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1、第十三 章档案管理与应用文书齐全完整、检索便捷的物业管理档案系统，是物业管理的一项基础性的工作，是做好物业管理服务工作的一个必要条件，也是物业服务企业的一项基本功。物业档案管理包括物业管理档案的概念、分类、收集整理和保管利用等内容。第一节 物业管理档案管理一、物业管理档案的概念与分类（一）档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。简单地说，档案是清晰、确定的原始记录性信息。（二）物业管理档案的含义物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保
2、存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。如在工程竣工验收之前，施工图纸是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案。工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及其所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。（三）物业管理档案的内容物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业服务企业行政管理以及物业管理相关合同资料等。（四）物业管理档案的分类方法物业管理档案是直接记载物业及物业管理各个方
3、面的历史记录。物业管理常用的档案分类方法包括以下四种。1年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅利用档案。2组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。3事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。特点：能较好地保持文件在内容方面
4、的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。4流程分类法流程分类法：依据立档单位设立的流程进行分类，把档案按阶段性进行归集整理。特点：能够系统地反映立档单位的档案资料，保持立档单位档案资料全过程的连续性和全面性。有利于立档单位按设立流程系统全面查阅利用档案。物业服务企业档案的分类应根据企业自身的情况和档案管理的要求，采用相应的分类方法。二、物业管理档案的建立档案的建立应具有系统性及完整性。针对档案性质的不同，对档案进行收集、整理、利用和保存。做到分类明确、便于查找、专人管理。物业管理档案的建立是物业信息管理的重要组成
5、部分，也是物业管理中的基础管理工作，充分发挥物业管理档案资料的作用，并有效地加以利用，可提高物业管理的工作效率和质量。（一）物业管理档案的收集物业管理档案的收集一般是按照物业管理的流程分类进行，通常包括物业承接查验期档案、物业入住期档案和物业日常管理期档案等的收集。1物业承接查验期档案的收集（1）物业承接查验期物业管理档案收集的特点。物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。这类档案收集的特点是：收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行。档案收集的技术要求高，涉及面广，对物业服务企业的技术力量是一个
6、重要的考验，收集处理不全或遗漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。例如，建筑的验收涉及土建设计、施工等方面，中央空调、电梯等附属设施设备涉及机械制造、制冷、电机、微电子和电脑等各个技术领域，对相关技术人才和管理人才的要求较高。：（2）物业承接查验期物业管理档案收集的范围。物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。承接查验1期所需收集资料档案的主要内容可参见表l31。分类资料目录移交方备注项目批准文件建设单位用地批准文件建设单位产权资料建筑开工有关资料建设单位丈量报告建设单位竣工图建设单位地质勘察报告建设单
7、位工程合同建设单位开、竣工报告建设单位公共设备使用说明书及调试报告建设单位技术资料工程预决算分项清单建设单位图纸会审记录建设单位工程设计变更通知建设单位技术核定单建设单位质量事故处理记录建设单位分类资料目录移交方备注隐蔽工程验收记录建设单位沉降观察记录及沉降观察点布置图建设单位竣工验收证明书建设单位钢材及水泥等主要材料质保证书建设单位新材料及构配件鉴定合格证书建设单位设备及卫生洁具检验合格证书建设单位砂浆及混凝土试块试压报告建设单位供水管道试压报告建设单位机电设备订购合同建设单位设备开箱技术资料、试验记录与系统统调记录建设单位工程竣工验收证书建设单位消防工程验收合格证建设单位综合验收合格证建设
8、单位验收资料用电许可证及供电合同建设单位用水审批表及供水合同建设单位电梯使用合格证建设单位其他资料移交清单及核对记录2物业入住期档案的收集（1）物业人住期物业管理档案收集的特点。物业入住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主、物业使用人，即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。其主要特点是：本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对象业主、物业使用人。本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料等。因涉及业主、物业使用人的个人资料，其收集的范围和使用范围以及业主、物业使用人个人资料的管理应向业主有明确说明，避免出现因业主、物业使
9、用人个人资料泄漏导致不必要的法律纠纷。（2）物业入住期物业管理档案的收集方式和程序。物业入住期的资料档案收集与入住期物业管理工作密切相关，同步进行。在组织接待业主、物业使用人人住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：设立档案资料收集工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集；专责工作小组分为业主权属资料，业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。权属资料一般包括：房屋产权证、购房合同复印件等。个人资料一般包括：身份证和户口本复印件、联系方式等。上述资料均应核对原件，并以核对原件后的复印件作为档案资料保存。档案资料收集后，应及时整理并归档。3
10、日常物业管理期档案的收集（1）收集范围。主要包括物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案。物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。物业管理公司行政管理档案的收集范围包括：公司的设立、变更申请、审批、登记以及终止，劳动工资、人事、法律事务、教育、培训等方面的文件材料。（2）
11、收集时间。有关的文件一旦实施完毕，应及时收集。一般可由相关业务部门收集立卷后，每月、每季或每年上半年向档案室移交。具体的移交规定，企业可根据自身情况来决定，但除一些需跨年执行处理的文件或某些特殊载体的文件时间可延长外，一般不应超过l年时间。手续办理完毕的文件，不能由承办部门或个人保存，必须向档案部门移交。（二）物业管理档案的整理物业管理档案的整理是指把与物业管理相关的处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档案系列化、系统化的工作。1物业管理档案整理的基本内容区分全宗、全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。2物业管理档案整理工作的要求必须保持文件之间的历史联系；必须便
12、于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。3物业管理档案整理的基本方法（1）以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。（2）以件为单位整理。以件为单位整理要以计算机管理为前提条件。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一
13、本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。（三）物业管理档案的检索利用和保存物业管理档案通常有纸介质和电子媒体形式两大类，检索利用与保存应区分介质不同、特点差异，采取针对性措施并使用处理。1物业管理档案的检索利用（1）纸介质档案检索。纸介质档案检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的有：目录、簿式索引、指南、卡片式检索工具等。（2）电子媒体档案检索。电子媒体档案一般分为两类，一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字
14、形式存贮的；另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料，一般以模拟形式存贮于录像磁带中。尽管新的监控设备已将二者合一为硬盘数位形式存贮，需要注意的是目前仍有相当多的磁带方式存贮的视频监控系统在运行中。这类形式存贮的录像磁带的档案存放与纸介质档案的存放相似。各类软件的检索查询设计各不相同，并无统一的检索利用形式。故其检索与纸介质档案的检索相同。（3）物业管理档案检索利用的步骤和方式。物业管理档案检索利用的步骤。一般是分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。物业管理档案检索利用的方式。一般采用档案室阅读、外借、制作副本或向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等提供档案整理的
15、应用。2物业管理档案的检索利用的基本要求（1）公司所有员工都有权根据有关的规定，办理一定的手续，获取文件、档案和图书资料利用服务；（2）提供有效的手工或计算机检索手段，帮助员工进行检索；（3）利用物业管理档案应进行登记；（4）对物业管理档案信息进行分类汇总，形成专题汇编；（5）建立著录规则，对文档的主要特征或内容信息进行著录、标引，建立文件数据库，便于物业管理档案的检索和利用；（6）物业管理档案必须进行分类编码、著录、标引和标识，建立一个有效的物业管理档案检索体系，以利物业管理档案的检索和利用。3物业管理档案资料的保存工作（1）所有文档必须妥善保存，定期检查，确保长期可读；（2）文档资料需要编制部门全部文件清单，并明确文件归档的范围和保管期限、密级，各部门新增加的文件条目，必须及时列入文
