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1、 如何召开高效的团队会议（上）如何召开高效的团队会议（上） 一、课前讨论一、课前讨论会议失败的原因会议失败的原因 二、高效团队会议的重要性二、高效团队会议的重要性 三、会议的四个角色及其职责三、会议的四个角色及其职责 四、会议前应做好的准备工作四、会议前应做好的准备工作一、会前讨论一、会前讨论我们把会议失败的原因分为三段：我们把会议失败的原因分为三段： 1 1、会议之前、会议之前 2 2、会议之中、会议之中 3 3、会议之后、会议之后1、会议之前导致失效的原因有：、会议之前导致失效的原因有：一：目标欠缺一：目标欠缺二：目标不明确二：目标不明确三：议程欠缺三：议程欠缺四：与会人选不当、与会者太多
2、或者与会者太少四：与会人选不当、与会者太多或者与会者太少五：会议时间不当五：会议时间不当六：开会时间通知不到（太早通知开会或者太晚通知开会）六：开会时间通知不到（太早通知开会或者太晚通知开会）七：开会通知内容欠周详七：开会通知内容欠周详八：会议地点不当八：会议地点不当九：会议场地设备欠佳九：会议场地设备欠佳十：与会者无准备而来十：与会者无准备而来十一：未定明会议终止时间或每一议案时间分配不当十一：未定明会议终止时间或每一议案时间分配不当十二：会议不能准时开始十二：会议不能准时开始十三：会议太多致使与会者一听说要开会无不感觉厌烦十三：会议太多致使与会者一听说要开会无不感觉厌烦十四：向来很少开会致
3、使每次会议议案堆积过多十四：向来很少开会致使每次会议议案堆积过多2、在会议中往往造成会议无法进行下去、在会议中往往造成会议无法进行下去的因素有：的因素有：一：从事交易活动一：从事交易活动二：受外界的干扰二：受外界的干扰三：与会者发言离题三：与会者发言离题四：主席出题太难四：主席出题太难五：让没有必要留在会场的人员留在会场五：让没有必要留在会场的人员留在会场六：犹豫不决六：犹豫不决七：资料准备不充分却贸然决策七：资料准备不充分却贸然决策八：少数人垄断会议八：少数人垄断会议九：与会者之间交头接耳九：与会者之间交头接耳十：与会者不表明真正的感受和意见十：与会者不表明真正的感受和意见十一：与会者之间的
4、争论十一：与会者之间的争论十二：与会者与主席的争论十二：与会者与主席的争论十三：视听器材发生故障十三：视听器材发生故障十四：与会者欠缺热心十四：与会者欠缺热心十五：会议超出预定时间十五：会议超出预定时间十六：主席未能总结会议成果十六：主席未能总结会议成果3、会议后影响会议不成功的因素有：、会议后影响会议不成功的因素有：一：欠缺会议记录一：欠缺会议记录二：不能对决议事项进行追踪二：不能对决议事项进行追踪三：不能对会议成败得失进行检讨三：不能对会议成败得失进行检讨四：不能及时解散已实现任务的临时性委员、委员会四：不能及时解散已实现任务的临时性委员、委员会和工作小组和工作小组五：与会者对会议感到不满
5、五：与会者对会议感到不满二、高效的团队会议的重要性二、高效的团队会议的重要性1、为什么我们要花费那么多的时间去开这么一、为什么我们要花费那么多的时间去开这么一个会议呢？会议究竟能给我们带来什么样的好处？个会议呢？会议究竟能给我们带来什么样的好处？2、那么究竟什么样的会议才算是富有成效的呢？、那么究竟什么样的会议才算是富有成效的呢？3、没有效果的会议会给我们带来什么样的危害和、没有效果的会议会给我们带来什么样的危害和影响？影响？4、应避免会议的五不倾向。、应避免会议的五不倾向。 1、为什么我们要花费那么多的时间去开这么、为什么我们要花费那么多的时间去开这么一个会议呢？会议究竟能给我们带来什么样的
