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1、宝生堂药业有限公司行政管理制度体系汇编第一章员工行为规范第二章公司保密制度第三章会议制度第四章档案管理制度第五章固定资产管理制度第六章办公用品管理制度第七章文书、印章管理制度第八章安全保卫防范管理制度第九章清洁卫生管理制度第十章食堂管理制度第十一章宿舍管理制度第十二章车辆管理制度第十三章计算机安全管理制度第十四章赠品管理制度第十五章书籍管理制度行政管理制度相关表格附表一附表十二第一章员工行为规范一、总则：为维护公司形象，规范员工日常行为，提高企业工作效率。二、细则：1. 仪容仪表1. 班时间必须端正佩带工作牌，工作牌遗失和损坏应及时申请更换，不得将 工作牌借给他人。12着装整洁、大方，须扣好纽
2、扣，不应有掉扣，不许卷起裤脚、衣袖（施工、 维修、搬运时可除外），上班时间，禁止穿拖鞋、雨鞋。1.3. 所有员工必须头发梳理整齐，禁止奇界发型。男士发不过耳际，不许留胡须、 不许留长发，禁止剃光头，女士化淡妆、饰物要配戴得当、不许涂鲜艳指甲油、 留长指甲。2 接打电话2.1 接听、拨打电话时用语要统一、标准、文明、礼貌；临桌无人而电话铃响时 无论自己有多忙都有义务接听和转告。22打电话时应先明确通话内容，做到思路清晰，条理清楚，谈话时间不宜过长， 简明扼要，需处理的问题应及时汇报处理。23上班吋间不许拨打私人电话或利用电话聊天，在办公区域内联系应使用内线。非工作需要，严禁利用公司电话拨打私人电
3、话。语言规范，统一用语要求：A接听电话：a电话铃响两声，最迟不得超过三声必须接听；b总机接听用语：“您好！ XX药业，请问有什么可以帮到您！”c分机接听用语：“您好！ XX部”（XX表示部门等）；d问语：“请问您贵姓？ ”“请问您找谁？ ”“请稍候（等）！”e “对不起，请问您有什么事，我可以帮您转告吗？ ”B打出电话的用语：a “您好！我是XX药业XX部XXX,请问XXX先生（小姐）在吗？b “可以请他（她）接电话吗？ ”c “谢谢！”26接听电话完毕，应等对方挂断电话后再轻轻放下话筒。2.7接到打错的电话或找其他部门的电话，同样要礼貌对待。28严格贯彻“首问负责制”，接到客户投诉或咨询电话
4、，必须记录下客户电话号 码，及时转告相关部门，不得要客户转打其他电话。3.会见客人3.1.1作吋间会见客户，应注意待客礼节，要热情、大方，并为客人倒好茶水。 因工作繁忙时，应主动向客人说明，请客人稍等，等候时间不宜太长，不许让客 人在办公区域内随意走动；接待完毕，起身送客人离开工作区。32对待来宾和客户委办事项应力求周到、机敏处理，不许草率敷衍或任意搁置 不办。33上班吋间不许带与工作无关的家属、朋友等人员进入公司办公区域。4 .言行规范4.1. 遵章守纪，服从安排，忠于职守，应服从上级指挥，不推诿、不顶撞。42员工应自觉维护公司利益，树立公司良好形象。4.3员工言行应诚实、谦让、廉洁、勤勉，
5、严禁挑拨离间，造谣生事，破坏团结， 损害他人名誉和领导威信，严禁私下议论不利于公司的事情。4.4 工作时间不许在贴有禁烟标志的区域吸烟。4.5. 办公区域严禁打牌、赌博，爱护公共卫生及保持洁静的办公环境，不许乱丢纸 屑。46工作时间内不许闲聊，嚼槟榔、吃口香糖、吃零食、打瞌睡、玩电游、听音 乐、串岗、溜岗、干私活、阅读与工作无关的书报，不许做与工作无关的事情。 4.7工作时间内尽量说普通话，讲文明、礼貌，不许说脏话、痞话，不许叫绰号、 称兄道弟。4.8.下级对上级称谓职务，上级对下级称姓名或职务，对客人称职务或先生、小 姐、女士。49不许在工作场所轻言细语，不许大声喧哗，不许嬉笑打闹。4.10
6、.应保持良好的仪态和精神面貌：A保持良好的站姿、坐姿，不许将脚放在工作台、座椅上，不许盘腿。B在客人离开工作区域后，应及时清理会客室卫生，清除杂物，整理桌椅。C爱护公物，杜绝浪费行为。D爱惜并妥善保管办公用品、设备及公共财物。E报刊、杂志属于公司的公共物品，严禁私自占有或上班时间摆放在办公桌上， 阅后必须归位。F做到节约用电、用水，下班后人走灯熄，关闭电脑等办公设备电源，杜绝任何 浪费现象，杜绝下列损公肥私行为的发生：a非工作需要，不许私自使用公司电话、传真、复印机、计算机等所有公物。b严禁携带公司财产、礼品、办公用品等出外私用。c严禁查阅、复印、挎贝不属于自己职务范围内的文件、函电、产品资料
