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1、试论档案信息化建设的形势与任务摘要：随着网络化和信息化的高速发展，档案信息化应运而生，为 各行业的管理提供优质的档案信息服务，是新形势下档案管理的必由之 路。面对信息化档案管理中存在的档案信息化标准各异、档案信息化存在 制约因素、信息技术不高、档案信息化建设资金短缺的现象，做好信息化 硬件、软件、数字化队伍数和字化资源的基础建设U成为我们信息化管理 工作中的重点，因此坚持以标准化管理为主，制度管理为辅的原则进行档 案信息化的管理，提高信息化档案建设的风险意识，加快各行业的档案信 息化建设。关键词：档案；信息化；建设；形式；任务引言在21世纪网络化、信息化高速发展的今天，以计算机技术为核心的 档
2、案数字化管理受到了越来越多的关注，许多政府机关与企事业单位已投 入大量的人力物力，积极推进档案数字化建设。充分挖掘档案信息资源的 价值，实现档案现代化管理，及时为各行业的管理者提供优质的档案信息 服务，是新形势下档案管理的必由之路。本文针对当前档案信息化建设的 形式与任务进行分析和探讨，希望能够为读者提供一些参考性的建议。1 档案信息化建设1.1档案信息化建设的概念顾名思义，所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规 划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源 进行整合、加工和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。简 而言之，档案信息化是指档案管理模式从以
3、档案实体为重心向以档案信息 为重心转变的过程，这是一个长期的发展过程，耍不断地采用现代信息技 术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。1. 2档案信息化典型OAIS参考模型在国际信息资源领域受到广泛关注的OAIS参考模型正是一项基于数 字信息长期保存与获取的国际标准（IS014721： 2003）0该参考模型是对 于数字信息保存系统相关的环境、功能模块以及信息对象的概念化，是实 际系统建立的起点，任何致力于数字信息长期保存活动的系统和组织都可 以在其基础上构建自己的长期保存系统框架。0AIS对于数字档案馆的建设 具有重要的参考价值，因此，对OAIS的研究势在必行。如图1为OA
4、IS参 考模型信息对象图：1. 3档案信息化建设的主耍任务档案信息化建设主要可进行基础设施建设，提高计算机管理档案的普 及率；建设和完善局域网，按要求做好政务网和互联网的接入工作；其可 以进行计算机及外部设备选购，如加工、存储、安全；同时也用于局域网 建设，并且也用于政务网接入和互联网接入。建设档案信息化的核心任务和实效的关键就是档案信息资源建设；信 息资源开发程度是衡量档案信息化水平的重要标志,如档案目录数据库建 设在根本上提高档案利用效率、质量，档案全文数据库建设可进行保护、 利用效率、质量、全文检索档案的信息，并且电子文件归档管理可增加积 累、避免丢失。另外就是档案信息化建设的应用系统建
5、设，其可以进行档案管理系统 的开发和应用文档一体化管理系统的开发应用，档案局（馆）参与当地政 府上网工程和电子政务建设，在高级阶段可进行建设示范数字档案馆和电 子文件中心。14档案信息化建设的原则文档一体化原则，要把档案的文件管理和档案管理纳入一个统一系 统，文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化；电 子文件与纸质文件并存原则，具有永久保存价值得的文本或图形形式的电 子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品；确保网络 安全原则，因为当今社会是网络信息化的社会，网络操作系统具有复杂性, 党和国家机关办公自动化系统涉及大量国家机密，必须与互联网等公共信 息网实行物理隔离
6、，涉密信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备 上。耍采取彻底的方法措施，确保党政机关的信息安全。2.高度重视档案信息化发展形势进行档案标准化和现代化建设是能够提高档案管理整体水平，同时也 可以推进档案信息化工作的前提和基础。因此加快推进档案信息化建设进 程，确保我国档案侍息化建设事业能够良好的进行。随着近儿年来国家信息化的推进，电子政务的应用，正在对档案和档 案工作产生着巨大的影响，促使档案管理的信息化。档案信息化是档案管 理模式由传统的以档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息为主 要形式面向社会提供服务的重心转变的过程。随着数宁政府的建立，政府各部门将大量产生和应用电子文件，使档案信