6、一个会议呢？会议究竟能给我们带来什么样的好处？好处？一：我们说通过开会的方式是进行一种群体决策的方式一：我们说通过开会的方式是进行一种群体决策的方式 可以避免结论的片面性。可以避免结论的片面性。二：通过会议的方式大家面对面的沟通和交流可以弥合二：通过会议的方式大家面对面的沟通和交流可以弥合工作当中的一些裂痕。工作当中的一些裂痕。三：通过会议我们认为比你发一个简单的文件可能会更三：通过会议我们认为比你发一个简单的文件可能会更有效，因为会议是经过互动，把某些观点再提升、提炼有效，因为会议是经过互动，把某些观点再提升、提炼进行有效加工的一个过程。进行有效加工的一个过程。四：会议能够让与会者参与决策，
7、一旦众人在参加决策四：会议能够让与会者参与决策，一旦众人在参加决策的过程当中他们就更容易执行会议当中所订立的目标和的过程当中他们就更容易执行会议当中所订立的目标和任务。任务。五：会议是进行交流和培训的很好方式。五：会议是进行交流和培训的很好方式。2、那么究竟什么样的会议才算是富有成效的呢？、那么究竟什么样的会议才算是富有成效的呢？一：富有成效会议的标准（一：富有成效会议的标准（A、开这个会议定立的是一个什、开这个会议定立的是一个什么样的目标；么样的目标；B、通过开会之后这个目标能不能实现）。、通过开会之后这个目标能不能实现）。二：开马拉松式的会议，今天开不完明天再继续开，最后也二：开马拉松式的
8、会议，今天开不完明天再继续开，最后也把目标实现了（目标能够在最短的时间内被确认，并且被实把目标实现了（目标能够在最短的时间内被确认，并且被实现）。现）。三：富有成效的会议会令所有的与会者对这个会议都感到满三：富有成效的会议会令所有的与会者对这个会议都感到满意，而这种满意并不是指会议的内容，而是指会议的这种方意，而这种满意并不是指会议的内容，而是指会议的这种方式，至少这个会议在征求我们大家的意见。式，至少这个会议在征求我们大家的意见。 3、没有效果的会议会给我们带来什么样的危害和、没有效果的会议会给我们带来什么样的危害和影响？影响？一：目标没有办法实现，这样的会议就会是无效的会议，一：目标没有办
9、法实现，这样的会议就会是无效的会议，会议的成本也会泡汤。会议的成本也会泡汤。二：会议承担的成本也相当可观（如：场地费、资料费等）。二：会议承担的成本也相当可观（如：场地费、资料费等）。三：对会议不满意，降低人员士气）。三：对会议不满意，降低人员士气）。4、应避免会议的五不倾向：、应避免会议的五不倾向：一：不守时。一：不守时。二：抱着不负责的态度来开会。二：抱着不负责的态度来开会。三：议而不决（议论而不作任何决定）。三：议而不决（议论而不作任何决定）。四：不投入（精力的不投入、执行当中的不投入等）。四：不投入（精力的不投入、执行当中的不投入等）。五：不执行。五：不执行。三、会议的四个角色及其职责
10、三、会议的四个角色及其职责1、想要会议的成功就需要会议的四个角色及其、想要会议的成功就需要会议的四个角色及其职责。职责。2、要想使会议成功，我们必须清楚的了解整个、要想使会议成功，我们必须清楚的了解整个会议他是什么结构、什么过程。会议他是什么结构、什么过程。1、想要会议的成功就需要会议的四个角色及其职责、想要会议的成功就需要会议的四个角色及其职责A、会议的主持人角色、会议的主持人角色职责：完成准备工作、宣布会议开始、提出会议议题、总结会议结职责：完成准备工作、宣布会议开始、提出会议议题、总结会议结论、追踪会议结果。论、追踪会议结果。角色：扮演多重的角色（比如解决问题：首先他要扮演解说者、控角色
11、：扮演多重的角色（比如解决问题：首先他要扮演解说者、控制者、参与者、还要扮演主持人自身的这个角色）。制者、参与者、还要扮演主持人自身的这个角色）。会议主持人是多重角色的一个复杂的组合，需要他具备多层面的会议主持人是多重角色的一个复杂的组合，需要他具备多层面的素质（包括他的思考能够清晰敏锐、条理性很清晰；善于表达，有素质（包括他的思考能够清晰敏锐、条理性很清晰；善于表达，有良好的沟通能力；有很好的分析能力；他能够是对事不对人，谈行良好的沟通能力；有很好的分析能力；他能够是对事不对人，谈行为而不谈个性；做到公正、公开；要有耐心，尤其要积极的聆听别为而不谈个性；做到公正、公开；要有耐心，尤其要积极的
