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1、XX公司合同管理暂行办法第一章 总则第一条 为了规范公司的经营行为和合同管理工作，提高合同管理水平，维护公司的合法权益，依据中华人民共和国合同法等有关法律法规，制定本办法。第二条 本办法适用于下列范围合同的管理：（一）以“XX公司”名义签订的合同；（二）公司所属的不具备法人资格仅领有营业执照的分支机构，以本机构名义签订的合同。第三条 公司在经营许可证核定范围内从事正常业务所采用的格式化合同，不适用本办法。劳动合同的管理办法另行制定。第四条 本办法所称合同，包括协议（书）等具有法律约束力的合同性文件。第五条 公司各部门、所属机构和公司员工不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利
2、益。第六条 公司各部门、分支机构各部门在未经公司授权及许可下，不得以部门名义对外签订合同。第七条 非经公司法定代表人批准，公司及其分支机构、部门、员工不得以任何方式代表公司或以公司名义，签订或出具任何形式的、具有担保性质或内容的担保合同、文书。第二章 合同管理部门及职责第八条 公司合同管理实行日常管理、对外签办、内部监督三种职能分离的运行体制。第九条 公司合规及风险管理部是合同的管理部门，主要履行下列职责：（一）负责合同管理规章制度制定和修改的起草和解释；（二）负责合同管理工作的指导；（三）负责合同示范文本的拟定、修改、废止和解释；（四）负责协助或者参与合同的谈判和签订；（五）负责合同的法律审
3、查；（六）负责合同公证和抵（质）押物登记的办理；（七）负责合同履行的监督和检查；（八）负责合同纠纷的调解、仲裁和诉讼；（九）其他相关合同管理工作。第十条 公司其他职能管理部门和业务部门是合同的经办部门，主要履行下列职责：（一）负责本部门职责和业务范围内合同草案的起草；（二）负责本部门职责和业务范围内合同对方当事人的资信调查；（三）负责本部门职责和业务范围内合同的谈判；（四）负责本部门职责和业务范围内合同签订审批手续的办理；（五）负责本部门职责和业务范围内合同的履行；（六）负责本部门职责和业务范围内合同纠纷的协调；（七）其他相关合同管理工作。第十一条 公司合规及风险管理部是合同管理的监督部门，主
4、要履行下列职责：（一）负责合同管理规章制度执行情况的监督和检查；（二）负责合同管理的监督和检查；（三）负责违反合同管理规章制度行为的调查和处罚。第三章 合同签订第一节 资信调查第十二条 合同签订前，应当对合同对方当事人进行必要的资信调查。第十三条 资信调查工作由合同经办部门负责；必要时，报由公司合规及风险管理部指派人员或者聘请律师协助进行。第十四条 资信调查结束后，由合同经办部门提交资信调查报告，或者在合同签订审批请示中予以说明。第十五条 资信调查报告及调查过程中获取的下列资料，作为合同会签及审查的参考资料，同时也作为合同档案资料进行保管：（一）对方当事人、保证人的身份证、户口簿或者其他有效身
5、份证件的复印件；（二）对方当事人、保证人的企业法人营业执照、事业单位法人证书、社会团体法人登记证书及其他有效主体资格证件的复印件；（三）对方当事人的涉及国家特许经营的许可证及相应资质证书的复印件；（四）对方当事人本人或者法定代表人出具的合同签订授权书；（五）如涉及抵押、质押的，抵押物、质物的权属、价值、存放资料；（六）其他相关资料。拟签订的合同金额在1000万元以上的，合同经办部门应要求对方当事人提供经会计师事务所或者审计师事务所审计的验资报告、资金证明、资产负债表、损益表等资料。对方当事人提供的上述资料为复印件的，合同经办部门应当要求对方当事人在复印件上加盖公章。合同签订后，上述材料应与合同