7、息的形态从原来以纸质文 件、照片、录音录像等为主，转变为以数字形式为主。人们获取档案信息 的需求也将从到馆调阅案卷转变为从网上索取信息；从査阅历史文献型档 案信息，转变为广泛索取各种时效性较强的有序的现行文件信息。面对这 样的形势，档案部门能否顺应发展，积极应对，使档案和档案工作融入信 息社会大环境，充分运用数字文档、数字视频能够通过网络迅速实现信息 传递的特点，研究出一套相对完善的数字档案管理方案，建立数字档案管 理的基础设施，不仅会影响和制约各领域信息化的进程，同时对档案机构 的生存、作用的发挥及其社会地位也将产生决定性的影响。2.1加强领导，认真组织落实首先档案信息工作部门应该高度重视信
8、息化建设，将档案基础数据库 建设和电子公文档案管理系统建设纳入政府信息资源中心平台建设。并在 领导人员的认真组织下实施项目建设。同时将档案信息化纳入机关办公自 动化以及网络建设中，结合档案信息化系统的实际，制定规划，明确任务, 力争将档案信息化工作纳入到当地信息化建设中，统筹安排，与地方信息 化工作同步建设。2. 2加强基础设矗建设实现档案信息化，除了要解决认识、观念上的问题外，软硬件基础设 施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，由丁我国在此方面起步较晚， 档案工作的基础设施建设条件相对薄弱，因此，相关档案部门要积极争取 领导及相关部门的支持，帮助解决档案信息化建设方面的资金投入问题，为档案信
9、息化建设创造良好的基础条件。2. 3加强队伍建设档案信息化是档案领域的一项创新工作，是引进消化吸收先进的技术 和信息化理论。随着国民经济和社会信息的发展，将会对原有的档案管理 理论、管理模式、工作方法、应用技术，档案价值理论，发生革命性的变 化，档案信息化将成为信息社会推动档案事业改革与发展的强大动力，对 档案学理论和档案工作实践都将产生巨大的影响，从而从根本上改革传统 的档案管理与利用方式，建立新时期创新的档案工作体系。这些是档案事 业全而发展的一个重要战略机遇，同时，对新时期档案工作者也面临新的 挑战。但是，由于长期以来传统的档案工作处于封闭的局面，造成我们档 案工作者思想观念陈旧，缺乏信
10、息化等相关的专业知识的人才，加之档案 信息化建设资金投入不足，基础相对薄弱，档案信息化建设跟不上党务、 政务网建设步伐。因此，各级档案部门要抓紧这一历史发展机遇，以时不 我待，只争朝夕，开拓进取的创新精神，抓住切入点和着力点，发展档案 信息化，加强档案信息化人才培养和队伍建设。各级档案部门要切实认识到档案人才队伍建设的重要性、紧迫性， 通过各种形式培养和造就一支适应档案信息化建设的人才队伍；每位档 案工作者要顺应时代的潮流，转变陈旧的档案工作观念，树立适应新形势 的发展和档案信息化建设的需要，加强对新知识、新技术的学习，用现代 信息技术的观念、技术、方法、管理模式做好工作。2. 4大力推进档案
11、信息技术创新我国档案信息系统已经发牛了转变，从以前从单一的管理模式向综合 性的信息管理模式转变，档案信息化的建设是一个相当长的过程，在这个 过程中需要不断的改进和创新，并且要不断的去完善。因此，做好档案信 息化建设必须要用长远的眼光看问题,对其进行循序渐进的规划,并且要 逐步落实。当采用信息技术时，要充分考虑其所在行业的实际性，在技术 应用上、数据兼容要留有余地，确保所使用的软件兼具通用性、灵活性和 连续性，以防止档案信息化系统造成不能必耍的信息自乱的流失。3.结束语综上所述，伴随着我国电子政务的发展，信息化的档案工作也必须加 强其发展步伐。并且目前我国国民经济迅速发展，档案信息化资源也呈快 速增长的态势，传统的管理利用方法已经不能满足其发展的需要，对于丨I 益庞大的海量档案信息资源，只有加强数字化管理、网络化服务的信息化 建设道路才能适应新的形势要求，档案管理部门必须带头做好信息化工 作，满足社会经济发展的需求，促进社会经济的蓬勃发展。参考文献1 郭理想浅谈高校档案信息化进程缓慢的原因及对策J科技信 息，2009： 7-9.2 韩振英河南高校档案工作调查及对策分析J档案管理，2009： 11 12.3 蒋晖莲论高校档案信息化建设J,贵州工业大学学报（社会科 学版）,2008： 09-10.收稿日期:2013-4-27
