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1、鸿昌堡运动制品（深圳）有限公司程序文件文件编号： SQEP-D-02 版 本 号：C 文件与资料管制程序修 订 号：0 页次：1/4 1目的：为确保安全 / 环境 / 品质管理体系所要求的文件与资料受到有效控制，以便其适用、有效而不致被误用，并确保各使用现场的文件，均为最新版次的文件。2范围：凡与品质管理体系、职业安全卫生/ 环境管理体系有关的文件和资料，以及外来文件和资料（各类标准、软件、产品、样本等）均适用之。3定义：3.1 品质手册（一阶文件） ：阐明本公司的品质政策，并描述其品质体系的文件。3.2 职业安全卫生 / 环境手册（一阶文件）：叙述与既定职业安全卫生/ 环境方针、目标与要求相
2、符合的职业安全卫生 / 环境体系文件。3.3 程序文件（二阶文件） ：对各项品质活动的目标和执行作业规定的文件以及叙述各职能部门为实施职业安全卫生 / 环境体系而采取的行动。3.4 作业指导书 ( 三阶文件 ): 对程序文件所规定项之细节描述, 指导操作的文件 , 包括详细的控制作业指导3.5 表单记录（四阶文件）：显示各项安全 / 环境及品质管理活动的实际运作状况的文件，包括详细说明、数据、记录3.6 外来文件：指客户提供的图面资料或国家、国际标准、环境投诉、法律法规和其它要求等。4职责：4.1 安全/ 环境/ 品质体系文件的制定、修订、废止：相关部门。4.2 文件的收、发及归档管制：文管中
3、心。4.3 各阶文件的审核与核准：依审核和核准权限表执行。5内容：5.1 文件作业流程（见4/4 ）5.2 文件制订、修订。5.2.1 文件制订、修订：5.2.1.1文件和资料标准格式的编制依据文件和资料编写管制程序执行。5.2.1.2文件编制、 修订由相关部门根据实际需要填写文件 / 表格制修废申请单（附件一） ，经管理代表以上核准后由相关单位制定、修订，再由文管中心统一发行。5.2.2 文件审核与核准权限：如下表：文件类别审核核准一阶文件管理代表及经理总经理及经理二阶文件管理代表及经理总经理及经理三阶文件管理代表及部门主管经理以上四阶文件管理代表及部门主管主管以上鸿昌堡运动制品（深圳）有限
4、公司程序文件文件编号： SQEP-D-02 版 本 号：C 文件与资料管制程序修 订 号：0 页次：2/4 5.2.3 文件的发行：5.2.3.1经批准之文件和资料转由文管中心进行编号及赋予版次，并记录于文件最新版次一览表（附件七）。5.2.3.2文管中心对发行的一、 二阶文件的每页面上加盖 “发行文件” 以及在封面盖 “受控文件”章，对发行的三阶文件每页面上加盖“受控文件”章，以示受控文件。5.2.3.3文管中心依文件发行总览表 （附件六）所规定之发行单位进行发行作业，并由受文单位在文件收发记录表 （附件二和附件三）（一、二阶采用附件三，三四阶采用附件二）上签名。5.2.3.4若文件遗失或因
5、使用上的需要须增发时，由需求单位填写文件补发申请单 （附件四） ，经管理代表批准后由文管中心补发。5.2.4 文件的收回、废止：5.2.4.1文件在修订、改版或在新文件发行前文管中心依文件收发记录表应逐一对旧文件进行收回。 5.2.4.2收回之旧文件逐页盖“作废章”或者由文管中心用笔打叉以便再生利用，原稿盖“旧版章”后由文管中心保存至新文件发行止。 5.2.4.3文件废止时由申请人填写文件制修废申请单由管理代表核准后由文管中心对废止文件进行收回依5.2.4.1 、5.2.4.2执行5.2.4.4文件废止后文管中心应填写文件废止记录表（附件五）以便管制5.2.5 文件的保存管制：5.2.5.1发
6、行的安全 / 环境/ 品质文件之原稿由文管中心保存，依类别、部门分别存放，并作好标示以便查找5.2.5.2文件若有新增 / 修订/ 废止须制订文件最新版次一览表以便掌控文件的最新版次状况，并不定期的对各单位文件的使用情况进行稽查，以确保相关单位使用的均为最新版次的文件5.2.6 外来文件的收、发管制：5.2.6.1外来文件的编号，用L 表示：(1) 外 来 图 面 资 料 按 获日 期 编 号 ， 同 日 期的 按 接 获 先 后 顺 序依 次 为01、02依次类推，外来文件的版次，依外部文件显示的版次为准，若外来文件没有显示版次的， 则由本公司赐予其版次， 以 A、B、C. 依序类推表示。例
