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1、Excel的使用方法与技巧 第一节 Excel的基础知识一、 Excel2003功能概述 1985年Microsoft Excel问世，被公认为是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电子表格软件。 Excel可以创建和修改工作表、三三维图表，以及分析管理数据。二、 Excel2003的启动及界面介绍的启动及界面介绍1.按快捷按钮。按快捷按钮。 2.以滑鼠点选开始以滑鼠点选开始程序程序Microsoft Excel， Excel即开启显示于屏幕上。即开启显示于屏幕上。 三、 Excel2003的基本元素工作簿、工作表、单元格 Excel2003工作簿是运算和存储数据的工作簿是运算和存储数据的文件
2、，每个工作簿都包含多个工作表。工作文件，每个工作簿都包含多个工作表。工作表是表是Excel2003完成一项工作的基本单位，完成一项工作的基本单位，可以用于对数据进行组织和分析。在多个工可以用于对数据进行组织和分析。在多个工作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表据多个工作表进行汇总计算，还可以用图表图形化工作表数据。图形化工作表数据。 工作表的基本组成单位是单元格。工作表的基本组成单位是单元格。 1.新建工作簿 启动Excel2003时，会自动新建一个空白的工作簿。在实际应用中，用户随时可以创建新的工作簿，手动新建工作簿
3、的具体操作步骤如下：选择【文件】【新建】命令；单击【常用】工具栏中的【新建】快捷按钮；技巧: 按CtrlN组合键，可快速新建一个空白工作簿。 2.输入工作表数据 向单元格中输入数据，主要有一下3种方法：a)单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。b)双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。c)单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同b。 在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。 3.插入符号和特殊字符 选择【插入】【符号】命令。4.自动填充自动填充 选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或
4、者选择【编辑】者选择【编辑】【填充】【填充】【序列】命令，可在【序列】命令，可在Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。工作表中快速填充多种类型的数据序列。 在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可；在行或列中复制数据，拖动单元格填充柄即可； 填充一系列数字、日期等，通过拖动，填充一系列数字、日期等，通过拖动， Excel可可自动延续此系列数字、日期或时间段等。自动延续此系列数字、日期或时间段等。 技巧技巧2 按按Ctrl+D组合键，可向下填充；组合键，可向下填充； 按按Ctrl+R组合键，可向右填充。组合键，可向右填充。自动填充序列自动填充序列技巧技巧 ：分数应使用整数加分数的形式，否
5、则会默认为日分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；期； 如：输入如：输入1/2 1月月2日日 输入输入0空格空格1/2 显示为显示为1/2技巧：技巧：在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理， 如如“，”。提示：提示： 在在Excel2003中，日期和时间均按数字处理；中，日期和时间均按数字处理； 对于输入的数字对于输入的数字Excel可识别时，靠右侧对齐。如可识别时，靠右侧对齐。如 2006-6-5； 对于对于Excel不能识别的日期和时间，会被视为文本，不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如左侧对齐。如2006.6.5。4.保
6、存工作簿保存工作簿 a. 直接保存工作簿直接保存工作簿; b. 以新文件名保存工作簿以新文件名保存工作簿。5.关闭工作簿关闭工作簿6.打开已有工作簿打开已有工作簿 a. 在在Windows资源管理器中直接找到工作簿文件资源管理器中直接找到工作簿文件; b. 在【文件】和【窗口】菜单下方在【文件】和【窗口】菜单下方,默认显示最默认显示最近使用近使用Excel打开过的打开过的4个文件个文件,单击即可单击即可。提示提示:选择【工具】选择【工具】-【选项】【选项】-【常规】命令【常规】命令,可更改这里列出的文件数可更改这里列出的文件数。第二节 编辑和管理工作表一、编辑单元格 1. 选定单元格 选定一整
7、行或一整列 单击需要选定的行或列的行号和列号; 选定多行和多列 将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末 尾行号或列号; 选定整个工作表的所有单元格 按Ctrl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。 选定连续的单元格区域选定连续的单元格区域 a 使用鼠标选定区域的左上角单元格使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键按住左键,拖动至该区域右下角拖动至该区域右下角,释放按键释放按键; b 可先用鼠标定义区域左上角单元格可先用鼠标定义区域左上角单元格,按按shift键键,再单击区域右下角单元格再单击区域右下角单元格,即被选中即被选中; 选定不连续的单元格区域选定不连续的单元格区域 先
8、选定第一个单元格区域先选定第一个单元格区域,按住按住ctrl键键,再选第再选第2个单元格区域个单元格区域.2. 编辑和清除单元格内容编辑和清除单元格内容3. 复制和移动单元格复制和移动单元格4. 插入和删除单元格插入和删除单元格 a 选择【插入】选择【插入】-【单元格】或【行】或【列】命【单元格】或【行】或【列】命令令; b 右击选定区域右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令选择快捷菜单的【插入】命令; c 选定多行或多列选定多行或多列,单击右键单击右键,选择【插入】选择【插入】,即可插即可插入相应数量的行或列入相应数量的行或列。 删除单元格同插入单元格步骤类似删除单元格同插入单元格步骤类似