6、原件一并妥善保管。第二节 合同谈判第十六条 合同谈判是指合同当事人对合同标的的数量和质量、合同当事人的权利和义务以及合同的条款内容等进行协商。合同谈判由合同经办部门负责；必要时，可以请求合规及风险管理部指派人员参与合同谈判。第十七条 合同谈判涉及公司其他部门的，其他部门应当予以积极配合和协助。第三节 合同文本第十八条 除按照惯例即时履行完毕的一般合同外，合同一律采用书面形式。以传真或者电子邮件方式签订合同的，应当及时以书面合同形式予以确认。第十九条 合同经办部门在合同谈判时应当争取合同文本的起草权。取得合同文本起草权的，由合同经办部门负责起草合同草案。第二十条 合同草案应当优先采用国家或者行业
7、制定的合同示范文本；没有或者不宜采用国家或者行业合同示范文本的，应当采用公司合同示范文本。没有或者不宜采用合同示范文本的，由合同经办部门草拟合同草案。第二十一条 合同应当包括以下条款内容：（一）合同当事人姓名、身份证号码或者名称、法定代表人姓名及职务；（二）合同标的；（三）数量和质量，包括验收标准和方式；（四）价款或者酬金，包括支付方式；（五）履行的地点、期限和方式；（六）违约责任；（七）争议解决方式；（八）合同变更或者解除；（九）根据法律或者合同性质必须具备的其他条款；（十）合同各方当事人共同认为必须明确的其他条款；（十一）合同生效的条件和时间；（十二）合同签章及签署时间。第二十二条 合同文
8、本用语应当准确、严谨、简练规范。第二十三条 合同当事人的姓名或者名称应当使用法定称谓，不得使用笔名或者简称等非法定称谓。自然人的法定姓名，是指其身份证、户口簿、军官证、士兵证等有效身份证件登记的姓名。法人和其他组织的法定名称，是指其企业法人营业执照、营业执照、事业单位法人证书、社会团体法人登记证 等有效证书登记的名称。第二十四条 合同标的的描述应当清楚、准确，并应当能够唯一理解和明确确定。第二十五条 合同价款或者金额，应当使用中文大写，并应当标明货币币种。第二十六条 合同中涉及的时间，应当使用年月日形式，其中年份不得缩写，也不得省略。第二十七条 示范合同中未选择的项目或者未约定的空白栏，应当填
9、写“无”字样。第二十八条 合同争议解决方式，包括协商、仲裁、诉讼；合同发生争议后，应先行协商，协商未果的，优先选择诉讼。选择诉讼方式的，优先选择公司所在地人民法院管辖。第二十九条 除紧急或者特殊情况外，合同文本应当打印或者印刷制成。第四节 合同会签及审查第三十条 合同谈判达成一致意见并准备签署之前，合同经办部门应当按所涉及事项将合同依次报送相关部门进行业务、财务会签，报送合规及风险管理部进行法律审查。以公司名义对外签订的合同，在报送公司领导签署前，应由合同经办部门经办人签报，经办部门负责人审批、相关部门负责人会签、合规管理部门进行审查。以分支机构对外签订合同，由分支机构按照公司内部授权体系，逐
10、级呈报、会签、审查和签署。第三十一条 相关部门进行合同会签及审查时，可以根据需要，要求合同经办部门提供与合同签订有关的材料：（一）拟签订的合同文本（电子版本）；（二）资信调查材料；（三）洽谈合同过程中有关的文件、电报、传真、电子邮件、图表等；（四）涉及合同内容的相关专业背景资料。合同经办部门在提交会签、审查合同的同时，可将合同存在的或可能存在的争议以及对法律规定不能准确把握之处明确提出，作为合同会签、审查的重点。第三二条 合同的业务审查由公司相关职能管理部门或者业务部门负责，审查内容应当包括：（一）技术、业务的可行性和经济性；（二）技术、业务的可靠性和操作性；（三）技术、业务方面权利义务的全面