7、、技术 资料等。d严禁投资或参股开办与公司存在相同业务范围的企业。e严禁将公司营利业务转移到与个人有经济利益有关的企业进行交易。f严禁未经总裁批准或利用职务职权进行内部交易，将与个人有密切关系的人员 安排在公司就业。g严禁挪用公款谋取私利。三、附则：本制度如有未尽事宜随时增加。2. 本制度的解释权、督查权在公司行政中心。3本制度从批准Z 口起开始执行。第二章公司保密制度一、总则：为保护公司利益，维护公司权益，特制定本管理制度。木制度在既确 保秘密又便利工作的前提下执行。二、细则：保秘范围和密级确定1.1公司秘密事项：A公司重大决策中的各项事项；B公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、
8、经营项目及经 营决策；C公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；D公司预算报告及各类财务报表、统计报表；E公司掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息以及公司所取得的客 户资料及其他信息；F公司员工人事档案、工资表、劳务性收入及资料；G其他经公司确定应当保密的事项；H 一般性决定、决议、通知、通告、行政管理不属于保密的范围。1.2公司保密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。A绝密是公司最重要的秘密，泄露会使公司经济利益遭受严重损失；B机密为重要的公司秘密，泄露会使公司利益遭到损害；C秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司与员工的利益遭受侵犯。1.3公司密级的确定:A公司经
9、营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝 密级。如1项的A、B款.B公司的规划、财务报表、统计资料、重要的会议记录、公司经营状况 尚未进入市场或尚未公开的各类信息为机密级。如11项中的C、F、H款。保密措施2.1属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、 摘抄、保存和销毁由公司行政中心或副总裁指定委托专人执行。2.2采用计算机技术存取、处理、传递的公司秘密由该计算机使用人负责保密。 2.3对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下管理措施：A绝密件须公司总裁、副总裁批准，并指定专人负责，方可复印和摘抄；B其他保密件须经部门负责人批准，方可复制和摘抄；C收发
10、、传递和外出携带由指定人员担任，并采取必要的保管措施；D在设备完善的保险装置中保存。2.4属于公司的核心牛产设备或产品的研制、技术改造等相关的信息资料，由权 属人员负责保密。2.5在对外交往、生产合作、技术交流、商务谈判中需耍提供公司相关保密事项 的，应及时请示总裁的批准。2.6不准在私人交往中和通信（讯）中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司 秘密。2.7公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措 施并及时报告总裁、部门领导、总裁或部门主管领导接到报告，应立即作出处理。3. 责任与处罚3.1岀现下列情况者，给予警告并扌II发工资20元以上，500元以下：A泄露公司秘密
