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1、怎样整理档案内容超全档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基 本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体 系的过程。更全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的 统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案 文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史 料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文 件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整 体的工作过程。(-)档案馆对接收与征集档案的整理一我们通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理，它包 括以下三方而的工作内容:1、系统排列和编目在正规
2、的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照 归档要求立好的案卷，档案馆主耍接收机关档案室根据入馆耍求整理 移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所 接收的档案，在史大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排 列，案卷目录的加工等等。2、局部调整对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专 门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定 的加工以提高其质量；另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长, 其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。3、全过程整理档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对 档案进行全过程
3、的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、 组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。二档案整理工作的重要意义：它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档 案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案 整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接 和广泛的影响。三档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系; 区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。四档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：(1) 分类。分类方法有多种
4、，常用是年度分类法和问题分类法。 年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分 开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在 企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管 理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档 案运用年度一一问题分类法来分类是比较符合实际需要的;（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质 是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处 理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终 立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必 须对已归档文件进行最后
5、的全面调整，然后进行具体的系统整理组 合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完 整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个卷夹 内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察 各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷 夹内文件数量是否适当；（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排 列）；（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按 件放入档案盒内；（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是
6、案 卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确 切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构-般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条 理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每 年编一个流水号；（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年 度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一 年多本。按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：（1）对归档文件逐件装订固定；（2）对归档文件以“件”为单位进行年度一一保管期限分类（不确 定期限的，只按年度一一
7、问题分类即可）；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套 性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样 式附后），并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录（样式附后）；（6）将归档文件按连续件号顺序装入档案盒。二是以“件”为单位整理。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行 整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录 像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料 的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收 文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与 被
8、转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、 名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一 件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位 整理的档案最后要装入档案盒内。按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、 排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填 写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案 排架。五档案整理的文件范围是：工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文 电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录 像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等
9、，在办理完毕后均 须整理保存。六档案整理工作的原则：（一）充分利用原有基础1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务 和要求，不要轻易打乱重整。2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要 轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（二）保持文件之间的历史联系文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形 式儿个方面。1、文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织 机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使 文件构成了来源方面不可分割的历史联系。2、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具 体活动，都有一定的过程和阶段性，因而
10、使文件Z间具有自然的时间 联系。3、文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责 的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动, 使文件之间在内容上具有密切联系。4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表 现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、 名称和载体、记录方式等。这也构成了文件Z间一定联系。对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。七档案整理的步骤：1、了解情况，拟订方案主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原 因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、 印章和标记），还应了解全宗的数量，
11、所属年代（形成时间），主要内 容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。2、区分全宗和分类3、细分和组卷、草拟案卷标题4、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。5、全面审查修改标题。6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。 对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不 同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变 动。八文书档案整理一、分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结 合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实 现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便 于档案的
12、科学管理与开发利用。二、类别设置办法（-）大类的设置原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、 业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声 像档案、电子档案、实物档案、图书资料。（二）各类内档案的分类办法1、文书档案分类有4种方法（1）保管期限-年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类, 每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这 种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一 些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷 方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有 密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单
13、位各部门及与有关 个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一 会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组 合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格 等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文 件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档, 如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开， 上级排前，木级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同保 馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管 期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案 盒背脊排列如图：（2）
14、保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按 保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题（如 综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分 以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这 样规定的单位（如县农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问 题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在 同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件”为整理单位的，上、下 级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一 保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保 管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始
15、编制一个流水号。（3）问题年度-保管期限分类法，即先将归档文件按问题分 类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类 法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法 盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编 制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。(4) 年度一保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个 年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2 个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法 盒号编制方法是同-年度内，从“1”开始编制-个流水号，件号编制 方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。2、业务档案按 种类-保管期限-年度分类法。3、科技档案采用种类-保管期限一年度分类法。4、会计类档案分类有2种方法(1) 采用种类-保管期限一年度分类法。即把报表、账簿、凭证、 其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法 适合会计档案数量少的单位。(2) 年度一类别一保管期限的分类方法，首先应分开会计年度， 再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期 限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案 数量特别多的单位。5、声像档案一般采用载体形式-年度-保管期限分类法，按载体 形式设置三级类目时，音像类可分为