7、：1999年 10 月 12 日接受客户一份文件，则编号为L1999101201 (2) 国家、国际标准则引用原编号及版次 5.2.6.2与外部接洽单位接获外来文件经相关人员核准后交由文管中心统一编号并登录于外来文件管制表（附件八）上，然后由文管中心分发至相关使用部门。 5.2.6.3外来文件登录于外来文件管制表后，由文管中心加盖“外来文件章”（蓝色） 。 5.2.6.4外来文件的发行依5.2.3 之规定执行。5.2.6.5外来文件的收回、废止依5.2.4 之规定执行。5.2.6.6若外来文件变更时，文控中心依5.2.4 之规定收回旧文件，并在外来文件管制表的备注栏注明。5.2.6.7外来文件
8、的保管由与外部接洽之单位负责保管。5.2.6.8外来文件最新版次的获取， 由与外部接洽之单位定期与外来文件提供之单位联络，以便能及时获取外来文件最新版次的状况。例：ISO9001标准，由管理代鸿昌堡运动制品（深圳）有限公司程序文件文件编号： SQEP-D-02 版 本 号：C 文件与资料管制程序修 订 号：0 页次：3/4 表定期向当地技术监督局或验证公司进行联络，以便能及时获取外来文件最新版次的动向。5.2.6.9外来文件由文管中心盖好外来文件章后, 由与外部接洽之单位审核, 并由经理核准, 只有经审核、核准后方可存档及分发。分发依5.2.3 之规定执行。5.2.7 文件原件电子档的归档各部
9、门制作的相关文件完成以后，经批准后，将文件的原件及相对应的电子文档传递至文管文员处。文管文员对文件原件内容同电子文档作相应的符合性及文件制作要求审核后， 符合要求的签收， 不符合要求的提出不符合之处退由文件制作人处理。5.2.8 电子文档的制作 5.2.8.1 文档的格式：可以根据文档内容的要求制作为Word 、Excel 、Powerpoint 、PDF或 CAD 等文档格式，以确保其实用性及文档安全。 5.2.8.2 对于一般的电子文档，由文管文员将相关审批内容填写后，备份在电脑中，可供公司所有人员使用。若有特殊安全性要求的电子文档，文管文员可以根据要求设置相应的密码及开启权限，供有关使用
10、人使用。5.2.9 文档备份 5.2.9.1 文管中心负责对备份文件的日常管理，公司内部电脑上只允许保留最新的唯一的体系文件版本，文管文员应在文件生效时确保电子文档在内部电脑上能找到，同时将旧版本的电子文档删除。 5.2.9.2 当文件有部分更改时须对电子文档作相应修改，以确保变更的电子文件同文件原件在版本、文字描述的一致性。经修改后，文管文员应在“文件制修废止申请单”上记录控制结果。 5.2.9.3 文件的版本升级或全面更改时，文管文员应全面更换电脑中该份文件，并做相应记录。5.2.10 文件发行信息传递电子文档备份成功后，文管文员使用U盘或网络的形式将信息传递至相关部门。5.2.11 旧版
11、文件的处理文管文员在网络上将旧版电子文档直接删除。若是记录表单的变更应通知各部门将所使用的电子文档更换并删除旧版电子档，文管文员对已经作废的电子文档作相应标识后可以视需要保留一年。文管文员应定期或不定期地查核各部门的电子文档使用情况，确保各部门使用的文件是统一的最新版本。5.2.12 电子文档的归档文管文员将电子文档原件进行归档管理，并予以状态标识。5.2.13 电子文档（除记录表单可直接复制外）只便于各部门阅读，原则不接受电子文档的使用，各部门直接复制的文件是无效文件，只有盖红色“受控文件”章的文件才是合法文件。6参考文件： 6.1 文件与资料编写管制程序SQEP-D-01 7相关表单、附件
12、：7.1 文件表格制修废申请单FM-D-01（附件一）7.2 文件收发记录表FM-D-02（附件二）7.3 文件收发登记表FM-D-03（附件三）7.4 文件补发申请单FM-D-04（附件四）7.5 文件废止记录表FM-D-05（附件五）7.6 文件发行总览表FM-D-06（附件六）7.7 文件最新版次一览表FM-D-07（附件七）7.8 外来文件管制表FM-D-08（附件八）鸿昌堡运动制品（深圳）有限公司程序文件文件编号： SQEP-D-02 版 本 号：C 文件与资料管制程序修 订 号：0 页次：4/4 文件与资料作业流程图流程权 责 单 位相关表单及说明相关部门文件表格制、修、废申请单 OK NG 制 定 部 门 主 管 OK NG 权责主管 OK 文管中心文件发行总览表文件收发登记表文管中心文件补发申请表相关部门相关部门文管中心文管中心文件废止记录表制订 /修订审核核准编号、登录发行实施建档管理修订、废止回收旧文件废止
