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1、浅论档案信息电子化一档案信息电子化的现状所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料、纸质或机读的形式为主要物质对象，用微 机对档案文献进行收藏、筛选和不同层次的加工，使Z转化成为微机软件形式的二次文献信 息供人们利川的过程。1档案软件缺乏通用性。档案部门各自开发的软件不能互用，各行其是，层次不一，并 没有一个既适用于文件检索乂可以用丁档案信息管理的计算机管理软件系统。规范性、开发 性、服务性和共享性鮫差，rh于不能互调，不能适应档案信息电子化建设的进程。2标准化、规范化工作有待捉高。档案信息电子化建设的前捉是基础工作的规范化和标 准化；但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特別是各类档
2、案的苦录细则 相容性不强，系统软件移植性差，档案白动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或者某 个专业系统，无法全而实施、推广统一标准，这也制约了档案信息电子化的建设。3. 档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先耍有现代化的人，管 理人员要有较高的技术层次和先进的技术水平，不仅仅满足丁 一般的计算机操作。从H前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更加奇缺了。尽管引 进的先进的现代化设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息电子化了。二. 电子文档对档案业务管理工作的影响电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料
3、为 载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等筹。与纸质文件 比较，电子文件有以下几个特点：不再是直观的纸质文件，而是要借助现代化办公设备才能 读取使用；可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理和传递；随吋共亭，不再受吋间和距 离的影响；保存要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不髙。1电子档案管理是一个新生事物，从事电子档案管理的人员必须具备档案管理的基础知 识，和计算机信息技术等多方而的技能，因此，我们应该注重档案管理人员档案知识的灌输 和计算机技能培训，只有具备一定的档案管理知识，才能真正认识哪些是有用的档案，而哪 些是不需要归档的，入库后的档案该如何排列，如何
4、做好电子档案的修复和保存等。只有具 备一定的计算机操作技能，才能真正做好电子档案的扫描、缩放、管理等工作。2传统的档案工作以纸质文件工作材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了 以往的文字材料，它是由拟稿者宜接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改的，一经形成后，马 上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案Z间不再有 明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已经总结出一套工作流程、原则及方法， 如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案 工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，i般一年归档一次。 而电
5、子文件随时产牛，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的 依赖性。如果只归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具 有保存价值”的文件，还包括该文件的读取软件甚至操作系统。3. 实现电子档案管理首先需要一套专门的管理软件,将档案材料录入管理系统中，形成 一个数据库，档案的查询和借阅等情况就可以在系统中自动生成了。安装好管理软件后，我 们应及时修补管理系统的女全漏洞，对防火墙和防毒软件实现全天候口动升级，搞好档案上 传和下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善纸质文件和相关电子设备的 保管设就和环境，控制和保持室内的温湿度，同时强化防磁设备
6、的完善好维护工作。4. 由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代, 因为实体分类的结果只能体现-种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需 要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以 通过计算机体统进行迅速、有效且多角度的整理，不再需耍对它进行像纸质文件那样的分类 整理。不同的用户可以根据不同的需求，利用办公口动化系统对电子文件进行口由组合分类。5. 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容和标 准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至 操作体
7、统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限， 而电子文件一方而由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方而由于用户的需要，信 息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。况口目前电子文件的凭证价值 尚无法律保证。因此，其鉴定和管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性， 其保管方法、要求、检索和对外利用等方而也与纸质文件有许多不同Z处。6. 实行电子档案管理虽然在一定程度上减少了档案员的工作压力，但并不意味着档案管 理人力资源的投入就可以减少了，电子档案管理在查阅、借阅方而为我们提供了很人便利， 同时也要求我们将书血归档材料既原始记录更完备
8、的保存，因为电子档案随时面临着数据流 失或遭病毒破坏的危险，一口电子档案永久的丢失，就需要我们的书而材料了，而书而材料 的整理和管理是一个费时费力的纯手工过程，同样需要我们档案管理人员全心、细致的投入。三. 档案信息电子化的益处可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。H前，大多数基层档案馆对计算机 的应川单一，开发功能简单，有的仅仅川于档案箸录或文件打字贮存，利用效率之低造成人 力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其材。2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的有效性。手工信息加工工作模式是: 选题f选材f编辑f出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发
9、“二 次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应川价值。档案信息电子化, 使编者可以直接利川机读的形式的档案，利川电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出 版二次文献。3档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了 了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位口然也就得到了提扁。4. 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。四. 电子文档对档案学理论的影响1对档案木质属性的影响：原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现 在档案的内容上，另-方而表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署 等，都表现出真实的原始性。也正
10、是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资 料等其他信息，而具有法律凭证的作用。在办公口动化系统中，电子文件从起草、修改到卬 发都在计算机上进行，它便于修改便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与 形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿为卬刷稿 的区别，也没有正木与副木的差异，甚至文件与档案Z间很难明确地划定条界线。人们可 以在计算机上随时方便的复制电子文件，这样文件是档案的前身。档案是山文件有条件地转 化而來这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作川如何确定、电子文 件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系
11、列新课题，这些课题是电 子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。2对档案来源原则的影响：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前， 随着人暈电了文化的产生，后者受到越来越的普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档 案检索体统必须一律婕立在文件编辑者或者信息提供者的组织机构及其文件的呈础上。只有 根据其來源，从编辑者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能真止整理和理解档案文件。 而电子文件在形成过程中，不再严格对用于现存的机构这一-现象而产生，人们可以根据需要 随时进行对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档 案信息的来源，
12、不可局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按 照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。五. 结语办公自动化、无纸化等爭物发展的出现，使档案的生成方式发生很大的变化，诸如文件 的起草、签发、催办归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机 读文件为主要形态，那么档案也口然以机读的形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档 案的利用方式有很人的差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载 体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能來口不同的机读形式的档案 中，把这些档案信息综介系统的提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机的提供右 价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具 有真实性、系统性、有效性，这样用户才能获得更为完善的服务于。由此看来，档案信息电 子化是档案利用工作发展的必然趙势。
