《行政秘书技能培训7备课讲稿》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政秘书技能培训7备课讲稿（92页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、Essential Skills for Executive Secretary 行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训行政秘书技能培训 秘书写作与文档管理秘书写作与文档管理沟通与协调沟通与协调秘书时间管理秘书商务礼仪秘书商务礼仪秘书的角色秘书的角色秘书的角色秘书的角色 工作工作 自信自信 成长成长The Role of the Executive Secretary 第一章第一章: : 行政秘书的角色行政秘书的角色Chapter 1:秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。如服务于政府机关的统称为如服务于政府机关的统称为“机关
2、秘书机关秘书”，眼务于工，眼务于工矿企业的统称为矿企业的统称为“企业秘书企业秘书”，服务于私人的则统称，服务于私人的则统称为为“私人秘书私人秘书”，此外，还有，此外，还有“商业秘书商业秘书”、“涉外涉外秘书秘书”等等。等等。同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书行政秘书”，主，主要管理机密文件的被称为要管理机密文件的被称为“机要秘书机要秘书”，主要从事撰，主要从事撰文拟稿的被称为文
3、拟稿的被称为“文字秘书文字秘书”，高等院校的院、系则，高等院校的院、系则有有“教学秘书教学秘书”“科研秘书科研秘书”和和“行政秘书行政秘书”之分。之分。1 1 秘书的类别秘书的类别1 1 秘书的类别秘书的类别A 行政秘书行政秘书 他们在机关或企事业单位内处理函件，收集资料，管理档案，接待来访，办理会务，编制工作程序表；管理办公室设备、器材、用品和小额现金，购置办公物品；办理上司交办事项，安排上司的会晤差旅事宜等等。 B 公司秘书公司秘书 又称“董事会秘书”、“执行秘书”。他们执行董事会决议或董事会指示，监督并管理公司财务人事对外联络事务；与公司总经理及各部门经理保持公务联系，做好协调工作；组织
4、董事会，向董事会汇报公司财务、人事等情况，答复董事质询等。 1 1 秘书的类别秘书的类别C 通讯秘书通讯秘书 他们普遍服务于政府机关、社会团体和大中型企业。其职责是负责办公室电话电报、电传、信件等通讯事务；文件的起草打字、誊印编排、校对；记录上司口述或会议情况，整理录音，传递上司口头指示和书面指令等等。1 1 秘书的类别秘书的类别 d 技术秘书技术秘书 这类秘书人员服务于政府技术部门或工程技术公司。他们从事记录编写技术资料、文件、科技合同，绘制图表，编制技术项目预算；保管技术性文稿、图纸表格等。 1 1 秘书的类别秘书的类别E 医学秘书医学秘书 这类秘书人员服务于医院或私人诊疗所。他们负责与病
5、人约定诊疗时间、挂号、收费，办理住院手续；打印病史资料和医疗护理记录；帮助配药、送药；负责订购药品、医疗器材和办公用品等。1 1 秘书的类别秘书的类别 f 法律秘书法律秘书 这是指服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师访问当事人，记录、整理当事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。1 1 秘书的类别秘书的类别服务的直接服务的直接性A 秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；B 秘书做工作几乎都是领导亲自指派直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；C 秘书做工作是直接对领导
6、负责的，其结果成败与领导直接有关。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征服务的稳定服务的稳定性 很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成了，其关系就结束。医生给病人治疗，病人治愈或不 治身亡，其关系也就随之断绝。而秘书与其服务对象之间却有相对的固定 性。可能是几天几个月，也可能长达几年甚至几十年，要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征知识化知识化 秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨打印机、复印机、电话电脑等现代工具设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书
7、属于知识分子，属于办公人员，属于“白领”阶层。中高级秘书还被称为参谋、顾问， 属于智囊型人物。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征年轻化年轻化 从世界范围采看，秘书队伍比较年轻，平均年龄为26岁左右，一般为20岁至35岁。客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也较快。但少数高级秘书秘书官员或私人秘书除外。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征女性化女性化 从世界范围来看，女性秘书在人数上占绝对优势。这是由女性的心理素质决定的。西方国家的中、初级秘书女性达到90,而高级秘书侧重于调查研究出谋划策
8、，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性较多。欧美国家大多数女性秘书是初级秘书，是“文员”，被称为“Office girl”。2 2 秘书的职业特征秘书的职业特征无论是政府机关、企事业单无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书，也无论秘位或是私人秘书，也无论秘书人员的类别或层次，其工书人员的类别或层次，其工作性质与特征是大体相同的，作性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是具有某些共性，或可以说是职业特点职业特点3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点辅助性辅助性 “辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。辅助，是指
