摸） 环境氛围、组织文化环境氛围、组织文化口头沟通：感情色彩口头沟通：感情色彩 应谨慎、主动、坦白明确应谨慎、主动、坦白明确 时间、场所选择时间、场所选择书面沟通：书面沟通：三种书面媒介：三种书面媒介：面向个人：信件、记录和报告等面向个人：信件、记录和报告等面向法律：合同、协议、政策、指示、方针
