《關於辦公室工作智能化管理結構探析》由会员分享，可在线阅读，更多相关《關於辦公室工作智能化管理結構探析（4页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、關於辦公室工作智能化管理結構探析現代智能化管理辦公方式與傳統辦公室工作實施對比，傳統上辦公室的辦公桌和文件櫃就被計算機終端桌和伺服機所取代， 可以明顯看出智能化管理具有明顯的優越性。本文闡述瞭辦公室 工作管理的發展進程，對比分析瞭現代智能化管理辦公方式與傳 統辦公室工作的特點，探尋瞭現代智能化管理結構。隨著勞動分工日趨細化、合理化，辦公室工作應運而生。員聯系到瞭一個系統，傳達、匯集、執行和落實各項指令，辦公 室工作具有輔助性、從屬性、突發性，還有階段性等特性。現如 今，勞動生產率一直處於提升階段，同時，新興高科技產業不斷 湧現，傳統意義上的生產形式發生瞭根本性的轉變，辦公室工作 的工作范圍、工
2、作性質、服務對象、還有工作形式與傳統的工作 相比均發生瞭質的變化1 傳統辦公室工作管理及發展辦公室管理工作特點是與當時的辦公條件相符合的。如表1 所示，為不同時代的辦公條件決定瞭這個時代的工作特點：從表中可以看出傳統辦公室管理工作特點是:1 ）文件是以紙 質原件或復印件作為載體的形式出現並保存的；2）傳遞信息的 形式多為口頭或靠電話傳遞，不易存儲。正因為有各兩個特點, 文件傳達出現斷鏈的現象，以及信息輸送出現失真的現象時有發 生，給實際的工作帶來一定的不利影響，難以及時決策，行政命 令的落實執行和行政工作的開展有一定的滯後性另外，從表4中可以發現，在隨著辦公條件的日益完善，以 及設備的更新換代
3、，辦公室管理工作得到瞭長足的發展2辦公智能化管理與傳統管理相比的優越性如表2所示，將現代智能化管理辦公方式與傳統辦公室工作 實施對比。傳統上辦公室的辦公桌和文件櫃就被計算機終端桌和 伺服機所取代，可以明顯看出智能化管理具有明顯的優越性3 辦公智能化管理的特點分析3.1辦公管理手段現代化計算機和網絡技術的發展促進瞭辦公智能化管理技術的更 新，其中包含瞭硬件設施的更新、軟件的升級換代、工作地點和 規范的擴大。具有鮮明的時代特征，而且換代周期與科技更新的 周期同步3.2職業要求更加嚴格從從業人員的結構角度上與傳統的辦公室工作相對比，辦公 智能化管理要求管理工作人員除瞭必須具有勤奮任事，並具有一 定的
4、組織能力以外，還必須會運用現代計算機和網絡技術，實現 辦公室工作進行及時、靈活、高效管理的要求。這是對從業人員 提出來的更為嚴格的技能和素質要求3.3辦公方式更加及時化、靈活化高科技的引入，打破瞭傳統的8小時，辦公室內辦公的工作方式，有效地改變傳統意義上的辦公室管理工作時間、工作范圍， 可以做到隨時、隨地地完成反饋過來的各項重要工作任務。辦公 形式愈來愈及時化、靈活化，從業人員在提升瞭素質的同時也從 煩瑣的日常文整、傳達工作中解放出來，促進高效、快捷的工作 方式的形成4 辦公智能化管理的結構辦公智能化管理的結構如圖4所示，整個結構分為辦公室內 辦公智能化管理和辦公室外辦公遠程化管理兩個部分4.
5、1辦公室內實現辦公智能化管理如何實現辦公室內辦公智能化管理？在如圖1中的智能化模 塊，給我展現瞭辦公室從業人員在辦公室工作與服務對象之間的 關系，通過圖形不難看出工作中信息傳播的主要控制點是電話接 口和網絡接口，辦公室是信息傳達、上報，以及匯集的中樞。從 業人員運用智能化辦公設備實現高效、快捷文字和信息處理，該 辦公室工作是全面體現服務精神、發揮協調作用、以及輔助領導 實施管理決策的職業4.2辦公室外實現辦公遠程化管理離開瞭辦公室，同時又有緊急的工作需要安排和處理怎麼 辦？辦公室外實現辦公遠程化管理可以解決這個問題，辦公室管 理人員或秘書在8小時工作時間以外的時間、地點，例如說在傢 中休息，或
6、岀差在外地，又或者是在上班的路上，通過該結構可 以做到及時地完成需辦的辦公任務。這一結構如圖1中的遠程化模塊所示，具體實施是通過智能化辦公設備和通訊設備建立一虛擬智能化辦公環境，實現工作任務完成的完成5辦公智能化管理的意義所在辦公智能化管理給辦公室工作提供瞭必要的硬件設施，切實 地提高瞭管理服務工作效率、服務質量和工作作風，有效地增加 瞭管理服務工作透明度和規范化。辦公管理人員的素質得到瞭提 升，工作的靈活度加大，也激發瞭他們在工作中的主觀能動性性 和積極性5.1提高效率，節約資源與傳統文件傳遞過程所暴露出來的手續煩瑣、效率較低，印 制、傳達文件消耗大量人力、物力相比而言。在實現辦公智能化 管
7、理以後，信息傳遞具有即時性、高效性、無誤性，在提高工作 效率的同時，節約人力、物力資源5.2制度規范，有據可查傳統的紙質文件在歸檔和編目，以及查閱過程中需要耗費大 量時間、精力；同時，文件的存儲需也需要占據比較大的空間； 另外，保管上必須做到防蛀、防黴、防遺失等等，一旦丟失或破 損，對數據的調出就帶來瞭比較大的麻煩，因此，需要投入大量 人力去打理5.3服務到人，合理公平與傳統的辦公室管理中需要投入大量人力、物力成本相比 辦公智能化管理，通過網絡，實現瞭信息的即時性、共享性，人人都可以在第一時間獲取所需信息，實現信息的平等傳遞。同時, 信息平臺的共享性和大容量，讓每一個從業人員都可以隨時調閱 並獲取信息，消除管理工作中样時間差”、“地域差”等不利因素 的影響（作者單位：浙江東方巨龍裝飾工程有限公司322000 ）
