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1、第一讲第一讲 你适合做行政文秘吗你适合做行政文秘吗1课程安排q什么样的人员适合做行政文秘人员q 行政文秘人员需要具备什么样的能力q行政文秘人员需要掌握的专业技能q行政文秘人员的主要工作2所谓“行政文秘人员”n包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等3游戏：心目中的你n请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学n至少列出五条原因4什么样的人适合做行政文秘人员n个人条件n个性要求n品质要求5（一）个人条件n学历n性别n年龄n外貌n体质n视力n听力6男人适合做行政文秘工作吗？讨论：讨论：7n形式：自由组合，两组辩论n时间：3-5分钟n步骤：n自愿组合成“正方”与“反方”
2、n先请双方各派代表阐述论点n然后，双方自由辩论n每人发言时间限制在2-3分钟讨论8（二）个性要求n守时n谨慎n热情n合群n服从n自信n机智n勤快n整洁n自制n兴趣9（三）品质要求n忠诚n负责n正派n廉洁n诚实n谦逊10行政文秘人员需要具备什么样的能力n办事能力n沟通能力11（一）办事能力n操作能力n写作能力n阅读概括能力n编辑校对能力n统计分析能力12（二）沟通能力n交际能力n口头表达能力n协调能力n组织能力13行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释1秘秘书书必必须须掌掌握握的的最最基基本本的的技技能能，是是
3、使使用用打打字字机机或电脑等设备的必备能力。或电脑等设备的必备能力。2用用各各种种记记音音符符号号和和缩缩写写符符号号代代替替字字母母、词词或或短短语迅速记录语言的一种方法。语迅速记录语言的一种方法。3是是秘秘书书必必须须掌掌握握的的一一种种最最重重要要的的技技能能。可可以以体体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在在文文稿稿正正式式付付印印之之前前对对文文稿稿做做的的各各种种整整理理和和加加工工。5按按照照一一定定的的要要求求和和方方法法把把具具有有保保存存必必要要的的文文件件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作
4、。打字打字速记速记写作写作编辑编辑归档归档14行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释6运运用用定定量量研研究究的的方方法法，其其中中包包括括运运用用数数字字来来说说明问题。明问题。7处处理理书书面面信信息息经经常常需需要要若若干干份份副副本本，所所以以要要求求秘书掌握此项技能。秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备主要指使用电话、电传和传真设备。9使使用用办办公公领领域域最最先先进进、最最重重要要的的设设备备的的能能力力，主要用于处理信息。主要用于处理信息。统计统计复制复制使用电信设备使用电信设备
5、操作电脑操作电脑15行政文秘人员的主要工作n辅助决策工作n信息工作n文书工作n会务工作n文书立卷和档案管理工作n查办工作n行政事务工作n上司交办的其他工作16行政文秘人员的主要工作（表一）行政文秘人员的主要工作（表一）工工 作作具具 体体 内内 容容辅助决策辅助决策决决策策是是上上司司的的责责任任，秘秘书书不不可可替替代代，但但是是在在上上司司决决策策过过程程中中，秘书要发挥辅助作用。秘书要发挥辅助作用。信息工作信息工作秘秘书书必必须须建建立立自自己己的的信信息息网网络络，保保持持畅畅通通的的信信息息渠渠道道，必必须须善善于于广广泛泛地地从从多多方方面面收收集集信信息息，并并对对信信息息及及时
6、时整整理理、筛筛选选、加加工工、利利用用和和储存。储存。文书工作文书工作文文书书是是单单位位行行使使职职权权、进进行行指指挥挥管管理理、联联系系洽洽商商工工作作的的重重要要工工具具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。会务工作会务工作凡凡有有一一定定规规模模的的会会议议，都都有有大大量量的的会会务务工工作作，通通常常由由秘秘书书部部门门承承办办。大大型型会会议议则则可可设设专专门门的的会会议议机机构构，原原有有的的秘秘书书部部门门参参与与其其中中，常常成成为会务机构的组织者。为会务机构的组织者。公关工作公关工作这这是是一一
7、项项直直接接与与人人打打交交道道的的工工作作，包包括括来来信信的的处处理理，来来访访的的接接待待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。17工工 作作具具 体体 内内 容容档案工作档案工作单单位位的的重重要要文文书书，处处理理完完毕毕后后都都要要立立卷卷归归档档。已已经经处处理理完完毕毕的的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。 查办工作查办工作单单位位的的重重要要文文书书，处处理理完完毕毕后后都都要要立立卷卷归归档档。已已经经处处理理完完毕毕的的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。文
8、书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。行政事务工行政事务工作作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的上司交办的其他工作其他工作这这种种工工作作带带有有临临时时性性和和偶偶发发性性，有有时时也也有有突突发发性性。如如协协助助上上司司找找人人找找资资料料，代代表表上上司司接接待待客客人人，探探望望、慰慰问问生生病病员员工工，了了解解、处处理理某某些些临临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）行政文秘人员的主
