受控与非受控文件 文件分为受控文件和非受控文件，受控文件是非受控文件的对称受控文件和非受控文件应分别加盖“受控文件”和“非受控文件”印章，凡是存在修改和换版的文件就是受控文件其作用主要是用于各类体系文件的控制，如ISO9000体系的要求 受控文件是指该文件受发放部门控制，未经批准不得擅自复制，并便于收回凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件也就是说受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用如：ISO、GMP等文件受控文件就是按ISO9001标准4.2.3 （或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件受控文件的起草、审核、发布、实施、登记都应该规定执行当需要修改时，应按文件控制程序实施，一般须经过提出修改意见，讨论修改、审核通过，发布、收回过期文件、登记文件一览表等程序，而不得随意修改受控文件封面一般加盖受控图章原版性文件即原始签字原件由公司文件管理部门人员存档备查，不盖受控章；按照责任范围分发的文件为复印件加盖受控章并编号，领用时由领用部门人员签字并在文件发放记录上登记；当该文件需修改再版或撤消时按文件发放记录收回并登记。
受控文件”应制定程序对其进行控制；OHS管理手册、程序文件和作业文件用于对外宣传和交流时，可加盖非受控文件印章，不作跟踪管理，组织内部使用时，必须加盖受控文件印章，列入受控范围；需增领文件时，应到文件管理部门按手续领取，严禁自行复印；持有者应妥善保管，不得涂改、损坏、丢失组织各项活动中具有重要指导和检查作用的文件，由于它对质量活动存在重大影响因此，存在着作用范围、有效时间等多种要素为了保证其正确使用，对其发放、存放各个环节都必须形成明确其范围、时效、责任人等要求的文件，对于这些文件所处状态应严格掌握，并有书面接纳，对于其失落、损坏，也应有一个报批及处理规定，对于失效的受控文件要有回收的制度，以及报废的方法，非受控文件则不需要如此完备的规定，它一般指可扩大发放范围，并不再回收的文件 一.目的： 对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行 二.范围： 本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料（包括外来文件）的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。
三.职责： 3.1总经理负责管理文件的批准 3.2管理者代表负责管理文件的审核 3.3办公室人资行政部负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制 3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制 四.程序： 4.1文件的编写、审批 4.1.1公司文件根据文件的性质由相关部门起草 a) 管理体系文件由总经理批准 b) 行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，人资行政部审核，总经理批准 c) 作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门负责人审核后，由主管领导批准 4.2文件的编号所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存具体编号方法： a）人资行政部的文件编号方法RZXZ—*** b）生产部的文件编号方法SC—*** c）WRAP社会责任的文件编号方法WRAP—*** d）品牌事业部营销的文件编号方法YX—*** e) 采购、担当方面贸易部的文件编号方法MY—*** f）工会的文件编号方法GH—*** 4.3文件的发布 4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填写好《文件发放范围签收表》，人资行政部负责。
4.3.2经审批后的各类手册（如WRAP管理手册、反恐手册、安全手册、环境手册等）、程序文件、制度文件、作业性文件(管理性)统一由办公室人资行政部发放收件人需在签收表上签收 4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放收件人需在签收表上签收 4.4文件的标识 4.4.1管理手册、制度文件、程序文件、作业性文件由办公室人资行政部需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者 4.4.2非受控文件由办公室人资行政部在文件封面打上非受控字样 4.4.3作废文件由办公室人资行政部在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章 4.4.4对需要保留的作废文件由办公室人资行政部在文件的封面或第一页右上角加盖保留章 4.4.5内部文件、外来文件、照片、技术性质资料由该文件的管理部门用标签标识 4.4.6电子媒体文件由电脑操作员（网络管理员）在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)并要进行必要的书面记录 4.5文件的使用实施 4.5.1办公室人资行政部编制好公司《文件控制清单》，控制文件使用情况。
4.5.2受控文件不可转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印作业文件及外来文件由办公室人资行政部审批方可复印 4.5.3工作场所如发现过期或作废文件，应交办公室人资行政部处理，过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用 4.5.4文件要完好保存，如损坏或缺页应及时向办公室人资行政部申请更换文件卷面要保持整洁，不可乱涂乱画 4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单，控制本部门文件使用情况 4.5.7办公室人资行政部每季度至少一次对文件进行检查，以监督文件的完好保存及贯彻实施，并做好《文件检查记录表》 4.5.8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强，可申请更改，更改程序按本程序4.6条执行 4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员（网管）不准擅自拷贝和外泄，并妥善保管 4.6文件的更改 4.6.1文件更改程序 4.6.1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》，经审批后交原发放部门执行更改 4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。
4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室人资行政部填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，总经理批准后，办公室人资行政部统一发放 4.6.2文件更改方式 4.6.2.1笔误可用划改 4.6.2.2文件只改动某页内容时，可用换页方式 4.6.2.3文件内容多处或多次改动，可用改版方式 4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》并保存，以控制文件修改状态 4.6.4《文件更改申请单》应注册更改性质：笔误、更改、删除、新增 4.7作废文件处置 4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围／签收表》范围发放，并从原使用场所收回失效文件 4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室人资行政部填写《文件销毁(保留)控制清单》，经管理者代表审批后销毁 4.7.3因需要保留作废文件，由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》经管理者代表审批，办公室人资行政部按4.4.4标识后方可继续保留作废文件 4.7.4电子媒体文件作废处置程序 4.7.4.1由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》。
4.7.4.2经管理者代表审核，总经理批准 4.7.4.3由电脑操作员进行清除 4.7.5其它媒体文件(例照片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》，经总经理批准后自行销毁 4.8文件的归档 4.8.1文件经批准发布后，经批准人签署的原件及打印件，由办公室人资行政部归档并登记 4.8.2外来文件由办公室人资行政部对其运用性、有效性进行检查，再登记归档需贯彻执行的外来文件，经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行 4.9文件和资料的借阅 4.9.1部门经理及以下人员借阅文件，应填写《文件和资料借阅登记卡》，在公司内阅览由管理者代表审批，借出公司外由总经理审批，并登记 4.9.2副总以上人员可直接向人资行政部资料室借阅，并作好登记 4.9.3公司以外人员借阅资料由总经理审批，并作好登记 4.9.4外来文件的管理控制：标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术部、总经理或其委托人按本程序进行管理控制，并作好登记 4.10人资行政部文件由办公室，管理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序控制。
5.相关文件：《记录控制程序》 6.记录：《文件发放范围／签收表》 《文件清单》 《文件检查记录表》 《文件更改申请单》 《文件和资料销毁(保留)控制清单》 《文件和资料归档登记卡》 《文件和资料借阅登记卡》 《文件和资料编号登记卡》 《文件和资料修改状态控制清单》 。