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1、浅析如何提升企业行政管理效率内容摘要：人类已经进入了管理时代，无论是一个国家，还是一个企业都离 不开科学的管理，企业的这种管理必须是有效的管理。“效率就是生命”，要达到 企业行政管理的Fl标，重要的一条就在于提高行政管理效率。企业的行政管理效 率既是理论问题，也是实践问题，需要理论与实践的紧密结合才能奏效。关键词：行政管理、效率、岗位责任本人认为“效率就是生命”，研究行政管理，实质上是研究行政管理活动的 效率。机构改革的最终H标是提高行政管理的效率，离开效率讲机构改革等于是 句空话。当前，随着经济体制改革不断深入，企业内部改革逐步展开，必须研究 行政管理的规律，认真分析行政效率的现状，力求提出
2、改进提高的措施。 一、衡量行政管理效率的基本尺度1、行政管理效率的规定性(1)行政管理效率的概念。所谓行政管理效率，就是在圆满完成行政机关 的使命与任务以及既定H标的基础上，投入的工作量与获得的工作效果Z比。尽 管不同部门、不同单位、不同的人，在行政管理方面的效率是有高有低的，但是, 并不能迁就低水平、低效率。为了充分调动积极性，只要有可能，就应该尽力求 出每件工作消耗的工作量和所获得的工作效率的比率，以最少的人办最多的事。 不仅要使每项工作在“投入”和“产出”方面有一个数的比较，有一个简单的百 分比，血且要以此作为考核和奖惩行政部门工作人员的重要依据Z。当然，有 些行政管理的效率难以用数量来
3、表述，这是因为行政管理是-种产生社会和法律 后果的行为，检验行政管理首先应着眼于这一行为是否圆满地达到了预期的、对 社会有益的H标。也就是说，先要看行政工作的质的方面是否做好了，否则，再 快的速度，再多的数量，也可能是南辕北辙。此外，行政管理的效果如何，常常 是许多因素的综合。它是一个综合指标，不能简单地看成是数量变换，逐一加减, 必须注重行政管理效率的质的方面。因此，行政管理效率应该是数量和质量的统 一，是功效与价值的统一。讲行政管理效率就是运用先进的科学方法，适应人的 需要和特点，顾及社会因索及其各方面的影响，充分发挥和利用人的内在潜能而 获得最佳管理效果。（2）行政管理效率的内容。行政管
4、理效率的内容一般大致分为三个管理层 次：高层的属于决策层次，通常是指企业主管行政部门为了完成总FI标而进行的 规划、决策、安排、协调、沟通等工作。效率高低的主要标志在于企业主管部门 是否根据企业情况，制定出符合实际的金业行政工作的制度。这一层次追求的是 组织效率。中间管理层的展于管理层次，为遵照丄级行政部门的决策，而进行的 最有效的分工合作和监督，全盘解决行政组织与行政管理的问题，这一层次追求 的是管理效率。执行层次追求的是机械效率。三个层次的效率指标构成了行政管 理效率的完整体系，上、中、下三层的效率都达到了标准，才称得上达到整个行 政管理系统的效率标准。 （3 ）行政管理效率的要义。行政管
5、理的成败与 否，最终要通过行政管理效率来体现。行政管理反映了企业行政管理活动的方式 和内容，是企业行政管理的一种职能。它通过对企业的行政制度、规定等业务的 管理，执行了企业的决定，实现了最高决策者的预想。从行政管理这方面说，行 政管理效率是检验其是否科学的标准，是衡量行政管理是否奏效的尺度。行政管 理效率不仅可以反映一个企业行政管理的水平，而且可看出一个行政部门在日常 工作中所付出的消耗同所获得成果的比例。但是，它本身不是行政管理的一个环 节或手段，它只能是行政管理中各种因素和手段的综合反映。从行政管理效率这 方面说，行政管理的各个方面，各个环节，各个渠道，都必须作出全面的努力， 才有可能提高
