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1、厦门契合展览服务有限公司采购控制程序文件编号：QH-QP-10版本：A/0批准审核编制日期2005-1-20日期2005-1-15日期2005-1-10更改记录修订次数实施日期更改描述02005-1-20首版发行1.0目的建立供方评审和采购作业的控制程序，对采购过程进行控制，使采购的产品质量符合要求,确保生厂的广品质量。2.0范围2.1 不同采购分类及职责如下：序号采购种类申请单位供应商选择采购实施验收（保管）工程设备工程部财务经理、工程经理财务部仓管办公设备行政部财务经理、行政经理行政部前台工程物质（展具类）工程部财务经理、工程经理财务部工程人员工程物质（布料印刷喷绘类）客服部财务经理、客服
2、经理财务部行政部项目经理办公用品行政部财务经理、行政经理行政部前台工程外协客服部财务经理、工程经理财务部项目经理工程人员运输外协工程部财务经理、行政经理行政部项目经理印刷外协客服部财务经理、项目经理财务部项目经理2.2 物品分类表类别具体分类类别具体分类办公设备电脑设备及配件办公用品匕盘、墨品.投影仪打印纸、复印纸、相纸扫瞄仪文具用品传真机工程物质（展具类）桁架、展架打印机展示桌椅复印机灯具类刻录机资料架数码相机型材摄影机易拉宝工程设备对讲机展板升降机旗杆叉车工程物质（布料印刷类）弹力布电视、音响绒布喷绘3.0定义（无）4.0流程图4.1 供方评审流程图工作流程责任部门/者使用表单相关说明4.
3、2采购流程图工作流程责任部门/者供方评审表根据米购分类选择评审方法合格供方名单经总经理批准列入合格供方名单验收记录、供方评估 表等采购人员每月统计、评估供方调查表使用表单相关说明预采购物品各部门物品米购申请单1采购采购人员采购合同、协议、1采购单采购产品验证工程部、行政部物品验收记录、供方1业绩调查表记录保存和归档采购人员有关记录使用部门提出需求，经财务审核副总经理批准经副总经理签字按采购验收规程进行交行政部建档5.要求5.1 供应商评审5.1.1 对供应商的评审内容：A、供应商的基本资格要求，需具备营业执照，必要时要有产品生产许可证或产品质量、安全认证。R供应商的质量保证能力（即质量体系的完
4、善程度）；样品得到认可、小批试用及批量生产使用质量稳定且能满足要求；G生产能力（能提供公司所要求的产品，包括：规格、型号、数量、交期等）；DX供应商供应的产品价格合理，付款方式适宜，供货及时；E、供应商的售后服务配合良好，对存在问题处理及时妥当，改进能力较好；5.1.2 对于符合下列情况之一者可免于评审：A独家生产（代理）的；R顾客指定的（但要出示相应的证明材料）；G配合一年以上，产品质量、服务良好、价格合理，经副经理批准后可直接列入公司合格供应商名单。5.1.3 对于经销商的供应商无法进行产品生产场商的评审时，应对采购产品的质量、品牌、型号（规格）、出产地等进行明确的规定。5.1.4 对国家
5、法定计量检定部门（如计量所等），各航空公司、火车站、长途汽车、邮政等提供运输服务的供应商，可免于评审。5.1.5 对于零星采购的供应商可免于评审，但必须加严检验或验证。5.2 供应商审核程序5.2.1 收集新供应商资料：A、收集资料方法可以是查询、问卷、实地到访、公司名册、商业登记、业绩报告或委托验证等；B、寻求供应商采购之前，提供供方调查表作为采购的基本资料及质量体系保证依据。5.2.2 各相关部门评审调查情况，填写供方评价表由副总经理进行批准。5.2.3 供应商最终审核结果：A、可成为公司的合格供应商；R备用供应商；C、不合格供应商。5.2.4 采购将经评审合格的供应商登录于合格供应商名单
6、并呈总经理批准，报副总经理备案。5.3 供应商持续监督5.3.1 采购人员持续对供应商进行监督，以确保供货质量，若有异常时，填写质量异常反馈单传送于供应商并提出纠正改善要求。5.3.2 设备和物资保管人员对供应商进货质量、供货及时性进行考核，对于产品质量、交期、问题处理及对改善不彻底连续三个月均要求改善者，报副总经理决定此供应商是否仍成为合格供应商。5.3.3 服务的供应商则根据其服务的质量和服务提供的及时性对其进行监督。5.4 采购作业5.4.1 采购人员根据客户订单、客户资料、库存情况等，并根据了解和掌握的供方情况填写物品采购申请单，经部门主管审核，总经理批准后方可进行采购。5.4.2 采
7、购人员确保物资或服务采购符合以下条件：A、优先采用合格供应商，如合格供应商不能按时供货，则选择备用供应商。B、采购订单内容已明确表明产品的需求。5.4.3 对于零星办公用品采购可由需求部门填写物品采购申请单，经行政部经理批准后进行采购。5.4.4 与供应商沟通、供货、退货、改进、有条件录用等，由采购人员负责落实及跟催，采购人员可寻求有关部门提供资料及协助。5.4.5 由于设计更改，计划更改或供货能力更改，导致已采购产品要求或需求变更，由采购人员负责与供应商沟通及落实更改项目。5.4.6 物品保管人员每月编制物品采购统计表，汇总供应商供货情况，形成供方业绩评估表5.5 采购资料5.5.1 必要时
8、，工程部负责提供相关零部件的图纸及技术标准，并确认图纸及技术标准的有效性，若有其他与质量或质量体系有关的文件提供也应确认其有效性。5.5.2 采购单应明确说明所需采购产品的名称、规格、数量、价格、交期、交付方式、交付地点、技术要求、质量要求等内容。5.5.3 行政助理每季度对以上采购过程的有关记录进行整理归档。5.6 采购验证采购的验证按照采购验收规程的要求进行。5.7 工程外协、运输外协和印刷外协过程的管理按外协管理规程规定进行。6.0支持性文件6.1外协管理规程(QH-WI-XZ-01)6.2采购验收规程(QH-WI-XZ-04)7.0相关表单在舁厅P名称保存部门保存期限备注7.1物品采购申请单行政部两年QH/QR-XZ-187.2供方调查表行政部两年QH/QR-XZ-197.3供方评价表行政部两年QH/QR-XZ-347.4合格供方名单行政部长期QH/QR-XZ-207.5物品米购统计表行政部两年QH/QR-XZ-217.6供方业绩评估表行政部两年QH/QR-XZ-227.7质量异常反馈单行政部两年QH/QR-XZ-237.8外协服务申请单行政部两年QH/QR-XZ-24