12、聆听别人不同的想法，其次他还要能够灵活的应对各种会场的挑刺人物，人不同的想法，其次他还要能够灵活的应对各种会场的挑刺人物，有的人发难我们应怎么处理，有的人拒绝参加讨论，我们要怎么样有的人发难我们应怎么处理，有的人拒绝参加讨论，我们要怎么样去调动他的积极性；作为主持人，他必需要沉着并且自我约束，不去调动他的积极性；作为主持人，他必需要沉着并且自我约束，不要随着自己的情感去做事情，如果想要我们的会议开得比较轻松一要随着自己的情感去做事情，如果想要我们的会议开得比较轻松一点、有成效一点，好的主持人还应该有种幽默的素质，通过幽默的点、有成效一点，好的主持人还应该有种幽默的素质，通过幽默的语言来化解各种
13、冲突和矛盾，让大家觉得整个会议开得很轻松、很语言来化解各种冲突和矛盾，让大家觉得整个会议开得很轻松、很有成效。有成效。B、空中调度角色、空中调度角色职责：控制会场秩序、紧扣议题讨论、指定发言的人、总职责：控制会场秩序、紧扣议题讨论、指定发言的人、总结会议优劣。结会议优劣。空中调度还需要把会场当中出现一些临时性的事情，把空中调度还需要把会场当中出现一些临时性的事情，把它记录写下来，比方说，将相关的议题你可以把它放在一它记录写下来，比方说，将相关的议题你可以把它放在一张白纸上写下来我们把它叫做停车厂，也就是所有相关的张白纸上写下来我们把它叫做停车厂，也就是所有相关的议题又不是这次会议当中要去讨论的
14、问题，把它一一写在议题又不是这次会议当中要去讨论的问题，把它一一写在这个停车厂上，如果机动时间足够，我们就在机动时间讨这个停车厂上，如果机动时间足够，我们就在机动时间讨论，如果时间不够，我们可以在下一次会议当中安排这些论，如果时间不够，我们可以在下一次会议当中安排这些议题的讨论，避免影响今天这个会议的进程；当有人提出议题的讨论，避免影响今天这个会议的进程；当有人提出来一些如何把这个会议开好的想法的时候，我们把他作为来一些如何把这个会议开好的想法的时候，我们把他作为意见，放在意见箱中，所以另外一张白张写上意见箱，可意见，放在意见箱中，所以另外一张白张写上意见箱，可以帖在会议室的侧面（让大家看得到
15、的地方）。以帖在会议室的侧面（让大家看得到的地方）。C、会议记录人员、会议记录人员职责：准备记录会议要点、及时发放会议纪要、确认决职责：准备记录会议要点、及时发放会议纪要、确认决策的执行人、确认决策完成的时间。策的执行人、确认决策完成的时间。记录人员应该在主持人的右手入座，这样方便他们之记录人员应该在主持人的右手入座，这样方便他们之间的沟通。间的沟通。D、时间控制角色、时间控制角色职责：负责会议的准时开始和结束、提醒发言的时间、职责：负责会议的准时开始和结束、提醒发言的时间、调整会议的进度、安排休息的时间。调整会议的进度、安排休息的时间。会议人数不够，总共才四五个人可以让一个人兼任多会议人数不
16、够，总共才四五个人可以让一个人兼任多个角色，通过他们的互补来保证这个会议的成功。个角色，通过他们的互补来保证这个会议的成功。 2、要想使会议成功，我们必须清楚的了解整个、要想使会议成功，我们必须清楚的了解整个会议会议 他是一个什么结构、什么过程。他是一个什么结构、什么过程。A：完整的会议我们认为他应分为三个阶段，我们又把这三：完整的会议我们认为他应分为三个阶段，我们又把这三个阶段分为七个过程：个阶段分为七个过程：计划阶段：会前准备的阶段计划阶段：会前准备的阶段计划过程：会议会前的准备过程。计划过程：会议会前的准备过程。召开阶段：开始时间到结束时间召开阶段：开始时间到结束时间召开过程：会议开始阶段；会议的扩展阶段；会议的回收召开过程：会议开始阶段；会议的扩展阶段；会议的回收 阶段；达成结论的阶段；会议的总结阶段。阶段；达成结论的阶段；会议的总结阶段。追踪阶段：会议已经达成了一定的结果，我们需要来追踪追踪阶段：会议已经达成了一定的结果，我们需要来追踪 会议的成果有没有得到落实。会议的成果有没有得到落实。追踪过程：会后追踪的过程。追踪过程：会后追踪的过程。四、会议前应做好的准备工作四、会议前