6、行政管理效率。并且，现代化管理的高效率需要分工，因为分工木 身就需要强有力的纽织、协调和综合。另外，高效率还与计划技术、管理人员的 素质等因素有关。因此，要及时适应形势要求，不断摸索出行政管理的规律，讲 究行政管理的有效性，追求行政管理的高效率。2、行政管理效率的标准性关于行政管理效率的标准，一般认为，主要表现在三个方面： 行政 管理系统的合理程度。行政行为主姜与人、财、物三个因素有关，高效率的行政 管理，应该使不同素质和不同水平的人员以最合理的方式组织起来，使每个人都 有明确的职守、权限和责任，达到“人尽其才，财宏其效，物当其用，事竟其成” 的行政管理H的。 行政管理流程的通畅程度。行政管理
7、活动是个不间断 的流动过程，是若干个环节连接在-起的统-体。这个过程-般可分为“人流” 和“信息流”两个方而。所谓人流，指人员的流动；所谓信息流，指信息的产生 传递和处理过程。二者息息相关，如果信息传递不及时、不准确，整个流程会受 到阻塞，造成失误，影响效率。综合社会效果的大小程度。每项行政管理活动都会产生一定的综合大众效 果。所谓综合大众效果，就是向大众提供的公共服务的质和量。只要把行政管理 活动所付出的举动消耗和所得的效果联系起来加以考察，就能知道行政管理效率 的高低。综合大众效果与行政管理综合消耗的比例，也是衡量行政管理效率的重 要标志。速度和质量的统一，是保证行政部门高效率的关键所在，
8、理应是衡量行 政管理效率的起码标准。 二、讨论行政管理效率的现实意义 在中国 全面改革的新形势下，企业应该认真剖析行政管理效率的现状及其低下的原因， 积极提高行政管理效率更有着特别重要的意义。 1、行政管理效率低下的 状况依然存在 从实践上看，企业行政管理的效率是不如人意的，主要表现 在以下几个方面： 人浮于事。为前，人浮于事不仅简单地表现为工作人 员多，而且表现在领导干部多，虚职、副职过多，造成了职务贬值，有职无责， 有职无权。官一多，一方面容易助长官僚主义，上情不易下达，下情不易上送， 人为地阻碍了政令的畅通。 程序冗长。少数领导片面强调政策性，对于 职权范围内的事，该拍板的不拍板，该决定
9、的不决定，往往事无巨细，都要通过 “集体领导”、“民主评议”，形成无休止开会讨论、长吋间议而不决的循环公式, 以致经常错过吋机，贻误工作。一旦出现一些失误，即以集体名义承担，这不仅 是怕负责任的表现，而且是行政部门工作低能、低效率的重要根源。此外，在贯 彻执行上级决议时，往往也是几经周折，一拖再拖；合“胃口”的就执行，不合 “口味”的就拖着不办，所谓“上有政策，下有对策”；有的对上级的文件断章 取义，按需宣传，各执一端；有的甚至明从暗抗，阳奉阴违。 批文拖拉。 造成这种现象的因索很多，有的是对业务不太熟悉，不易指导；有的是碰到问题 等等再说；如此一来，对下级来文所请示的问题貝能是久拖难决了。加
10、之审批程 序也往往要转几个环节，从申请到主管部门，再从主管部门到分管口子，然后再 报同级有权审批的行政部门，其中有很多中间环节夹在里面只是起了传送带的作 用，增加了传递吋间。此外，办事手续多。要解决个问题或者是要想办一件事 情，常常要提出报告，向上呈递，上级批办，部门主办，主办部门代为拟稿，有关部门会签，接着，再转上级承办部门签收，审稿，与其它一些部门协调、沟通, 然后，送审批、付印、分发（这里尚未提及本部门内部的拟稿、复核审稿、定稿、 签发多个环节）。基层想办一件事，不盖上三、四个图章就办不成事，往往是你 在火里，他在水里，你急他不急，慢条斯理，按部就班，少则数月，多则几年， 真是“跑穿鞋底
11、，磨破嘴皮”。2、行政管理效率低下的原因错综复杂我国为什么会出现行政管理效率低的情况呢？究其原因有以下几条：旧观念的束缚。我国有几千年封建社会的历史，封建思想影响很深，因循守旧的观 念危害甚广，小农思想根深蒂固，小生产观念、私有观念严重，这些反映在行政 部门中造成的弊端，就是官僚主义，“衙门作风”、“手工劳动”、“以我为中心”, 这种历史方面造成的危害，对今天加强行政管理、提高行政管理效率仍会造成障 碍。慢节奏的习惯。行政部门中有些工作人员习惯于“日出血作，日入而息，凿井而饮，耕田而食”，满足于按部就班，在思想上没有紧迫的时间观念, 造成了吋间上的惊人浪费。在日新月异的今天，吋间的浪费是最大的
