秘书基础篇(PowerPoint 121页)

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1、法律与法规基础企业管理基础文书基础 秘书基础篇秘书基础篇“历史作为一个实实在在的原事件，它已经消逝了。因此，我们在处理它时，所能作为观察或实验的唯一客观的真实乃是事件遗留下来的某种物质遗迹-通常是一种书写的文件。”美国历史学家卡尔贝克说： 第第1 1章章 文书文书基础基础 电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：通过本章学习，你应能够：1.了解文书的含义、分类2.了解公文的含义、特点3.掌握办文流程各个环节的工作内容、要求与方法4.了解撰写公文的基本步骤与基本要求5.掌握公文格式的基本内容以及具体规范学习目标第第1 1章章 文书文书基础基础 什么是文书？什么是文书？ 同学们知道哪些文书？

2、同学们知道哪些文书？ 同学们平时用过什么文书？同学们平时用过什么文书？想一想想一想 说一说说一说第第1 1章章 文书文书基础基础 第第1 1章章 文书文书基础基础文书的含义文书的含义 文书是人们在社会实践活动中为了传递、文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。各种事务的凭证性工具。 文书是人们在处理各类事物的过程中形成的具文书是人们在处理各类事物的过程中形成的具有特定现实效用和惯用体式的书面信息记录。有特定现实效用和惯用体式的书面信息

3、记录。 文书是一种普遍的社会现象，并且广泛应用文书是一种普遍的社会现象，并且广泛应用于人类社会生活的各个方面。于人类社会生活的各个方面。 第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。 第二、文书的形成是为了特定的目的。 第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。文书定义包含以下几方面基本内容：文书定义包含以下几方面基本内容：第第1 1章章 文书处文书处基础基础 文书的作用文书的作用1、传递信息。传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。2、凭证依据。凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。 主体的权威性 影响凭证依据影响

4、凭证依据 的三个因素：的三个因素： 内容的真实性 载体的合法性第第1 1章章 文书处文书处基础基础 文书的分类：文书的分类： 从文书的形成者和使用范围划分: 公务文书公务文书和私人文书私人文书 我国迄今发现最早的公务文书是：殷商王朝殷商王朝时期的甲骨文书时期的甲骨文书第第1 1章章 文书文书基础基础 文书的分类：文书的分类：1 1、使用领域：、使用领域： 通用文书和专用文书2 2、发文方向：、发文方向： 上行文书、下行文书、平行文书3 3、涉密程度：、涉密程度： 绝密文书、机密文书、秘密文书4 4、办理时限：、办理时限： 特急件、急件、平件5 5、内容性质：、内容性质： 规约性文书、领导指导性

5、文书、报请商洽性文书、知照性文书、契约性文书第第1 1章章 文书文书基础基础 文书的分类：文书的分类： 公文公文是文书家族体系中最为重要的组成部分 也是文书中的精华部分。 公文公文是法定的机关与组织在处理公务的过程中，按照特定体式和一定的处理程序制成的具有法定权威和现行效力的文书文件，是管理党政机关工作的重要工具。基本含义：基本含义：公文是在公务活动中形成的 公文的形成者是各类社会组织 公文以文字为信息表达方式 公文是国家进行管理得一种重要工具。 第第1 1章章 文书文书基础基础 文书的含义与分类练习题：文书的含义与分类练习题：1、含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件是（

6、 ） A 、绝密文件 B、秘密文件 C、机密文件 D、内部文件2、把公文分为上行文、下行文和平行文是按（ ） A、使用领域划分 B、 发行问方向划分 C、涉密程度划分 D、办理时限划分 3、公文是按照统一体式，经过一定（ ）程序制发的信息载体。 A、管理 B、处理 C、发文 D、收文4、公文的最紧急程度为（ ） A、特急 B、加急 C、急件 D、限时送达5、公文的办理期限分类中通常不包括（ ）。 A、特急 B、急件 C、普急 D、平件第第1 1章章 文书文书基础基础 现行公文文种的用途：现行公文文种的用途：根据2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起施行的国国家行政机关公文处理办法

7、家行政机关公文处理办法的规定，我国现行公文文种共有1313种种，具体包括：1、命令（令命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。2、决定。决定。适用于对重要事项或者重大行到做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告。公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知。通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报。通报。适用于表彰先进，批评错误，传达

8、重要精神或者情况。第第1 1章章 文书文书基础基础 现行公文文种的用途：现行公文文种的用途：7、议案议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告。报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。9、请示。请示。适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复批复。适用于答复下级机关的请示事项。11、意见。意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函。函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要。会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。正确选择文种的根据：正确选择文种的根据：

9、处理的法规、发文和收文机关之间的行文关处理的法规、发文和收文机关之间的行文关系、发文目的、发文机关的职权范围系、发文目的、发文机关的职权范围公文不同于普通文章：公文不同于普通文章：明确的法定作者、明显的法定效率、突出的明确的法定作者、明显的法定效率、突出的现行效用、规范的外观样式、特定的处理程序。现行效用、规范的外观样式、特定的处理程序。第第1 1章章 文书文书基础基础 文书的分类：文书的分类：应用文书：应用文书：（1）行政公文（2）事务文文（3）商务文书第第1 1章章 文书文书基础基础 三种文书的区别三种文书的区别n 行政公文产生于行政管理过程中，具有行政公文产生于行政管理过程中，具有法定的