11、，尚未造成严重后果或经济损失的；B违反本制度2.2、2.42.7条之规定的秘密内容的；C已泄露公司秘密但采取补救措施的。3.2出现下列情况Z的，予以辞退，并根据实际情况，提请国家司法机关进行 刑事或民事处罚：A蓄意或无意泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的;B违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违反本协议提供公 司秘密内容的；C利用职权强制他人违反本协议的。三、附则1 木制度如有未尽事宜随时增加。本制度的解释权、督查权在公司行政中心。本制度从批准之日起开始执行。第三章会议制度一、总则：为提高公司整体工作效率，使各部门信息充分共享，特制订以下公司会制度。二、细则：1分类：1例会：公
12、司常规性会议，如晨会、周会、月会等。12专项主题会议：由公司某部门就专项主题召开的会议。会议流程：2.1组织者：例会的组织者为行政中心，专项主题会议请召开会议的部门安排专 人组织。董事长召开的专项主题会议由董事长秘书组织，总裁召开的专项主题会 议由总裁秘书组织，各部门的专题会议由部门内勤人员组织。组织者必须做好会 议记录。22会前准备：例会的组织者在会议召开前准备好会场及会议主要议题，通知各 个部门按吋参加，特殊情况需请假者应提前通知会议组织者，迟到或无故未到者 按公司考勤管理制度处理。专项主题会议的组织者应提前准备会场，通知相关部门参加，准备一份专项主题 说明书，于会议召开的前一天以上送到所
13、有与会部门的负责人手中。特殊情况需 请假者应提前通知会议组织者，迟到或无故未到者按公司考勤管理制度处理。会议进程：3.1签到：例会原则上必须签到，晨会采取抽查点名方式，其余例会与会者在进 入会场之后在组织者处签到；专项主题会议的签到方式按照专项主题会议组织者 的要求进行签名报到。3.2会场纪律：无论例会或专项主题会议，要求所有与会人员手机调为静音或关 机，会场期间原则上不允许接听或拨打电话，如有急事，请离开会场进行。会议 上不允许私下议论，影响会场秩序。违者处以50元/次行为改止金处罚。会议收尾：4.1会场整理：会议结束后由会议组织者及时整理会场。4.2政策行文：会议结束后要求会议组织者把会议
14、主题、成型政策、问题解决情 况等会议内容形成会议纪要，并请会议主办部门领导签字认可，呈总裁和董事长 过目，再按要求下发到相关部门及时存档（晨会不受此项制度制约）4.3会后追踪：会议组织者应该及时跟进和追踪会议内容落实情况，要求相关部 门提高效率尽快处理。4.4会后追踪的时间从会议组织者把整理好的会议纪要发送到各个相关部门负责 人手中开始，至相关部门负责人在会议决定的时间内把会议的决策定案，并向董 事长汇报为止。4.5会议组织者在把会议纪要送至相关部门的负责人手中Z时，应与对方沟通了 解完成会议决定的事项所需的支持和帮助，并与行政部协商要求其他部门提供相 应的人、事、物等。4.6行政中心必须提供
15、会议决策执行部门所要求的人、事、物，或者与其他部门 协商提供相应的支持，被要求提供帮助的部门不得以任何理由推托和怠慢，此项 规定纳入部门绩效。4.7会后追踪的监督部门为行政中心和会议的组织部门。行政中心有责任参与所 有会议的会后追踪，会后追踪的情况肓接与部门绩效挂钩。会议组织者可随时向 相关部门责任人询问会议事项落实情况，并报会议主办部门负责人及行政中心。 4.8会后追踪的相关事项具体问题按具体情况来协商解决。三、附则1 木制度如有未尽事宜随时增加。本制度的解释权、督查权在公司行政中心。本制度从批准之日起开始执行第四章档案管理制度一、总则：1. 为加强本公司档案管理工作，特制定本制度。2. 归档的文件材料必须按年度立卷，本公司各部门在工作活动中形成的各种有保 存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。3 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律 不准抽存）。结案后及时交行政中心专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故 离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、细则