9、在主导的领导、指挥控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点综合性综合性 所谓综合，就是指不同类型不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。门类众多、内容复杂。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点机密性机密性 秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富更为确
10、切的涵义。但至今仍有人戏言：秘书秘书，姓“秘”名“书”，一离不开秘密，二离不开文书。不管是机关企业私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及到机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点服务服务性a 1文书撰写(上司口述或会议记录、整理，文件起草修改、润色等)； 2文书制作(打字、复印、编排、装订等)； 3文书处理(收发、传递、办理飞保管立卷等)； 4档案管理(归档、鉴定、管理、提供等)； 5会议组织(准备、记录、文件、善后等)；3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点服务服务性b 6调查研究(计划、实施、分
11、析、研究等)； 7信息资料工作(收集、整理、提供、储存等)； 8信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等)； 9，接待工作(日常来访与计划来访接待安排、服务等)； 10协调工作(政策工作、地区、部门、人际关系等)；3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点服务服务性c 11督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查等)； 12日程安排(为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等)； 13日常事务(通讯联络、值班、生活、管理等)； 14办公室管理(环境、设备、经费等)； 15其他临时交办事项。3 3 秘书工作的性质与特点秘书工作的性质与特点助手作用助手作用秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的秘
12、书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，接听电话的把关，发出文件信函的把关，接接听电话的把关，发出文件信函的把关，接待会议以及办公室费用开支的把关等等。董待会议以及办公室费用开支的把关等等。董事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公司和下属人员还有着司和下属人员还有着监理监理作用。作用。 4 4 秘书的作用秘书的作用参谋作用参谋作用 中、高级秘书具有参谋作用。他们为上司调查中、高级秘书具有参谋
13、作用。他们为上司调查研究收集和提供信息、提供咨询，他们辅助研究收集和提供信息、提供咨询，他们辅助上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或组上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或组织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能充织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能充当领导人的当领导人的“顾问顾问”和和“智囊智囊”，解决领导的，解决领导的疑难问题，为领导主动出谋划策。疑难问题，为领导主动出谋划策。4 4 秘书的作用秘书的作用协调作用协调作用 秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司传位和工作方式决定的。秘书常常代表上司传达上司的指
14、令或收集上司所需要的情况，与其达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。盾，需要及时协商、沟通、调解。 秘书的地秘书的地位又往往是在位又往往是在“一人之下，众人之上一人之下，众人之上”，又处，又处于工作网络的于工作网络的“结点结点”，上下左右的工作与人，上下左右的工作与人际关系都要求秘书去调处，力争达到平衡和统际关系都要求秘书去调处，力争达到平衡和统一。一。4 4 秘书的作用秘书的作用信息、枢纽作用信息、枢纽作用 以往的秘书最主要的工作就是处理书面信以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息
15、。现代秘书则又从接待、联络调研息。现代秘书则又从接待、联络调研电话等工作中接触大量的口头信息。电话等工作中接触大量的口头信息。秘书的办公室可以说是机关公司的信秘书的办公室可以说是机关公司的信息集散地。秘书为上司和整个机关公息集散地。秘书为上司和整个机关公司起着信息的提供反馈传递等枢纽司起着信息的提供反馈传递等枢纽 作用。作用。4 4 秘书的作用秘书的作用公共关系作用公共关系作用 秘书工作中有秘书工作中有“对外联络内部协调对外联络内部协调”等等内容，理应起着内容，理应起着“内求团结，外求发展内求团结，外求发展”的公共关系作用。企业秘书人员应帮的公共关系作用。企业秘书人员应帮助上司密切和融洽与股东
16、、职工顾客助上司密切和融洽与股东、职工顾客社区公众新闻媒介乃至政府部门等社区公众新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和内外各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好的知名度与美誉度上司的良好的知名度与美誉度4 4 秘书的作用秘书的作用 1 交际距离交际距离 2 肢体语言肢体语言 3 倾听及赞美倾听及赞美 4 自我保护自我保护 5 穿衣味道穿衣味道 6 说话境界说话境界秘书商务礼仪秘书商务礼仪1 交流的距离交流的距离 人人与与人人之之间间都都有有一一段段距距离离，以以线线来来表表示示距距离离的的话话，则可区分为下列几段：则可区分为下列几段： (1)0.5公公尺尺 WB亲亲密密领领域域(亲亲近近朋朋友友的领域的领域) (2)0.5米米1.5米米 DW个个人人领领域域(个个人人隐隐私私的领域的领域) (3)1.5米米3米米 DW社社会会活活动动领领域域(商商业业空间的领域空间的领域) (4)3米米7米米 DW公公共共活活动动领领导导(演演讲讲、会议的领域会议的领域)秘书商务礼仪秘书商务礼仪秘书自我保护意识秘书自我保护意识 言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻言谈举止端庄