10、效力和规范的文本。法定的效力和规范的文本。n 事务文书主要用于处理日常事务。事务文书主要用于处理日常事务。n 商务文书处理商务活动。商务文书处理商务活动。按照行文方向可将行政公文分为：1、上行文：下级机关向上级机关报送的公文。如：请示、报告2、下行文：上级机关向下级机关发出的公文。如：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复。3、平行文：同级机关或不相隶属机关之间的公文。如：函注意：意见、会议纪要的行文方向比较灵活；议案则是比较特殊的一种公文，是政府机关与同级人民代表大会联系工作的例行公文，可视为一种特殊的平行文。第第1 1章章 文书文书基础基础 2、事务文书事务文书处理日常事务所使用的文书。

11、主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。3、商务文书处理商务业务所使用的文书。主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。练习：练习：下列属于行政公文的是（ ）A通知、决定、报告、会议纪要B通知、决定、调查报告、会议纪要C通知、决议、调查报告、会议纪要D通知、决定、总结、会议纪要第第1 1章章 文书文书基础基础 既可以用于上行文、下行文，又可以用于平行文的文种是（）A请示 B批复 C通知 D意见答案：D第第1 1章章 文书文书基础基础 文书、公文、文件的关系文文 件件纸质纸质文件文件文文 书书非纸质非

12、纸质文件文件照片文件照片文件电子文件电子文件声像文件声像文件私人文书私人文书公务文书公务文书其他文字其他文字材料材料公公 文文第第1 1章章 文书文书基础基础 文书的制发过程文书的制发过程（一）通用公文的发文流程草草拟拟审审核核签签发发注注发发复复核核缮缮印印与与校校对对用用印印或签署或签署登记登记分发分发（分装、发出）（分装、发出）对外催办对外催办1 1、草草拟拟，亦亦称称“拟拟稿稿”，是是秘秘书书接接受受领领导导的的发发文文意意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程。图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程。2 2、草拟是、草拟是发文的第一个环节。发文的第一个环节。3 3、要求：、要

13、求：（1 1）符合国家的法律、法规、及其他有关规定。）符合国家的法律、法规、及其他有关规定。（2 2）情情况况确确实实，观观点点明明确确，表表述述准准确确，结结构构严严谨谨，条条理理清清楚楚，直直述述不不曲曲，字字词词规规范范，标标点点正正确确，篇篇幅幅力求简短。力求简短。第第1 1章章 文书文书基础基础 （3 3）人人名名、地地名名、数数字字、引引文文准准确确。（注注意意引引文文的的格式）格式）外文应注明中文含义。外文应注明中文含义。EGEG：长长沙沙经经济济技技术术开开发发区区建建设设用用地地按按照照国国务务院院办办公公厅厅关关于于湖湖南南长长沙沙经经济济技技术术开开发发区区的的复复函函（

14、国国办办函函 21 21号号 ）有关规定执行。）有关规定执行。（4 4）结结构构层层次次序序数数，第第一一层层为为“一一、”，第第二二层层为为“（一）（一）”，第三层为，第三层为“1.”,“1.”,第四层为第四层为“（1 1）”。（5）应当使用国家法定计量单位。应当使用国家法定计量单位。EG：斤（错）、千克（对）第第1 1章章 文书文书基础基础 （6）文文内内使使用用简简称称，应应当当先先用用全全称称，并并注注明明简简称。称。EG：国务院办公厅（以下简称“国办”）（7）公文中的数字。除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使

15、用阿拉伯数字。EG：七上八下、第一、三言两语、25年 第第1 1章章 文书文书基础基础 2、审审核核也称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。审核的重点是：审核的重点是：（1）是否确需行文（补充）；（2）行文方式是否妥当；（3）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，（4）公文格式是否符合办法的规定等。第第1 1章章 文书文书基础基础 3、签签发发就是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。签发是发文处理过程中最重要的一个程序，是决定文稿能否生效的环节。签发的原则签发的原则： 以本机关名

16、义制发的上行文，有主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。（EG：公安局所发的上行文应由局长签发；以公司名义发文一般由总经理或总裁签发）第第1 1章章 文书文书基础基础 4、注发：注发：对文稿注明缮印和制发要求，他直接关系到印制公文正本以及传递、运转和处理公文的许多细节问题。注发项目：注发项目： 发送对象、紧急程度、秘密等级和保密期限、发文字号、主题词、文件格式要素、发送方式、印刷分数、印刷时间。第第1 1章章 文书文书基础基础 5、复核：复核：公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核。复核是发文过程的最后一道把关环节。审核重点：（1）审批、签发手续是否完备 （文书的程序）（2）附件材料是否齐全 （文书的形式）（3）格式是否统一、规范 （文书的形式）第第1 1章章 文书文书基础基础 6、缮印与校对缮印与校对（书P58）：缮印是指采用手工誊写或机械印制的方法制作公文文本的环节。缮印而成的公文，经过校对后即成为最后成品，它将代表本机关对外发生法定效率。因此，缮印和校对工作必须保证质量、精益求精。做到： 文字准确，字迹工