9、。5.查找与替换查找与替换 选择【编辑】选择【编辑】-【查找】命令【查找】命令,或按或按ctrl+F组组合键合键,打开【查找与替换】对话框的查找选项打开【查找与替换】对话框的查找选项卡卡; 在【查找内容】下拉列表框中输入查找内容在【查找内容】下拉列表框中输入查找内容,单击【查找下一个】按钮单击【查找下一个】按钮,光标则移动到与待光标则移动到与待查内容相符的单元格上查内容相符的单元格上.可多次单击【查找下可多次单击【查找下一个】按钮一个】按钮,直到找到所需的单元格位置直到找到所需的单元格位置。 提示提示: 单击【查找全部】按钮单击【查找全部】按钮,可在对话框下可在对话框下方列出所有符合条件的单元
10、格信息方列出所有符合条件的单元格信息. 单击【替换】标签单击【替换】标签,打开【替换】选项卡打开【替换】选项卡,在【查找内在【查找内容】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容容】和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【单击【查找下一个】按钮查找下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格定位到要替换掉的单元格,单击【替单击【替换按钮】换按钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。即可快速工作表中特定单元格的内容。 也可直接单击【全部替换】按钮也可直接单击【全部替换】按钮.6. 给单元格加批注给单元格加批注 批注是附加在单元格中批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的与其他单元格内容分开的注释。注释
11、。 含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。鼠标指向单元格的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。即会显示其批注。操作步骤如下操作步骤如下:a 选定单元格选定单元格,选择【插入】选择【插入】-【批注】命令【批注】命令;或单或单击右键击右键,选择【插入批注】选择【插入批注】;b 在弹出的批注框中输入内容在弹出的批注框中输入内容;c 输入完毕后输入完毕后,单击外部工作表区域即可单击外部工作表区域即可.二、格式化工作表 1. 设置单元格字体 选择【格式】-【单元格】,单击【字体】标签 技巧: 利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的【
12、上标】复选框,可将数字或字母设置为指数。 2. 设置单元格对齐方式 选择【格式】-【单元格】,单击【对齐】标签 3. 设置单元格边框 选择【格式】-【单元格】,单击【边框】标签 4. 设置单元格数字格式 选择【格式】-【单元格】,单击【数字】标签5. 应用样式应用样式 选择【格式】选择【格式】-【样式】命令【样式】命令,在【样式名】下拉在【样式名】下拉列表框中选择基本样式列表框中选择基本样式,然后在【样式包括】选项组然后在【样式包括】选项组中具体做出选择中具体做出选择。最后单击【确定】最后单击【确定】。6. 自动套用格式自动套用格式 a 选定需要自动套用格式的单元格区域选定需要自动套用格式的单
13、元格区域; b 选择【格式】选择【格式】-【自动套用格式】【自动套用格式】,单击想要套用单击想要套用的数据表样式的数据表样式,并可根据需要并可根据需要,在【要应用的格式】选在【要应用的格式】选项组中选择具体要套用的格式项组中选择具体要套用的格式; c 单击【确定】按钮即可单击【确定】按钮即可.7.条件格式条件格式 一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用标记的。可以利用Excel的条件格式功能。点击【格式】的条件格式功能。点击【格式】 【条件格式】命令，然后进行选择。【条件格式】命令，然后进行选择。 如在学生成绩表中将不及格的
14、成绩作红色标记。如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。8.设置背景设置背景u 选定整个工作表；选定整个工作表；u 选择【格式】选择【格式】【工作表】命令项【工作表】命令项【背景】；【背景】；u 在在“工作表背景工作表背景”对话框中选择一个图片；对话框中选择一个图片；u 单击【插入】即可。单击【插入】即可。9. 添加图形、图片、剪贴画和艺术字添加图形、图片、剪贴画和艺术字 选择【插入】选择【插入】【图片】，再做选择。【图片】，再做选择。10. 给工作表标签加颜色给工作表标签加颜色 为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表标签加颜色。标签加颜色。 选择【
15、格式】选择【格式】【工作表】命令项【工作表】命令项【工【工作表标签颜色】，在出现的作表标签颜色】，在出现的“设置工作表标签颜色设置工作表标签颜色”对话框中选择喜爱的颜色。对话框中选择喜爱的颜色。 三、管理工作表 1. 切换工作表 2. 新建、重命名和删除工作表 3.复制和移动工作表 4.隐藏和取消隐藏工作表l 选择 【窗口】-【隐藏】命令,即可隐藏工作簿;l 选择 【窗口】-【取消隐藏】命令,即可恢复。l 选择 【格式】-【工作表】-【隐藏】命令,即可隐藏工作表;l 选择 【格式】-【工作表】-【取消隐藏】命令,即可恢复工作表;技巧技巧:1. Excel大量数据同时输入的技巧大量数据同时输入的
16、技巧 打开需要输入数据的打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下元格中需要填充的数据，然后再按下“CtrlEnter”组合组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。2. 快速输入大写中文数字快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格设置单元格格式格式”，从弹出的，从弹出的“单元格格式单元格格式”对话框中选择对话框中选择“数字数字”选项；然后从选项；然后从“特殊特殊”列表框中选择列表框中选择“中文大写数字中文大写数字”选选项。最后单击项。最后单击“确定确定”按钮即可按钮即可.3. Excel单元格文字随时换
