加强高校非在编人员档案管理的对策研究摘 要：高校因工作需要招聘了部分不纳入学校事业编制的人员，这 部分人员人们常称为高校非在编人员随着国家对民生优惠政策的出台， 以及《劳动法》、《劳动合同法》等法律法规实施的不断深入，加强高校非 在编人员的档案管理也提到了议事日程本文分析了目前高校非在编人员 档案管理的现状，并就冃前的现状提了几点建议，以期能对规范非在编人 员档案管理提供借鉴关键词：高校；非在编人员；档案管理；对策非在编人员是指高校因工作需要招聘的，不纳入学校事业编制的聘用 人员非在编人员档案是详细记载高校与非在编人员之间劳动关系的原始 记录，是加强和规范对非在编人员的管理，维护高校和非在编人员的合法 权益的法定依据，是高校档案工作的重耍组成部分随着《劳动法》和《劳 动合同法》等法律法规实施的不断深入，高校对非在编人员的管理应逐步 规范，符合法律规定的劳动关系档案也应应运而生，然而目前的现状不容 乐观，如何提高非在编人员档案的管理水平，使其更好地为学校和劳动者 服务，成为高校档案部门需要研究解决的课题一、高校非在编人员档案管理的现状1.对非在编人员建档工作重视不够按法律规定，单位聘用非在编人员，已形成事实上的劳动关系的，单位必须给其建立档案，并加强收集与保管。
教育部颁布的《高校档案工作 业务规范》中也对“使用临时工有关材料”的收集工作做出了相应的规定, 并将此类材料列入到学校行政人事类档案中长期保管但部分高校领导不 重视非在编人员档案的管理工作，收集相关档案的工作人员也不重视所 以在执行过程中，对其档案的管理缺乏资金上、精力上应有的投入，没有 认真按照规定对非在编人员进行建档工作，导致部分非在编人员无档或档 案不全的状况2•档案资料不健全，不能充分发挥档案应有的作用由于部分高校对非在编人员建档工作重视不够，导致档案部门保管的 材料不健全、单一，有的仅仅只保管了非在编人员工资发放名册，更有甚 者连工资发放名册也没有为做好《劳动合同法》实施前的准备工作，2007 年底，高校按照上级有关部门的要求，对非在编人员用工情况进行摸底调 查，从中发现有关非在编人员的档案资料不健全、不合法，导致学校用工 成本增加，或在处理劳动纠纷时无法向仲裁庭或法庭举证的风险问题主 要表现在三个方面：一是高校与非在编人员签订的书面聘用合同内容和履 行签字手续上不规范有的学校只是非在编人员单方面完成了合同签订的 相关手续，聘用单位未签字生效，更未送达劳动者，存在严重违法行为。
二是高校在制定、修改或者决定直接涉及非在编人员切身利益的规章制度 或者重大事项时，未保留履行了民主程序的相关书面证据三是未保存已 公示或告知直接涉及非在编人员切身利益的规章制度和重人事项的有关 证据3.非在编人员的多头管理形成档案监管盲区长期以来，高校非在编人员属两级管理体制，使非在编人员档案管理 具有分散性、复杂性特点，增大了档案接收与管理的难度随着国家服务 民生方面的一系列优惠政策的出台，过去曾在学校工作过的非在编人员纷 纷到学校档案部门查找档案，以证明在校丁-作时间，购买养老保险费，解 决基本生活保障问题从档案查找情况结果反映，凡是由学校经费承担工 资的非在编人员档案资料比较齐全，能很快的在学校财务档案或人事处归 档的临时工工资发放档案中查到所需要的证明材料，从而使档案为维护劳 动者的切身利益，缓解社会孑盾，促进社会稳定，构建和谐社会，起到了 很好的作用而由校内各用工部门自筹经费承担工资的非在编人员的档案 利用情况就不那么乐观由于学校用工制度和档案管理制度的不健全，学 校各用工部门对非在编人员管理不重视，未及时主动向学校档案部门移交 档案，而档案管理部门对学校非在编人员的管理情况不熟悉，只注重学校 层面上的档案，忽略了校内各用工部门的档案，致使他们的档案未及时接 收到档案馆（室）统一管理，给利用者维权，解决后顾Z忧带来了严重影 响。
二、做好非在编人员档案管理工作的几点建议1.提高非在编人员建档工作的认识，建立健全高校非在编人员档案管 理制度从有关资料统计显示，有的高校非在编人员与正式职工之比已达到1: 3o随着学校办学规模的扩人，非在编人员的人量聘用，缓解了学校示勤 职工队伍不足的矛盾非在编人员中，绝大多数承担了学校的后勤保障服 务工作，如园林绿化、卫生饮食、治安保卫等少数人员从事机关部门、 系（院）的管理、秘书、财会、基建、图书、计算机网络维护、校医等工 作，他们在维持高校正常秩序、稳定高校政治局面等项工作中发挥了及其 重要的作用，成为高校不可缺少的一部分党的十七大报告明确指出，加 快推进以改善民生为重点的社会建设，努力使全体人民高有所教、劳有所 得、病有所养、住有所居，推动建设和谐社会这不仅指明了我国改革发 展关键阶段社会建设的重点内容和战略冃标，同时，也为档案工作服务党 和国家工作大局进一步指明了前进方向因此做好非在编人员的档案管 理，使档案服务民生，有利于维护党和政府的威信，有利于维护公民权益, 有利于维护社会稳定，同时也可促进高校用工制度的科学化、规范化高校非在编人员档案工作管理制度的是保证高校非在编人员档案齐 全、完整的有力保障。