9、要工作（表二）18小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。善于与人沟通。4随机应变能力强。随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。能沉着处理紧急事件。19小测试：你适合做文秘吗？（表二）小测试：你适合做文秘吗？（表二）序序号号检测内容检测内容良良一一
10、般般差差8能能代代表表经经理理出出席席员员工工大大会会并并讲讲话话，准准确确恰恰当当地地表达经理的意见。表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良良好好的的记记忆忆力力，尤尤其其对对人人名名、地地名名、电电话话号号码码反应迅速。反应迅速。及时将企业内外部信息传递给经理。及时将企业内外部信息传递给经理。20小测试：你适合做文秘吗？（表三）小测试：你适合做文秘吗？（表三）序序号号
11、检测内容检测内容良良一一般般差差15有组织观念和团队精神。有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。17能参与企业具体项目的开展。能参与企业具体项目的开展。18积极主动而非被动工作。积极主动而非被动工作。19懂办公室内财务管理。懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议。知道何时征求上司的意见和给上司建议。21小测试：你适合做文秘吗？（表四）小测试：你适合做文秘吗？（表四）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）能以最佳的方式管理
12、文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。有一定数学头脑。24会多种语言并且能适应多国文化环境。会多种语言并且能适应多国文化环境。25求知欲强。求知欲强。26掌握先进计算机软件应用。掌握先进计算机软件应用。27能代替上司处理日常事务。能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。独立工作能力强。22行政文秘行政文秘年轻貌美身体好年轻貌美身体好能干会说不贪功能干会说不贪功23第二讲第二讲 职业形象设计职业形象设计24课程安排n行政文秘专业形象设计n行政文秘的专业仪态25谁是合适的行政文秘人选？谁是合适的行政文秘人选？26行政文秘的服饰设计n行政文秘服饰的基本要求n女性行政人员的服装n男性行政人员
13、的服装27行政文秘服饰的基本要求n与环境、身份相协调n与体形相协调n 行政文秘穿着注意事项28（一）与环境、身份相协调n在平时工作中在平时工作中n参加他人的婚礼或庆典参加他人的婚礼或庆典n陪同上司参加外交活动陪同上司参加外交活动29（二）与体型相协调（1）颜色 体形瘦小者、纤细者30（二）与体形相协调（1）颜色 体形庞大、肥胖者31（二）与体形相协调（2）图案32（二）与体形相协调（3）线条33（三）行政文秘穿着注意事项n保持大众化n切忌标新立异n清洁与健康34女性行政人员的服装n办公室着装n外出公务穿着n社交场合穿着35（一）女性行政人员办公室着装n基本原则 1）在办公室内以穿着西装套裙或长
14、裤为宜。 2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太 多。 3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。 4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。36（一）女文秘办公室着装n常见衣着的选择技巧 1）职业裙装 款式 面料 颜色 点缀 尺寸 37想一想：哪套是最合适的服装？38（一）女文秘办公室着装n常见衣着的选择技巧 2）衬衫 颜色 面料39（一）女文秘办公室着装n常见衣着的穿着技巧 3）鞋子 颜色 鞋跟的高度40（一）女文秘办公室着装n常见衣着的穿着技巧 4）丝巾 5）饰品41试一试：配出五套上班着装试一试：配出五套上班着装A1A2A3A4A5B1B2B3C1C2C3C4C542星期一：参考搭
15、配星期一：参考搭配A1C343星期二：参考搭配星期二：参考搭配A3B1C544星期三：参考搭配星期三：参考搭配A4C445星期四：参考搭配星期四：参考搭配A2B2C246A5B3C1星期五：参考搭配星期五：参考搭配47（二）女性行政人员外出公务着装n服装 款式 色彩n鞋子n饰品48（二）女性行政人员外出公务着装49（三）女性行政人员社交场合穿着n服装 常礼服 小礼服 大礼服 简化礼服n饰物50男性行政人员的着装n西服n衬衫n领带51男文秘的着装n西服 款式 面料 颜色 图案52（一）西服的选择技巧n款式款式（单排扣）（双排扣）（三件套）53（一）西装的选择技巧n面料 一是特别舒适、透气性好 二
16、是垂感好 三是挺括但不僵硬 54（一）西装的选择技巧n颜色 西装宜：深蓝色、深灰色西装宜：深蓝色、深灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色鞋、袜：黑色、深蓝色鞋、袜：黑色、深蓝色皮包、皮带、皮鞋：深色配套皮包、皮带、皮鞋：深色配套忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色）忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色）55穿西装的七个原则 要拆除衣袖上的商标 要熨烫平整 要扣好纽扣 要不卷不挽 要慎穿毛衫 要巧配背心 要少装东西56选择题：请选择正确的穿法选择题：请选择正确的穿法A1A2B1B257选择题：请选择正确的穿法选择题：请选择正确的穿法C1C2D1D258（二）选择衬衫的技巧n长度 “一指原则” 指自然站立时，衬衫的袖口和领口应露出长于西服袖口和领口的一指粗度的距离。n颜色n面料59（三）选择领带的技巧n以色彩柔和、雅致朴素、暗色调为主。n不宜过细，长度以130-150厘米为宜。60化妆技巧n化妆技巧n化妆的注意事项61（一）化妆技巧n肤色n描眉n画眼n口红62（二）化妆注意事项n淡妆为宜n讲求实际n讲究科学63发型设计n选择适宜的发型n头发的保养64（一）选择适宜的发型n行政文秘发型的