12、浪费，是难 以补偿的浪费。可以说，行政部门存在的所有弊端中，都有一个浪费吋间的问题 在里面。行政管理理论研究工作薄弱。长期以来，企业一直没有解决好部门林立，机构臃肿，层次繁杂，副职过多的问题。机构到底怎么设置？人员到 底怎么配备？常常是凭“老经验”决策，凭“想当然”办事，而没有运用科学管 理机构的原理去指导实践。在行政管理中，较多的是以人设事，以事磨人，以长 官意志代替有关政策，难免不引出政出多门，政策经常朝令夕改的局面来。三、提高行政管理效率的简要措施如上所析，行政管理效率是一项综合指标，造成行政管理低效率的原因是多方面的，有历史原因，也有现实问题；有思 想根源、传统习惯，也有作风、方法问题
13、，集中到一点则是因机构繁琐、层次重 叠而生就的官僚主义。列宁早在1 9 2 1年就尖锐指出：“机关的一切工作中最 大的毛病就是官僚主义。共产党成了官僚主义者。如果说有什么东西会把我们毁 掉的话，那就是这个”。所以，提高行政管理效率既要综合考虑、通盘治理，更 要抓住重点，切中要害。就H前的情况来说，需要多层而的共同努力，着重在以 下几个方面有所突破和进展：1、观念要更新 随着传统计划经济体制向社会主义市场经济体制的转变，人们的价值观念、思维方式、行为准则等 都发生了变化。在这种背景下，观念的更新尤为重要。树立全局观念、树立人才 观念、树立时间观念，否则就不能适应行政管理快节奏的需耍，也是衡量行政
14、干 部观念更新的重要标志。 2、机构要合理 怎样才能改变办事环节多 的状况，使机构设置日趋合理呢？这就要注重以下“三个确定”： 确定 正确的H标。当前，要根据经济体制改革的要求，参照以往机构改革的经验和教 训，全盘考虑行政管理机构的总体布局，对机构设置作彻底根本性的变革，该精 简的就精简，该合并的就合并，该加强的就加强，该合署办公的就合署办公，该 另设的还得要另设，一切从实际岀发，一切从科学出发。 确定编制的依 据。机构的设置和精简，不仅要有理论根据，而H要有法律来加以保障。现在有 些部门在机构设置、精简方面有随意性和盲戸性，理论根据不足，科学根据不足, 法律依据不足，今天撤了，明天乂恢复，给
15、工作带来很多危害。要使机构设置有 依据，就必须要有科学化的要求，要有法律观念，逐步将行政管理学的研究成果 化为编制立法的实政，并上升到理性思维來认识，以制定合理的方案，进行周密 的考证，稳妥地付诸实施。 确定合理的比例。要使机构设置达到合理和 科学的要求，就必须保持适为的比例。就半前看，应半精简执行系统，加强监督 反馈、咨询和监察系统。 3、指挥要统一 领导班子内部必须协调 一致。现代管理学认为，领导者是实际领导的主体。领导班子和每个成员来说, 要互谅互让，互尊互重，不利于团结的话不说，不利于团结的事不做，并要培养 自己，提高自己，做一个既有战略眼光，又有系统观念，既有综合能力，又有创 新精神
16、的行政领导。 对下级不要进行多头指挥。一项工作，最好只有 一个部门主管；一个下属单位，最好只有一个丄级领导。如果反之就很难保证行 政部门的高效率。 4、制度要健全 领导负责制。只有尽可能做到 所有的行政行为都有法律依据，才能发挥各项科学管理制度的作用。按照职权划 分范围应由哪一级负责人决定的事，就不要也不能推到集体去研究、去讨论，否 则，就失去了制定的制度的意义，必将大大推迟决策的吋效性。只有明确一级负 责人行政议事、办事规则，才能政令统一，标准一致，力量集中，统筹兼顾，层 级节制，指挥灵便，截长补短，运用自如。 岗位责任制。根据行政管理 的授权和分工负责的原则，对工作人员要确定任务和职责范围，从上到下建立岗 位责任制。行政部门事情多、头绪多，发文的往往忙于事务，不能及吋督查催办, 而对下级单位执行不力又缺乏调查研究，不追究责任，结果是雷大雨小，三令五申，仍未落到实处。这就需要从制度上明确职责，对工作人员定岗位、定责任、 定权限、定奖惩、定期考