建立健全高校非在编人员档案管理制度应从如下几 方面着手：首先，应确定建档对象，按《劳动合同法》规定，用人单位自 用工之日起即与劳动者建立劳动关系用人单位应当对劳动者建档备杳 其次，应明确归档范围非在编人员档案归档的主要内容应包括用工单位 申报、审批、录用、到订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同的所有 原始材料，以及非在编人员的务工证明、工作业绩、技术水平、养老保险、 工资发放等凭证材料第三，应落实归档责任按照学校对编外用工“谁 用工、谁管理、谁负责”的管理原则，各用工部门具体负责本单位非在编 人员的档案收集工作，并归口人事处交学校档案部门集中统一管理最后 建立奖惩机制各用工部门今后从非在编人员中招录长期职工，一律凭 用工档案办理，对不按规定建立用工档案的单位，以非法用工给予处罚, 无用工档案的，不得要求办理照顾招工、计算连续工龄等手续 2.高校各部门应分工合作，共同做好非在编人员档案管理工作国家档案局要求各级档案部门要以服务民生为重点，创造性地开展档 案工作，以民生需求为导向，把涉及民生的档案及时建立并完整收集起来, 以满足民牛需求高校档案部门要以非在编人员自身利益的需求为导向， 做好档案的收集与利用，以满足他们的需求，使高校档案部门更好地发挥 社会服务之功能。
因此，高校各部门要从不同层面重视非在编人员的档案 管理工作，使档案为民所用一是校内各用工部门，要将非在编人员的归 档工作实行“三纳入”、“四同步”管理，要有一名负责人分管本单位的非 在编人员的档案工作，并确定专人负责按归档范围做好非在编人员文件材 料的积累工作，保证非在编人员档案完整、准确、系统二是学校人事部 门作为学校的综合职能管理部门，要加强对校内各用工部门的管理，考核, 将档案工作的列入校内各用工部门管理考核内容之一并整体接收各用工 部门的档案资料，统一整理，向学校档案部门移交二是学校档案部门一 方面要尽快将原来分散在校内各用工部门或个人手中的档案集中到校档 案馆（室）管理另方面要主动深入到校内各用工部门，对现有非在编人 员的建档工作进行指导和做好收集工作，且针对非在编人员办理劳动保 障、医疗保障、社会救济、社会优抚的不同需求，做好档案资料的信息开 发工作，使临时工人员在短短的几分钟内就能查到所需的档案3•改革存放期限或方式，为构建和谐的社会作贡献非在编人员工资发放名册是有关劳动保障部门确认连续工龄、办理养 老保险的依据按1998年财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办 法》规定，事业会计档案保管期限将人员工资发放名册划为会计凭证类， 保存期限为15年。
《办法》规定，会计凭证中除未了结的债权债务的原始 凭证，应单独抽出，由档案部门保管到结清债权债务时为止，以及建设期 间的会计档案，不得销毁外，原则上档案在保管期满后就可以按规定进行 鉴定销毁，那么工资凭证就可列为销毁的对象正因为如此，有的单位依 法对这类档案进行了销毁，致使有的在当知青前就担任代课的部分教师， 由于找不到30多年前的工资发放名册，和录用资料，无法享受国家给予 连续计算工龄的待遇所以，现有的财政部、国家档案局颁布的会计档案 保管期限应体现以人为本的思想，将保管期限作相应的调整，如把非在编 人员工资发放名册参照高校财务类档案归档范围和保管期限的规定，将Z 列入工资清册类，划为永久保管或者参照国家档案局第8号令公布的《机 关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将凡涉及到与人的权益 有关的财会凭证档案调整为 永久保管，单独存放，以方便人民群众，满 足档案利用，为构建和谐的社会作贡献参考文献：[1] 朱传云•关于提升高校临时工公平感的思考[J]•科技情报开发与 经济，2006 (22).[2] 魏清琳，雷晓云•浅谈高校临时工管理工作[J] •高校后勤研究， 1997 (1).作者简介：陈子飞(1986-),女，重庆秀山人，硕士研究生，主要研究方向为高校档案管理。