11、性；（四）技术、业务术语的准确性；（五）其他相关内容。第三十三条 合同的财务审查由公司财务部负责，审查内容应当包括：（一）资金、资产的合法合规性；（二）价款或者酬金结算方式的可行性；（三）其他相关内容。第三四条 合同的法律审查由公司合规及风险管理部负责，审查内容应当包括：（一）合同主体、内容、形式、签订程序的合法性；（二）合同条款内容的齐备性和完整性；（三）合同用语的准确性和严密性；（四）法律风险防范措施的可行性；（五）其他相关内容。第三五条 合同会签及审查方式、流程及时效：合同会签及审查方式：公司合同通过 EOA 系统中的合同审查流程进行会签、审查。合同会签、审查完毕后，由合同经办部门在 E
12、OA 中另行提起签报提请公司领导签署，另行提起的签报应附合同会签审查意见及合同。合同会签、审查流程：见附件合同会签审查流程图。合同会签、审查时效：合同经办部门向相关部门送审合同草案时，应当给合同会签及审查部门预留充分的会签及审查时间。合同会签、审查部门收到合同草案后，应当及时会签、审查，不得拖延。（一）除特殊情况外，公司合同会签、审查部门应当自合同签报流转到本部门的2个工作日内出具会签或审查意见；（二）合同会签、审查部门认为合同存有问题有待修改的，应将合同退回合同经办部门。合同经办部门按照修改意见修改后，应附上修改后的合同，重新报送合同会签、审查部门会签或审查，合同会签、审查部门再审的期限为1
13、个工作日；（三）合同会签、审查部门对合同再审后，签署最终会签或审查意见。如合同经办部门未按照合同会签意见或法律审查意见修改，则写明原因，由经办部门负责人签字确认。合同会签、审查完成后，由合同经办部门在EOA 系统内另行提起会签流程，提请公司领导签署。公司领导签署后的签报作为合同盖章及财务支付的依据。第三十六条 合同会签、审查部门会签、审查合同时，应当出具会签、审查意见。会签、审查意见应当明确具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”第模糊性语言；一但使用该类用语，视为对合同草案的否定。第三十七条 合同会签、审查部门在对合同会签或审查时，应由二人进行，并出具会签或审查意见。第三八条 重大合同项目，
14、合规及风险管理部、财务部应当派人参与招标和谈判。第三十九条 合同经办部门对合同会签、审查意见有异议的，合同经办部门及会签、审查部门应先相互协商；如协商不能取得一致意见的，由合同经办部门报其分管领导后，签报法律审查部门的分管领导，再行协商；如仍不能达成一致，则报请公司总经理审批，最后按照其意见执行。第五节 合同签署。第四条 以公司名义对外签订的合同由公司法定代表人签署，以分支机构名义对外签订的合同由分支机构负责人签署。公司法定代表人或分支机构负责人可以授权代表签署合同。第四十一条 合同经签署后，由合同经办部门报送印章保管部门加盖合同专用章或者公司印章。印章保管部门在盖章前应审查合同经办部门提交的
15、合同审查及会签签报，会签流程于续齐全的，才予以用印。第四十二条 合同文本超过1页的，应当对整份合同加盖骑缝章。第四十三条 对方当事人对合同的签署，由合同经办部门按照本节规定予以要求，并确保：（一）对方当事人的合同签署人具有签署合同的合法权利或者有效授权；（二）对方当事人的合同签署人的签名真实；（三）对方当事人为法人或者其他组织的，必须在合同上加盖其合同专用章或者单位印章。第四十四条 任何部门或人员不得直接在合同文本中对合同进行删减、增改。合同条款确需做出删减或增改的，应与对方当事人重新签订新的合同或者签订变更、补充协议。第四十五条 不得签订超越营业执照上核定的经营范围和超越履约能力的合同。第四章 合同担保第四十六条 对方当事人提供抵押担保的，合同订立后应当依法到有关部门办理抵押物登记。公司同意对方当事人延长债务履行期限的，应当到原登记部门办理抵押物变更登记。第四十七条 对方当事人提供保证人担保的，公司与对方当事人及保证人应当依法签订保证担保合同。公司同意对方当事人延长债务履行期限的，保证人应当对债务履行期限延长后的债务继续
